Teams sind die moderne Form der Arbeitsorganisation. Sie werden nicht umsonst in Start-ups und jungen Unternehmen eingesetzt, die schnell Produkte auf den Markt bringen und die wenigen Ressourcen optimal ausnutzen müssen. Aber Teams – und vor allem eine falsche Zusammensetzung – sind ebenso der Grund, warum neue Firmen nicht lange überleben.
In etablierten und größeren Unternehmen sind Teams das Rückgrat vieler Projekte. Wenn hier die richtigen Mitarbeiter*innen ausgewählt sind und die Dynamik im Team stimmt, können sie Großes vollbringen. Zunächst müssen Teams entwickelt werden und sich entwickeln.
Definition der Teamentwicklung
Teamentwicklung ist ein dynamischer Prozess, den jedes Team durchläuft. In diesem werden Abläufe und Strukturen innerhalb der Gruppe entwickelt und festgelegt. Der Prozess hört eigentlich niemals auf. Teams verändern sich ständig, weil sich Aufgaben verändern, weil neue Mitglieder hinzukommen und auch die Teammitglieder Veränderungen durchmachen.
Teamentwicklung ist ein sozialer Prozess, den wir Menschen seit Jahrtausenden durchmachen. Es gibt natürliche Elemente, die wir nicht bewusst wahrnehmen, wenn wir Gruppen bilden. Aber Teamentwicklung kann – und muss – gesteuert werden, wenn es um bestmögliche Arbeitsleistungen in einem Unternehmen geht. Diese Steuerung findet bei der Bildung eines Teams statt und in allen späteren Phasen, gerade, wenn es Performance-Probleme gibt.
Was ist der Zweck der Teamentwicklung?
Teams haben den Vorteil, agiler und selbstverantwortlicher zu sein. Eine gute Teamleitung ist meist selbst Teil des Teams. Es ist einfacher, ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen und Aufgaben zielorientiert zu lösen. Dafür muss ein Team aber entsprechend zusammengesetzt sein und sich optimal entwickeln. Mit der Teamentwicklung werden die besten vorhandenen Ressourcen für eine Aufgabe oder ein Projekt gebündelt und dann weiterentwickelt.
Als Unternehmer können Sie mit einer strategischen Teamentwicklung flexibler auf Herausforderungen reagieren und die Teams sich verändernden Bedingungen schnell anpassen.
Gleichzeitig lernen Sie und die Teammitglieder Ihre Stärken und Schwächen kennen und können entsprechende Rollen einnehmen oder auch abgeben. Wenn Projekte sich verändern, können Teams schnell an die neuen Voraussetzungen angepasst werden – auch das ist ein Teil der Teamentwicklung.
Teams, die sich entwickeln können, haben motivierte Mitarbeiter*innen. Sie erfahren, dass es einen Fortschritt gibt, von dem sie selbst profitieren können.
Die verschiedenen Phasen der Teamentwicklung
Der Mensch ist ein soziales Wesen. Wir haben in der Frühzeit bereits gemeinsam gejagt und dann gemeinsam die Äcker bestellt. Es liegt in unserer Natur, mit anderen Menschen und in Gruppen zusammenzuarbeiten. Allerdings geht das nicht immer reibungslos, und das liegt an der ebenfalls natürlichen Gruppendynamik.
Gute Teams sind heute divers aufgestellt. So können Sie gewährleisten, dass es viele unterschiedliche Blickwinkel gibt. Natürlich kommen damit viele verschiedene Charaktere zusammen. Homogene Teams mit Mitarbeiter*innen, die sich sehr ähnlich sind, haben zwar tendenziell weniger Konfliktpotenzial, verfügen aber auch über eine geringere Ressourcenvielfalt. Auf der anderen Seite des Spektrums stehen heterogene Teams mit sehr unterschiedlichen Persönlichkeitstypen. Sie haben das Potenzial hohe Leistung zu erbringen, sind aber instabiler und durchlaufen oft einen konfliktbeladenen Teambildungsprozess.
Eine Gruppe geht mehrere Phasen durch, wenn sie nicht gesteuert wird:
- Führungsanspruch: Eine Person wird einen Führungsanspruch anmelden
- Herausforderung: Eine andere Person fordert selbst die Führung
- Klärung: Es gibt eine Einigung
In modernen Teams sind diese archaischen Prozesse heute kaum mehr vorhanden, weil es Steuerungsmodelle gibt. Teams bilden sich zum Beispiel nach dem Tuckman-Modell:
Forming
In dieser Phase kommen die Mitglieder zusammen und sind sich noch unsicher über ihre Aufgabe und Rollen. Sie erwarten Impulse von der Teamleitung und versuchen sich weitgehend unauffällig zu verhalten. Die Führungskraft muss in dieser Phase bereits klare Anweisungen geben, Regeln aufstellen, gleichzeitig Orientierung geben und Freiräume aufzeigen.
Storming
Jetzt sind die Rollen klar verteilt, die Teammitglieder haben sich gegenseitig “beschnuppert” und der Wettbewerb beginnt. In jeder Gruppe finden sich ambitionierte Mitglieder, die ihren Status oder ihre Rolle verbessern wollen. Aufgabenverteilungen werden infrage gestellt. Gleichzeitig gibt es ein Reflektieren über die eigene Rolle in der Gruppe und die eigenen Wünsche.
Als Teamleitung werden Sie konstruktiven Wettbewerb zulassen müssen, gleichzeitig aber persönliche Konflikte zwischen den Teammitgliedern unterbinden. Dem Team wird aufgezeigt, wie sich die Mitglieder einbringen können und wer in welchen Bereichen Stärken und Schwächen hat. Statt der einzelnen Bewertung rücken die Leistungen als Gruppe in den Mittelpunkt.
Norming
Nachdem die erste Aufregung vorbei ist und sich die Kontrahenten wieder beruhigt haben, kommt eine Phase der konstruktiven Ruhe. Jetzt werden Regeln diskutiert und akzeptiert, sei es über Arbeitsweisen oder Rollenverteilungen. Es bildet sich ein Teamspirit. Gemeinsamkeiten werden erkannt, Unterschiede akzeptiert. Die Teammitglieder rücken enger zusammen und es entstehen mitunter sogar emotionale Bindungen.
Gleichzeitig entwickelt jedes Gruppenmitglied eigene Strategien für ein “Überleben” in der Gruppe, die an den Zielen des Teams orientiert sind. In dieser Phase wird auf Teamebene Resilienz entwickelt, die bei Krisen von großer Bedeutung sein kann.
Performing
Wenn das Team so weit ist, dass es alle Werkzeuge zur Hand und die richtige Motivation hat, können die Leistungen optimiert werden. Hier kommt die Selbstorganisation ins Spiel, die nur dann funktioniert, wenn auch ein Gemeinschaftsgefühl vorhanden ist. Dieses wiederum befeuert das Mitarbeiterengagement und verbessert die Leistungsfähigkeit. Aufgabe der Führung ist jetzt, helfend einzugreifen und für optimale Rahmenbedingungen zu sorgen.
Adjourning
Teams sind in den meisten Fällen nur für einen bestimmten Projektzeitraum zusammengesetzt, und wenn das Ende eines Projekts naht, beginnt die Auflösungsphase. In dieser können Teams noch einmal einen Höhepunkt erreichen, wenn sie voller Stolz die letzten Aufgaben in einem Projekt erledigen. Es kann ebenso vorkommen, dass wegen des nahenden Endes die Motivation sinkt. Ein wichtiger Punkt sind persönliche Beziehungen, die sich gebildet haben und die nun auseinandergerissen werden. Verantwortliche in der Teamführung sollten darauf achten, dass diese Phase nicht zu früh beginnt.
Wer ist für das Team und seine Entwicklung verantwortlich?
Teams können zwar autonom arbeiten, setzen sich aber eher selten selbst zusammen. Es braucht also jemanden, der das Team zusammensetzt und mit Aufgaben betraut oder Ziele formuliert. Gleichzeitig kommen auch gut organisierte Teams manchmal an Grenzen und brauchen Hilfe von außen. Hier kommen Führungsverantwortlichkeiten ins Spiel.
Für ein Team gibt es meistens zwei Verantwortliche:
- Die Teamleitung
- Die Person, die das Team initiiert hat
Teamleiter*innen erfüllen eine wichtige Funktion. Sie geben die Richtung vor, übernehmen die Hauptverantwortung, und schaffen faire Bedingungen. Außerdem sorgen sie in regelmäßigen Teammeetings dafür, dass relevante Informationen schnell an die richtigen Stellen gelangen und alle auf dem neuesten Stand der Dinge sind.
Teaminitiator*innen wählen die Teamleitung und eventuell Mitglieder aus, vergeben ein Projekt an das Team und stellen die Verbindung zwischen Team(leitung) und dem Rest des Unternehmens dar. Sie sind oft auch die Schnittstelle zu Kund*innen, wenn die Teamleitung diese Aufgabe nicht wahrnimmt. Selten haben sie operative Aufgaben in der Teamentwicklung.
Die 5 besten Methoden der Teamentwicklung
Reflexion und Selbstanalyse
Diese Methode kann einzeln oder als Ausgangspunkt für andere Maßnahmen durchgeführt werden. Das Ziel ist, dass sich Teammitglieder ihrer Gemeinsamkeiten und Unterschiede bewusst werden und diese akzeptieren. Zunächst beantworten die Mitarbeiter*innen eine Reihe von Fragen still für sich. Dann werden die Antworten in der Gruppe diskutiert. Hier ein paar Beispiele:
- Was ist mir bei der Teamarbeit wichtig?
- An welche Regeln sollten sich alle halten?
- Welche Ziele wollen wir erreichen?
- Was können wir gut?
- Was könnten wir als Team besser machen?
Outdoor-Aktivitäten und Teambuilding
Das Teambuilding ist eine unterstützende Methode, bei der – anders als der Name es sagt – meisten bestehende Teams unterstützt werden. Teambuilding kann in einer sehr frühen Phase eingesetzt werden, um Spannungen abzubauen und die Mitglieder spielerisch zusammenzubringen. Dafür können beispielsweise gemeinsame Outdooraktivitäten organisiert werden oder Gruppenspiele. Ziel ist es, die Gruppe emotional zu entwickeln. Die Methode eignet sich ebenso gut bei Teams, die sehr lange zusammengearbeitet haben, aber wenig Zeit hatten, Bindungen zu entwickeln.
Moderieren
Ein*e Moderator*in kann Teams dauerhaft oder in bestimmten Workshops und Situationen begleiten. Aufgabe der Moderierenden ist die Prozesse im Team zu analysieren, Vorschläge zu machen und auf gesteckte Ziele hin zu arbeiten. Moderator*in und Facilitator entdecken die Stärken und Schwächen von Mitarbeiter*innen und Teams und unterstützen bei der Entwicklung.
Wichtig ist bei dieser Methode, dass Ihre Rolle eine begleitende, nicht eine führende ist. Es geht darum Ziele und Potenziale deutlich zu machen und Teammitglieder zu unterstützen, wenn Sie Entscheidungen treffen müssen. Diese Methode zielt darauf ab, durch Stärkung der Einzelnen am Ende die Gruppe zu stärken.
Design Thinking
Bei dieser noch recht jungen Methode sollen Teams lernen, bekannte Pfade zu verlassen und neue Denkansätze auszuprobieren. Gleichzeitig lernen Sie zielorientiert zu arbeiten, über Rollengrenzen hinweg. Eigentlich wurde diese Methode entwickelt, um neue Produkte zu erfinden und Probleme in bestehenden Prozessen zu identifizieren. Sie eignet sich deshalb ebenfalls für die Teamentwicklung, gerade, wenn es Spannungen gibt. Die Mitglieder sind dann aufgerufen, die Ursachen der Spannungen zu finden und im Team Lösungen dafür zu finden.
Design Thinking kann genutzt werden, um die Performance von Meetings zu verbessern und Prozesse zu optimieren.
Persönlichkeitstests
Eine gute Basis für die Teamentwicklung bieten Persönlichkeitstests. Mit diesen können Sie die einzelnen Mitglieder besser kennenlernen und entsprechend ihrer Fähigkeiten bewerten und einsetzen. Solche Tests können frühzeitig Hinweise auf das Verhalten im Team geben und helfen Ihnen, Mitarbeiter*innen die passenden Rollen anzubieten. Allerdings sollten Sie diesen Tests nicht blind vertrauen, das Bauchgefühl ist bei Personalentscheidungen ebenfalls eine gute Hilfe.
Teamentwicklungspläne
Jedes Team macht unterschiedliche Prozesse durch. Manche Teams entwickeln sich schneller, manche brauchen mehr Zeit. Mit einer genauen Planung der Teamentwicklung können Sie den aktuellen Status eines Teams sehen und festlegen, welche Schritte als Nächstes unternommen werden sollen.
Wie Sie feststellen, ob Sie einen Teamentwicklungsplan brauchen
Sie können die Performance von Teams mit verschiedenen Kennzahlen messen. Diese zeigen Ihnen Trends an, die Aussagen über die Leistungsfähigkeit von Teams machen. Wenn Teams große Schwankungen bei nahezu gleicher Arbeitslast haben, dann ist ein Eingreifen notwendig. Mit einem Teamentwicklungsplan haben Sie ein bereits fertiges Werkzeug an der Hand.
Bei neuen Teams werden Sie recht schnell merken, ob die Chemie stimmt. Besteht es aus Mitarbeiter*innen, die noch nie gemeinsam gearbeitet haben und ist es ein größeres Projekt, werden Sie einen Teamentwicklungsplan benötigen. Nur so können Sie das Team schnell genug auf Betriebstemperatur bringen.
Ein Plan unterstützt ebenso etablierte Teams. Diese laufen Gefahr, zu sehr in Routinen zu verfallen. Wenn Sie einen Entwicklungsplan für das Team haben, dann gibt es automatisch Impulse und Veränderungen für das Team. Regelmäßige Workshops und Meetings stellen sicher, dass das Team sich weiterbewegt.
Wie erstellt man einen Teamentwicklungsplan?
Die Weiterentwicklung Ihres Teams sollte eine Aufgabe für Sie als Personalverantwortliche*r und die Mitglieder des Teams gleichermaßen sein. Entsprechend ist es zielführend, wenn Sie alle ins Boot holen und den Plan gemeinsam erarbeiten.
1. Schritt: Ziele formulieren
Besprechen Sie gemeinsam, welche Ziele das Team über die formulierten Aufgaben hinaus verfolgen will. Solche Ziele könnten sein:
- Kommunikation verbessern
- Stärken und Schwächen analysieren
- Rollen neu verteilen
- Konflikte lösen
- Individuelle Lernziele
- Neues Lernen
2. Schritt: Wege vorbereiten
Besprechen Sie gemeinsam, auf welchen Wegen Sie diese Teamziele erreichen wollen. Dafür gibt es unterschiedliche Maßnahmen, wie
- Workshops
- Seminare
- Fortbildungen
- Teambuilding
- Psychologische Unterstützung
- Mediationen
3. Erwartungen formulieren
Damit jede*r die gleichen Informationen hat, ist es hilfreich, die Erwartungen an das Team zu kennen. Diese sollten offen formuliert und ausgetauscht werden. Solche Erwartungen können sein:
- Ich suche Unterstützung von anderen
- Ich möchte anderen helfen
- Ich will etwas dazu lernen
- Ich möchte Anstöße geben
- Ich bringe wichtige Kompetenzen ein
4. Teamentwicklungsplan anfertigen
In einem Teamentwicklungsplan sollten folgende Informationen enthalten sein:
- Namen aller Mitglieder und Stakeholder
- Aufgabe des Teams und Ziele des Teams
- Ziele der Teamentwicklung
- Maßnahmen, um diese Ziele zu erreichen
- Zeitplan für die Maßnahmen
- Meilensteine, um die Teamentwicklung zu evaluieren
- Meetings, um selbst den Teamstatus einzuschätzen
Sie können den Teamentwicklungsplan wie einen Projektplan anlegen. Tools wie Trello sind besonders gut geeignet, weil Sie damit den Fortschritt erkennen können und flexibel genug sind, die Maßnahmen an veränderte Bedingungen anzupassen.
5. Maßnahmen durchführen
Stellen Sie sicher, dass für die Maßnahmen Budget und Zeitkontingente vorhanden sind. Ein Team kann sich nicht entwickeln, wenn es keine Zeit für die Durchführung der beschlossenen Aktionen hat. Es empfiehlt sich, dass Sie Ihrem Plan folgen, wenn es keine gravierenden Veränderungen gibt. So können Sie feststellen, ob die Maßnahmen auch Früchte tragen – zum Beispiel, ob sich die Kommunikation im Team wirklich verbessert hat.
6. Evaluierung der Teamentwicklung
Die schönsten Ziele bringen nichts, wenn Sie nicht erreicht und bewertet werden. Setzen Sie sich deshalb regelmäßig mit dem Team zusammen und analysieren Sie den bisherigen Verlauf der Teamentwicklung. Gibt es weniger Konflikte? Hat sich die Performance verbessert? Was haben die einzelnen Mitglieder in den vergangenen Monaten neues gelernt?
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