Leitfaden zum Feedbackgespräch mit Angestellten

Zuletzt aktualisiert:
20.1.2021
29/10/2021
29/10/2021
Minuten Lesedauer
Leon Hauber
Beim Feedbackgespräch geht es um die Leistungen deiner Mitarbeiter*innen. Du besprichst wie sehr du mit ihnen zufrieden bist.
Inhalt

Mit Kritik umzugehen ist nicht einfach, und zwar sowohl wenn du selbst etwas falsch gemacht hast als auch wenn du jemanden kritisieren musst. Ein Feedbackgespräch sollte deshalb mit Sorgfalt vorbereitet und geplant sein, damit beide Seiten zufrieden sind.

Während es bei einem Mitarbeitergespräch um die Gesamtperformance und die weitere Planung geht, bezieht sich das Feedbackgespräch meistens auf konkrete Anlässe. Diese Rückmeldungen geschehen sehr häufig aufgrund von Fehlern, die Angestellte machen, du kannst und sollst aber ebenfalls positives Feedback geben. Viele Mitarbeiter*innen schätzen die Feedbackgespräche, weil sie dadurch wissen, wo sie stehen. Diese Zufriedenheit zeigt sich dann zum Beispiel bei Kommentaren auf Arbeitgeberbewertungs-Portalen.

Feedback und Kritik sinnvoll einsetzen

Der Sinn und Zweck des Feedbackgesprächs ist im allgemeinen eine Rückmeldung über die Leistungen und das Verhalten der Mitarbeiter*innen. Es kann sich auf sehr konkrete Anlässe beziehen. Die Herausforderungen für dich besteht darin, die Kritik so zu äußern, dass sie konstruktiv und respektvoll ist.

Feedbacks sollten regelmäßig gegeben werden, schon damit sich nicht eine demotivierende Liste von Kritikpunkten ansammelt. Das noch weit verbreitete Jahresende-Gespräch hat den Nachteil, dass Mitarbeiter*innen versuchen, Fehler zu vermeiden statt sich auf die Leistung zu konzentrieren. Die Gesamtleistung und ein Rückblick sind besser in einem Mitarbeitergespräch aufgehoben. Außerdem kann der Druck auf Vorgesetzte groß sein, die innerhalb kurzer Zeit viel Kritik üben müssen, was sich wiederum auf die Stimmung auswirkt.\Bei einem Feedback und bei Kritik ist die Form ausschlaggebend. So ist es immer besser, in der Ich-Form zu sprechen, zum Beispiel „Ich habe gesehen, dass Ihre Verkaufszahlen gesunken sind” als „Ihre Verkaufszahlen sind gesunken.” Oder: „Ich habe gehört, dass es zum Problem im zwischenmenschlichen Bereich kommt” statt “Ihre Kolleg*innen haben ein Problem mit Ihnen.”

Bei einem Feedback und bei Kritik ist die Form ausschlaggebend. So ist es immer besser, in der Ich-Form zu sprechen, zum Beispiel „Ich habe gesehen, dass Ihre Verkaufszahlen gesunken sind” als „Ihre Verkaufszahlen sind gesunken.” Oder: „Ich habe gehört, dass es zum Problem im zwischenmenschlichen Bereich kommt” statt “Ihre Kolleg*innen haben ein Problem mit Ihnen.”

Je weniger Konfrontation in einem Feedbackgespräch aufgebaut wird, umso besser ist das Ergebnis.

Plan und Struktur beim Feedbackgespräch

Ein Feedbackgespräch sollte, selbst wenn es nur um eine Kleinigkeit geht, eine Struktur haben. Viele Kommunikationsexperten empfehlen das Sandwich-Gespräch. Hierbei wird zunächst ein Lob ausgesprochen, dann die Kritik geübt und dann erneut konstruktiv gelobt. Es ist aber mittlerweile so weit verbreitet, dass das Lob oftmals als Verpackung für die Kritik verstanden wird und damit nicht beim Adressaten wirksam ankommt.

Auch wenn du nicht mit der Tür ins Haus fallen solltest, kannst du durchaus gleich zum Thema kommen. Es muss trotzdem nicht die Kritik sein, die am Anfang steht, sondern besser ist der Sachverhalt.

Ein Beispiel zum Mitarbeitergespräch: Ein Mitarbeiter hat zum wiederholten Male die falsche Vorlage für ein Kundenanschreiben verwendet. Du bittest ihn zum Gespräch, und kündigst an, dass es um die Kundenanschreiben geht. Im Gespräch erläutert du das Problem, ohne dabei Schuld zuzuschieben. Zum Beispiel: „Es sind jetzt schon drei Mal die falschen Vorlagen an Kunden rausgegangen. Wie können wir das verhindern?” Damit bindest du den Mitarbeiter bereits in die Problemlösung mit ein. Er weiß, dass er etwas falsch gemacht hat und an einer Verbesserung aktiv mitarbeiten kann.

Checkliste um ein Feedbackgespräch zu planen:

  • Zeitnah sein, wenn es um Fehler oder aktuelle Probleme geht und entsprechend einen Termin vereinbaren.
  • Der betroffenen Person bereits das Thema des Gesprächs mitteilen, dabei aber sachlich bleiben.
  • Keine frontale Sitzordnung einnehmen, sondern sich schräg gegenüber sitzen.
  • Dir, wenn es um ein bestimmtes Thema geht, etwa 20-30 Minuten Zeit nehmen.
  • Am Ende gemeinsam aufschreiben, wie das Problem in Zukunft vermieden werden soll.

Struktur eines aufbauenden Feedbackgesprächs:

Das Feedbackgespräch kann verschiedene Strukturen haben, neben der Sandwich-Struktur kannst du es aufbauend gestalten. Dabei besteht das Gespräch aus unterschiedlichen Abschnitten.

  1. Den Sachverhalt darstellen
  2. Die Verantwortlichkeit der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters daran feststellen
  3. Gemeinsam Ursachen für die Gründe suchen
  4. Problemlösungen erarbeiten und schriftlich fixieren

Tipps zur eigenen Einstellung bei einem Feedback-Gespräch mit den Mitarbeiter*innen:

  • Aufrichtigkeit - meine, was du sagst und vermeide Klischees.
  • Klarheit - sprich über das Thema und nicht um den heißen Brei.
  • Zeitgerecht - bringe Kritik rechtzeitig an.
  • Sicherheit vermitteln - vermeide Aggressionen und persönliche Angriffe.
  • Fundiert - Kritik muss auf Fakten basieren.
  • Konversation - lasse deinen Gesprächspartner ausführlich zu Wort kommen.
  • Bedeutung - das Gespräch ist wichtig und kein Small Talk.
  • Lösungsorientiert - am Ende sollte immer ein Lösungsvorschlag stehen.
  • Unterstützend - reiche immer die Hand, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu helfen.
  • Langfristigkeit - versuche Probleme dauerhaft zu lösen und nicht nur eine schnelle Lösung zu finden.

Feedbackgespräch-Beispiele aus der Praxis

Eine Verkäuferin in einem Supermarkt hat sich häufig krank gemeldet. Da sie bislang eine verlässliche und motivierte Angestellte war, willst du wissen, ob die Krankmeldungen mit ihrer Arbeit zu tun hat. Dafür lädst du sie zu einem Feedbackgespräch ein, mit dem Thema Zufriedenheit am Arbeitsplatz oder Arbeitsbedingungen. Somit schafft du eine neutrale Atmosphäre.

Feedbackgespräch Beispiel 1:

„Guten Tag, Frau Müller, wie geht es Ihnen?

”„Danke, es geht so..”

„Ich habe gesehen, dass sie in den vergangenen Wochen mehrmals krank waren und wollte mich erkundigen, ob das mit dem Arbeitsplatz zusammenhängt?”

Hier versuchst du, nicht gleich Schuld zuzuweisen.

„Das weiß ich nicht, ich habe aber Gliederschmerzen, seit wir die Schichten umgestellt haben.”

„Was bedeutet denn die Umstellung für sie?”

Diese Frage zeigt dein ehrliches Interesse

„Ich bin länger direkt an der Kühltheke, obwohl das nicht gut für mich ist.”

„Haben Sie vorher denn schon einmal Bescheid gegeben, dass die kalte Luft Ihnen Probleme bereitet?”

„Nein, ich bin ja froh, hier arbeiten zu dürfen, da dachte ich, das wird schon wieder.”

„Wir schätzen Sie als Mitarbeiterin und wir sorgen uns um unsere Angestellten. Wie können wir denn das Problem lösen? Wollen Sie die alte Schicht oder vielleicht in eine andere Abteilung?”

Du lobst, und weist darauf hin, an einer Lösung mitarbeiten zu wollen.

„Am besten wäre es wohl, wenn ich ganz von den kalten Theken wegkomme.”

„Dann lassen sie uns das mit ihrem Abteilungsleiter und den Kolleg*innen besprechen. Wären sie damit einverstanden?”

„Ja gerne.”

„Dann bedanke ich mich für Ihre Zeit und werde ein Treffen organisieren.”

Feedbackgespräch Beispiel 2:

Es kann natürlich immer Gründe für eine geringere Arbeitsleistung geben, wie zum Beispiel andauerndes Zuspätkommen. In diesm Fall kann das Feedback-Thema „Arbeitszeiten” sein.

„Guten Tag Herr Mayer, bitte setzen Sie sich. Mein Computer hat mir bei den Arbeitszeitberechnungen eine Meldung ausgegeben, dass es bei Ihnen ein Defizit gibt.”

Damit konfrontiert du ihn nicht direkt, sondern benutzt den Computer als den Überbringer der Nachricht.

„Offenbar sind die Eincheckzeiten ein wenig nach hinten gerutscht. Gibt es da ein Problem für Sie morgens?”

Du bietest an, eine Lösung zu präsentieren, ohne den Mitarbeiter zu beschuldigen.

„Ich weiß nicht, irgendwie komme ich morgens nicht aus dem Bett im Winter. Ich wusste aber nicht, dass ich sehr viel zu spät bin, ich dachte vielleicht ein paar Minuten.”

Selbst wenn das nicht stimmt, solltest du dieses Teileingeständnis zunächst einmal annehmen.

„Naja, es gibt Tage, da ist es schon mal eine Stunde. Das geht natürlich nicht, schon wegen der Kolleg*innen. Was können wir da machen?”

Hier erklärst du, welche Auswirkungen seine Handlungen haben und bietest Mitarbeit an einer Lösung an.

„Vielleicht kann ich den Wecker eine Stunde früher stellen. Und dann auch gleich aufstehen.”

„Das wäre doch mal einen Versuch wert. Ich möchte sie bitten, das zu probieren und in den nächsten Wochen das Arbeitszeitkonto langsam auszugleichen. Sie können gerne etwas länger arbeiten.”

Damit bietest du eine akzeptable Lösung an, zeigst aber gleichzeitig, dass du es ernst meinst. Der Zeitausgleich ist keine Strafe, wird aber eine disziplinarische Wirkung haben.

Ein erfolgreiches Feedbackgespräch führen

Worüber wird beim Feedbackgespräch gesprochen?

Ein Feedbackgespräch hat im Gegensatz zum allgemeinen Mitarbeitergespräch meistens einen bestimmten Anlass zum Thema. Dabei soll der oder die Mitarbeiter*in eine Rückmeldung über die aktuelle Arbeit bekommen. Ein Feedback ist sehr oft eine Kritik und kann aber ebenso eine Belobigung sein.

Zu den Themen eines Feedbackgesprächs gehören:

  • Status und eventuelle Neuausrichtung der Arbeitsbeschreibung
  • Probleme und Konflikte in der Abteilung, mit Kolleg*innen oder Führungskräften
  • Fehler und wie sie vermieden werden können
  • Motivationsdefizite
  • Veränderungen in der Performance
  • Lob für erreichte Erfolge, überdurchschnittliche oder über die eigentlichen Aufgaben hinaus gehende positive Tätigkeiten

Positives Feedback geben und Kritik üben

Bei einem Feedbackgespräch sollten die Angestellten in die Konversation mit eingebunden werden. Du wirst nichts damit erreichen, jemanden nur zu kritisieren, selbst wenn es ein offensichtlicher Fehler war. Wer nachlässig arbeitet, hat vielleicht die Motivation verloren oder hat persönliche Probleme. Solange es nicht um abmahnfähige Verstöße handelt, ist eine konstruktive Diskussion immer der bessere Weg.

Immer wieder klagen Mitarbeiter*innen darüber, wenig Rückmeldung zu bekommen so auch in einer McKinsey Studie in der öffentlichen Verwaltung. „Ein strukturierter Rahmen, in dem Führungskräfte von erfahrenen Kollegen Feedback bekommen, fehlt nach Aussage der befragten Experten in der Regel jedoch bei vielen öffentlichen Institutionen”, war ein Ergebnis.

Die Kunst des Lobens

Wenn es nicht um ein aktuelles Thema geht, sondern du einfach wissen möchtest, wie deine Beschäftigten sich fühlen und wie du die Stimmung einschätzt, kannst du diese zunächst selbst eine Einschätzung geben lassen.

Du solltest deshalb neben der Kritik immer ein positives Feedback geben. Das Ziel eines Feedbacks ist die Verbesseurng der Arbeitsleistung deiner Mitarbeiter*innen. In Deutschland wird Feedback immer noch als Kritik an Angestellten und nicht als Rückmeldung verstanden. Zwischen dir und deinen Beschäftigten gibt es einen dynamischen Prozess der Rückmeldungen, die von beiden Seiten ausgehen. Und dazu gehört eben positives Feedback.Es ist einfacher, jemanden zu kritisieren, als ein Lob auszusprechen. Das kann manchmal verkrampft und bemüht wirken und die Gesprächspartner*innen fürchten, dass dann noch eine Kritik folgt. Deshalb sind Feedbacks wichtig, die alleine die Leistungen und Erfolge würdigen. Mitarbeiter*innen freuen sich, wenn Vorgesetzte sich Zeit nehmen und ihre Arbeit loben und damit Interesse an der Person zeigen.

Mit solchen positiven Gesprächen kannst du Angst vor Feedbacks abbauen und diese Rückmeldungen zu einem normalen Kommunikationsprozess machen.

10 Fragen und Stichpunkte als Feedbackgespräch Vorlage

Du wirst öfter Feedbackgespräche führen, weil diese kürzer sind und sich meistens mit akuten Themen beschäftigen. Da kann es hilfreich sein, wenn du einen Standardfragebogen hast, mit dem du eine Struktur aufbauen kannst.

Eingangsfragen zum Feedbackgespräch:

  1. Wie geht es Ihnen?
  2. Wie gefällte es Ihnen bei uns und an ihrem Arbeitsplatz?
  3. Ich möchte mit Ihnen über [THEMA] sprechen. Sie wissen worum es geht?
  4. Wie sehen Sie den Sachverhalt?
  5. Wie denken Sie wirkt das auf mich?
  6. Wie fühlen Sie sich dabei?
  7. Haben Sie Ideen, wie das Problem gelöst werden kann?
  8. Wie denken Sie diese Vorschläge umzusetzen?
  9. Bis wann kann das geschehen?
  10. Wann wollen wir uns zu einer Evaluierung treffen?

Bei einem allgemeinen Feedbackgespräch wirst du eher Stichpunkte abfragen und dein Feedback geben. Dazu gehören:

  • Dein Eindruck über die Leistung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin
  • Was dir positiv und was dir negativ auffällt
  • Wo du Entwicklungspotenzial siehst
  • Evaluierung der Leistungen
  • Feedback über das Verhalten gegenüber Kolleg*innen (positiv oder negativ)
  • Frage nach Zukunftsvorstellungen
  • Zufriedenheit mit aktuellem Aufgabengebiet
  • Vorschläge zur Verbesserung im Unternehmen

Beim Feedbackgespräch auf die Person eingehen

Selbst wenn diese Feedback-Checklisten mit Fragen dir eine kleine Hilfe sein können, solltest du immer auf die Persönlichkeit der Mitarbeiter*innen eingehen. Die oft gehörte Forderung, alle Beschäftigten müssten gleich behandelt werden, ist überholt. Zwar gelten für alle die gleichen Regeln und Vorschriften, bei Gesprächen und Feedback steht aber der Mensch im Mittelpunkt. Es gibt starke und schwache Persönlichkeiten, Menschen die Kritik annehmen und fordern und solche, die damit gar nicht umgehen können. Manche Beschäftigte haben Angst um ihren Job und andere sind vielleicht zu selbstsicher.

Die persönliche Lebenssituation sollte ebenfalls eine Rolle spielen: Eltern, die morgens ihre Kinder zur Schule bringen müssen oder alleinerziehend sind, sollten bei Verspätungen mit einem anderen Verständnis begegnet werden als beim Junior-Verkäufer, der seine Party-Ausflüge noch stolz auf Facebook postet.

Deine Selbstwahrnehmung nicht vergessen

So wie du Empathie gegenüber den Mitarbeiter*innen bei Fehlern zeigen solltest, wirst du deine eigenen Emotionen kontrollieren müssen. Das kann manchmal schwierig sein, zum Beispiel wenn ein*e Mitarbeiter*in zum wiederholten Male die gleichen Fehler gemacht hat. Zwar ist es verständlich, dass du frustriert bist, du solltest das aber nicht an anderen Menschen auslassen. In solchen Fällen ist ein Perspektivengespräch angebracht, bei dem du gemeinsam mit der oder dem Angestellten besprichst, welche Perspektiven du sieht und welche dein gegenüber sieht. Hier kannst du die wiederholten Fehler ansprechen, aber nur als Teil einer Lösungssuche.

Das Feedbackgespräch kann auch als erste Stufe auf einer Eskalationsleiter verstanden werden. Beschäftigte, die sich nicht einfügen, ständig Probleme bereiten oder zu viele Fehler machen, sollten erst die Möglichkeit zu einem solchen Gespräch haben. Bringt das keine Lösung, kannst du ein ausführliches Mitarbeitergespräch versuchen. Hilft das immer noch nichts, wird es schriftliche Mitteilungen bis hin zur Verwarnung und eventuell Kündigung geben.

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