Die 10 wichtigsten Funktionen einer Bewerbermanagement-Software

Wenn Sie sich für den Schritt zu einem digitalisierten Recruiting entschlossen haben, das auf einer Bewerbermanagement-Software basiert, sollten Sie die unterschiedlichen Funktionen kennen. In einem Bewerbermanagement-System haben Sie ein ganzes Bündel an Applikationen, die den Bewerbungsprozess effizienter machen. Das reicht von automatisierten E-Mails bis zu täglichen Reports, die grafisch verständlich aufbereitet bei Dienstbeginn auf Ihrem Bildschirm zu sehen sind.

Es mangelt den Entwickler*innen von Bewerbermanagement-Software nicht an Fantasie. Aber nicht alles, was technisch möglich ist, wird auch gebraucht. So kann man den Onboarding-Prozess sowohl ins Recruiting integrieren als auch in den klassischen HR-Bereich. Manche Anbieter haben eine App oder eine für mobile Geräte optimierte Webseite, die aber die gleichen Grundfunktionen haben.  Bei der Auswahl einer Bewerbermanagement-Software sind deshalb grundlegende Funktionen und Merkmale zu beachten.

Die 10 wichtigsten Funktionen, die ein Bewerbermanagement-System haben sollte, sind:

1. Karriereseite

Wenn Sie bislang die Karriereseite im Rahmen des Webauftritts Ihres Unternehmens verwalten, kennen Sie wahrscheinlich den Aufwand der Pflege. Es muss ständig nachgeschaut werden, welche Stellen bereits besetzt sind, neue Stellenanzeigen müssen eingepflegt werden und dann müssen noch Links zu den jeweiligen Offerten in sozialen Netzen und an anderer Stelle veröffentlicht werden. Das ist ein nicht unerheblicher Zeitaufwand.

Eine Bewerbermanagement-Software nimmt Ihnen den Großteil dieser Arbeit ab. Sie generiert – eingebettet in Ihre bestehende Webseite – eine Karriereseite, auf der alle Stellen automatisch aktualisiert werden. Sie müssen lediglich einmal an zentraler Position die neue Stelle einpflegen. Die Software bereitet Sie dann für die Webseite auf.

Darüber hinaus steuert das Programm die Kommunikation und kann Ihnen wichtige Daten darüber liefern, wie oft die Anzeigen angeschaut werden, wie häufig sich Bewerber*innen darauf bewerben und wie lange Nutzer*innen sich auf der Seite befinden. Findet jemand Interesse an der Stelle auf Ihrer Karriereseite, beginnt die Software automatisch den Bewerbungsprozess, angefangen von einer schnellen und persönlichen Eingangsbestätigung bis hin zum Planen der Interviewtermine.

2. Unterstützung bei der Implementierung der Bewerbermanagement-Software

Neue Systeme und neue Prozesse in ein Unternehmen einzuführen ist niemals einfach. Da gibt es technische Hürden, wie Datensätze, die nicht kompatibel sind oder Schnittstellen, die angepasst werden müssen. Nicht zu vergessen ist auch die menschliche Komponente: Nicht alle Mitarbeiter*innen freuen sich über Veränderungen. Einige lehnen Sie ab, anderen fällt es einfach schwer, sich in eine neue Software einzuarbeiten.

Der Implementierungsprozess bei einer Bewerbermanagement-Software ist deshalb eine wichtige Funktion bei der Auswahl des richtigen Systems. Es spielt eine große Rolle, ob Sie bei Abschluss des Vertrages lediglich eine Zahlungsbestätigung bekommen oder ob der Anbieter Sie während der Übergangsphase begleitet.

Eine gute Bewerbermanagement-Software verbessert Ihren Bewerbungsprozess, ohne ihn notwendigerweise komplett auf den Kopf zu stellen. Wenn Sie bereits eine große Sammlung von Lebensläufen als PDF haben, dann sollten Sie diese auch weiterhin verwenden können. Recruitee kann zum Beispiel die Daten aus einem Lebenslauf auslesen und direkt in das Profil der Kandidat*innen einfügen.

Je umfangreicher die Online-Hilfe und je verständlicher erklärt, umso einfacher ist es für Sie, auf eine neue Recruiting-Software umzustellen. Hinzu kommt natürlich noch ein Kundendienst, der über verschiedene Kanäle erreichbar ist.Bei einer Online-Lösung haben Sie den großen Vorteil, dass keine Software auf Rechnern aufgespielt werden muss. Sie können sofort loslegen und die ersten Stellenanzeigen ins System einpflegen.

3. Employer Branding

Viele Fachkräfte schauen sich potenzielle Arbeitgeber*innen genau an. Ihr Unternehmen ist heute nicht nur Anbieter von Arbeitsstellen, sondern selbst ein Kandidat für die Bewerber*innen. In Branchen und Regionen, in denen es einen Fachkräftemangel gibt, können sich Bewerber*innen die Stellen aussuchen. Aber auch wer sich neu orientieren will, wird nach einer Firma suchen, die sich als interessanter Arbeitgeber präsentiert.

Durch die Verwendung einer modernen Recruiting-Software ermöglichen Sie einen professionellen und einheitlichen Auftritt. Bewerber*innen lernen Ihr Unternehmen schon beim ersten Kontakt als innovativ und technisch auf der Höhe der Zeit kennen. Die Automatisierung des Bewerbungsprozesses zeigt, dass bei Ihnen effektiv und effizient gearbeitet wird. Sie gibt Ihnen aber auch mehr Zeit, sich persönlich mit Kandidat*innen zu unterhalten und eine erste Beziehung aufzubauen.

4. Sicherheit

Computerexpert*innen verweisen immer wieder darauf, dass das größte Sicherheitsproblem die Menschen sind. Anhänge von E-Mails können Viren und Schadsoftware enthalten, die Ihre Firma tagelang lahmlegen können. Oft ist es schwierig, auf den ersten Blick bei einer Bewerbungs-E-Mail zu sehen, ob der Anhang wirklich ein Lebenslauf-PDF ist oder sich dahinter vielleicht etwas anders versteckt.

Eine Bewerbermanagement-Software kümmert sich um diese Gefahren. Alle E-Mails von Bewerber*innen werden über den Recruiting-Prozess automatisch gescannt. Es werden nur solche verarbeitet, die auch sicher sind. Die Software versucht dabei, von der unsicheren E-Mail-Kommunikation hin zu einem direkten Austausch über Messenger und ähnliche Applikationen zu wechseln.

Eine Bewerbermanagement-Software, die als Service angeboten wird, speichert Ihre Daten heute in der Cloud. Das sind Hochleistungsrechner in Datenzentren, die ständige Backups machen, eine komplett verschlüsselte Kommunikation durchführen und mit modernsten Methoden gegen Angreifer geschützt sind.Die Deutsche Bahn zum Beispiel hat einen Großteil der eigenen Rechenzentren abgeschaltet und Daten und Software komplett in die Cloud verlegt. In den Datenzentren arbeiten Sicherheits- und Netzwerkprofis, die in einem kleinen Unternehmen gar nicht zu bezahlen wären.

5. DSGVO-Konformität durch Bewerbermanagement-Software

Der Datenschutz ist ein wichtiges Gut, wir alle wollen nicht, dass unsere Daten missbräuchlich genutzt werden und damit vielleicht sogar Handel betrieben wird. Für Unternehmen ist die Einhaltung von Datenschutzvorschriften aber nicht immer einfach. Viele kleine und mittlere Firmen verfügen über keine eigene Rechtsabteilung und haben es schwer, immer auf dem aktuellen Stand der Datenschutzbedingungen zu bleiben.

Mit einer Bewerbermanagement-Software verlagern Sie die Lösung dieser Probleme zu einem Anbieter, der über entsprechende Ressourcen verfügt.  Recruitee ist einer der ersten Anbieter, die dedizierte Funktionen eingebaut hat um Ihnen zu helfen, die DSGVO einzuhalten. Die Software ermöglicht es Ihnen, Kandidat*innen um die Zustimmung zur Verarbeitung ihrer persönlichen Daten zu bitten.

Sie können in Ihren E-Mails an Kandidat*innen automatisch einen Link einfügen, der es ihnen ermöglicht, ihre Zustimmung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Und Sie können eine Datenaufbewahrungszeit festlegen, um abgelaufene Profile automatisch zu löschen. Dabei werden anonymisierte Daten noch aufbewahrt, um weiterhin Analysen und Berichte erstellen zu können.

6. Berichte und Analysen

Als Verantwortliche*r im Bereich Human Resources können Sie sich nicht um alle Bewerber*innen persönlich kümmern. Damit Sie einen Überblick haben, wie der Stand des Bewerbungsmanagements ist, brauchen Sie aktuelle und aussagekräftige Berichte. Diese wurde bislang wahrscheinlich einmal pro Woche von ihren Mitarbeiter*innen erstellt, die sie Ihnen per E-Mail zugeschickt haben. Das kostet viel Zeit, zum einen für das Erstellen der Berichte als auch Ihre Zeit, um diese Unterlagen dann durchzulesen.

Mit einer modernen Bewerbermanagement-Software haben Sie jederzeit aktuelle Daten und HR-Berichte auf dem Schirm. Sie können selbst einstellen, welche Daten Sie sehen möchten und wie Berichte und Analysen strukturiert sein sollen. Mit benutzerdefinierten Berichts-Dashboards können Sie Berichte und Grafiken mit allen wichtigen Kennzahlen auf einen Blick zur Verfügung haben. Die Software lässt Sie vorgefertigte Standardvorlagen aus der Bibliothek anpassen und nach eigenen Bedürfnissen verändern.

Mit den Daten, die Sie an verschiedenen Punkten des Recruitment-Prozesses sammeln, können Sie schneller Prozesse optimieren und die Performance Ihres Recruiting-Teams nachhaltig verbessern. Das drückt sich zum Beispiel in einer besseren Time-to-Hire aus oder mehr Zeit, um an Veranstaltungen wie Jobbörsen teilzunehmen.

7. Kollaboratives Einstellen

Das alte Sprichwort, dass viele Köche den Brei verderben, ist heute überholt. Teamarbeit ist angesagt und das bedeutet, dass im Bewerbungsprozess Beschäftige zusammenarbeiten. Das ist manchmal einfacher gesagt als getan. Oftmals liegen Bewerbungen noch ausgedruckt in Aktenordnern oder digitalisiert auf irgendeinem Rechner.

Eine Bewerbermanagement-Software ist geradezu dafür geschaffen, dass alle Mitarbeiter*innen Zugriff auf alle Daten haben, die sie benötigen, und gleichzeitig ihre Kolleg*innen einbinden können. Da in einem Bewerbermanagement-System Rollen und Benutzer*innen festgelegt sind, gibt es klare Regeln, wer welche Zugriffe haben darf und haben muss.

Das kommt bei Einschätzungen von Kandidat*innen besonders zur Geltung: Wenn Sie Kolleg*innen um Rat fragen wollen, können Sie einfach die Namen in einem Kommentar hinzufügen oder diese mit einem Tag versehen. Über den eingebauten Terminkalender können alle Mitarbeiter*innen sehen, welche Interviewtermine bereits vergeben sind und welche Besprechungen anstehen. Sie haben gemeinsam Einblick auf die wichtigsten Daten und Analysen und die Möglichkeit, den aktuellen Stand der Bewerbungen zu überprüfen.

8. Interviewplanung

Es kann vorkommen, dass Sie bei einer interessanten Stelle geradezu überrannt werden. Die Planung von Interviewterminen ist dann eine besonders große Herausforderung. Aber selbst im Normalbetrieb kann man schnell den Überblick verlieren, welche Kandidat*innen bereits eingeladen sind.

Eine Bewerbermanagement-Software sollte einen zentralen Interviewplaner haben. Mit diesem können Termine entweder direkt vom System vergeben werden oder Sie teilen sich den Kalender mit Kolleg*innen. Die einfachste Methode ist, einen Interviewtermin anzulegen und das System sucht dann nach freien Terminen der Mitarbeiter*innen.

Ihre Recruiting-Software sollte außerdem in der Lage sein, Termine von anderen System wie dem Google Kalender, Apple Kalender und Outlook zu synchronisieren. Wenn ein Zeitrahmen festgelegt ist, zeigt die Software dann passende Zeiten an und Sie können mit einem Klick den Interviewtermin buchen. Er wird dann in den verschiedenen Kalender geblockt und automatisch – meistens als E-Mail – an die Kandidat*innen verschickt. Bestätigen diese den Termin, wird das sofort allen Teilnehmer*innen mitgeteilt.

9. Automatisierte E-Mail-Kommunikation

Im Bewerbungsprozess gibt es eine Vielzahl an E-Mails, die als Bestätigungen oder Absagen verschickt werden, die einen Terminvorschlag enthalten oder Dokumente, die ausgefüllt werden müssen. Sie stellen den Teil der Kommunikation dar, der besonders gut automatisiert werden kann. Allerdings trennt sich hier schnell die Spreu vom Weizen bei der Bewerbermanagement-Software.

Der Grund: Sie wollen natürlich keine E-Mail verschicken, die nach einer Standardantwort aussieht, selbst wenn sie das streng genommen ist. Deshalb braucht die Software E-Mail-Vorlagen, die eine größtmögliche Individualisierung beinhalten. Das fängt bei Anreden an: “Liebe Frau” und “Lieber Herr” klingt immer persönlicher als “Sehr geehrte*r”. Natürlich muss entsprechend der Name eingeführt werden und eine Bezugnahme auf vorhergehende Konversationen. Es gibt drei grundlegende E-Mail-Vorlagen, die automatisiert werden können:

• Allgemeine Email-Vorlagen verwenden Sie meistens, um wiederkehrende Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Mit diesen lassen sich aus der Software heraus Massen-E-Mails wie Newsletter versenden oder Einladungen für Events im Recruitingbereich.

• E-Mail-Vorlagen für Eingangsbestätigungen müssen einen höheren Individualisierungsgrad haben. Sie können in unterschiedlichen Sprachen angelegt sein und enthalten persönliche Informationen der Adressat*innen.

• E-Mails mit Terminbestätigungen können für unterschiedliche Zwecke verschickt werden: Zum Beispiel, um an einem Online-Test teilzunehmen oder das Assessment-Center zu besuchen, für Interviewtermine oder wenn jemand an Veranstaltungen teilnehmen möchte.

Eine bequeme Funktion von Bewerbermanagement-Systemen sind Vorlagen, die Sie auch noch anpassen können. Sie können eigenen Text einfügen und Platzhalter, wie die Stellenbeschreibung, auf die sich die E-Mail bezieht oder einen Link zur Datenschutzrichtlinie. Wenn Ihr Unternehmen einen Fragebogen an Bewerber*innen schickt, kann der schon in der Vorlage gespeichert werden.

Die Bewerbermanagement-Software wird dann entsprechend dem Status von Bewerber*innen bestimmte E-Mails automatisch auf Basis der Vorlage verschicken. Sie können dann im Dashboard verfolgen, ob die Kandidat*innen die E-Mails auch geöffnet und gelesen haben. Diese Software-Funktion schafft Ihnen den zeitlichen Freiraum, sich mehr mit der Performance Ihrer Recruiting-Bemühungen zu beschäftigen als stundenlang selbst E-Mails zu verfassen und zu versenden. Da die Daten automatisch aus dem System gezogen werden, entstehen auch weniger Fehler, beim Vertippen der E-Mail-Adresse.

10. Stellenanzeigen Funktion der Bewerbermanagement-Software

Jede Bewerbermanagement-Software sollte Ihnen heute die Möglichkeit bieten, Stellenanzeigen anzulegen, zu prüfen und zu verbreiten. Es ist eine der Kernfunktionen und Sie sollten beim Funktionsumfang keine Abstriche machen. Wichtig ist zum Beispiel, dass Sie eine Stelle schnell und ohne große Vorkenntnisse veröffentlichen können.

Sie geben lediglich wichtige Daten wie Bezeichnung der Position, Standort, Stellenbeschreibung, Möglichkeiten zur Remote-Arbeit und besondere Anforderungen ein. Besonders hilfreich ist es, wenn Sie aus Vorlagen auswählen können.

Im nächsten Schritt legen Sie fest, welche Informationen Sie von den Bewerber*innen benötigen – daraus wird dann ein Formular erstellt.

Schließlich wählen Sie noch aus, welche Schritte der Bewerber*innen-Pipeline mit der Stelle verbunden sind (Online-Test, Video-Interview, Assessment-Center, 2. Interview etc.). Dann können Sie die Anzeige mit einem Team teilen, dass in die Auswahl eingebunden ist.

Wenn es bereits eine Karriereseite auf Ihrer Webseite gibt, wird die neue Anzeige sofort nach dem Speichern dort erscheinen. Die Anzeige kann dann auf verschiedenen Jobbörsen und in Business-Netzwerken geschaltet werden.

Auch hier können Sie Vorlagen für Standard-Kampagnen verwenden (zum Beispiel 30 Tage bei den 5 wichtigsten Anbietern) oder eine eigene Kampagne formulieren, wenn Sie zum Beispiel Kandidat*innen mit Spezialwissen oder für das höhere Management suchen.