7 Aufgaben der Personalverwaltung, die sich verselbstständigen

Personaler*innen sind stark ausgelastet, weil sie unterschiedliche Aufgaben und Verantwortungen haben. Viele dieser Personalverwaltungs-Aufgaben sind manueller Art. Aber inzwischen gibt es Alternativen und technische Lösungen. Eine Recruiting-Plattform wie Recruitee hilft Ihnen dabei, diese Aufgaben zu automatisieren, um Zeit zu sparen und einen positiven Eindruck bei Kandidat*innen zu hinterlassen.

Zu diesen Lösungen gehört zum Beispiel die Sourcing-Funktion, die automatisch Profile von verschiedenen Plattformen screent, sowie die Interviewplanung, die in verschiedenen Kalendern passende Zeiten findet. Ziel ist es, die Personalverwaltung effizienter und effektiver zu machen und Ihnen als Personaler*in mehr Zeit zu verschaffen, sich um wichtige Aufgaben zu kümmern.

Was macht die Personalverwaltung?

Die Personalverwaltung ist zuständig für die Belegschaft im Unternehmen und das auf verschiedenen Ebenen. Wichtiger Bestandteil der Personalverwaltung Aufgaben ist das Recruiting, darüber hinaus gibt es beispielsweise Fortbildungen und Events zu organisieren. In manchen Unternehmen ist die strategische Personalplanung ebenfalls Aufgabe der Personalverwaltung.

Ein großer Teil der täglichen Arbeit in der Personalverwaltung liegt in administrativen Aufgaben. Hier ist in den vergangenen Jahren ein Wandel zu sehen, weg von manuellen Tätigkeiten hin zu Unterstützung durch Software und Automatisierungen.

Personaler*innen müssen gute Leute finden, vorab bewerten, interviewen, koordinieren, wichtige Informationen zusammenstellen, einarbeiten und schließlich auch die Entscheidung zur Einstellung oder Absage treffen.

Was sind die Kernaufgaben der Personalverwaltung?

Je nach Größe und Beschaffenheit Ihres Unternehmens werden Sie der Personalverwaltung unterschiedliche Kompetenzen geben. Bei großen Firmen gibt es einen Personalvorstand, bei kleineren eine Abteilungsleitung. Die Kernaufgaben der Personalverwaltung sind aber in allen Unternehmen die gleichen. Viele davon sind Verwaltungsaufgaben.

Administrative Aufgaben der Personalverwaltung:

Die Personalverwaltung ist operativ tätig, viele Aufgaben sind wiederkehrende Tasks, die einmal täglich, wöchentlich oder monatlich erledigt werden müssen.

Zu den klassischen administrativen Personalverwaltungsaufgaben gehören:

• Führung eines Mitarbeiterverzeichnisses inklusive Änderungen bei  Neueinstellungen und Abgängen: Die Personalverwaltung ist dafür zuständig, jederzeit einen aktuellen Personalbestand melden zu können.
• Führen von Krankenstandlisten: Die Verwaltung von Krankentagen ist nicht nur wegen eventueller Krankengeldzahlungen und gesetzlicher Vorschriften wichtig. Diese Zahlen können Aufschluss über Motivation und Betriebsklima in einzelnen Abteilungen oder in Ihrer  gesamten Firma geben.
• Urlaubstage-Verwaltung: Die Personalverwaltung kümmert sich um genehmigte Urlaubstage und aktualisiert die verbleibenden Tage für Mitarbeiter*innen.
• Bearbeitung von Anträgen für Aus- und Weiterbildungen: Wenn eine Weiterbildung von Vorgesetzten genehmigt worden ist, buchen Mitarbeiter*innen der  Personalverwaltung entsprechende Kurse, geben Reisekosten und Übernachtungskosten frei, eventuell organisieren sie auch die Anreise.
• Bescheinigungen für staatliche Stellen, zum Beispiel Meldungen für Sozialversicherungsbeiträge: Monatlich müssen den Sozialversicherungsträgern die Gehälter der Mitarbeiter und die entsprechenden Abgaben gemeldet  werden.
• Führung der Personalakten: Die Personalverwaltung legt für jede*n Mitarbeiter*in eine Akte an, die mit den Unterlagen der Einstellung beginnt, in der Urlaubs-  und Krankentage eingetragen werden, weiterhin Abmahnungen und Bewertungen nach Mitarbeitergesprächen.
• Erfassung von Arbeitszeiten: Lange haben Mitarbeiter*innen vor allem in der Produktion Stundenzettel in der Personalverwaltung abgegeben, die  dann erfasst werden mussten. Dazu gehörten zum Beispiel Stechuhren.  Heute gibt es meistens elektronische Zeiterfassungssysteme, die dann von der Personalverwaltung ausgewertet werden.
• Lohn- und Gehaltszahlungen: Eine der wichtigsten Tätigkeiten der Personalverwaltung sind die Lohn- und Gehaltszahlungen. Sie werden basierend auf geleisteten Stunden oder Arbeitstagen berechnet und dann an die Lohnbuchhaltung weitergegeben.

Weitergehende Aufgaben der Personalverwaltung

Dort, wo die Personalverwaltung größere Kapazitäten hat, wird sie in das Personalmanagement und die Personalentwicklung mit einbezogen. Auch beim Recruiting helfen die Personaler*innen mit. Beispiele für Aktivitäten, die nicht rein administrative Aufgaben sind:

• Recruiting: Die Personalverwaltung ist dafür zuständig, frei gewordene Stellen zu besetzen und passende Kandidat*innen zu finden.
• Organisation von Jobmessen: Die Personalverwaltung bucht Stände und Vorträge, kümmert sich um den  Standaufbau und die notwendigen personellen Ressourcen, meist in enger Abstimmung mit HR.
• Anwesenheit bei Jobmessen: Oftmals sind Mitarbeiter*innen der Personalverwaltung bei diesen Recruiting-Events dabei, um zum Beispiel die Daten von Interessenten zu erfassen oder Bewerbungen zu bearbeiten, die abgegeben werden
• Veranstaltung von Karrieretagen im Unternehmen: Die Personalverwaltung wird eingebunden in interne Events, bei denen Talenten das Unternehmen vorgestellt wird. Sie hilft mit personellen Ressourcen.
• Organisation von Betriebsfeiern: In manchen Unternehmen obliegt die Organisation von Firmenfeiern ebenfalls der Personalverwaltung, vor allem wenn sie den Kern der Personalabteilung bildet.
• Unterstützung bei der strategischen Personalplanung: Bei der strategischen  Personalplanung geht es um die Entwicklung der Belegschaft. Die Personalverwaltung kann hier wichtige Impulse und Einschätzungen geben und die notwendigen Daten liefern.
• Produktion und Aufbereitung von Personaldaten als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen: Um kurzfristig personalrelevante Entscheidungen treffen zu können, brauchen Sie als Unternehmer Daten. Aufgabe der Personalverwaltung ist es, diese Daten in den gewünschten Formaten zu erstellen, zu aktualisieren und zur Verfügung zu stellen.
• Datenschutz: Ein immer wichtiger werdender Aspekt ist der Datenschutz im Personalwesen. Hier arbeitet die Personalverwaltung eng mit der – wenn vorhanden – Rechtsabteilung zusammen. Es geht dabei um die Sicherheit der Daten und wann Daten gelöscht werden müssen.

7 Personalverwaltungs-Aufgaben in Excel, die automatisiert werden können

Wenn Sie oft Excel-Tabellen durchsuchen müssen, um die passende Information zu finden, verschwenden Sie vermutlich viel Zeit. Excel ist lange ein gutes Hilfsmittel für Personaler*innen gewesen, aber einzelne Tabellen auf Ihrem Rechner können die Datensicherheit kompromittieren, Team-Arbeit behindern und manuelle Bearbeitungen verursachen. Eine Personalverwaltung in Excel ist eigentlich nur noch für sehr kleine Unternehmen mit bis zu fünf Mitarbeiter*innen anzuraten, und selbst das kostet Sie als Firmeninhaber*in viel Zeit.

Excel-Tabellen erfordern meistens eine manuelle Eingabe und müssen zeitaufwendig aktuell gehalten werden. Bearbeitungsfehler führen leicht dazu, dass wichtige Informationen gelöscht oder E-Mails und Telefonnummern falsch eingegeben werden (zum Beispiel durch Zahlendreher oder wenn man sich in der Spalte vertan hat…). Wenn Sie weiterhin Excel für Personalverwaltungsaufgaben verwenden, verschwenden Sie nicht nur Zeit, sondern gefährden auch Ihre Datenintegrität sowie den Zugang zu den Informationen der Mitarbeiter*innen. Viele Aufgaben können aber automatisiert werden.

Diese Personalverwaltungs-Aufgaben können Sie verselbständigen:

1. Aufgabe: Personalbestand verwalten

Das Personal in Excel aufzuführen mag zwar einfach erscheinen, birgt aber viele Risiken. Zum einen befinden sich alle Personal- und Bewerber*innen-Daten in einer Datei, was ein Datenschutz-Problem darstellt – außerdem kann eine solche Datei leicht gestohlen werden. Zum anderen sind diese Dateien nur schwer zu durchsuchen und zu bearbeiten. Gerade die Eingabe von Text, zum Beispiel das Feedback nach einem Interview mit einem Kandidaten, verschwendet Zeit.

Automatisierte Lösung: Kandidat*innen aus mehreren Quellen als Profile erstellen

Bei Recruitee können Sie weitgehend automatisiert aus mehreren Quellen Kandidaten importieren und daraus individuelle Profile erstellen. Wo bislang die Personalverwaltung jede Bewerbung einzeln manuell eintragen musste, können Sie mehrere Lebensläufe zu einer Stellenausschreibung hinzufügen, eine Excel-Datei importieren oder automatisch E-Mails zu Profilen konvertieren.

2. Aufgabe: Krankenstand

In Deutschland sind Mitarbeiter*innen laut Statistik 10,9 Tage im Jahr krank. Bei 50 Mitarbeiter*innen sind das 500 Krankentage. Das bedeutet, dass die Personalverwaltung zweimal am Tag eine Exceltabelle öffnen muss und dort die Zahlen aktualisieren muss. Und: Hinzurechnen müssen Sie die Zeit, die es braucht, die Datei zu finden und zu öffnen.

Wenn hingegen eine Krankmeldung von einer Software direkt bearbeitet wird, werden die Daten selbstständig vom System aktualisiert. Eine manuelle Eingabe ist nur einmal erforderlich, bei der Krankmeldung selbst. Und in naher Zukunft kann Künstliche Intelligenz sogar schon aus einer E-Mail herauslesen, dass jemand krank ist – oder die Krankmeldung der Krankenkasse automatisch verarbeiten.

Automatisierte Lösung: HRIS-Implementation

Mit Recruitee können Sie Mitarbeiter*innen-Daten aus dem Recruiting direkt mit Ihrem HR-System verbinden und in diesem die Krankenstände automatisch verwalten. Selbst wenn Sie damit zwei Lösungen haben, ist das durch die Vernetzung kein Problem. Viele Systeme greifen auf die gleichen Datenbanken zu oder synchronisieren sich.

3. Aufgabe: Daten aus E-Mails speichern

Wenn ein Lebenslauf in einer E-Mail angehängt wird oder andere Informationen in der E-Mail wichtig für die Bewerbung sind, werden Anhänge in einem Ordner gespeichert und sind dann oft schwer wiederzufinden. Lebensläufe und Profile von diversen Plattformen (wie Facebook, LinkedIn oder GitHub) herunterzuladen, zu speichern und dann in das eigene System hochzuladen, kostet wertvolle Zeit. Selbst wenn man mehrere Dateien auf einmal herunter- und wieder hochladen kann, ist es schnell passiert, dass ein*e Kandidat*in im Download-Ordner hängen bleibt.

Automatisierte Lösung: E-Mails automatisch übernehmen

Recruitee kann eine E-Mail selbstständig auslesen. Wenn ein Lebenslauf nicht sofort ausgelesen werden kann, wird er automatisch an das Kandidatenprofil angehängt. Gleiches gilt für andere Informationen in einer E-Mail. Sie müssen keine Daten mehr kopieren oder nach den Ordnern suchen, in denen etwas eingespeichert war. Besonders einfach ist eine Funktion, bei der E-Mails, die in den Postfächern zunächst nicht als Bewerbung gekennzeichnet wurden, übernommen werden. Mit wenigen Klicks ist aus einer einfachen Mail ein Kandidatenprofil mit allen wichtigen Informationen geschaffen.

4. Aufgabe: Gehaltsabrechnung

Wenn Gehälter über eine Exceltabelle verwaltet werden, dann wird entweder für jede*n Mitarbeiter*in eine Datei angelegt oder eine große Datei mit mehreren Reitern für die komplette Belegschaft. Diese monatlich zu aktualisieren und aufgrund der Stundenzahlen das Gehalt zu berechnen, ist unglaublich aufwendig und fehleranfällig – selbst wenn Formeln verwendet werden.

Automatisierte Lösung: Nmbrs integrieren

Eine Software wie Recruitee kann über die Einbindung von Drittanbietern die vorhandenen Profile der Mitarbeiter*innen mit einer Gehaltsabrechnung verbinden. Nmbrs ist ein in Amsterdam ansässiger Anbieter von HR- und Gehaltsabrechnungssoftware für den niederländischen und schwedischen Markt, der einfach mit Recruitee verbunden werden kann. Die Schnittstelle reduziert manuelle Arbeit: Es ist nicht mehr nötig, dieselben Informationen zweimal einzugeben. Sie können Ihren Prozess verschlanken, indem Sie wichtige Informationen einfach per Mausklick versenden und so Fehler beim Eintragen für sich und Ihre neuen Mitarbeiter*innen verringern.

5. Aufgabe: Termine vereinbaren

Wenn Kandidat*innen zu Terminen eingeladen werden sollen, werden Vorschläge oft genug noch als E-Mail hin- und hergeschickt oder in Excel-Spalten geschrieben und dann farblich markiert. Das Dokument wird dann an alle Nutzer*innen versendet, manchmal kann es auch online von allen eingesehen werden. So eine Terminverwaltung ist aufwendig.

Automatisierte Lösung: Termin-Planung mit einem Planungs-Tool

Bei Recruitee können Termine direkt aus dem Profil heraus an alle Mitarbeiter*innen geschickt werden, diese können dann einen Termin annehmen oder ablehnen. Er wird dann per E-Mail an die jeweiligen Kandidat*innen geschickt. Diese können einen für sie besten passenden Termin aussuchen und buchen.

6. Aufgabe: Daten von Kandidat*innen speichern

Lebensläufe und Profile von diversen Plattformen (wie Facebook, LinkedIn oder GitHub) herunterzuladen, zu speichern und dann in das eigene System hochzuladen, kostet wertvolle Zeit. Selbst wenn man mehrere Dateien auf einmal herunter- und wieder hochladen kann, kann es schnell passieren, dass ein*e Kandidat*in im Download-Ordner hängen bleibt. Außerdem gilt es zu beachten, dass das Speichern von Kandidateninformationen außerhalb des eigenen Systems ein Problem mit der DSGVO darstellt.

Ein Beispiel: Manche Bewerber*innen stimmen der Speicherung in einem Talent Pool zu, andere nicht. Wenn alle Bewerber*innen-Daten in einer Excel-Datei gespeichert werden, ist es mühsam, diese einzeln herauszusuchen und per Hand zu löschen.

Automatisierte Lösung: Talent-Pool-Funktion von Recruitee

Manchmal muss man Bewerber*innen mit viel Potenzial leider ablehnen. Und manchmal findet man vielversprechende Talente, für die aber derzeit keine Position offen ist. Damit Sie diese Talente nicht aus den Augen verlieren, gibt es die Talent-Pools.

Die Recruitee Talent Pools sind eine eigene Kandidatendatenbank, in der Sie potenzielle Kandidaten*innen speichern können, wenn es aktuell keine offene Stelle für sie gibt. In dieser Datenbank können Sie bei Bedarf nach Talenten suchen, gefiltert nach deren Skills oder die Stellen, auf die sie sich beworben haben.

7. Aufgabe: Stellenausschreibungen auf mehreren Plattformen veröffentlichen

Eine Stellenausschreibung wird normalerweise über mehrere Kanäle verteilt. Um die Übersicht zu haben, welche Stelle auf welchen Kanal und auf welcher Plattform geschaltet wurde, werden vielerorts noch Excel-Tabellen verwendet. Zwar können diese Daten dann – manuell – exportiert werden, aber wenn Sie schnell nachvollziehen wollen, wo eine bestimmte Stelle geschaltet wurde, kann das dauern. Außerdem ist auch hier wieder durch die manuelle Eingabe die Gefahr, dass Fehler passieren oder Daten nicht aktualisiert werden.

Automatisierte Lösung: Stellen automatisch ausschreiben

Bei Recruitee gibt es eine Funktion, mit der eine Stelle bei mehreren Plattformen ausgeschrieben und verfolgt werden kann. Sie können auswählen, auf welchen Jobbörsen Sie die Stelle anzeigen lassen wollen. Wenn Sie später wissen wollen, wo eine Stelle geschaltet wurde, wird Ihnen das automatisch angezeigt. Die Stellenanzeigen sind so optimiert, dass Suchmaschinen wie Google sie lesen können und zum Jobportal hinzufügen. Das Dashboard zeigt außerdem an, welche Jobs gerade beworben werden und wie viele Kandidat*innen aktiv sind.