Recruiting besteht heute nicht mehr daraus, nur Bewerber*innen zu finden. Vielmehr ist es wichtig, in kurzer Zeit und mit möglichst geringen Kosten die am besten geeigneten Kandidat*innen zu finden. Wird dieses Verfahren digitalisiert, zum Beispiel in einer Bewerbermanagement-Software, dann sind Sie effizienter und können mehr geeignete Kandidat*innen innerhalb eines bestimmten Zeitraums auswählen.
Wie sieht das Bewerberauswahlverfahren aus?
Je besser bestimmte Aufgaben organisiert sind, umso effektiver können sie bearbeitet werden. In der Personalbeschaffung hat sich ein Prozess bewährt, der immer gleich angewendet wird: das 5-stufige Bewerberauswahlverfahren Der Vorteil: Wenn Sie in Prozessschritten denken und handeln, haben Sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge, zum Beispiel ein Interview oder ein Vorstellungsgespräch.
Das 5-stufige Bewerberauswahlverfahren
Die Prozesse gleichen einer Checkliste für die Bewerberauswahl. Wird diese sukzessive abgearbeitet, können Sie sicher sein, nichts vergessen zu haben. Wenn Sie sich dabei von einer Recruiting-Software unterstützen lassen und damit Ihr Team einbinden, werden Sie den Bewerbungsprozess nochmals optimieren. Mit dem kollaborativen Recruiting treffen Sie bessere Entscheidungen und erreichen eine kürzere Time-to-Hire.
Schritt 1: Der Screening-Prozess
Oftmals wird unterschätzt, dass allein die Formulierung der Stellenbeschreibung die richtigen oder falschen Personen anlocken kann.
Stellenbeschreibung formulieren
Je präziser eine Stelle beschrieben wird, umso eher wird sie passende Kandidat*innen ansprechen. Dazu gehören eine Auflistung der unbedingt notwendigen Fachkenntnisse und welche Erfahrung Sie von Bewerber*innen erwarten. Verzichten Sie in der Stellenanzeige auf Floskeln, die für alle Bewerber*innen gelten (“gut im Umgang mit anderen Menschen”, “teamorientiert”), sondern fordern Sie konkrete Fähigkeiten (z.B. “Erfahrung im direkten Verkauf” oder “Projekte im Team und als Teamleiter durchgeführt”).
Die richtigen Kanäle
Veröffentlichen Sie Ihre Stellenausschreibung dort, wo Sie passende Talente erreichen. Einen Maschinenbauingenieur mit Kenntnissen in der Reaktortechnik werden Sie eher nicht in sozialen Netzwerken finden. Dafür könnten Sie in Jobbörsen mit Antworten überflutet werden, wenn Sie z. B. Mitarbeiter*innen im Marketing suchen. Hier helfen präzise Anzeigen und spezialisierte Plattformen.
Neben Jobbörsen und Social Media stellt auch die Karriereseite einen der wichtigsten Kanäle dar, wenn es darum geht, Ihr Unternehmen vorzustellen und sich als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren.
Qualifizierungs-/Screening-Fragen
Als eine der ersten Maßnahmen nach Eingang von Bewerbungen ist es, die Spreu vom Weizen zu trennen. Dafür eignen sich sogenannte Qualifizierungs- bzw. Screening-Fragen.
Screening-Fragen sind Fragen, mit denen Sie beurteilen können, ob ein*e potenzielle*r Kandidat*in die spezifischen Anforderungen der zu besetzenden Stelle erfüllt. Beispiel: Haben Sie Erfahrung im Umgang mit Excel? Sie filtern Sie schnell über- und unterqualifizierte Kandidat*innen aus und solche, die keinen relevanten Berufshintergrund haben.
Die Firma Hotjar ist ein gutes Beispiel dafür, welche Bedeutung Screening-Fragen haben. Hotjar führt umfangreiche Umfragen durch, mit denen nicht geeignete Kandidat*innen automatisch aussortiert werden. Dafür werden Standardfragen, die für jede offene Stelle verwendet werden, mit speziell auf die individuelle Stelle zugeschnittenen Fragen verwendet. Mindestens eine Frage ist eine zentrale Filterfrage, die es ermöglicht, die Antworten des Bewerbungsformulars zu sortieren und Bewerber*innen leicht zu filtern.
Vorauswahl treffen
Nehmen Sie sich Zeit, um die jetzt verbliebenen Lebensläufe und Bewerbungsschreiben zu prüfen. Wenn es zu viele sind, verteilen Sie die Last auf mehreren Schultern.
Filtern Sie im Bewerberauswahlverfahren nach offensichtlichen Fehlern. Grammatik, Rechtschreibung, Unpersönlichkeit und andere formale Mängel machen es normalerweise leicht, Kandidat*innen zu disqualifizieren. Schauen Sie darüber hinaus, ob die beruflichen Hintergründe stimmig sind und ob es Lücken im Lebenslauf gibt (was nicht immer ein Nachteil sein muss).
Disqualifizieren Sie diejenigen, die einfach nicht passen. Erstellen Sie eine Rangfolge für die anderen. Entscheiden Sie, wie viele Sie interviewen möchten. Mit dem Bewertungssystem von Recruitee können Sie Kandidat*innen bestimmten Phasen des Bewerberauswahlverfahrens zuordnen. Ihre Auswahlliste wird automatisch für Sie gespeichert. Auf diese Weise können Sie den Überblick über die Kandidat*innen behalten, mit denen Sie weitermachen möchten.
Recruitee macht Ihnen eine solche Teamarbeit leicht, da Sie Sie können die Software-Mitarbeiter*innen (ihr Team) beauftragen, bestimmte Profile zuzuweisen. Wichtig: Sie sollten mit der Auswahl beginnen, wenn die ersten E-Mails eingehen und nicht warten, bis die Bewerbungsfrist verstrichen ist.
Schritt 2: Das Telefoninterview
Im Bewerbungsprozess folgt auf die Vorauswahl das Telefoninterview. Zunehmend werden diese Interviews auch als Video-Call geführt. Vor dem ersten Kontakt mit Kandidat*innen sollten Sie sich gut vorbereiten Das Interview ist für Sie und Ihr Unternehmen so wichtig wie für die Bewerber*innen. An der Vorbereitung ändert das nichts, außer dass Umgebung und Erscheinungsbild zusätzlich eine Rolle spielen.
Fragen formulieren
Nehmen Sie sich die eingereichten Unterlagen vor und schreiben Sie sich Fragen auf, die Sie auf jeden Fall stellen wollen. Binden Sie auch Ihr Team mit ein, zum Beispiel über Kommentare im digitalen Profil der betreffenden Person. Zu den Fragen im Bewerberauswahlverfahren gehören:
- Warum habe Sie sich beworben?
- Welche Herausforderungen suchen Sie?
- Was sind Ihre fachlichen Stärken und Erfahrungen?
- Auf welche Leistungen sind Sie stolz?
- Warum unser Unternehmen?
- Warum suchen Sie eine neue Stelle?
- Wo sehen Sie unser Unternehmen in fünf Jahren?
Außerdem sollten Sie nachfragen, wenn Ihnen im Lebenslauf etwas aufgefallen ist, zum Beispiel eine Lücke oder unklare Stellenbeschreibungen.
In unserem kostenlosen E-Book 24 kreative Interviewfragen finden Sie weitere zahlreiche Fragen, die Sie in einem Bewerberauswahlverfahren nutzen können.
Smalltalk und Zuhören
Beginnen Sie ein Telefoninterview mit einer lockeren Einführung und kurzen allgemeinen Fragen, um den Kandidatin*innen die Aufregung zu nehmen. Lassen Sie dann Ihre Gegenüber sich vorstellen, und hören Sie genau zu. Geben Sie dem*der Kandidat*in ausreichend Zeit. Meistens werden einige Ihrer Fragen hier bereits beantwortet.
Notizen machen
Im Vorfeld eines Gesprächs sollten Sie Notizen und Aufgabenlisten für sich und Ihre Teammitglieder erstellen. So können Sie einfach Aufgaben verwalten und z. B. Teammitglieder damit beauftragen, bestimmte Fragen vorzubereiten.
Auch während eines Interviews bietet es sich an, Notizen im Kandidat*innen-Profil zu hinterlegen. Somit können andere Team-Mitglieder Ihre Einschätzungen einsehen und sich ein besseres Bild machen. Solche Notizen sind auch gut, um weitere Fragen zu initiieren, beispielsweise bei Rückfragen.
In Recruitee können Sie Kolleg*innen bestimmten Jobs zuweisen und auffordern, Notizen im Kandidat*innen-Profil zu hinterlassen. Zudem lassen sich einfach Aufgaben verteilen, wie z.B. die Aufforderung, ein Bewertungsformular auszufüllen.
Dauer und Verabschiedung
Es gibt keine Vorschriften, aber die meisten Telefoninterviews dauern zwischen 20 Minuten und einer Stunde. Viel länger sollte es nicht sein, es sei denn es gibt gute Gründe, wie ein z.B. ein angeregter Austausch über ein bestimmtes Thema. Am Ende sollte Sie dem*der Kandidat*in die weiteren Schritte des Bewerbungsverfahrens erklären und versichern, dass Sie eine Entscheidung zeitnah mitteilen werden. Auch sollten Sie darauf hinweisen, dass Kandidat*innen bei eventuellen Fragen gerne auf sie zukommen können.
Schritt 3: Assessment-Center und Tests
Nicht jedes Unternehmen kann ein eigenes Assessment-Center durchführen, aber das ist kein Problem. Sie können entweder Dienstleister damit beauftragen und Räume mieten oder Online-Tests anbieten.
Mit gezielten Bewerberauswahl-Methoden und -Aufgaben im Assessment-Center lassen sich mehrere Bewerber*innen gleichzeitig in relativ kurzer Zeit auf ihre Eignung und Fähigkeiten testen.
Tipp: Wie es im Detail funktioniert, erfahren Sie in unserem ausführlichen Artikel zum Assessment-Center.
Darauf sollten Sie immer achten:
Persönlichkeit
Fragebögen geben Ihnen im Bewerberauswahlverfahren generelle Aussagen, die immer noch bewertet werden müssen. Ein Persönlichkeitstest gibt Ihnen Hinweise auf Stärken und Schwächen, ersetzt aber nicht die Erkenntnisse aus einem persönlichen Gespräch und dem Verhalten in Meetings und Rollenspielen bei einem Assessment-Center.
Soft-Skills
Tests, die Fachwissen abfragen, sind ein sehr guter Indikator, ob jemand fachlich geeignet ist. Denken Sie bei Tests aber auch an die Soft-Skills. Jemand, der im Online-Test ein paar Zeilen Code schreiben kann oder im Rollenspiel überzeugend ein Produkt verkauft, muss noch kein guter Teamplayer sein. Stellen Sie deshalb Fragen nach der beruflichen Erfahrung in Konfliktbewältigung, Stress und Krisen.
Versteckte Talente
Auch wenn psychologische Tests und Persönlichkeitsprofile immer genauer werden, bilden diese nur ein unvollständiges Bild der Fähigkeiten von Kandidat*innen ab. So kann es vorkommen, dass jemand im Test hervorragend in Mathematik abschneidet, tatsächlich aber keine Affinität zu Zahlen und vor allem nicht im Bereich Buchhaltung hat. Andere Bewerber*innen können sich später als wahre Naturtalente mit Führungsqualitäten entpuppen, hatten aber bislang noch keine Gelegenheit, dies unter Beweis zu stellen. Lassen Sie die Testergebnisse deshalb immer nur als einen Bestandteil in die Entscheidungsfindung bei der Bewerberauswahl einfließen.
Schritt 4: Vorstellungsgespräch
Die persönliche Einschätzung in einem Vorstellungsgespräch ist nach wie vor die beste Methode, um die Eignung von Kandidat*innen festzustellen. Hier können Sie die Soft Skills am besten abfragen. Bereiten Sie sich aber auch für dieses Gespräch entsprechend vor:
Strategie besprechen
Da Kandidat*innen, die es zum Vorstellungsgespräch geschafft haben, eine hohe Eignung haben, werden Sie sich eventuell in Absprache mit Kolleg*innen eine Strategie zurechtlegen müssen. Im Laufe des Gespräches werden Sie meist schon recht gut merken, ob Sie ein großes Interesse an einer Einstellung haben. Besprechen Sie mit Ihrem Team, was Sie in diesem Fall tun wollen. Manchmal kann man sich untereinander bereits Zeichen geben, dass man das Gespräch stärker in Richtung Einstellung lenken sollte. Vereinbaren Sie Fragen, die dann gestellt werden oder Gesten, die Sie Ihren Mitarbeiter*innen geben.
Fragen vorbereiten
Schreiben Sie sich wie beim Telefoninterview Fragen auf, die Sie auf jeden Fall stellen wollen. Diese sollten dazu dienen, Ihr Gegenüber besser kennenzulernen. Es ist also nicht eine Checkliste, sondern eher ein Katalog an Themen, über die Sie sprechen wollen. Diese können von der Verfügbarkeit (“Wann können Sie anfangen”) über Flexibilität (“Wollen Sie auch mal ins Ausland?”) bis hin zu Herausforderungen (“ Was war Ihre größte berufliche Herausforderung und was haben Sie daraus gelernt?”) reichen. In unserem E-Book zu kreativen Interviewfragen finden Sie eine große Auswahl an verschiedenen Fragen.
Zuhören und auf Bewerber*innen eingehen
Ein Vorstellungsgespräch ist kein Frage-und-Antwort-Spiel, sondern eine Präsentation mit anschließender Diskussion. Lassen Sie die Bewerber*innen sich ausführlich vorstellen. Schreiben Sie sich eventuelle Nachfragen auf. Versuchen Sie, aus einer Frage ein Gespräch zu entwickeln. Darin zeigen sich Menschen meistens viel offener und Sie lernen die Persönlichkeit besser kennen.
Cultural Fit abklären
Die kulturelle Eignung (auch “Cultural Fit”) bezeichnet die erfolgreiche Integrierung in ein Unternehmensumfeld. Diese abzuklären ist im Bewerberauswahlverfahren optional, sollte aber bedacht werden. Wenn Ihnen bei der Besetzung einer offenen Stelle die kulturelle Eignung wichtig ist, dann ist das etwas, worüber Sie jetzt nachdenken müssen.
Suchen Sie nach Fachkräften, die in die Unternehmenskultur passen, können Sie vielleicht mit ihnen per Telefon, Videoanruf oder Gruppeninterview mit Ihrem gesamten Team in Kontakt treten. So können Sie einschätzen, wie die Kandidat*innen in das Arbeitsumfeld passen und sich an den Moralvorstellungen, Werten und Praktiken Ihres Unternehmens orientieren.
Eine Studie des Manager Magazins hat zum Beispiel herausgefunden, dass unter jungen Führungskräften Narzissmus sehr verbreitet ist. Wer in der Führung also nur an sich denkt, wird kaum ein Team zu Höchstleistungen motivieren können.
Schritt 5: Entscheidungsphase
Es ist heute kaum noch angebracht, dass die Entscheidung über eine Einstellung von nur einer Person getroffen wird. Recruiting ist Teamarbeit und es ist besser, sich mehrere Einschätzungen anzuhören. Kollaborative Recruitingprozesse verteilen nicht nur die Aufgaben innerhalb eines Teams, sondern tragen zur Entscheidungsfindung bei. In einer modernen Bewerbermanagement-Software können alle Teammitglieder in einem Profil des*der Kandidat*in Notizen hinterlegen. Ist Ihnen etwas aufgefallen, kann das dort vermerkt werden und ist für alle an der Entscheidung beteiligten Personen einsehbar.
Wenn Sie allen bisherigen Schritten im Bewerbermanagement gefolgt sind, werden Sie am Ende nur wenige Kandidat*innen in der Endauswahl haben. Dennoch ist es nicht leicht, die richtige Person auszusuchen, zumal in diesem Stadium die meisten eine ähnliche Qualifikation haben.
Diese Methoden zur Bewerberauswahl haben sich bewährt:
Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl
Daten können Ihnen viele wichtige Anhaltspunkte liefern, am Ende ist es aber eine subjektive Einschätzung. Wenn Sie das Gefühl haben, dass eine Person nicht ins Team passt, dann ist das ein guter Grund, eine*n andere*n Bewerber*in vorzuziehen.
Gemeinsam besser rekrutieren
Eine Entscheidung sollte im Konsens getroffen werden und nicht in der Verantwortung einer einzelnen Person liegen.
Probearbeiten
Wenn Sie zwei oder drei wirklich gute Kandidat*innen haben, können Sie diese auch zur Probe arbeiten lassen, wenn der Arbeitsplatz das erlaubt. Hier kann sich sehr gut zeigen, ob jemand mit den Kolleg*innen gut zusammenarbeiten kann und eine schnelle Auffassungsgabe hat.
Entscheidung zeitnah treffen und mitteilen
Lassen Sie sich nicht zu viel Zeit, sonst springt Ihnen ein*e Bewerber*in vielleicht wieder ab. Teilen Sie allen Kandidat*innen Ihre Entscheidung umgehend mit. Bitten Sie diese auch darum, ob Sie sie in den Talent Pool aufnehmen dürfen.
Unsere einfach zu bedienende Software ermöglicht es, klare Prozessschritte und Strukturen einzuhalten und eine Übersichtlichkeit im Bewerbungsprozess zu gewährleisten. Dies ermöglicht einen gut organisierten Bewerberauswahlprozess und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass man den Überblick verliert, wenn es darum geht, sich für die richtigen Kandidat*innen zu entscheiden.
Worauf warten Sie? Machen Sie sich an die Arbeit und fangen Sie an, die besten Talente zu finden und einzustellen!
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