Probearbeiten: Worauf Unternehmen unbedingt achten sollten

Zuletzt aktualisiert:
13
.
07
.
2021
25/4/2022
25/4/2022
Minuten Lesedauer
Leon Hauber
Beim Probearbeiten können Sie sich ein besseres Bild von Kandidat*innen machen. Wir geben Tipps, wie ein Probetag abläuft und was dabei wichtig ist.
Inhalt

Wenn der eigentliche Bewerbungsprozess abgeschlossen ist, aber eine Seite sich noch nicht so recht entscheiden kann, gibt es eine weitere Möglichkeit: Der*die Kandidat*in kann zum Probearbeiten eingeladen werden. Dabei lernt er*sie den Arbeitsplatz und die zukünftigen Kolleg*innen kennen und kann sich einen Eindruck vom Arbeitsalltag verschaffen. Im Rahmen der Candidate Journey ist das ein wichtiger Meilenstein.

Ein Probearbeitstag ist für der*die Arbeitgeber*in und den*die Bewerber*in völlig unverbindlich. Wie bereits erwähnt ist es ein erstes Kennenlernen und Herausfinden, ob eine Zusammenarbeit für beide Seiten wünschenswert ist. Beim Probearbeiten sollten Bewerber*innen höchstens kleinere (Teil-)Aufgaben übernehmen, die nicht selbständig erledigt werden müssen.

Was sollte man beim Probearbeiten beachten?

Anders als in der Probezeit ist das Probearbeiten keine feste Anstellung. Eigentlich wird auch nicht richtig gearbeitet. Vielmehr sollen die Kandidat*innen einen Überblick über die jeweiligen Abläufe bekommen. Als Arbeitgeber*in dürfen Sie ihnen keine Anweisungen geben (es sei denn es geht um die Sicherheit oder Firmengeheimnisse). In der Regel gibt es keine Bezahlung, sie können Kandidat*innen aber eine Aufwandsentschädigung zahlen, wenn diese zum Beispiel Urlaub nehmen mussten.

Tipp: Ernennen Sie eine*n Ansprechpartner*in für den*die Bewerber*in, an die sich der*die Bewerber*in bei eventuellen Fragen richten kann.

Wie lange dürfen Kandidat*innen Probearbeiten?

Probearbeiten ist gesetzlich nicht festgelegt. Es handelt sich dabei um eine unverbindliche Vereinbarung zwischen Ihnen als Arbeitgeber und der*dem Kandidat*in. Auf jeden Fall sollten Sie diese Vereinbarung aber schriftlich fixieren. Es ist üblich, dass man zu einem Tag Probearbeiten eingeladen wird, in manchen Fällen sind bis zu drei Tage vorgesehen.

Probearbeiten: Wie viele Stunden am Tag?

Um einen Betrieb kennenzulernen, sollten Bewerber*innen mindestens einen vollen Arbeitstag zum Probearbeiten kommen. In den meisten Firmen sind das acht Stunden, in manchen Branchen kann es sogar etwas mehr sein. Da es sich hier nicht um eine bezahlte Tätigkeit handelt, sollten Sie flexibel sein und am besten mit den Bewerber*innen absprechen, welche Zeiten am besten passen. Bei mehreren Tagen kann die Stundenzahl reduziert werden.

Wie lange darf man Probearbeiten ohne Bezahlung?

Da es sich beim Probearbeiten um eine freiwillige Leistung handelt, die in keinem Arbeitsverhältnis steht und nicht als beauftragte Tätigkeit zu verstehen ist, greifen hier wegen der zeitlichen Befristung keine tarifvertraglichen oder andere Vorschriften.

Sie sollten aber bedenken, dass es beim Probearbeiten nicht nur darum geht, dass Sie die Fähigkeiten des*der Bewerber*in überprüfen wollen. Auch die Kandidat*innen selbst testen Ihr Unternehmen. Wer nach kurzer Zeit feststellt, dass man als kostenlose Hilfskraft benutzt wird, wird kaum lange bleiben.

In den meisten Fällen reicht ein Tag Probearbeiten aus, bei großen Firmen und komplexen Tätigkeiten können es bis zu drei Tagen sein.

Einladung zum Probearbeiten

Die Einladung zum Probearbeiten sollte auf jeden Fall schriftlich erfolgen, wobei eine E-Mail ausreichend ist. In der Einladung sollten Sie folgende Informationen nennen:

  • Tag und Zeit des Probearbeitens
  • Ort des Arbeitens mit genauer Adresse
  • Namen eines*einer Ansprechpartner*in vor Ort
  • Dauer des Probearbeitens

Sie werden zusätzlich eine Vereinbarung aufsetzen müssen, die Sie bereits mit der E-Mail verschicken können. In dieser können Sie folgende Punkte erwähnen:

  • Details zu dem*der Bewerber*in
  • Ort und Zeitraum des  Probearbeitens
  • Ausdrücklicher Hinweis, dass der*die Bewerber*in nicht zu einer Arbeitsleistung verpflichtet ist
  • Nennung einer Person im Unternehmen, die verantwortlich ist für der*die Bewerber*in
  • Hinweis auf die Unentgeltlichkeit des Probearbeitens
  • Hinweis auf eventuelle Entschädigungen (Fahrtkosten, Vergütung von Essen, etc.)
  • Soweit schon vorhanden, eine kurze Beschreibung des Tagesplans

Diese Vereinbarung sollte man als Unternehmen strikt einhalten, um sich rechtlich abzusichern.

Wie sieht ein Tag Probearbeiten aus?

Als Arbeitgeber*in sollten Sie sich überlegen, welche Bereiche beim Probearbeiten kennengelernt werden sollen. Eventuell fragen Sie der*die Bewerber*in, was er*sie gerne sehen möchte. Erstellen Sie am besten einen Tagesplan für das Probearbeiten. Ein solcher Plan kann wie folgt aussehen:

Eine bereits seit längerer Zeit im Unternehmen angestellte Person sollte den*die Bewerber*in begleiten und an die Aufgabe heranführen. Am besten sollte man als Arbeitgeber*in am Anfang des Probetages darauf hinweisen, dass der*die Bewerber*in zu keinerlei Arbeit verpflichtet ist. Denn Probearbeiten sind nicht dafür da, Bewerber*innen als billige Arbeitskraft für einen Tag oder ein paar Tage auszunutzen.

Sie wollen wissen, wie Bewerber*innen mit kleineren Arbeitsaufträgen zurechtkommen und ob die Arbeitsmoral stimmt – es ist also eine Art Einfühlungsverhältnis. Zum Beispiel könnten Sie bei einem Probearbeiten im Kundenservice die*den Bewerber*in dazu animieren bei Kundengesprächen mitzuhören und im Nachhinein eventuell besprechen, warum man in diesem Fall auf diese Weise vorgegangen ist. Oder man bespricht zusammen, wie man theoretisch in verschiedenen Arbeitssituationen vorgehen würde.

So können Sie den Probearbeitstag gestalten

  • 8.30 Uhr: Begrüßung und ein gemeinsames Kaffeetrinken mit Teamleitung, Vorgesetzten oder Geschäftsführung. Besprechung des Tagesplans
  • 9 Uhr: Rundgang durch das Unternehmen oder die relevanten Bereiche.
  • 9.30 Uhr: Vorstellung der Kolleg*innen der Fachabteilung und Übergabe an die Bezugsperson für den*die Kandidat*in
  • 9.45 Uhr Erläuterung der verschiedenen Aufgaben, die mit einer Stelle verbunden sind, zum Beispiel:
  • Welche Software wird benutzt?
  • Welche täglichen Arbeiten müssen durchgeführt werden?
  • Welche Maschinen werden benutzt und wie funktionieren Sie?
  • Wie verläuft der Produktionsprozess?
  • Welche anderen Prozesse sind im Unternehmen vorhanden?
  • 11 Uhr: Shadowing – der*die Bewerber*in schaut Kolleg*innen beim Arbeiten über die Schulter und kann Fragen stellen
  • 12 Uhr: Gemeinsames Mittagessen mit den zukünftigen Kolleg*innen
  • 13 Uhr: Der*die Bewerber*in bekommt einige einfache Tasks und kann daran arbeiten.
  • Sie können zum Beispiel eine Software ausprobieren oder unter Aufsicht eine Maschine bedienen. Im Einzelhandel können sie gemeinsam ein Verkaufsgespräch führen, im Kundenservice eine Anfrage beantworten, im Vertrieb nach neuen potenziellen Kund*innen schauen.  
  • Bei einer Bewerbung als Führungskraft können die Kandidat*innen an Meetings teilnehmen. Es sollte immer genügend Zeit vorhanden sein, dass Fragen gestellt und beantwortet werden.
  • Die Aufgaben können in mehrere Fachbereiche aufgeteilt werden, je nachdem wie Ihre Firma strukturiert ist.
  • 16 Uhr: Abschlussbesprechung
  • Reden Sie mit dem*der Bewerber*in darüber, welche Erfahrung er*sie gemacht haben und ob diese zu einer Entscheidung geführt hat. Wenn Sie selbst die Person testen wollen, geben Sie Feedback über Ihre Eindrücke.  
  • Sie müssen noch keinen Arbeitsvertrag vorlegen (können das natürlich), sollten sich aber am nächsten Tag mit einer Entscheidung melden.
  • 17 Uhr: Verabschiedung, eventuell haben Sie ein kleines Geschenk oder Give-aways.

Was passiert nach dem Probearbeiten?

Es bietet sich an, am Ende des Probearbeitens ein gemeinsames Gespräch zu führen. An diesem sollen neben dem*der Bewerber*in die Bezugsperson, die Teamleitung und je nach Stelle, die Geschäftsführung teilnehmen.

In dem Gespräch geht es darum, die jeweiligen Erfahrungen auszutauschen. Wie tief Sie dabei einsteigen, hängt davon ab, ob Sie den*die Bewerber*in auf jeden Fall haben wollen oder noch eine weitere Auswahl haben. Ist das Probearbeiten auf Wunsch eines*einer Kandidat*en realisiert worden, dann sollten Sie genau zuhören, welche Eindruck er*sie hatte.

Probearbeiten bestätigen

Auf jeden Fall sollten Sie den Bewerber*innen nach Abschluss der Probearbeiten eine schriftliche Bestätigung ausstellen. Darin führen Sie kurz die Tätigkeiten an und positive Punkte, die Ihnen aufgefallen sind. Sie können diese Bestätigung am Ende des letzten Probearbeitstages aushändigen oder per E-Mail verschicken.

Rückmeldung nach Probearbeiten

Sie sollten allen Kandidat*innen, die bei Ihnen zum Probearbeiten waren, eine Rückmeldung geben. Neben einer Bestätigung sollten Sie Ihre Entscheidung mitteilen. Bei einer Ablehnung bedanken Sie sich für die Zeit, die sich die Kandidat*innen genommen haben und fragen Sie diese, ob Sie sie in Ihren Talent Pool aufnehmen dürfen. Jede Kommunikation nach außen hin prägt auch Ihr Employer Branding.

Wollen Sie die Person einstellen, sollten Sie dies möglichst umgehend mitteilen, am besten noch beim Abschlussgespräch. Sollten das nicht möglich sein, dann sobald Sie die Entscheidung getroffen haben – was ebenfalls kurz nach dem Abschlussgespräch geschehen sollte. Je weniger Kandidat*innen auf einen Bescheid warten muss, umso geringer ist die Gefahr,dass sie abspringen oder Stellen bei Mitbewerbern annehmen.

Tipps für das Probearbeiten

Um zu vermeiden, dass Sie sich auch nach dem Probearbeiten noch nicht entscheiden können, hier einige Tipps. Sie sollen Ihnen dabei helfen, dass Kandidat*innen in der kurzen Zeit bei Ihnen einen positiven Eindruck bekommen und Sie als Unternehmen sich ein umfassendes Bild von ihnen machen können.

Ziele für das Probearbeiten setzen

Wenn Sie Kandidat*innen zum Probearbeiten einladen, sollten Sie sich vorher Ziele setzen:

  • Was erwarten Sie vom Probearbeiten?
  • Was erwarten Sie von den Kandidat*innen?

Sie können sich dazu eine Matrix erstellen, in der Sie die verschiedenen Fähigkeiten bewerten.

Fragen zulassen und stellen

Wenn es bei der ausgeschriebenen Stelle nicht um sehr spezielle Fachkenntnisse geht, ist eine ausgedehnte Kommunikation hilfreich. Bieten Sie an, Fragen zu stellen und fragen Sie zurück, zum Beispiel, ob die Arbeit vergleichbar mit der vorherigen Tätigkeit ist, ob alles Neu erscheint und ob es schwierig oder einfach aussieht.

NDA vor dem Probearbeiten vorlegen

Sie können nicht ausschließen, dass Bewerber*innen im Auftrag von Mitbewerber*innen Informationen sammeln wollen. Wirtschaftsspionage kann überall vorkommen. Deshalb bietet es sich an, dass die Bewerber*innen ein Dokument unterschreiben, dass Sie zur Geheimhaltung verpflichtet. In diesem Non-Disclosure-Agreement (NDA) wird umrissen, welche Bereiche und Aufgaben nicht nach außen getragen werden dürfen.

Die Grenze zwischen Schnuppern und Arbeiten einhalten

Das Probearbeiten sollte wirklich nur einen Einblick in den Arbeitsablauf geben und bestimmte Fähigkeiten testen. Sie sollten die Kandidat*innen niemals als kostenlose Arbeitskräfte benutzen. Wenn Sie eine landwirtschaftliche Anlage führen, wären zum Beispiel Handreichungen beim Melken kein Problem, den kompletten Melkvorgang der*dem Kandidat*in zu überlassen jedoch unzulässig.

Gerade bei einer Probearbeitszeit über mehrere Tage müssen Sie achtgeben, dass die Bewerber*innen nicht in den Arbeitsablauf integriert werden. Daraus könnten diese nämlich unter Umständen ein Arbeitsverhältnis ableiten und vor Gericht ziehen. Das sollten Sie natürlich vermeiden.

Der Unterschied kann zum Beispiel durch die Rolle der Betreuungsperson deutlich gemacht werden. Handelt es sich um eine weisungsabhängige Arbeit, kann bei einer längeren Probezeit sogar Geld verlangt werden.

Eine weisungsunabhängige Arbeit hingegen bedeutet, dass es an den Kandidat*innen liegt, welche Arbeit diese wie lange machen wollen.

Beim Probearbeiten sollte den Bewerber*innen keine Aufgabe übertragen werden, die sie selbstständig zu Ende bringen sollen. Ebenso darf nicht verlangt werden, eine Firmenkleidung zu tragen – ausgenommen ist Sicherheitsbekleidung oder Kleidung aus Hygienevorschriften.

Die Soft-Skills stehen beim Probearbeiten im Mittelpunkt

Sie sollten die Kandidat*innen beim Probearbeiten nicht mit Tests langweilen. Dafür gibt es ein Assessment-Center. Vielmehr sollten Sie beobachten, wie sich die Bewerber*innen verhalten. Um sich ein umfassendes Bild machen zu können, sind die Soft-Skills und wie sie eingesetzt werden von großem Interesse. Zu diesen gehören:

  • Allgemeines Verhalten und  Auftreten
  • Teamfähigkeit
  • Fachwissen
  • Lernbereitschaft
  • Aufnahmefähigkeit
  • Konfliktmanagement
  • Durchsetzungsfähigkeit
  • Führungsqualitäten

Sie werden nicht alle diese Skills an einem Tag abrufen können. Deshalb sollten Sie sich auf die wichtigsten konzentrieren.

Wenn Sie bestimmte Aufgaben fürs Probearbeiten formulieren, können Sie besser die Reaktion testen:

  • Simulieren Sie eine Entscheidung, die getroffen werden muss, und fragen Sie die*den Kandidat*in um eine Einschätzung
  • Nehmen Sie die Person mit zu einem Meeting und beobachten Sie das Verhalten
  • Lassen Sie Bewerber*innen an Verkaufsgesprächen teilnehmen
  • Diskutieren Sie Programmiercodes oder das Design einer Webseite
  • Überlegen Sie sich eine Marketingstrategie
  • Sprechen Sie über Prozesse und wie diese verbessert werden können
  • Im Pflegebereich sind Handreichungen und Gespräche mit Patienten möglich

Probearbeiten Versicherung

Da es sich beim Probearbeiten nicht um eine Tätigkeit als Angestellter oder Arbeiter handelt, greift hier nicht die Sozialversicherung. Bei einem Unfall kann aber die gesetzliche Unfallversicherung haftbar gemacht werden, zumindest hat dies das Bundessozialgericht 2019 so beschlossen.

In diesem Fall hatte ein LKW-Fahrer sich während des Probearbeitens am Kopf verletzt. Das Gericht sah die Verrichtung als “Wie-Beschäftigter” an. Wenn Bewerber*innen als arbeitssuchend gemeldet sind, kann bei einem Unfall eventuell die Unfallversicherung zahlen.

Da eben kein Arbeitsverhältnis besteht, gilt nicht der gesetzliche Versicherungsschutz. Stattdessen greift im Falle eines Unfalls die private Unfallversicherung der*des Kandidat*in.

Weist die Agentur für Arbeit Bewerber*innen an, Probearbeiten zu absolvieren, besteht der gesetzliche Versicherungsschutz. Verursacht die*der Bewerber*in Sachschäden an Ihrem Unternehmenseigentum, greift die private Haftpflichtversicherung der Bewerber*innen. Es ist deshalb ratsam sich bei der*dem Kandidat*in zu informieren, ob und wie sie*er versichert ist.

Zum Newsletter anmelden
Erhalten Sie wöchentlich umsetzbare Tipps für das Recruiting, Employer Branding und HR.
Dankeschön! Ihre Einreichung ist eingegangen!
Beim Absenden des Formulars ist ein Fehler aufgetreten.
Share on FacebookShare on TwitterShare on Linked In
Go to the top

Besser, schneller, gemeinsam einstellen

Das All-in-One-Tool, um Ihrem Sourcing einen Boost zu verleihen, Ihr Recruitment zu automatisieren und Kandidat*innen effektiv zu bewerten