Bewerbungsgespräche führen: Ein Leitfaden

Zuletzt aktualisiert:
22.7.2021
24/12/2021
24/12/2021
Minuten Lesedauer
Luisa Spardel
Recruitee
Erfahren Sie, wie Sie ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch führen, die passenden Bewerber*innen auswählen.
Inhalt

In einem Bewerbungsgespräch wollen Sie so viel über Ihre Kandidat*innen erfahren wie möglich. Zwar haben Sie einige Fakten bereits im Lebenslauf, aber in einem persönlichen Gespräch bekommen Sie oft einen viel besseren Eindruck.

Viele Recruiter*innen haben festgestellt, dass ein fehlerhafter Interviewprozess der Hauptgrund für die Einstellung eigentlich nicht geeigneter Kandidat*innen ist. Die Person, die das Interview führt, trägt somit einen Großteil der Verantwortung für ein unbefriedigendes Ergebnis. Die Kandidat*innen beobachten und analysieren die Gespräche ebenfalls, es lohnt sich also, einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Damit Sie ein Bewerbungsgespräch erfolgreich führen können, sollten Sie es sorgfältig planen und eine Struktur haben. Die Struktur für Bewerbungsgespräche kann so aussehen:

  • Begrüßen des*der Bewerber*in und Kennenlernen
  • Darstellung der Stelle und eine kurze Übersicht über das eigene Unternehmen
  • Fragen aus einer vorbereiteten Liste
  • Offene Fragen, auch vonseiten des*der Bewerber*in
  • Abschlussgespräch mit Erläuterung der nächsten Schritte

Damit Sie mehrere Gespräche am Tag führen können, sollten Sie ein Zeitkontingent festlegen. 30 bis 45 Minuten sollten für diesen Schritt in Ihrem Einstellungsprozess ausreichen.

Die Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch

Einer der besten Tipps für das Bewerbungsgespräch ist, einige Zeit damit zu verbringen, die Schlüsselqualifikationen zu analysieren, die der*die ideale Kandidat*in haben muss, um in der Rolle erfolgreich zu sein.

Wenn Sie beispielsweise jemanden für die Kundenbetreuung einstellen, dann benötigen Sie möglicherweise 1) hohe emotionale Intelligenz, 2) gute Kommunikation und 3) starke Problemlösungsfähigkeiten. Steuern Sie das Interview in den gewünschten Kompetenzbereich, mit entsprechend ausgewählten Fragen.

Bewerbungsgespräche werden heute entweder persönlich oder über Video geführt. Die meisten Schritte sind dabei die gleichen, es gibt aber bei der Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch ein paar Unterschiede.

Die Bewerbung durchlesen und Fragen aufschreiben

Je besser Sie sich auf das Gespräch mit den Kandidat*innen vorbereiten, umso kürzer und effektiver wird es. Dazu gehört, dass Sie sich die Bewerbung sorgfältig durchlesen.

Beantworten Sie für sich Fragen wie diese:

  • Fällt im Lebenslauf etwas auf, über dass Sie mehr wissen wollen (Lücken, verschiedene Branchen etc.)?
  • Fehlt etwas im Lebenslauf?
  • Was ist besonders interessant?
  • Über welche bisherigen Tätigkeiten wollen Sie mehr erfahren?

Es ist heute zwar umstritten aber ebenso Praxis, dass Recruiter*innen sich zur Vorbereitung auf Bewerbungsgespräche in sozialen Medien und in Businessnetzwerken umschauen. Dort vorhandene öffentliche Informationen können Sie verwenden, um zum Beispiel bei ausgefallenen Hobbys nachzufragen. Sie sollten aber nicht für Diskussionen um politische Ansichten oder Bilder von einer rauschenden Party genutzt werden. Bleiben Sie bei den professionellen Aspekten, wie beispielsweise einem branchenspezifischen Beitrag, den ein*e Kandidat*n bei Xing geschrieben hat.

Halten Sie Gesprächsnotizen bereit

Denken Sie daran, die Fragen, die Sie aufgeschrieben haben, im Bewerbungsgespräch zur Hand zu haben. Sie können dazu einen normalen Notizblock verwenden oder ein Tablet. Vermeiden Sie es, die Fragen von einem Smartphone abzulesen, es könnte den Eindruck vermitteln, Sie seien nicht bei der Sache. Auch ein Laptop auf den Beinen ist nicht mehr passend. Wenn Sie eine Recruiting-Software wie Recruitee benutzen, können Sie Fragen und Antworten auch direkt ins Kandidat*innenprofil schreiben. Auch hier sollten Sie eine mobile Version fürs Tablet verwenden.

Stellen Sie sicher, dass ein Besprechungszimmer gebucht ist

Nichts ist peinlicher als mit Bewerber*innen zum Besprechungszimmer zu gehen, und dort sitzen bereits andere Kolleg*innen in einem Meeting. Um das zu vermeiden, sollten Sie bei der Bestätigung des Gesprächstermins schon den Raum buchen. Ein besetzter Raum fällt auf Sie als Unternehmen zurück und zeugt nicht gerade von Organisationstalent. Das kann unter anderem dem Employer Branding schaden. Natürlich kann es immer mal Probleme mit einem Raum geben, überlegen Sie sich also vorher eine Alternative, etwa die Kantine, eine Lounge, oder ihr Büro. Sie können einen Raum mit oder ohne Tische verwenden, er sollte nicht zu groß sein.

Vermeiden Sie Ablenkungen beim Bewerbungsgespräch

So schön Glaswände sind, sie können bei einem Gespräch ein Problem darstellen, wenn vorbeilaufende Mitarbeiter*innen Sie oder den*die Bewerber*in ablenken. In diesem Fall ziehen Sie, wenn möglich, die Vorhänge zu. Produktionslärm kann ebenfalls ablenken, deshalb empfiehlt sich für ein persönliches Bewerbungsgespräch ein Ort, der ruhig und etwas abgelegen ist. Bringen Sie an der Tür ein Schild mit der Aufschrift “Bewerbungsgespräch, bitte nicht stören!” an, damit Kolleg*innen nicht einfach hereinplatzen. Schalten Sie Ihr Mobiltelefon auf Stumm.

Videointerviews: Überprüfen Sie die Internetverbindung und Technik

Bei einem Videointerview ist der erste Satz fast immer “Können Sie mich sehen?” Wenn Ihr Gegenüber diese Frage mit Nein beantwortet, lässt Sie das nicht besonders gut aussehen. Um das zu vermeiden:

  • Machen Sie Testanrufe bei Kolleg*innen und prüfen Sie Bild und Ton.
  • Prüfen Sie die Internetverbindung (entweder fragen Sie ihre IT oder gehen Sie auf www.speedtest.net).
  • Vermeiden Sie Räume, die groß sind, das bringt viel Hall mit sich.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie eine gute Beleuchtung haben.
  • Verwenden Sie einen Laptop mit gutem Mikrofon, damit auch eventuelle anwesende Mitarbeiter*innen gut gehört werden können.

Auch bei Bewerbungsgesprächen per Video sollten Sie darauf achten, dass es zu keinen Ablenkungen kommt. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht durch Anrufe oder Nachrichten auf Ihrem Telefon gestört werden.

Die Schritte während des Bewerbungsgesprächs

Eine Entscheidung über eine*n Kandidat*in fällt meistens sehr schnell, zumindest was das Bauchgefühl angeht. Ein gut geplantes und strukturiertes Interview hilft Ihnen, nicht den Faden zu verlieren und das bestmögliche aus dem Gespräch herauszuholen.

Bei einem Video-Interview haben sie theoretisch die Möglichkeit, dieses aufzuzeichnen. Es gibt aber Bedenken mancher Landesdatenschützer. Sie sollten deshalb auf jeden Fall das schriftliche Einverständnis der Bewerber*innen einholen. Der Vorteil einer Video-Rekrutierungssoftware liegt darin, dass Sie später das Verhalten genauer studieren können.

Schritt 1 - Begrüßung der Kandidat*innen

Den besten Eindruck macht es, wenn Sie Kandidat*innen bereits am Empfang begrüßen können. Ist das nicht möglich, sollte die Tür zum Besprechungsraum offen sein und Sie dort stehend auf die Person warten. Händeschütteln ist grundsätzlich noch angesagt, sollte in Zeiten von Corona allerdings ausgesetzt und durch andere Gesten ersetzt werden. Auf jeden Fall sollten Sie die Initiative ergreifen und den*die Kandidat*in mit einem “Schönen guten Morgen” oder ähnlichem begrüßen. Bieten Sie außerdem einen Kaffee, Tee oder ein anderes Getränk an. Denken Sie immer daran, Ihren Namen zu nennen und begrüßen Sie den*die Kandidat*in mit Namen. “Sie” und “Frau/Herr” entsprechen noch immer den Umgangsformen. Wird in Ihrem Unternehmen das “Du” verwendet, teilen Sie es vorher mit.

Schritt 2 - Smalltalk

In Deutschland ist es zwar – im Gegensatz zu vielen anderen Ländern – üblich, direkt zur Sache zu kommen. Dennoch sollten Sie sich etwas Zeit – fünf Minuten reichen aus – für Smalltalk nehmen. Einfache Fragen sind:

  • Wie war die Anreise?
  • Sind Sie mit dem Auto gekommen?
  • Kommentare zum aktuellen Wetter

Bei einem Videocall werden Sie meisten kurz die Technik gegenseitig prüfen, und dann zum Beispiel fragen, wo sich die andere Person gerade befindet. Es besteht die Gefahr, dass Smalltalk sich verselbstständigt, belassen Sie den Austausch deshalb bei ein paar Minuten.

Schritt 3 - Vorstellung

Als Erstes stellen Sie sich kurz vor. Zu der Vorstellung gehören:

  • Ihr voller Name
  • Ihre Positionen und Rollen im Unternehmen
  • Warum sie das Interview leiten

Sollten weitere Personen aus Ihrem Unternehmen teilnehmen, können Sie diese kurz einführen, Sie sollten sich aber dann selbst vorstellen. Das gilt auch für Online-Bewerbungsgespräche.

Im nächsten Schritt stellen Sie kurz das Unternehmen vor. Sie können davon ausgehen, dass sich Bewerber*innen bereits darüber informiert haben, was Sie machen. Konzentrieren Sie sich deshalb mehr aufs Employer Branding und warum Sie ein guter Arbeitgeber sind.

Schließlich können Sie noch kurz die Stelle beschreiben und was Sie von einem Kandidat*en erwarten.

Da Sie bereits einen Lebenslauf von den Bewerber*innen erhalten haben, müssen diese sich und ihren Werdegang nicht vorstellen.

Schritt 4 - Fragen an die Kandidat*innen stellen

Die vorbereiteten und mit den Kollegen abgesprochenen Interviewfragen sollten Sie so stellen, dass eine gute Gesprächsatmosphäre entsteht. Vermeiden Sie geschlossene Fragen, die mit Ja oder Nein beantwortet werden. Sollten Sie einen Fragebogen benutzen, bei dem Sie unter anderem eine Zahlenbewertung eintragen, teilen Sie dies dem*der Kandidat*in mit. Vermeiden Sie, Fragen auf ihrem Block abzuhaken, oder zumindest machen Sie es nicht offensichtlich. Es erzeugt den Anschein, das Bewerbungsgespräch sei eine Formalie.

Schreiben Sie sich Notizen zu jeder Antwort auf, oder bitten Sie Kolleg*innen das zu tun. Vermeiden Sie dabei aber, zu lange auf einen Bildschirm oder Block zu schauen. Sie müssen nicht die kompletten Antworten niederschreiben, Stichworte reichen.

Vergessen Sie nicht, dass es bei einem Bewerbungsgespräch um die sozialen Kompetenzen geht. Konzentrieren Sie sich also auf diese Eigenschaften bei den Bewerber*innen.

Es ist übrigens verboten, das Gespräch ohne Einwilligung aufzunehmen, und auch unüblich – eine Ausnahme können Online-Interviews sein.

Wenn Sie mit den ersten Fragen durch sind, geben Sie dem*der Kandidat*in die Gelegenheit, selbst Fragen zu stellen und beantworten Sie diese. Ist dann noch Zeit, können Sie weitere offene Fragen stellen oder bei bestimmten Themen noch einmal nachhaken.

Schritt 5 - Wie Sie ein Bewerbungsgespräch beenden

Ist die Zeit abgelaufen und/oder alle Ihre Fragen sind beantwortet, können Sie das Bewerbungsgespräch beenden. Bevor Sie sich verabschieden, sollten Sie aber Ihrem*Ihrer Gesprächspartner*in erläutern, wie es weitergeht. Erklären Sie, bis wann Sie denken eine Entscheidung zu treffen und wann Sie sich spätestens zurückmelden. Es werden alle Kandidat*innen informiert, selbst wenn es eine Absage gibt. Fragen Sie, ob es seitens des*der Bewerber*in noch Unklarheiten zum Verfahren gibt. Legen Sie dann die nächsten Schritte dar, zum Beispiel, ob es eventuell eine weitere Interviewrunde geben wird.

Als Arbeitgeber*in sollte Sie Ihren Bewerber*innen die Reisekosten und den Aufwand erstatten. Bei der Verabschiedung können Sie das Prozedere erläutern, wie ein Formular übergeben, einen Link schicken oder zusammen zur Buchhaltung gehen.

Nach dem Bewerbungsgespräch

Ist ein Bewerbungsgespräch beendet, gilt es die gesammelten Informationen gemeinsam zu besprechen. Wenn Sie eine Bewerbermanagement-Software benutzen, dann können Sie schon während des Gesprächs Notizen eintragen, die dann automatisch mit allen am Prozess beteiligten Kolleg*innen geteilt werden.

Besprechung und Entscheidungsfindung

Sie können sich direkt nach dem Gespräch zusammensetzen oder erst mehrere Bewerbungsgespräche führen und dann die Kandidat*innen miteinander vergleichen. Auf jeden Fall sollten Sie nicht nur Ihre Notizen vergleichen, sondern auch Ihren persönlichen Eindruck. Das Bauchgefühl ist manchmal eine gute Hilfe, vor allem wenn es um soziale Kompetenz geht. Wenn alle in Ihrem Team ein schlechtes Gefühl haben, dann sollten Sie sich gegen eine*n Kandidat*in entscheiden – selbst wenn die Qualifikationen passen.

Haben Sie einen Fragebogen verwendet, der Antworten in Zahlenskalen einteilt, können Sie das Ergebnis jetzt auswerten. Meistens wird Ihnen angegeben, in welchen Bereichen die Bewerber*innen besonders stark oder schwach sind.

Eine Entscheidung sollte zeitnah getroffen werden. Bewerber*innen springen mit steigender Wartezeit ab, weil viele sich bei mehreren Firmen beworben haben. Wenn es also eine Übereinstimmung gibt, sollten Sie zuschlagen. Dazu gehört übrigens, dass Sie auch die Person sind, die eine Einstellung genehmigen darf. Es wäre dem Erfolg abträglich, wenn es noch ein langfristiges internes Verfahren gäbe.

Haben Sie eine positive Entscheidung getroffen, teilen Sie diese umgehend dem*der Kandidat*in mit. Am besten eignet sich hier ein Telefonanruf. Sie sollten auf jeden Fall eine E-Mail schicken, in der Sie die Entscheidung bestätigen und weitere Schritte vorschlagen. Denken Sie daran, dass Sie ein nur Angebot machen, der*die Bewerber*in muss es noch annehmen.

Absagen nicht vergessen

Man sieht sich zweimal im Leben, sagt der Volksmund. Bei Bewerbungsgesprächen ist das nicht anders, gerade wenn es Job innerhalb einer spezifischen Branche sind. Es gehört zum guten Ton, Kandidat*innen schriftlich abzusagen. Sie können dafür in Ihrer Recruiting-Software ein Template erstellen. Die Absage auf eine Bewerbung sollte im Ton freundlich sein und die Person mit Namen ansprechen sowie die Stelle nennen.

Wenn es jemand bis ins Interview geschafft hat, lagen sehr wahrscheinlich die notwendigen Qualifikationen vor, aber eine andere Person war vielleicht noch besser geeignet. Solche Kandidat*innen sollten Sie nicht einfach von dannen ziehen lassen. Bieten Sie Ihnen an, sie in Ihren Talent Pool aufzunehmen. Fügen Sie sie auch zu Ihrer HR-E-Mail-Liste hinzu, mit der Sie interessierte Bewerber*innen regelmäßig über neue Stellen und Neuigkeiten im Unternehmen informieren.

Die Art und Weise wie Sie mit Absagen umgehen schlägt sich in der Wahrnehmung als Arbeitgebermarke (Employer Brand) und in der Candidate Experience nieder. Wer nach einem Bewerbungsgespräch nichts mehr hört oder nur eine lapidare E-Mail erhält, wird Ihr Unternehmen kaum auf Portalen für Arbeitgeberbewertungen gut darstellen oder Sie Freund*innen und Bekannten empfehlen.

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