Onboarding: Mit dieser Checkliste werden Sie nichts vergessen

Neue*n Mitarbeiter*in gefunden. Arbeitsvertrag unterschrieben. Und jetzt?

Moderne Unternehmen überlassen in der Einführungsphase nichts mehr dem Zufall. Zu hoch sind die Kosten, wenn neue Kolleg*innen nach ein paar Wochen gleich wieder kündigen. Mit einem durchdachten Onboarding-Konzept sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Neuankömmlinge wohlfühlt und schnell zu vollwertigen Teammitgliedern werden.

In diesem Artikel können Sie Ihre eigene Onboarding Checkliste herunterladen. Diese ultimative Checkliste für einen gelungenen Onboarding-Prozess, mit allen Phasen der Vorbereitung, über den ersten Arbeitstag, bis hin zur weiteren Einarbeitung der neuen Mitarbeiter*innen. Zum Schluss zeigen wir Ihnen außerdem, wie Sie Ihren Onboarding-Prozess kontinuierlich optimieren können.

Was versteht man unter Onboarding?

Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen und bezeichnet die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen im Unternehmen - also das „An-Bord-Nehmen“. Es umfasst alle Aktivitäten, die dazu dienen, den Einstieg in das Unternehmen so angenehm und effektiv wie möglich zu gestalten. Idealerweise sind diese in einem umfassenden Onboarding-Konzept zusammengefasst und bauen strategisch aufeinander auf.

Aktuell fangen viele neue Mitarbeiter*innen aus dem Home Office einen neuen Job an. Hier erfahren Sie mehr über den Remote-Onboarding-Prozess, damit Sie Ihren neuen Mitarbeiter*innen auch digital eine gute Einarbeitungsphase ermöglichen können.

Das Gegenstück zum Onboarding ist übrigens das Offboarding. So wird der Trennungsprozess vom Unternehmen bezeichnet.

Checkliste: Was gehört zu einem guten Onboarding

Der Onboarding-Prozess lässt sich in 3 Phasen einteilen: Die Vorbereitung, der erste Arbeitstag und die weitere Einarbeitung. In unserer Checkliste zeigen wir Ihnen, was es in jeder Phase zu tun gibt.

1. Die Vorbereitung

Das Onboarding beginnt schon lange vor dem ersten Arbeitstag Ihres*Ihrer neuen Mitarbeiter*in. In der Vorbereitungsphase, auch Preboarding genannt, sorgen Sie dafür, dass alles glatt läuft, sobald der*die Neue das Unternehmen betritt. Mit dieser Checkliste werden Sie garantiert nichts vergessen.

Die Formalitäten regeln:

• Ist der Arbeitsvertrag unterzeichnet?
• Welche Unterlagen müssen noch einreicht oder im Original am ersten Arbeitstag mitgebracht werden?
• Hat die Personalabteilung alle wichtigen Dokumente und Informationen erhalten? (z. B. die Lohnsteuerkarte, Informationen zur Krankenversicherung und Bankverbindung)

Übrigens können Sie mit einem modernen Bewerbermanagementsystem wie Recruitee diese manuellen Aufgaben automatisieren und personalisieren: Senden Sie automatisch E-Mails in jeder Phase des Prozesses, sodass Ihre Kandidat*innen immer auf dem aktuellsten Stand sind. Mit eSignaturen erleichtern Sie allen Beteiligten die Arbeit, Arbeitsverträge und andere Dokumente zu unterzeichnen und an Sie zurückzusenden.

In Kontakt bleiben:

• Gibt es Veranstaltungen oder Termine, die für den*die neue*n Mitarbeiter*in relevant sind? Wenn ja, können Sie ihn*sie schon dazu einladen.
• Hat derjenige*diejenige alle wichtigen Informationen zum ersten Arbeitstag erhalten? Er*Sie muss wissen, wann es losgeht und wo er*sie sich melden muss.
• Weiß der*die neue Mitarbeiter*in über die Kleiderordnung Bescheid?
• Gibt es Onboarding-Material, wie das Mitarbeiter*innen-Handbuch, welches derjenige*diejenige schon einmal als Vorbereitung lesen könnte?
• Wenn der*die Mitarbeiter*in neu in die Stadt zieht: Könnte das Unternehmen bei der Wohnungssuche behilflich sein?

Den Arbeitsplatz vorbereiten:

• Ist der Zugang zum Büro gewährleistet? Eventuell müssen neue Schlüssel oder Zugangskarten angefertigt werden.
• Ist ein Computer verfügbar und eingerichtet? Muss ein neuer Computer bestellt werden oder wird ein vorhandener entsprechend aufgearbeitet?
• Ist das Firmentelefon vorhanden oder bestellt?
• Ist der Firmenwagen vorhanden oder bestellt?
• Sind die Visitenkarten bestellt?
• Wo wird der*die neue Kolleg*in sitzen?
• Sind Bildschirm, Stuhl, Maus, Tastatur und Büromaterialien (Stifte, Notizblöcke, etc.) vorhanden?
• Sind die E-Mail-Adresse und alle weiteren Systemzugänge beantragt? Müssen eventuell neue Lizenzen für bestimmte Programme dazugekauft werden?
• Ist ein kleines Willkommenspräsent vorbereitet? (z. B. ein Blumenstrauß, eine Kaffeetasse, Schokolade)

Den Einarbeitungsplan ausarbeiten:

• Welche Aufgaben sollte der*die Neue als Erstes kennenlernen und übernehmen? Welche sind weniger dringend?
• Wer aus dem Team wird welche Kenntnisse und Prozesse vermitteln? Dies sollte möglichst gleich verteilt werden, um zusätzliche Belastung für einzelne Kolleg*innen gering zu halten.
• Braucht der*die neue Mitarbeiter*in interne oder externe Schulungen? Wenn ja, sollte er*sie dafür rechtzeitig angemeldet werden.
• Mit welchen Kolleg*innen aus der eigenen oder aus anderen Abteilungen, sowie externen Partner*innen, wird der*die Neue zusammenarbeiten? Wann wird er*sie wen kennenlernen?
• Wann sollen die ersten Feedbackgespräche stattfinden?

Die Kolleg*innen einbinden:

• Sind alle über den Neuzugang informiert?
• Wer wird dem*der Neuen als Ansprechpartner*in, auch Buddy oder Pat*in genannt, bei allen Fragen zur Seite stehen?
• Kennen alle Kolleg*innen ihre Rollen und Aufgaben bei der Einarbeitung?

2. Der erste Arbeitstag

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Sie möchten, dass sich der*die Neue sofort in Ihrem Unternehmen wohlfühlt. Mit diesem Ablaufplan wird der erste Arbeitstag unvergessen – im positiven Sinne.

Begrüßung

Das Onboarding sollte am ersten Tag pünktlich beginnen. Wichtig ist, dass der*die für den Neuankömmling zuständige Mitarbeiter*in auch Zeit hat und die Begrüßung nicht im Chaos am Montagmorgen versinkt. Vielleicht ist es besser, den*die Neue*n an einem Dienstag und eine Stunde später als üblich starten zu lassen. So haben die Kolleg*innen Zeit, sich um Dringliches zu kümmern bevor der*die Neue ankommt. Legen Sie auf jeden Fall fest, wer ihn*sie am Empfang abholt und die erste Begrüßung übernimmt.

Erstes Gespräch mit dem*der Vorgesetzten

Die offizielle Begrüßung sollte Chef*innen-Sache sein. Der*Die neue Mitarbeiter*in sollte sich sich wertgeschätzt fühlen, wenn sich der*die Vorgesetzte sofort Zeit für ein erstes Gespräch nimmt. Planen Sie dies rechtzeitig ein, denn die Kalender von Führungskräften sind oft ausgebucht. Diese Themen können besprochen werden:

• Persönliche Fragen, um den*die Neue*n besser kennenzulernen (z. B. Familie, Arbeitsweg, Resturlaub)
• Ablauf des Onboarding (dieser sollte schriftlich festgehalten werden)
• Gegenseitige Erwartungen
• Aktuelle Themen, die die Firma und Abteilung betreffen
• Vision, Mission, Werte, Unternehmenskultur
• Arbeitsschwerpunkte
• Fragen des*der neuen Mitarbeiter*in

Vorstellungsrunde

Jetzt ist es Zeit mit dem Neuzugang die eigene Abteilung und die Firma zu erkunden.

Es muss natürlich nicht jede*r einzelne Mitarbeiter*in im Unternehmen besucht werden, aber zumindest die direkten Kolleg*innen sollten sich mit Namen und Funktion vorstellen. Spätestens jetzt sollte der*die Neue auch seine*n bzw. ihre*n Pat*in oder Buddy kennenlernen.

Rundgang im Unternehmen

Besonders in größeren Unternehmen kann sich ein Neuzugang schnell verlaufen. Hier hilft es, einen Lageplan der Begrüßungsmappe beizulegen. In einem Rundgang können Sie die wichtigsten Bereiche zeigen, wie zum Beispiel:

• Cafeteria, Kantine, Büroküche, und Aufenthaltsräume
• Meeting- und Veranstaltungsräume
• Sanitärräume
• Kopierer und Drucker
• Raucherbereiche
• Andere Abteilungen im Gebäude

Einweisung am neuen Arbeitsplatz

Auf den neuen Arbeitsplatz sind Neuankömmlinge häufig am meisten gespannt. Schließlich werden sie hier den Hauptteil ihrer Zeit verbringen. Am neuen Schreibtisch angekommen, sollte der*die Pat*in an die folgenden Dinge denken:

• Übergabe des Willkommensgeschenks
• Einführung in die IT-Systeme (z. B. Laptop/PC, Telefon, wichtige Programme)
• Erklärung der internen Abläufe (z. B. Arbeitszeiten, Pausenregelung, Beantragung von Urlaub, Verhalten im Krankheitsfall)
• Einweisung in Standard Operating Procedures und Qualitätsbestimmungen
• Erläuterung der Sicherheitsbestimmungen (Fluchtwege, Feuerlöscher, Verhalten im Brandfall)
• Übergabe von Schlüsseln, Zugangskarte, Firmenwagen, Firmentelefon, Visitenkarten, etc.

Mittagessen und Pausen

Besonders am ersten Tag, und sogar in der ersten Woche, sollten neue Mitarbeiter*innen nicht nach Anschluss suchen müssen, sondern aktiv in den Kolleg*innen-Kreis integriert werden. Dadurch bekommen sie gleich das Gefühl zum Team dazuzugehören. Gemeinsame Mittagessen und Pausen sind ideal für das gegenseitige Kennenlernen.

Abschlussgespräch

Am Ende des ersten Arbeitstags kann der*die Vorgesetzte noch einmal das Gespräch mit dem*der neuen Mitarbeiter*in suchen.

• Was waren die ersten Eindrücke?
• Wurden die Erwartungen erfüllt oder hatte er*sie andere Vorstellungen?
• Gibt es noch ungeklärte Fragen?

Falls noch nicht geschehen, sollte hier der Einarbeitungsplan mit dem Vorgehen für die nächsten Tage und Wochen erläutert werden.

3. Die weitere Einarbeitung

Das Onboarding ist noch längst nicht vorbei, denn die Einarbeitungsphase erstreckt sich in der Regel bis zum Ende der Probezeit. Diese Punkte sollten in den ersten Wochen und Monaten angegangen werden:

Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernehmen

Nun wird der*die neue Mitarbeiter*in in die konkreten Arbeitsweisen eingewiesen und übernimmt Schritt für Schritt alle Aufgaben. Was er*sie wann lernt, sollte im Einarbeitungsplan festgehalten sein.

Einführungsveranstaltung besuchen

In größeren Unternehmen, in denen ständig neue Mitarbeiter*innen in verschiedensten Abteilungen anfangen, bietet es sich an, regelmäßige Einführungsveranstaltungen zu organisieren. Diese Themen könnten hierbei zentral behandelt werden:

• Kennenlernen der Führungsebene
• Vorstellung aller wichtigen Unternehmensbereiche
• Vertrautmachen mit der Unternehmenskultur
• Präsentation der Produkte
• Betriebsbesichtigung

Teambuilding vorantreiben

Sobald es einen Neuzugang gibt, ändert sich meist die Dynamik im Team. Dies kann sich positiv, leider aber auch negativ, auswirken. Mit gezielten Maßnahmen zur Teamentwicklung lässt sich der Prozess gezielt beeinflussen, damit das Team gestärkt aus der Phase der Veränderung hervorgeht. Verschiedene Outdoor-Aktivitäten, Indoor-Übungen oder Team Coaching bieten sich an.

Zielvereinbarung treffen

Nachdem Ihr Neuankömmling alle Verantwortungsbereiche seiner*ihrer Stelle übernommen hat, sollten im Rahmen des Performance Management-Prozesses, die ersten Ziele vereinbart werden. Diese leiten sich aus der Stellenbeschreibung ab und können in einem persönlichen Gespräch mit dem*der Vorgesetzten besprochen werden.

Feedbackgespräche führen

Generell befinden sich neue Mitarbeiter*innen für die ersten Monate in der Probezeit. Während dieser Zeit tasten sich Unternehmen und Angestellte ab, um zu entscheiden, ob sie die richtige Wahl füreinander sind. Damit es am Ende der Probezeit nicht zu unangenehmen Überraschungen kommt, sollten regelmäßige Feedbackgespräche geführt werden.

Diese Fragen können angesprochen werden:

• Wie kommt der*die neue Mitarbeiter*in mit seinen*ihren Aufgaben zurecht?
• Hat er*sie sich gut im Unternehmen eingelebt?
• Werden die Erwartungen von beiden Seiten her erfüllt?
• Gibt es Probleme mit bestimmten Aufgabenbereichen oder Kolleg*innen?
• Wie könnte die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen noch besser verlaufen?
• Was sollte der*die Neue besser machen?

Wie Sie Ihr Onboarding weiter optimieren

Ihr Onboarding-Prozess ist nicht etwas, was Sie einmal festlegen und nie wieder anschauen. Die Bedingungen in Ihrem Unternehmen, sowie die Erwartungen Ihrer neuen Mitarbeiter*innen, ändern sich, und so auch die Anforderungen an Ihr Onboarding. Mit einer einfachen Umfrage am Ende des Onboarding-Prozesses, können Sie erfahren, was funktioniert und was optimiert werden könnte.

Hier ein paar Beispielfragen:

• Was war der nützlichste Teil des Onboarding-Prozesses?
• Was würden Sie am Prozess ändern, um ihn zu verbessern?
• Entspricht der Job und Arbeitsplatz Ihren Erwartungen? Wenn nicht, was genau kommt zu kurz?
• Was war Ihre größte Herausforderung bisher?

Wenn Sie aktiv an der Verbesserung Ihres Onboarding-Prozesses arbeiten, legen Sie den Grundstein für mehr Mitarbeiter*innen-Bindung und schaffen eine positive Candidate Experience.