ATS-Implementierungsplan: So gelingt die Einführung

Ein ATS-Implementierungsplan hilft Ihnen, ein Bewerbermanagementsystem erfolgreich im Unternehmen einzuführen. Idealerweise umfasst er alles von der Projektorganisation über die Datenmigration bis hin zu Schulung, DSGVO-Anforderungen und Rollout.

Viele Unternehmen investieren viel Zeit in die Auswahl eines Applicant Tracking Systems (ATS) bzw. Bewerbermanagementsystem und unterschätzen anschließend die Implementierung. Dabei entscheidet gerade diese Phase darüber, wie erfolgreich das System langfristig genutzt wird. Ein sauber implementiertes ATS standardisiert Recruiting-Prozesse, dokumentiert sämtliche Daten und hilft Recruiter*innen und Führungskräften, Kandidat*innen nach einheitlichen Kriterien zu bewerten.

Darüber hinaus geht es hier um mehr als nur die reibungslose Einführung einer neuen Software. Denn: Mit einem ATS schaffen Sie die Datengrundlage für nachvollziehbare und fundierte Personalentscheidungen. Jede Stellenausschreibung, jede Evaluation und jede Einstellung basieren künftig auf derselben Datenbasis. So schaffen Sie die Voraussetzungen für ein transparentes und zukunftsfähiges Recruiting.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr Bewerbermanagementsystem in acht Schritten erfolgreich implementieren und worauf Sie in jeder Phase achten sollten. So schaffen Sie die Grundlage für effiziente Recruiting-Prozesse, die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben sowie fundierte Personalentscheidungen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein ATS-Implementierungsplan sorgt für eine strukturierte und erfolgreiche Einführung Ihres Bewerbermanagementsystems.
• Definieren Sie klare Ziele und binden Sie alle relevanten Stakeholder frühzeitig ein.
• Berücksichtigen Sie Datenmigration, Schulungen sowie DSGVO- und Compliance-Anforderungen von Anfang an.
• Der Erfolg Ihrer Implementierung hängt nicht nur von der Software, sondern vor allem von einer guten Planung und Akzeptanz im Unternehmen ab.

Schritt 1: Wie schätzen Sie Ihre Ausgangslage ein?

Viele Unternehmen arbeiten heute mit einer fragmentierten HR-Systemlandschaft. Laut Sapient Insights nutzen 68 % der Unternehmen sechs oder mehr HR-Systeme. Dadurch sind Personaldaten häufig auf verschiedene Anwendungen verteilt. Die Folge: Informationen gehen verloren, Daten müssen mehrfach erfasst werden.

Die Qualität von Personalentscheidungen hängt von einer guten Datengrundlage ab. Laut Gartner sind aber gerade einmal 25 % der Führungskräfte der Ansicht, dass ihr Unternehmen durchgängig gute Personalentscheidungen trifft. Ein sauber implementiertes ATS hilft dabei, die relevanten Daten zentral zusammenzuführen, Recruiting-Prozesse zu standardisieren und eine verlässliche Grundlage für Personalentscheidungen zu schaffen.

Damit die Implementierung reibungslos verläuft und Ihr ATS sein volles Potenzial entfalten kann, sollten Sie folgende Fragen vorab klären:

• Welches Budget benötigen Sie für die Einführung (inklusive Personalkosten)?
• Welchen Zeitraum sehen Sie für die Einrichtung des Systems vor?
• Brauchen Sie externe Hilfe oder können Sie das Projekt mit den eigenen Mitarbeiter*innen stemmen?
• Welche Qualifikationen benötigen Mitarbeitende, die bei der Einführung helfen?
• Haben Sie sich die Ziele überlegt, die Sie mit dem Bewerbermanagement-System verfolgen wollen?
• Welche Rolle spielen Sie bei der Einführung?

Schritt 2: Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrem ATS?

Um mit Ihrem Bewerbermanagementsystem die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie zunächst konkrete Ziele für die Implementierung definieren. Viele Unternehmen konzentrieren sich dabei auf Kennzahlen wie die Time-to-Hire oder die Cost-per-Hire. Diese Kennzahlen sind wichtig, greifen jedoch oft zu kurz.

Natürlich hilft Ihnen ein Bewerbermanagementsystem dabei, den Bewerbungsprozess effizienter zu gestalten. Das ist jedoch ein sehr allgemein formuliertes Ziel. Überlegen Sie stattdessen, welche konkreten Ergebnisse Sie erreichen möchten. Mögliche Ziele könnten sein:

Operative Ziele

• Die Time-to-Hire um X % reduzieren.
• Die Cost-per-Hire um X % senken.
• Den administrativen Aufwand im Recruiting verringern.
• Mehr Zeit für die persönliche Kommunikation mit Kandidat*innen gewinnen.
• Die Candidate Experience verbessern.

Strategische Ziele

• Recruiting-Prozess und Bewertungen standardisieren.
• Bessere, fundiertere Personalentscheidungen auf Basis einer einheitlichen Datenbasis treffen.
• Eine datenschutzkonforme und nachvollziehbare Dokumentation des Recruiting-Prozesses sicherstellen.

Je nachdem, welche Ziele Sie sich setzen, verschieben sich auch die Prioritäten im ATS-Implementierungsplan. Danach richtet sich beispielsweise, auf welche Funktionen Sie den Fokus legen und welche davon Sie zuerst einrichten wollen.

Übrigens: Wichtig ist natürlich auch, die Ziele nicht nur zu definieren, sondern hinterher zu überprüfen, ob Sie diese erreicht haben. Umso wichtiger ist es, von Anfang an konkrete und messbare Ziele festzulegen.

Schritt 3: Wer sollte Teil Ihres Implementierungsteams sein?

Nur wenn Sie von Anfang an die richtigen Personen an Bord holen, können Sie sicherstellen, dass Ihr ATS optimal aufgesetzt wird. Überlegen Sie sich deshalb genau, welche Kolleg*innen Teil des Projektteams sein sollen.

Im Mittelpunkt sollten natürlich HR, Recruiting und die Fachbereiche stehen, die später täglich mit dem System arbeiten. Schließlich handelt es sich bei der Einführung eines ATS nicht um ein klassisches IT-Projekt, sondern um ein strategisches HR-Projekt. Die IT unterstützt zwar beispielsweise bei Schnittstellen oder technischen Fragen, die Anforderungen an Prozesse, Workflows und Bewertungen kommen jedoch aus HR und den Fachbereichen.

Je nach Unternehmensgröße sollten Sie außerdem weitere Stakeholder einbinden, wie die Datenschutzbeauftragten und ggf. den Betriebsrat. Gerade wenn Sie personenbezogene Bewerberdaten verarbeiten oder KI nutzen, müssen Sie Datenschutz- und Mitbestimmungsfragen frühzeitig und gemeinsam abstimmen.

Zu den Aufgaben des Implementierungsteams gehören unter anderem:

• Rollen und Zugriffsrechte für Nutzer*innen festlegen
• Recruiting-Pipelines und Workflows definieren
• Vorlagen für Stellenanzeigen, E-Mails und Bewertungsbögen erstellen
• Recruiting-Kanäle einrichten
• Vorhandene Bewerberdaten migrieren und deren Qualität überprüfen
• Karriereseite aufsetzen
• Schnittstellen konfigurieren
• Testläufe aus Sicht von Recruiter*innen, Führungskräften und Bewerbenden durchführen

Ihr Team muss weder programmieren noch eine Website entwickeln. Wichtiger ist, dass alle Beteiligten die Recruiting-Prozesse kennen und das ATS so konfigurieren, dass es diese optimal unterstützt. Testen Sie das System deshalb nicht nur intern, sondern auch aus der Perspektive der Bewerbenden.

Schritt 4: Wie bereiten Sie Ihr Team auf das neue ATS vor?

Viele ATS-Anbieter bieten Schulungen, Webinare und Video-Tutorials an, die Sie bei der Implementierung unterstützen. Nutzen Sie diese Angebote, damit sich Ihr Team frühzeitig mit dem System vertraut machen und die neuen Prozesse sicher anwenden kann.

Bewährt hat sich ein zweistufiges Schulungskonzept:

• Schulung des Implementierungsteams: Die Projektverantwortlichen lernen das System im Detail kennen, richten es ein und testen die einzelnen Funktionen.
• Schulung der späteren Nutzer*innen: Recruiter*innen, Führungskräfte und weitere Beteiligte lernen die für sie relevanten Funktionen kennen und können das ATS sicher im Arbeitsalltag einsetzen.

Tipp: Planen Sie genügend Zeit für Testläufe und Schulungen ein. Während der ersten Trainings fallen häufig noch kleinere Fehler oder Optimierungsmöglichkeiten auf. Werden diese bereits vor dem unternehmensweiten Einsatz behoben, starten alle Beteiligten mit einem System, das optimal auf Ihre Recruiting-Prozesse abgestimmt ist.

Nach der Einführung sollten Sie außerdem regelmäßig Feedback der Nutzer*innen einholen. So erkennen Sie frühzeitig Optimierungspotenziale und können die Akzeptanz des Systems langfristig erhöhen.

Schritt 5: Wie stellen Sie ein DSGVO-konformes Bewerbermanagement sicher?

Heute kann es sich kein Unternehmen mehr leisten, das Thema Datenschutz hintenanzustellen. DSGVO-Anforderungen sollten Sie deshalb von Anfang an auf dem Schirm haben und bereits während der Implementierung berücksichtigen, und nicht erst, wenn das ATS unternehmensweit im Einsatz ist.

Prüfen Sie deshalb schon während der Implementierung gemeinsam mit den Datenschutzbeauftragten und ggf. der Rechtsabteilung, welche Anforderungen für Ihr Unternehmen relevant sind. Dazu gehören beispielsweise die Datenspeicherung, Löschkonzepte, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie der Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) mit Ihrem ATS-Anbieter.

Auch die Informationspflichten gegenüber Bewerbenden nach Art. 13 der DSGVO müssen Sie im Blick haben. Dazu gehört, dass Bewerbende schon bei der Erhebung ihrer Daten darüber informiert werden müssen, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck dies geschieht und wie lange sie gespeichert werden.

Vor dem unternehmensweiten Einsatz des ATS sollten Sie unter anderem folgende Punkte prüfen:

• Haben Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem ATS-Anbieter abgeschlossen?
• Wo werden die Bewerberdaten gespeichert und verarbeitet?
• Sind Rollen und Zugriffsrechte eindeutig definiert?
• Gibt es ein Löschkonzept für Bewerberdaten und lässt sich dieses im ATS umsetzen?
• Wann und wie informieren Sie Bewerbende über die Verarbeitung Ihrer Daten?
• Sind interne Prozesse und Verantwortlichkeiten dokumentiert?

Nach § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) dürfen Arbeitgeber grundsätzlich nur solche personenbezogenen Daten verarbeiten, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Ein DSGVO-konformes Bewerbermanagement schützt deshalb nicht nur sensible Bewerberdaten, sondern schafft auch Transparenz und Vertrauen bei Bewerbenden.

Wie wichtig dieses Vertrauen in Bezug auf Daten und auch den Einsatz von KI ist, bestätigt auch Marieke Drees, VP of People bei Tellent:

„Wir beobachten, dass die Einführung von KI in Deutschland langsamer voranschreitet. Die Menschen sind kritischer und möchten nicht, dass ihre Daten in einer Cloud irgendwo in den USA landen. Deshalb ist es wichtig, am besten gleich im Bewerbungsprozess transparent zu machen, in welchem Umfang KI im Recruiting eingesetzt wird.“

Schritt 6: Wie minimieren Sie Risiken bei der Einführung?

Wird die Implementierung Ihres ATS reibungslos verlaufen? Wahrscheinlich nicht. Wie bei jedem Projekt sollten Sie damit rechnen, dass sich Zeitpläne verschieben, Budgets angepasst werden müssen oder technische Herausforderungen auftreten. Entscheidend ist, diese Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu planen.

Besondere Aufmerksamkeit verdient dabei die Datenmigration. In den meisten Fällen müssen Bewerberdaten aus einem oder mehreren Altsystemen in das neue Bewerbermanagementsystem übertragen werden. Auch hier gilt der Datenschutz.

Prüfen Sie vor der Migration, welche Daten tatsächlich übernommen werden müssen, wie die Daten sicher übertragen werden und ob Löschfristen oder andere DSGVO-Vorgaben berücksichtigt werden. Planen Sie außerdem ausreichend Zeit für Testläufe ein. Je früher Fehler bei der Datenmigration erkannt werden, desto einfacher lassen sie sich beheben.

Schritt 7: Wie behalten Sie den Fortschritt im Blick?

Fristen und Meilensteine bilden die Grundlage eines Projektplans. Das ist klar. Dennoch sollten Sie den Fortschritt der Implementierung nicht allein daran messen. Wichtiger ist, ob Sie die Ziele der jeweiligen Projektphase tatsächlich erreicht haben.

Am besten teilen Sie jede Phase in überschaubare Arbeitsschritte auf und definieren jeweils klare Erfolgskriterien. Fragen Sie sich beispielsweise: Sind alle Bewerberdaten vollständig migriert? Funktionieren die definierten Workflows? Ist die Basis dafür gegeben, dass Recruiter*innen und Führungskräfte Kandidat*innen nach einheitlichen Kriterien bewerten können? Erst wenn diese Ziele erreicht sind, sollte die nächste Phase beginnen.

Ein digitales Projektmanagement-Tool, auf das alle Beteiligten Zugriff haben, hilft Ihnen dabei, den Überblick über Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fristen und den Projektstatus zu behalten. So erkennen Sie frühzeitig, wenn Anpassungen notwendig sind oder einzelne Arbeitsschritte mehr Zeit benötigen als geplant.

Wichtig: Bleiben Sie flexibel! Entscheidend ist nicht, jeden Meilenstein pünktlich abzuschließen, sondern am Ende ein Bewerbermanagementsystem bereitzustellen, das konsistente Recruiting-Prozesse unterstützt und die Grundlage für fundierte Einstellungs- und Personalentscheidungen schafft.

Schritt 8: Wie schaffen Sie intern Akzeptanz für das neue ATS?

Wenn ein neues System eingeführt wird und sich die bekannten Arbeitsabläufe verändern, reagieren viele Mitarbeitende zunächst ablehnend. Das ist normal und liegt in der Natur des Menschen. Umso wichtiger ist es, nicht nur das Implementierungsteam, sondern auch alle späteren Nutzer*innen so früh wie möglich einzubinden und auf die Veränderung vorzubereiten.

Kommunizieren Sie deshalb frühzeitig, warum das ATS eingeführt wird und welchen konkreten Nutzen es für die tägliche Arbeit bietet. Stellen Sie dabei nicht nur die Vorteile für das Unternehmen heraus, sondern vor allem den Mehrwert für diejenigen, die die Recruiting-Software nutzen werden. Das könnten zum Beispiel sein: weniger langweilige und zeitraubende Aufgaben, eine angenehmere, weil besser geregelte Zusammenarbeit und mehr Zeit für den direkten Kontakt mit Bewerbenden.

Nehmen Sie Fragen und Bedenken ernst und holen Sie regelmäßig Feedback ein. Je früher Sie die Mitarbeitenden einbeziehen, desto höher ist die Akzeptanz. Hilfreich ist dabei natürlich auch ein ATS, das – wie Tellent Recruitee – intuitiv zu bedienen ist. Kamila Kashayeva, Team Lead Talent Acquisition bei Tellent, meint dazu:

„Ich bin überzeugt, dass Recruitee ein sehr benutzerfreundliches ATS ist. Sobald die Mitarbeitenden seine Funktionen selbst kennenlernen, merken sie schnell, dass die Arbeit damit einfacher ist, als sich ständig auf E-Mails oder Slack-Nachrichten zu verlassen.“

Kamila Kashayeva

Team Lead Talent Acquisition bei Tellent

Binden Sie die späteren Nutzer*innen am besten schon während der Implementierungsphase ein. Das Implementierungsteam kann einzelne Funktionen vorstellen und dabei direkt Feedback einholen. So haben die Mitarbeitenden das Gefühl, den Einführungsprozess aktiv mitzugestalten, und Verbesserungsvorschläge können noch vor dem Ausrollen eingearbeitet werden.

Zeitplan für die ATS-Implementierung

Je nach Umfang Ihres Recruitings kann die Implementierung wenige Tage oder mehrere Wochen dauern. Die Herausforderung liegt dabei vor allem im Einpflegen von Daten und Vorlagen.

Je besser Sie Ihren Zeitplan strukturieren, umso effizienter und schneller können Sie das Projekt durchführen. Am besten teilen Sie den Implementierungsplan in Phasen ein. Die Zeiträume sind als Vorschläge zu sehen, sie hängen sehr vom Volumen der bestehenden Daten, der Größe Ihres Unternehmens sowie des Teams ab.

ATS-Implementierungsplan Zeitphasen:

Organisationsphase (1-3 Wochen)

• Projektteam zusammenstellen
• Formulierung der Ziele
• Budget und Zeitplan festlegen
• Rollen und Verantwortlichkeiten klären
• Implementierungteam schulen

Datenphase (2-4 Wochen)

• Bewerberdaten migrieren
• Datenqualität prüfen
• Rollen- und Berechtigungskonzepte festlegen
• DSGVO-Anforderungen (z. B. Löschkonzept und AV-Vertrag) abstimmen

Einrichtungsphase

• Recruiting-Pipeline einrichten
• Vorlagen erstellen
• Karriereseite einrichten
• Jobbörsen buchen
• Integrationen konfigurieren

Testphase (2-4 Wochen)

• Workflows, Bewerbungsprozess und Datenbasis testen
• Feedback einholen
• Fehler beheben
• Testlauf und ggf. Fehlerbehebung wiederholen

Schulungsphase (2 Wochen)

• Schulungsplan für Mitarbeitende erstellen
• Schulungen durchführen
• Offene Fragen klären

Rolloutphase (1-2 Wochen)

• Rollout intern kommunizieren
• ATS live schalten
• Anfangsphase durch Implementierungsteam begleiten lassen
• Feedback laufend einarbeiten

Checkliste: Sind Sie startklar für das neue ATS?

Bevor Sie Ihr ATS für die unternehmensweite Nutzung freigeben, hilft Ihnen diese Checkliste dabei, die wichtigsten Punkte noch einmal zu überprüfen.

• Datenschutzhinweise für Bewerbende aktualisiert (Art. 13 DSGVO)
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem ATS-Anbieter abgeschlossen
• Aufbewahrungs- und Löschfristen im ATS konfiguriert
• Löschprozess für Bewerberdaten erfolgreich getestet
• Rollen und Zugriffsberechtigungen überprüft
• Migration der Bewerberdaten aus Altsystemen dokumentiert
• Bewerbungsprozess aus Sicht der Kandidat*innen vollständig getestet
• Führungskräfte im Umgang mit dem ATS geschult

DSGVO-konformes Recruiting beginnt mit dem richtigen ATS

Der beste Implementierungsplan bringt wenig, wenn das ATS, für das Sie sich entschieden haben, nicht auf die Anforderungen der DSGVO zugeschnitten ist. Es kostet außerdem Vertrauen, wenn Bewerbende beispielsweise erfahren, dass ihre Daten außerhalb der EU gespeichert werden.

Tellent Recruitee ist ein von Grund auf die DSGVO zugeschnittenes Bewerbermanagementsystem, das vollständig in der EU gehostet wird. Damit vermeiden Sie typische Datenschutzrisiken und schaffen die Grundlage für ein DSGVO-konformes Recruiting.

Neugierig geworden? Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und erleben Sie selbst, wie Tellent Recruitee Sie beim DSGVO-konformen Recruiting unterstützt. Oder nutzen Sie unseren ROI-Rechner, um herauszufinden, wie sich die Investition in Tellent Recruitee für Ihr Unternehmen finanziell auszahlen kann.