Wie Sie professionelle Bewerbungsgespräche führen (mit Checkliste)

Jobinterviews gehören zum Standardrepertoire von Recruiter*innen und sind damit ein wichtiger Teil der Candidate Experience. Im besten Fall stärken professionelle Vorstellungsgespräche Ihr Employer Branding. Im schlimmsten Fall wird eine negative Erfahrung von betroffenen Kandidat*innen sofort in den sozialen Medien oder auf Arbeitgeber*innen-Bewertungsportalen dokumentiert und schadet somit Ihrer Arbeitgeber*innen-Marke.

Ein fehlerhafter Interviewprozess kann zudem dazu beitragen, dass Kandidat*innen eingestellt werden, die eigentlich ungeeignet für die Position sind. Wenn Sie das Interview führen, tragen Sie also einen Großteil der Verantwortung für das Ergebnis, im positiven wie im negativen Sinne. Die Kandidat*innen beobachten und analysieren die Gespräche ebenfalls, es lohnt sich also, einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Wenn Sie sich jetzt fragen: „Bewerbungsgespräche führen – wie geht das?”, dann sind Sie hier richtig. In diesem Artikel finden Sie einen Leitfaden, der Sie Punkt für Punkt durch den gesamten Prozess führt. Mit unserer Checkliste können Sie sich perfekt vorbereiten und erfahren, welche Fragen wirklich wichtig sind. So führen Sie Bewerbungsgespräche souverän und werten Sie anschließend ergebnisbezogen aus.

Das Bewerbungsgespräch vorbereiten

Erster Punkt der Checkliste: eine gute Vorbereitung, denn diese ist essenziell für die Qualität der Candidate Experience. Denn wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, sich auf das Bewerbungsgespräch vorzubereiten, können Sie im Grunde kein aussagekräftiges Ergebnis erzielen. 

Tipp:

Tipp:

Sie wollen mehr darüber erfahren, wie Sie Recruiter*innen, Personalverantwortliche und Fachvorgesetzte am besten darauf vorbereiten, ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch zu führen? Lesen Sie unseren Leitfaden für ein effektives Recruitment Briefing.

Zu einer professionellen Vorbereitung gehören unter anderem die folgenden Punkte:

• Schlüsselqualifikationen überprüfen: Welche sollte der*die ideale Kandidat*in mitbringen, um in der neuen Rolle erfolgreich zu sein? Steuern Sie das Interview mit entsprechend ausgewählten Fragen in den gewünschten Kompetenzbereich.
• Analyse von Lebenslauf und Anschreiben: So verlieren Sie keine Zeit damit, Fakten abzufragen, die bereits aus den Bewerbungsunterlagen hervorgehen. Notieren Sie offene Fragen und Widersprüche, die Ihnen auffallen.
• Kandidat*innencheck auf sozialen Netzwerken: Gewinnen Sie weitere Eindrücke über den*die Bewerber*in, zum Beispiel auf LinkedIn oder Xing.
• Interview-Leitfaden erstellen: Halten Sie stichwortartig fest, auf welche Punkte Sie im Gespräch intensiver eingehen möchten.
• Bewertungsschema festlegen: Reduzieren Sie Subjektivität in der Bewertung und gewährleisten Sie somit die Vergleichbarkeit zwischen den Kandidat*innen.
• Teilnehmende informieren und einladen: Wer übernimmt welche Phasen im Gespräch?
• Antworten vorbereiten: Sie führen zwar das Gespräch. Aber die Kandidat*innen sollten auch Fragen an Sie stellen können: zum Beispiel zu den Unternehmenszielen, zum Team und seiner Zusammenstellung, den derzeitigen Projekten oder auch den Herausforderungen, die aktuell anstehen.

Besprechen Sie die genannten Punkte rechtzeitig mit dem gesamten Recruitingteam und stellen Sie sicher, dass die Einladungen zum Jobinterview an die richtigen Personen verschickt werden. Informieren Sie außerdem Ihre Kandidat*innen darüber, wer in der jeweiligen Phase des Prozesses ihre Ansprechpersonen sind.

Am professionellsten wirken Sie, wenn Sie im Gespräch ein Tablet oder einen klassischen Notizblock verwenden, auf dem Sie sich Erkenntnisse notieren können. Wenn Sie eine Recruiting-Software wie Recruitee benutzen, können Sie Fragen und Antworten auch direkt ins Kandidat*innenprofil schreiben.

Video-Interview oder Präsenzgespräch?

Zweiter Punkt der Checkliste: Video-Interview oder Präsenzgespräch? Bei dieser Frage scheiden sich die Geister. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile.

Video-Interview

Spätestens seit der Pandemie werden viele Bewerbungsgespräche online geführt, was für Unternehmen in der Regel eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis bedeutet. Auch viele Kandidat*innen ziehen es vor, für ein Erstgespräch keine lange Anfahrt auf sich nehmen zu müssen.

Bei einem Video-Interview haben Sie außerdem theoretisch die Möglichkeit, dieses aufzuzeichnen. Sie sollten dafür jedoch auf jeden Fall das schriftliche Einverständnis der Bewerber*innen einholen, da es in dieser Hinsicht datenschutzrechtliche Bedenken gibt. Der Vorteil einer Video-Rekrutierungssoftware liegt darin, dass Sie sich voll auf das Gespräch konzentrieren können, statt sich ständig Notizen machen zu müssen. Die Aufzeichnung können Sie im Nachhinein nutzen, falls Sie etwas vergessen haben sollten oder sich eine Situation noch einmal genauer anschauen möchten.

Damit technisch alles klappt, machen Sie am besten vorab Testanrufe bei Kolleg*innen und checken Sie Bild und Ton. Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung schnell genug ist, z. B. auf www.speedtest.net. In großen Räumen entsteht oft ein großer Hall. Das können Sie mit einem Headset vermeiden. Achten Sie auch auf eine gute Ausleuchtung und schließen Sie ggf. die Jalousien.

Jobinterviews in Präsenz

Eine Studie der Universität Ulm zeigt, dass eine persönliche Anwesenheit Vorteile hat. Wenn Sie also Bewerbungsgespräche in Präsenz vorziehen, weil Sie einen ganzheitlichen Eindruck von den Kandidat*innen erhalten wollen, achten Sie darauf, rechtzeitig einen geeigneten Besprechungsraum zu buchen. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie während des Jobinterviews nicht gestört werden und denken Sie daran, auch Ihr eigenes Mobiltelefon stumm zu schalten.

Auch die Sitzordnung spielt eine Rolle für eine positive Candidate Experience: Bei einem Gespräch zu zweit platzieren Sie den/die Kandidat*in am besten so, dass sich dessen*deren Blickrichtung mit der Ihren im rechten Winkel kreuzt. Damit vermeiden Sie eine konfrontative Situation, in der Energie aufgewendet werden muss, um aus dem Blickkontakt zu gehen. Nehmen mindestens drei Personen am Gespräch teil, hat sich ein runder Tisch bewährt. Vermeiden Sie die klassische Prüfungssituation, in der die Bewerbenden einem Gremium allein gegenüber sitzen.

Bewerbungsgespräche führen: Die 5 Phasen

Für ein Vorstellungsgespräch sollten Sie in der Regel zwischen 45 und 60 Minuten einplanen. Eher technisch orientierte Jobinterviews können jedoch durchaus auch mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Klären Sie das vorab mit dem*der jeweiligen Fachvorgesetzten, und informieren Sie auch Ihre Kandidat*innen über den geplanten Umfang des Gesprächs, damit diese entsprechend vorbereitet sind.

Klassischerweise lassen sich Bewerbungsgespräche in diese fünf Phasen einteilen:

1. Die Begrüßung und Einführung

Der erste Eindruck zählt. Sie möchten, dass sich der*die Kandidat*in sofort in Ihrem Unternehmen wohlfühlt. Mit diesen Tipps schaffen Sie gute Voraussetzungen dafür:

• Beginnen Sie das Gespräch pünktlich.
• Begrüßen Sie den*die Kandidat*in mit Namen. Ob Sie ihn*sie duzen oder siezen, sollte mit Ihrer Stellenanzeige übereinstimmen.
• Stellen Sie sich und die anderen Teilnehmer*innen mit Namen und Funktion vor.
• Bieten Sie bei einem Präsenz-Interview Getränke an.
• Stellen Sie ein paar zwanglose Fragen, um den Einstieg in das Gespräch zu finden (z. B. „Haben Sie gut zu uns gefunden?” oder “Hatten Sie ein schönes Wochenende?”).
• Nehmen Sie Bewerber*innen durch zwanglosen Smalltalk zu Beginn des Gesprächs die Befangenheit und weisen Sie darauf hin, dass eine gewisse Nervosität absolut normal ist.
• Erläutern Sie kurz den weiteren Verlauf des Gesprächs.

2. Der Hauptteil – die Fragen an den*die Kandidat*in

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Fragen zu stellen. Beachten Sie dabei die folgenden Tipps, damit das Gespräch optimal verlaufen kann:

• Formulieren Sie die Fragen freundlich und mit einem Lächeln. Der*Die Bewerber*in soll sich nicht wie in einem Verhör fühlen.
• Bleiben Sie ruhig und gelassen. Vermeiden Sie ständiges Klicken mit dem Kugelschreiber oder einen wiederholten Blick auf die Uhr, was Kandidat*innen ablenken könnte.
• Hören Sie gut zu. Ihr Fokus sollte klar erkennbar bei dem*der Bewerber*in liegen.
• Fallen Sie dem*der Kandidat*in nicht ins Wort. Natürlich können Sie ihn*sie freundlich unterbrechen, falls er*sie zu sehr vom Thema abschweift oder die Ausführung zu lang wird.
• Haken Sie nach, falls etwas unklar ist. Beispielsweise mit dem Satz: „Habe ich Sie richtig verstanden, dass …”
• Senden Sie bestätigende Signale durch kleine Gesten wie kurzes Nicken. Dadurch fühlt sich der*die Bewerber*in verstanden und bestärkt.
• Lassen Sie dem*der Kandidat*in Raum zum Nachdenken. Es ist in Ordnung, wenn kleine Pausen entstehen.
• Helfen Sie dem*der Bewerber*in geschickt über Blackouts hinweg, zum Beispiel, indem Sie Ihre Frage noch einmal anders formulieren.
• Achten Sie auch auf die Körpersprache und ob diese mit den verbalen Aussagen harmoniert.
• Machen Sie sich Notizen und füllen Sie Ihren Bewertungsbogen aus. Halten Sie alle Eindrücke fest, um sich die Auswertung im Nachhinein zu erleichtern.

Im nächsten Abschnitt finden Sie einige Impulse für die richtigen Fragen.

3. Die Unternehmensvorstellung

Die Vorstellung Ihres Unternehmens können Sie auch an den Anfang stellen, also vor der Fragerunde.

Überlegen Sie sich im Vorfeld, was für den*die Kandidat*in interessant ist. Besser als eine einstudierte Werbebotschaft ist eine auf die Stelle zugeschnittene Beschreibung. Hier ein paar Fragen zur Inspiration:

• Vor welchen Herausforderungen und Veränderungen steht das Unternehmen?
• Auf welche Ziele arbeitet das Unternehmen hin?
• Wie hilft diese Stelle, die Unternehmensziele zu erreichen? Wie ist sie im Unternehmen eingeordnet?
• Warum ist die Stelle zurzeit vakant?
• Welche Aufgaben kommen auf den*die Bewerber*in zu?
• Auf welche Weise wird der Erfolg gemessen?
• Welche Entwicklungsmöglichkeiten bietet das Unternehmen an?
• Und wie sieht die Unternehmenskultur konkret aus?

4. Die Rückfragen

Geben Sie dem*der Kandidat*in unbedingt die Gelegenheit, selbst Fragen zu stellen. Behalten Sie die Zeit im Auge, damit rund 10 bis 15 Minuten für diese Fragen bleiben, auf die sich die Kandidat*innen in der Regel gut vorbereitet haben. Planen Sie für Ihre Interviews eine Pufferzeit von ca. einer Viertelstunde ein, falls Sie überziehen müssen, um auf die Fragen der Kandidat*innen eingehen zu können.

5. Der Abschluss

Bevor Sie Ihrem*Ihrer Bewerber*in für die Zeit danken und ihn*sie ggf. zum Ausgang begleiten bzw. aus dem Videocall verabschieden, sollten folgende Fragen unbedingt geklärt werden:

• Was sind die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess? Wird es noch ein weiteres Gespräch geben?
• Wann kann der*die Bewerber*in mit einer Antwort rechnen?
• Wer ist der*die Ansprechpartner*in für etwaige Rückfragen?

So können Ihre Kandidat*innen nachvollziehen, wie es weitergeht und mit welchen Wartezeiten sie eventuell rechnen müssen.

Wählen Sie die richtigen Fragen aus

Kommen wir zum dritten Punkt der Checkliste: Welche Fragen sind sinnvoll?

Standardfragen, zum Beispiel nach den Stärken und Schwächen, wirken zumeist etwas einfallslos und tragen eher nicht dazu bei, Kandidat*innen korrekt einzuschätzen. Passen Sie die Interviewfragen daher an die jeweilige Stelle und an das Anforderungsprofil an. Nicht jede Position benötigt die gleichen Kompetenzen. Führungskräfte müssen andere Qualifikationen und Fähigkeiten haben als Sachbearbeitende und Teamleiter*innen.

Auch die Stellenbeschreibung sowie Anschreiben und Lebenslauf der Bewerber*innen bieten gute Ansatzpunkte für individuelle Fragen. Deshalb bietet es sich an, einen Fragenkatalog vorzubereiten, damit Sie das Gespräch gezielt steuern können.

Tipp:

Tipp:

Wenn Sie planen, ein strukturiertes Interview zu führen, dann sollten Sie allen eingeladenen Kandidat*innen dieselben Fragen stellen, um eine gute Vergleichsgrundlage zu haben.

Hier eine Auswahl von Interviewfragen für Sie als Inspiration:

Fragen zur Motivation:

• Warum haben Sie sich beworben?
• Was fasziniert Sie an dieser Stelle?
• Weshalb wollen Sie Ihren aktuellen Job aufgeben?
• Sie haben Ihren Job schon recht oft gewechselt. Wie können wir sicher sein, dass Sie bei uns bleiben wollen?
• Was möchten Sie in diesem Job erreichen?
• Wohin möchten Sie sich entwickeln?

Fragen zur Arbeitsweise:

• Welche Eigenschaften machen Sie zu einem wertvollen Teammitglied? Wie würden derzeitige Vorgesetzte Sie einschätzen?
• Würden Sie lieber eine schnelle Entscheidung treffen, ohne alle Informationen zu haben, oder sich mehr Zeit nehmen, in der Hoffnung, eine bessere Entscheidung in der Zukunft treffen zu können?
• Wie würden Sie mit unklaren Anweisungen von Ihrem*Ihrer Chef*in umgehen?
• Was waren Ihre größten Erfolgserlebnisse bei Ihrem*Ihrer jetzigen Arbeitgeber*in?
• Und was tun Sie, wenn Sie feststellen, dass Sie Ihre Tagesaufgaben unmöglich schaffen können?

Fragen zur sozialen Kompetenz:

• Mussten Sie einmal eine*n Kolleg*in kritisieren? Wie haben Sie das gemacht?
• Gehen Sie gut mit negativem Feedback/Komplimenten um? Inwiefern äußert sich dies?
• Wie haben Sie reagiert, als ein*e Kund*in auf Sie wütend wurde, obwohl es nicht Ihre Schuld war?
• Auf welche Weise haben Sie einen Konflikt mit einem*einer Kolleg*in gelöst?

Fragen zur Persönlichkeit:

• Worauf sind Sie besonders stolz?
• Gibt es etwas, was Sie bedauern? Wenn ja, warum?
• Wie haben Sie auf eine große berufliche Enttäuschung reagiert?
• Wer ist für Sie ein Vorbild und warum?

Fragen zum Culture Fit:

• Was wissen Sie schon über unser Unternehmen?
• Wie sieht das ideale Unternehmen Ihrer Meinung nach aus?
• Nach welchen Faktoren suchen Sie sich Ihre*n Arbeitgeber*in aus?
• Was muss in Ihrer Arbeitsumgebung unbedingt vorhanden sein, damit Sie glücklich und zufrieden im Job sind?
• Was gefiel Ihnen besonders gut/überhaupt nicht an Ihrer letzten Position und dem*der Arbeitgeber*in?
• Was irritiert Sie am meisten an Kolleg*innen und wie gehen Sie damit um?
• Was müsste passieren, damit Sie den Schritt in unser Unternehmen bereuen?

Unkonventionelle Fragen, die einen tieferen Einblick gewähren:

• Wenn Geld keine Rolle spielen würde, was würden Sie den ganzen Tag lang tun?
• Wenn Sie ein Problem auf der Welt auf einmal lösen könnten, welches wäre das?
• Denken Sie, dass Sie viel Glück im Leben haben? Warum?
• Wenn Sie ein allwissendes Wesen treffen würden, welche Frage würden Sie stellen?
• Wovor haben Sie am meisten Angst?
• Was möchten Sie unbedingt noch in Ihrem Leben lernen?
• Wie würden Sie mich als Interviewer*in beurteilen?
• Welche Superkraft hätten Sie gerne?

Brauchen Sie noch mehr Inspiration? Hier gibt es weitere Anregungen für gute Interviewfragen.

Das Bewerbungsgespräch auswerten

Vierter und letzter Punkt Ihrer Checkliste: die Evaluation.

Wenn mehrere Kandidat*innen für eine Stelle interviewt werden, sollten Sie mit der Auswertung idealerweise erst beginnen, nachdem alle Gespräche abgeschlossen sind. Denn so vermeiden Sie vorzeitige subjektive Entscheidungen. Ihr Bewertungsbogen und die Notizen helfen Ihnen dabei, ein abschließendes Urteil zu fällen. Außerdem können Sie sich die folgenden Fragen stellen, damit Ihre Entscheidung nicht auf einem reinen Bauchgefühl basiert:

• Erfüllt der*die Kandidat*in die Anforderungen an die Stelle?
• Zeigt er*sie das Potenzial und Interesse, sich intern weiterzuentwickeln?
• Stimmen die Vorstellungen bezüglich Gehalt, Arbeitszeit und anderen Details überein?
• Passt der*die Bewerber*in in die Unternehmenskultur?
• Können Sie sich den*die Bewerber*in gut als Mitglied des Teams vorstellen?

Wenn Sie ein Bewerbermanagementsystem nutzen, können Sie die Bewertung direkt in Ihrem Tool vornehmen, sie mit Ihren Kolleg*innen teilen und die nächsten Schritte besprechen.

Jetzt sind Sie am Zug

Bewerbungsgespräche haben eine große Bedeutung für die gesamte Candidate Experience und damit Ihre Employer Brand. Auch die Vor- und Nachbereitung des Jobinterviews hat einen Einfluss darauf, wie Bewerber*innen den gesamten Bewerbungsprozess wahrnehmen.

Mithilfe unserer Checkliste sind Sie nun bestens für Ihre nächsten Vorstellungsgespräche gewappnet.

Tipp:

Tipp:

Immer noch unzufrieden mit Ihren Ergebnissen? Erfahren Sie, wie Sie Ihre Bewerberqualität erhöhen können.

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