Die klassischen Prozesse bei der Einstellung verschwimmen zunehmend. Bewerbungen und Interviews sind längst digital möglich und werden in modernen Recruitingprozessen organisiert. Seitdem das Thema Homeoffice größer geworden ist, rückt das digitale Onboarding immer mehr in den Vordergrund. Das gilt sowohl für Mitarbeiter*innen, die grundsätzlich von zu Hause aus arbeiten als auch für jene, die in Niederlassungen in anderen Ländern eingestellt werden.
Die große Herausforderung beim digitalen Onboarding liegt darin, die einzelnen Schritte der persönlichen Einstellung und Begrüßung digital so abbilden zu können, dass neue Mitarbeiter*innen alle wichtigen Informationen erhalten und sich vom ersten Tag an wohlfühlen.
Gleichzeitig ist heute digitales Onboarding ein Teil des Employer Brandings. Für die nachkommende Generation Z sind moderne Arbeitgeber und Arbeitsplätze so wichtig wie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Was digitales Onboarding von der persönlichen Begrüßung unterscheidet
Beim digitalen Onboarding werden Sie mehr als zuvor in Prozessen denken müssen und diese gut durchorganisieren. Bei Angestellten, die nicht direkt im Unternehmen arbeiten, können sie nicht mal eben fragen, ob sie zu Ihnen kommen oder Ihnen Unterlagen auf den Schreibtisch legen können. Gleichzeitig gilt es trotz der Entfernung eine persönliche Beziehung aufzubauen und den Arbeitnehmer*innen ein Gefühl der Gemeinschaft zu vermitteln.
Je besser die Prozesse beim Remote Onboarding beschrieben und organisiert sind, umso mehr Zeit bleibt Ihnen für den persönlichen Kontakt über Video-Calls und Messenger-Dienste. Darin liegt der wohl größte Unterschied zwischen digitalem Onboarding und den klassischen ersten Arbeitstagen: Ihre neuen Kolleg*innen in aus der Ferne in ein Team aufzunehmen und ein Gemeinschaftsgefühl rüberzubringen.
Wie lange sollte das digitale Onboarding dauern?
Weil Sie durch ein prozessorientiertes Onboarding viel Zeit sparen, können Ihre Mitarbeiter*innen schneller anfangen zu arbeiten als bei traditionellen Einstellungen und Einführungen. Das Pre-Onboarding läuft dabei weitgehend automatisch ab. Die erste Arbeitswoche kann ebenfalls sehr effizient gestaltet werden, sodass am Ende die organisatorischen Prozesse bereits abgeschlossen sein können.
Wie schnell sich Mitarbeiter*innen am Arbeitsplatz einfinden, hängt zum großen Teil vom Team und den Kolleg*innen ab.
Deshalb ist Onboarding grundsätzlich wichtig
Wenn Sie heute ohne einen Onboarding-Prozess neue Mitarbeiter*innen am ersten Arbeitstag begrüßen, verlieren Sie wertvolle Zeit. Es kann bis zu einer Woche dauern, bis die neuen Kolleg*innen bereit sind, ihren eigentlichen Job anzufangen. Gerade in einem großen Unternehmen mit unterschiedlichen Zuständigkeiten von HR, Buchhaltung und Fachabteilungen verlieren neue Arbeitnehmer*innen schnell die Orientierung. Das kann im schlimmsten Fall bedeuten, dass sie nach kurzer Zeit wieder abspringen.
Mit dem Onboarding soll der Einstellungsprozess so organisiert werden, dass er in kurzer Zeit durchgeführt werden kann. Außerdem werden beim Onboarding Standards festgelegt, die für die Einarbeitung aller neuen Beschäftigten gelten. Damit erübrigen sich Frage nach Zuständigkeiten und es kann sich auf die jobbezogenen Aufgaben konzentriert werden.
Neue Mitarbeiter*innen zu begrüßen und vorzustellen ist ein wichtiger Teil des Onboardings. Der erste Eindruck zählt, denn noch immer verlassen bis zu 20 Prozent der neuen Mitarbeiter*innen innerhalb von 45 Tagen wieder den Arbeitsplatz.
16 Schritte für ein erfolgreiches digitales Onboarding
Sie sind umso besser im Onboarding, je präziser die einzelnen Schritte formuliert sind. Gerade bei digitalen Einstellungen verlieren Sie so keine Zeit mit Nachfragen
Technische Voraussetzungen für digitales Onboarding
Wer nicht in Ihrer Firma vor Ort arbeitet, muss die notwendigen Arbeitsmittel bereitgestellt bekommen. Am besten sprechen Sie mit Ihren IT-Verantwortlichen die Details ab.
1. Arbeitsplatz und Equipment:
- Was wird vom Unternehmen bereitgestellt (z. B. Laptop)?
- Wofür ist der*die Angestellte verantwortlich (z. B. Internetverbindung zu Hause)?
- Darf jemand einen eigenen Computer benutzen und welche Sicherheitsvorschriften gibt es zu beachten?
2. Software und Zugänge:
- Welche Tools benötigt das neue Teammitglied?
- Wie können Sie die Zugänge übermitteln?
- Welche Schulungen und Einarbeitungen werden benötigt?
- Testen Sie auf jeden Fall mehrere Male, ob auch wirklich alles funktioniert.
3. Informationen:
- Wo findet der*die Neue alle wichtigen Informationen zur weiteren Einarbeitung, zum Unternehmen und zur Arbeit an sich?
- Hier spielt das Intranet, soweit vorhanden, eine große Rolle.
- Neue Angestellte sollten auch mit Ihrer Webseite vertraut sein.
Digitales Onboarding mit Kolleg*innen und Vorgesetzten
Die Kommunikation zwischen Ihnen und den Angestellten ist nicht einfacher, wenn man an verschiedenen Orten arbeitet. Dennoch kann es entscheidend für den Erfolg des Onboardings und für den Verbleib der neuen Arbeitnehmer*innen in der Firma sein, wie herzlich sie aufgenommen werden.
4. Kennenlernen:
- Mit welchen Kolleg*innen, sowie externen Partner*innen, wird der*die Neue zusammenarbeiten?
- Wann und wie soll er*sie wen kennenlernen?
- Auch im Homeoffice wird weiter zusammengearbeitet. Organisieren Sie zwanglose Videokonferenzen, in denen nicht (nur) über die Arbeit geredet wird und organisieren Sie, falls möglich, persönliche Treffen mit den neuen Angestellten.
5. Onboarding Buddy:
- Wer aus dem Team wird dem*der Neuen in den ersten Wochen als Ansprechpartner*in zur Seite stehen?
- Diese Einrichtung ist hilfreich, weil sich so neue Mitarbeiter*innen nicht alleine fühlen, sondern immer eine Person haben, die sie fragen können – ohne dabei das Gefühl zu haben, jemanden zu stören.
- Die Buddies oder Mentor*innen sollten schon etwas länger im Unternehmen sein und die Unternehmenskultur sowie die Dos and Don'ts kennen.
6. Erwartungen:
- Welche Erwartungen hat das Unternehmen an den*die Neue*n?
- Und welche Erwartungen hat das neue Teammitglied an die Stelle?
- Wie bei jedem Onboarding sollten Sie beim digitalen Onboarding über die Vorstellungen sprechen, die Sie an den*die Arbeitnehmer*in haben – und umgekehrt.
- Diese Punkte können Sie in einem gemeinsamen Videocall besprechen.
7. Teamentwicklung:
- Neue Mitglieder beeinflussen automatisch die Dynamik in einem Team.
- Mit regelmäßigen Videokonferenzen, die sich nicht immer nur um die Arbeit drehen müssen, kann der Teamentwicklungsprozess positiv gestaltet werden.
- Stellen Sie sicher, dass es auch private Kanäle in Slack oder Twist gibt, über die man sich im Team austauschen kann.
8. Zielvereinbarung:
- Im Rahmen des Performance-Managements sollten die ersten Ziele vereinbart werden, damit der*die Neue weiß, wie sein*ihr Erfolg im Unternehmen gemessen wird.
9. Feedbackgespräche:
In der ersten Zeit ist es besonders wichtig, regelmäßig Feedback darüber einzuholen, wie sich die Zusammenarbeit zwischen neuer Arbeitskraft und Unternehmen entwickelt.
Onboarding und die Organisationsstruktur
Ein großer Vorteil des digitalen Onboardings ist, dass viele Prozesse auch bei normalen Einstellungen verwendet werden können. Das betrifft im Besonderen die organisatorischen Aufgaben. Je besser diese organisiert sind, umso reibungsloser läuft die Einarbeitungsphase ab. Eine Bewerbermanagement-Software kann viele Prozesse automatisieren.
10. Arbeitsvertrag:
- Kann dieser elektronisch unterzeichnet werden?
- Unterlagen: Welche Dokumente und Informationen werden noch vom neuen Angestellten benötigt? Können diese elektronisch eingereicht werden oder müssen sie im Original per Post zugeschickt werden?
- Welche Fristen werden gestellt, und wie verhält es sich bei Sendungen ins Ausland – wer übernimmt die Kosten?
- Welche Unterlagen und Formulare sind Online vorhanden und können aus der Ferne ausgefüllt werden.
11. Einarbeitungsplan:
- Was geschieht am ersten Arbeitstag?
- Wer begrüßt zu welcher Uhrzeit (Achtung: Zeitzonen beachten) den*die neue*n Mitarbeiter*in?
- Welche Aufgaben sollen als Erstes kennengelernt und übernommen werden?
- Und wer von den Kolleg*innen führt in die Abläufe ein?
- Welche technischen Dinge müssen funktionieren?
- Eine nette Geste ist es, ein kleines Willkommenspaket den neuen Mitarbeiter*innen nach Hause zu schicken. Mit einer neuen Kaffeetasse, Schokolade oder kleinen Snacks fühlt sich der*die Neue gleich willkommen geheißen.
12. Arbeitszeiten:
- Welche Arbeitszeiten sind vereinbart worden und handelt es sich um feste Zeiten oder eine Kernzeit?
- Wird die Arbeitszeit erfasst oder beruht sie auf Vertrauensbasis?
13. Kommunikation:
- Welche digitalen Kanäle werden für die Kommunikation genutzt?
- Wann wird ein Videocall gemacht und wann reichen Nachrichten im Messenger oder als E-Mail?
14. Etikette:
- Was ist bei Videocalls und im Chat zu beachten?
- Wie förmlich wird gesprochen, welche Kleidervorschriften gelten (auch unausgesprochen)?
15. Aufgaben und Prozesse:
- Gibt es einen Plan, der die Arbeitsabläufe darstellt, in digitaler Form?
- Welche Aufgaben wird der Neuankömmling wann übernehmen?
16. Weiterbildung:
- Welche Schulungen gehören zum Arbeitsstart dazu?
Homeoffice Talente: Deshalb brauchen Sie einen digitalen Onboarding-Prozess
Ob Corona-Maßnahmen, Elternzeit, digitale Nomaden der Generation Z oder Fachkraft, die nicht umziehen will – Homeoffice wird immer mehr zu einer Alternative. Die Corona-Pandemie hat deutlich gemacht, dass Homeoffice möglich ist, selbst wenn Unternehmen bislang klassisch aufgestellt waren.
Unabdingbar ist dann ein digitaler Onboarding-Prozess. Diese Talente können Sie nur erreichen, wenn Sie in der Lage sind, alle notwendigen Schritte online durchzuführen. Zwar steht den neuen Arbeitskräften immer offen, auch im Hauptsitz zu arbeiten, manche bevorzugen aber die Arbeit aus der Ferne. Wenn Bewerber*innen für Homeoffice Jobs alle Fähigkeiten mitbringen, die Sie erwarten und ein Cultural Fit zu sein scheinen, ist das digitale Onboarding auf jeden Fall eine Option.
Sie zeigen als Arbeitgeber, dass Sie in der Lage sind, auf die Bedürfnisse der Kandidat*innen einzugehen. Außerdem ist das digitale Onboarding ein Zeichen dafür, dass Sie ein modernes Unternehmen sind. Millennials und die Generation Y erwarten eigentlich heute, dass wesentliche organisatorische Aufgaben online und von überall aus gemacht werden können.
Diese Tools helfen beim digitalen Onboarding
Das digitale Onboarding beginnt bei der Stellenausschreibung und endet meistens nach den ersten Wochen der Einarbeitungszeit. Um optimal aufgestellt zu sein, benötigen Sie entsprechende digitale Werkzeuge. Diese erleichtern es Ihnen, in Prozessen zu arbeiten – viele haben diese bereits eingebaut.
Recruiting-Software
Eine Recruting-Software ist der erste Schritt ins digitale Onboarding. Mit ihr erstellen Sie digitale Stellenanzeigen, veröffentlichen und verwalten diese auf Jobplattformen und organisieren die eingehenden Bewerbungen. Die Software sendet automatisch an Bewerber*innen E-Mails mit Ab- und Zusagen. Denen, die in die engere Wahl kommen, werden Terminvorschläge für Online-Interviews gemacht. Auch Online-Tests und weitere virtuelle Meetings im Assessment-Center können eingebunden werden.
Videokonferenz-Software
Ob Zoom, Skype oder Microsoft Teams: Das Wichtigste bei einer Videokonferenz-Software ist, dass sie sich in Ihre technischen Abläufe integrieren lässt und sowohl auf Ihren Computern als auch auf denen der Bewerber*innen funktioniert. Nichts ist peinlicher, als wenn Sie am ersten Arbeitstag mit technischen Problemen zu kämpfen haben. Sie können als Unternehmen den Standard setzen, bei den Vorgesprächen sollten Sie aber flexibel sein.
Eventuell werden Sie sich zunächst den Bedingungen der*des neuen Mitarbeiter*in anpassen müssen, solange es keinen Firmen-Computer gibt.
Dokumentenverwaltung
Beim digitalen Onboarding werden Sie immer wieder Dokumente austauschen. Diese müssen online abgerufen werden können. Denken Sie dabei an Zugriffsberechtigungen. Sie können eine eigene Dokumentenverwaltung verwenden und dann Zugriffe über den Server geben. Einfacher sind aber fertige Lösungen wie zum Beispiel Sharepoint und SAP.
Wenn Sie Dokumente in der Cloud ablegen, können Sie das OneDrive von Microsoft nutzen, oder aber Dropbox und Google Drive.
Projekte gemeinsam verwalten
In den meisten Unternehmen arbeiten Teams projektbezogen. Dafür brauchen Sie eine Software, die Zugang von außen zulässt und in Echtzeit aktualisiert wird.
Trello ist ein einfach zu lernendes Tool, mit dem man kleine Projekte verwalten kann, das sich aber auch hervorragend für die Organisation des digitalen Onboardings eignet. Sie können alle Schritte in Listen wie Zu Tun, In Arbeit und Erledigt unterbringen und mit Karten auch Checklisten für jede Aufgabe anlegen sowie Zuständigkeiten zuordnen.
Asana geht in die gleiche Richtung und bietet Ihnen Boards sowie Listen für unterschiedliche Aufgaben.
Wenn Sie gemeinsam Brainstorming machen wollen, empfiehlt sich eine Online-Mindmap. Mindmeister ist hier der Marktführer und bietet eine Fülle an Kollaborationsfunktionen.
Chat und Kommunikation
Slack ist in vielen Unternehmen erfolgreich eingeführt worden, um Konversationen in Echtzeit zu führen und über Kanäle zu ordnen. Sie können damit auch telefonieren und Daten versenden. Es ersetzt große Teile der E-Mail.
Eine Alternative ist Twist, das sich gerade für Unternehmen eignet, die Remote-Arbeiter*innen haben. Die Software kennt die Kernarbeitszeiten und sorgt für eine asynchrone, aber dennoch effektive Kommunikation.
Wenn Sie in Ihren Unternehmen auch etwas Spaß bei der Arbeit vermitteln wollen, hilft Ihnen Yammer von Microsoft. Damit bauen Sie sich ihre eigenes kleines soziales Netzwerk in der Firma auf. Für das Remote Onboarding ist das besonders gut geeignet: so können neue Angestellte sehen, was Kollegen über die Arbeit hinaus machen und sich sogar abteilungsübergreifend verbinden.
Pro-Tipp: Wenn Sie mehrere Arbeitnehmer*innen haben, die remote arbeiten, können Sie für diese eigene Channels einrichten. Gleiches gilt für neue Mitarbeiter*innen: Sie können sich im #willkommenbeiuns-Kanal austauschen.
Aus- und Weiterbildung
Workshops und Einarbeitungen sind nicht einfach, wenn man sich nicht gegenüber sitzt. Abhilfe schaffen dabei Webinars. Sie können offline abgehaltene interne Seminare auf Video aufzeichnen und über Ihren Dokumentenserver den Neuen zur Verfügung stellen. Aktuelle Webinare können über Youtube oder eine Software wie X-Cell benutzen, gerade wenn Sie einen hohen Schulungsaufwand haben.
Bei diesen Programmen sollten Sie darauf achten, dass sie interaktiv sind und die Angestellten die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen.
Mobile Onboarding Apps
Über eine App für Smartphones können Kandidat*innen unterwegs wichtige Informationen abrufen, ohne an einem Computer sitzen zu müssen.
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