ATS-Implementierungsplan: 8 Dinge, die Sie berücksichtigen sollten

Zuletzt aktualisiert:
29.4.2021
28/10/2021
28/10/2021
Minuten Lesedauer
Leon Hauber
Bei der Einführung eines Applicant Tracking Systems sollten Sie sich einen ATS-Implementierungsplan zurechtlegen. In 8 Schritten zum Erfolg.
Inhalt

Wenn Sie sich nach einem Vergleichsprozess ein Bewerbermanagement-Systems, auch Applicant Tracking System (ATS) genannt, ausgesucht haben, beginnt eine weitere Phase: die Implementierung. Eine neue Software kann nicht über Nacht erfolgreich eingeführt werden, selbst wenn Sie wie bei webbasierten Lösungen keine Installationen mehr vornehmen müssen. Ein ATS-Implementierungsplan erleichtert den Prozess und stellt sicher, dass alle wichtigen Punkte beachtet werden.

Ein modernes Bewerbermanagement-System hat heute eine wesentlich flachere Lernkurve als frühere Systeme, und viele Funktionen sind selbsterklärend. Dennoch werden Sie ein wenig Zeit brauchen, bis ein Bewerbermanagement-System auch wirklich von allen Nutzer*innen verwendet werden kann. Die Einführung von Recruiting-Software ist letztlich ein Projekt, für das Sie einen Plan brauchen, der die Umsetzung und die zeitliche Abfolge beinhaltet.

Wenn Sie einen Service-Provider auswählen, der das Bewerbermanagement-System als webbasierte Lösung anbietet, habe Sie einen großen Vorteil. Diese Firmen haben schon vielen Kund*innen bei der Einführung der Software geholfen und stehen Ihnen in der Regel gerne zur Seite. Außerdem werden Feedbacks zur ATS-Implementierung in neue Software-Updates eingearbeitet, um Ihnen den Einführungsprozess noch einfacher zu machen.

Ein ATS-Implementierungsplan in 8 Schritten

Überlegung #1: Realistische Einschätzungen

Da Sie zu diesem Punkt die Software bereits gekauft oder einen Vertrag abgeschlossen haben, stellt sich die Frage nicht mehr, ob Sie eine ATS-Lösung benötigen. Allerdings werden Sie sich fragen müssen, in welchem Zeitraum Sie die Software einführen wollen, wer davon alles betroffen ist und welche Funktionen Sie wirklich freischalten wollen. Damit Sie das erfolgreich bewerkstelligen können, sollten Sie eine realistische Vorstellung von der Implementierung der Bewerbermanagement-Software haben.

Wie wichtig ein modernes Bewerbermanagement-System ist, zeigen Statistiken zu Recruiting-Kanälen. So werden ein Drittel der Stellen heute über Bewerbungen in Jobbörsen besetzt, fast ebenso viele kommen über die Webseite des Unternehmens. Gehen Sie also davon aus, dass die Zahl der Bewerbungen, die ein System bearbeiten muss, eher ansteigen als abnehmen wird. Legen Sie es so an, dass Sie es später skalieren und erweitern können.

Zu den Gedanken, die Sie sich für Ihren ATS-Implementierungsplan machen sollten, gehören:

  • Welches Budget wird für die Einführung benötigt (inklusive Personalkosten)?
  • Welchen Zeitraum sehen Sie für die Einrichtung des Systems vor?
  • Welchen Zeitraum stellen Sie sich für die Einführungsphase vor?
  • Brauchen Sie externe Hilfe oder können Sie das Projekt mit den eigenen Mitarbeiter*innen stemmen?
  • Welche Qualifikationen benötigen Mitarbeiter*innen, die bei der Einführung helfen?
  • Welche Rolle spielen Sie bei der Einführung?
  • Haben Sie sich die Ziele überlegt, die Sie mit dem Bewerbermanagement-System verfolgen wollen?

Überlegung #2: Ziele definieren

Ein Bewerbermanagement-System soll Ihnen helfen, effektiver und effizienter Bewerber*innen zu finden und im Bewerbungsprozess zu verfolgen. Das ist aber nur ein recht allgemeines Ziel. Für Ihr Unternehmen sollten Sie detaillierter formulieren, was Sie von einem ATS erwarten und welche Ziele es verfolgen soll.

Zu solchen Zielen der ATS-Implementierung zählen:

  • Ich will die Zahl der erfolgreichen Bewerbungen um X Prozent erhöhen
  • Ich will die Time-to-Hire um X Prozent senken
  • Ich möchte die Cost-per-Hire um X Prozent verringern
  • Ein ATS soll zeitliche Freiräume schaffen, damit wir X Prozent mehr Events besuchen können
  • Wir wollen mit dem ATS unser Employer Branding verbessern
  • Das ATS ist Teil der digitalen Transformation des Unternehmens
  • Wir wollen in 3 Monaten das System implementiert haben
  • Das Unternehmen soll mit dem ATS X Euro Kosten einsparen

Sie können ein oder mehrere Ziele formulieren, an denen Sie später den Erfolg messen können. Je nach Zielen verändert sich der ATS-Implementierungsplan: Sie setzen Prioritäten, welche Funktionen zuerst freigeschaltet werden sollen und worauf Ihr Hauptaugenmerk liegt.

Es liegt übrigens in der Natur von solchen Projekten, dass Ziele nicht immer erreicht werden. Letztlich dienen diese Ihnen als Wegweiser und Motivation. Wenn die Kosten nicht so sinken, wie Sie sich erhofft haben, kann das andere Gründe haben, die nicht am ATS liegen, zum Beispiel höhere Lohnkosten in Ihrer Abteilung.

Überlegung #3: Das Implementierungsteam

Ohne die richtigen Mitarbeiter*innen werden Sie ein Bewerbermanagement-System nicht erfolgreich einführen können, selbst in einem kleinen Unternehmen. Wenn Sie ein Implementierungsteam zusammenstellen, sollten Sie zuvor darüber nachdenken, welche Aufgaben die Kolleg*innen erfüllen sollen. Sie sollten auf jeden Fall Angestellte aus dem HR und dem Recruiting im Team haben und diese Aufgaben nicht der IT überlassen. Das Setup von modernen ATS-Systemen ist heute keine technische Herausforderung mehr, sondern eher eine strategische.

Zu den Aufgaben, die Ihr Team in der ATS-Implementierung bearbeiten muss, gehören:

  • Rollenverteilung der Nutzer*innen (wer darf und muss welche Informationen sehen)?
  • Festlegung der Kanäle, in denen Anzeigen geschaltet werden sollen
  • Erstellung von Mustervorlagen
  • Einpflegen von bestehenden Bewerber*innen-Daten und Lebensläufen
  • Testläufe
  • Aufbau der Karriereseite
  • Einbindung von Social Media
  • Festlegung von Rollen in der Verwaltung der Software

Ihr Team wird weder programmieren müssen noch eine Webseite gestalten. Dafür braucht es aber gute Texter*innen für die Vorlagen von Stellenanzeigen und automatisierten E-Mails, die in der Lage sind, sich in die Lage von Bewerber*innen zu versetzen. Das Team wird die Funktionen ausgiebig testen müssen, und zwar sowohl intern als auch aus der Perspektive der Kandidat*innen.

Überlegung #4: Schulungen

Manche Hersteller von Recruiting-Software und Applicant Tracking Systemen bieten Ihren Kund*innen Schulungen und Webinare an. Dieses Angebot sollten Sie auf jeden Fall annehmen, gerade für das Implementierungsteam. Sie sollten für die Einführung zwei Schulungspläne anfertigen:

  • Schulung des Implementierungsteams
  • Schulung der Mitarbeiter*innen in der HR

Bei der ersten Gruppe sollten Sie auf die Angebote des ATS-Herstellers zurückgreifen. Wenn es Schulungstermine gibt, nehmen Sie diese auf jeden Fall in Anspruch. Viele Hersteller haben bereits Videos zusammengestellt, die Ihnen die einzelnen Schritte der ATS-Implementierung erklären. Sie sollten diese im Team anschauen und dann versuchen, das Gelernte zunächst gemeinsam umzusetzen. Nehmen Sie sich genügend Zeit für die Einführungsschulung. Ihr Team sollte alle Tricks und Kniffe kennen und später Fragen der Kolleg*innen beantworten können.

Ist das System bereit für den Einsatz, dann geht es an die Ausbildung der Kolleg*innen, die es später nutzen sollen. Sie können hier ebenfalls Ressourcen der Hersteller nutzen oder auf Ihr Implementierungsteam zurückgreifen. Letzteres hat den Vorteil, dass diese Mitarbeiter*innen bereits das System auf Ihre Bedürfnisse hin konfiguriert haben und sehr spezifische Fragen beantworten können. Es kann übrigens vorkommen, dass während der Schulung noch Fehler gefunden werden – hier bietet es sich an, dass diese gemeinsam gelöst werden können.

Überlegung #5: Sicherheit

Ein Grund für die Verwendung einer cloud-basierten Software ist die Sicherheit. Wenn Sie eine Software installieren, spielt die Sicherheit der Mitarbeiter*innen eine ebenso große Rolle wie die der Bewerber*innen. Letztere übermitteln Ihnen immerhin viele persönliche Daten und Informationen, die geschützt werden müssen.

Zu den Sicherheitsüberlegungen gehört zum Beispiel die Frage der Rollenverteilung, der Vergabe und Verwaltung von Benutzungskonten und der Passwortverwaltung. Heute ist es üblich, dass Benutzer*innen ein Passwort frei wählen dürfen, das aber bestimmten Sicherheitsanforderungen genügen muss. Dieses Passwort wird dann vom Anbieter verschlüsselt gespeichert. Geht es verloren, muss über eine gesonderte Funktion ein neues Passwort vergeben werden. Sie sollten keinesfalls eine Liste der Usernamen und Passwörter als Text auf Ihrem Rechner speichern.

Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie die Zertifikate, die Ihr ATS-Anbieter verwendet, überprüfen. Dazu gehört zum Beispiel das SSL-Zertifikat, mit dem die Informationen bei Formularen verschlüsselt werden.

Überlegung #6: Risikominimierung

Definieren Sie in Ihrem ATS-Implementierungsplan Hindernisse, auf die Ihr Team bei der Einführung stoßen könnten. Zu diesen gehören Kostenüberschreitungen des Projekts, Verschiebungen von Prioritäten, Wechsel im Implementierungsteam oder Akzeptanzprobleme. Seien Sie sich darüber bewusst, dass kein Projekt reibungslos läuft und Sie bei der ATS-Einführung auf die eine oder andere Herausforderung stoßen können.

Wenn Sie versuchen, mögliche Schwierigkeiten proaktiv zu formulieren und Lösungsansätze zu suchen, können Sie bei Eintreten des Problems damit besser umgehen. So können Sie ein Budget flexibler anlegen und einen Puffer einbauen, oder ein Change Management einführen, um kritische Benutzer*innen besser zu überzeugen.

Überlegung #7: Tracking und Projektmanagement

Jede*r Projektmanager*in weiß, dass das Einhalten von Meilensteinen und Zeitvorgaben die größte Herausforderung ist. Dem können Sie mit am besten mit einem ATS-Implementierungsplan begegnen, der flexibel ist und sich nicht nur an Meilensteinen orientiert, sondern an erreichten Zielen.

Konkret kann das bedeuten, dass ein Prozess wie das Einpflegen von Kandidat*innen-Daten in kleinere Abschnitte unterteilt werden kann, die jeweils nach Fertigstellung überprüft und freigegeben werden. Damit ersparen Sie sich etwaige spätere Verzögerungen, wenn der gesamte Datensatz überprüft werden muss.

Sie sollten auf jeden Fall ein digitales Projektmanagement für die Einführung verwenden, auf das Ihr gesamtes Team Zugriff hat. So können Sie feststellen, ob Zeitbudgets aufgebraucht sind, wie der Fortschritt ist und wo es zu Verzögerungen kommt. Seien Sie aber flexibel genug, den Plan zu ändern, wenn das notwendig ist.

Überlegung #8: Interne Kommunikation

Eine Veränderung in Betriebsabläufen wird Freunde und Feinde finden, und es liegt an der Art und Weise der internen Kommunikation, wie erfolgreich Ihre ATS intern eingeführt wird. Am besten sind Sie aufgestellt, wenn Sie das System Ihren Mitarbeiter*innen wie ein Produkt verkaufen. Stellen Sie die Vorteile heraus, die es für die Benutzer*innen hat, und erst dann wie das Unternehmen davon profitiert.

Nehmen Sie Bedenken ernst und prüfen Sie Kritik. Je früher Sie mit den Mitarbeiter*innen im HR über die ATS-Einführung sprechen, umso mehr fühlen sich diese ernst genommen und sind motivierter, das System zu benutzen. Sie sollten deshalb bereits während der Implementierungsphase die Belegschaft über das neue System informieren und Teammitglieder erste Funktionen vorstellen lassen. So eine offene Kommunikation kann sogar dabei helfen, frühzeitig Fehler zu finden, die vom Team übersehen worden sind.

Zeitplan für die ATS-Implementierung

Je nach Umfang Ihres Recruitings kann die Implementierung wenige Tage bis hin zu Wochen dauern. Die Herausforderung liegt dabei weniger in der ATS-Software als im Einpflegen von Daten und Vorlagen. Je besser Sie Ihren Zeitplan strukturieren, umso effizienter und schneller können Sie das Projekt durchführen. Am besten teilen Sie den ATS-Implementierungsplan in Phasen ein. Die Zeiträume sind als Vorschläge zu sehen, sie hängen sehr vom Volumen der bestehenden Daten, der Größe Ihres Unternehmens sowie des Teams ab.

ATS-Implementierungsplan Zeitphasen:

Organisationsphase (1-3 Wochen)

  • Aufbau des Implementierungs-Teams
  • Formulierung der Ziele
  • Erarbeiten eines Projektplanes
  • Schulungen des Einführungsteams

Datenphase (2-4 Wochen)

  • Einpflegen von Daten
  • Einrichtung von Vorlagen
  • Einrichten der Karriereseite
  • Buchungen von Jobbörsen

Testphase (2-4 Wochen)

  • Testen der Funktionen
  • Fehlerbehebung
  • Zweiter Testlauf
  • Zweite Fehlerbehebung

Schulungsphase (2 Wochen)

  • Schulungsplan für Mitarbeiter*innen
  • Verarbeiten von User-Feedbacks
  • Freigabe aller Fehlerbehebungen und Vorlagen

Rolloutphase (1-2 Wochen)

  • Live-Schalten der Software
  • Ankündigung
  • Live-Phase mit Begleitung des Implementierungsteams
  • Testen und Fehlerbehebung
  • Finale Freigabe

Bewährte Vorgehensweisen bei der ATS-Implementierung

Selbst wenn es erheblich einfacher geworden ist, eine Recruiting-Software einzuführen, benötigen Sie am Anfang erfahrene Mitarbeiter*innen. Sie sollten eine*n Projektmanager*in benennen, der*die bereits Erfahrung mit digitalen Projekten hat. Sie als Vorgesetze*r müssen nicht zwangsläufig die Einführung selbst leiten. Die Projektleitung kann sich dann um die Umsetzung der einzelnen Phase kümmern, Sie können sich auf steuernde und unterstützende Aufgaben konzentrieren.

Je besser Sie planen, umso mehr Zeit haben Sie, Fehler zu verbessern und die ATS-Implementierung zu testen. Nehmen Sie sich also genügend Zeit für den ATS-Implementierungsplan, und binden Sie frühzeitig Mitarbeiter*innen mit ein. Legen Sie einen Zeitrahmen und ein Budget fest und überlegen Sie sich, wie weit diese überschritten werden können. Bei der Implementierung fallen meistens Personalkosten an, selbst wenn es Mitarbeiter*innen sind, die ohnehin schon im HR arbeiten.

Eine bewährte Vorgehensweise bei der Implementierung von ATS-Software sind diese Schritte:

  • Wählen Sie ein geeignetes Team aus.
  • Erstellen Sie einen detaillierten, aber flexiblen Implementierungsplan.
  • Arbeiten Sie eng mit dem ausgewählten Anbieter zusammen.
  • Beziehen Sie Schlüsselpersonen in die Implementierung ein, selbst wenn diese nicht im Einführungs-Team sind.
  • Bieten Sie während des gesamten Projekts dem Team volle Unterstützung und Hilfe bei der Lösung von Problemen.
  • Arbeiten Sie an einer Kommunikationsstrategie, wie Sie das neue Tool Ihren Mitarbeiter*innen verkaufen wollen.
  • Planen Sie regelmäßige Systemaktualisierungen.

Der letzte Schritt wird in der Regel vom Dienstleister vorgenommen, wenn die Software über den Webbrowser und Apps benutzt wird. Dennoch kann es zu Änderungen kommen, die zum Beispiel Ihre Vorlagen betreffen. Außerdem lohnt es sich, regelmäßig Ihre automatisierten Antworten zu überprüfen und eventuell anzupassen. Gleiches gilt für rechtliche Vorschriften, wenn diese nicht ohnehin von Ihrem Dienstleister vorgenommen werden.

Es hat sich auch gezeigt, dass ausführliches Testen durch die eigenen Mitarbeiter*innen die Akzeptanz erhöht und den Schulungsaufwand reduziert. Binden Sie die Benutzer*innen frühzeitig ein. Sie können sich so mit dem System vertraut machen und kennen bereits grundlegende Funktionen. Ihre Angestellten werden motivierter sein und die neue Software eher akzeptieren.

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