Das Telefoninterview: Ein Leitfaden für Recruiter*innen

Zuletzt aktualisiert:
6.5.2021
18/12/2021
18/12/2021
Minuten Lesedauer
Luisa Spardel
Recruitee
Telefoninterviews ersetzen öfter persönliche Vorstellungsgespräche. Das sind die Vor- und Nachteile zusammen mit einem Leitfaden und Tipps.
Inhalt

Das Telefoninterview hat seit Jahren einen festen Platz im Personalauswahlprozess. Oft als Vorstufe für das Vorstellungsgespräch genutzt, können Recruiter*innen eine erste Vorauswahl von vielversprechenden Kandidat*innen treffen. Es lassen sich schnell wichtige Fragen klären und beide Seiten bekommen ein grobes Bild voneinander.

Seitdem persönliche Gespräche in den Räumlichkeiten von Unternehmen nur eingeschränkt möglich sind, ersetzt das Telefongespräch sogar immer öfter das face-to-face Interview. Damit Sie alles aus Ihren Telefoninterviews herausholen, zeigen wir Ihnen hier, wie es richtig geht. Neben den Vor- und Nachteilen haben wir einen Leitfaden und Tipps für Sie vorbereitet.

Was ist ein Telefoninterview?

Bei einem Telefoninterview ruft in der Regel ein*e Recruiter*in des Unternehmens eine*n Bewerber*in direkt an. Das Ziel ist, sich einen ersten Eindruck zu verschaffen. Es gibt beiden Seiten die Gelegenheit, die gegenseitigen Erwartungen abzuklären und herauszufinden, ob die- oder derjenige zum Unternehmen passt.

Das Interview am Telefon hat meistens nur eine*n Gesprächspartner*in von Unternehmensseite und ist eine Vorstufe zum anschließenden Gespräch mit dem Hiring Manager. Es ist ideal für die Vorauswahl, da es oft kaum möglich ist, persönliche Vorstellungsgespräche mit allen interessanten Kandidat*innen zu führen.

Vor- und Nachteile von Telefoninterviews

Im Vergleich zu normalen Bewerbungsgesprächen bringen Interviews am Telefon einige Vorteile mit sich, aber leider auch ein paar Nachteile.

Vorteile

  • Spart Zeit: Sie können eine größere Anzahl an Bewerber*innen in kürzester Zeit unter die Lupe nehmen. Diese alle zu persönlichen Interviews einzuladen würde länger dauern.
  • Spart Geld: Talente ins Unternehmen für Gespräche einzuladen ist auch mit einigen Kosten verbunden. Diese können Sie sich im ersten Bewerbungsschritt sparen.
  • Kandidat*innen besser kennenlernen: Als zusätzliche Runde im Personalauswahlverfahren erhöht ein Telefongespräch die Chancen, das richtige neue Teammitglied auszuwählen.
  • Verringert den Interviewer Bias: Bei der Personalauswahl schleichen sich unweigerlich Unconscious Bias ein – unbewusste Vorurteile und Voreingenommenheiten. Da Sie Ihre*n Gesprächspartner*in am Telefon nicht sehen, verringern sich diese zumindest teilweise.
  • Schneller nicht passende Bewerber*innen ausschließen: Damit tun Sie auch diesen einen Gefallen. Sie müssen sich nun nicht weiter auf Ihr Bewerbungsverfahren konzentrieren und können ihren Fokus auf andere Firmen setzen.

Nachteile

  • Wirkt weniger persönlich: Ein Telefongespräch sollte in den seltensten Fällen ein persönliches Gespräch von Angesicht zu Angesicht – ob per Video oder im Büro – ersetzen.
  • Mimik und Gestik fehlen: Diese wichtigen Signale geben normalerweise Hinweise zur Persönlichkeit des*der Gesprächspartner*in. Ohne sie kann es zu Fehleinschätzungen kommen.

Wie lange dauern Telefoninterviews?

Das kommt ganz auf Ihre Zielsetzung an. Generell sind Interviews am Telefon kürzer als Vorstellungsgespräche, da sie „nur“ der Vorauswahl dienen. Die meisten Telefoninterviews dauern zwischen 30 und 60 Minuten.

Dürfen Sie eigentlich spontan anrufen?

Manche Personaler*innen setzen auf den Überraschungsmoment und rufen ohne vorherige Terminankündigung bei Bewerber*innen an. Sie wollen die Spontanität ihrer Kandidat*innen testen und erhoffen sich dadurch tiefere Einblicke in ihre Eignung für das Unternehmen.

Allerdings ist das spontane Telefoninterview eher unfair den Kandidat*innen gegenüber. Auch sie wollen sich auf ein solches telefonisches Vorstellungsgespräch richtig vorbereiten. Ein unerwarteter Anruf nimmt ihnen diese Möglichkeit. Eventuell erwischen Sie sie auch zu einem ungünstigen Zeitpunkt, zum Beispiel, wenn der*die Arbeitskolleg*in oder Chef*in direkt daneben steht.

Ein ausführlicher Leitfaden für Telefoninterviews

Von der Terminvereinbarung über die Fragestellung bis hin zur Nachbereitung – hier erklären wir, wie Sie ein Interview am Telefon in sieben Schritten meistern.

1. Termin vereinbaren

Der erste Schritt sieht vor, dass Sie den Bewerber*innen, die Sie zum Telefongespräch einladen möchten, Terminvorschläge per E-Mail senden. In dieser E-Mail sollten Sie außerdem die Telefonnummer abfragen, unter der Sie denjenigen*diejenige erreichen möchten.

Wird ein Termin bestätigt, sollten Sie eine weitere E-Mail senden, um die Erwartungen zu klären und kurz zu erwähnen, was besprochen wird. So wissen die Kandidat*innen was auf sie zukommt und können sich besser vorbereiten. Das schafft eine angenehme Candidate Experience.

Nutzt Sie eine Recruiting Software wie Recruitee, können Sie sich den manuellen E-Mail-Austausch übrigens ersparen. Ihre Talente können sich automatisch einen Termin aus Ihrem Kalender aussuchen und erhalten automatisch eine vorbereitete E-Mail.

2. Telefoninterview vorbereiten

Stehen die Termine für die Interviews, geht es an die Vorbereitung. Folgen Sie dabei dieser einfachen Checkliste:

  • Störquellen und Ablenkungen vermeiden: Schalten Sie die Notifications auf Ihrem Computer und Smartphone am besten ganz aus. Auch Kolleg*innen sollten Sie wissen lassen, dass Sie jetzt nicht gestört werden wollen. So können Sie sich ganz auf das Interview konzentrieren.
  • Festnetztelefon nutzen (wenn möglich): Mit dem Smartphone geht’s natürlich auch, aber es besteht die Gefahr, dass die Empfangsstärke schwankt. Bei schlechter Verbindung macht ein Interview keinen Spaß.
  • Unterlagen bereithalten: Haben Sie die Bewerbungsunterlagen parat und lesen Sie sich diese vorher noch einmal durch, damit Sie alles frisch im Kopf haben. Sie können sich auch gleich ein paar Notizen zu Fragen machen, die Sie unbedingt stellen wollen.
  • Ziel festlegen: Was wollen Sie mit diesem Interview erreichen? Welche Informationen müssen Sie unbedingt abfragen? Legen Sie sich jetzt die Fragen zurecht.
  • Wasser bereitstellen: Ein langes Gespräch kann schon mal den Hals austrocknen.
  • Pünktlich anrufen: Wer ruft eigentlich bei einem Telefoninterview an? Generell wählt der*die Recruiter*in die Nummer des*der Kandidat*in.

3. Begrüßung und Vorstellung

Zu Beginn des Gesprächs gilt es, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Ein kurzer Smalltalk kann dabei helfen. Da ein Telefonat weniger persönlich ist als ein Meeting, ist es wichtig jetzt den*die Gesprächspartner*in emotional abzuholen und so eine gewisse Nähe aufzubauen.

Des Weiteren sollten Sie sich selbst und das Unternehmen kurz vorstellen und den Ablauf des Gesprächs erklären.

4. Fragen

Auch am Telefon ist es empfehlenswert, ein strukturiertes Interview zu führen. Wenn Sie allen Kandidat*innen die gleichen Fragen stellen, werden Vergleichbarkeit und Fairness gewährleistet.

Aber nicht jede Frage, die Sie in einem face-to-face Gespräch stellen würden, eignet sich für Telefoninterviews. Vor allem Fragen, bei denen die unmittelbare Reaktion des Gegenübers einen Teil der Antwort bildet, sind bei einem telefonischen Interview eher überflüssig. Fachliche Qualifikationen hingegen können problemlos erfragt werden.

Dies könnten Sie in einem Telefongespräch abfragen:

  • Persönliche Motivation und das Interesse an der Position und am Unternehmen an sich
  • Fachliche Qualifikationen und Muss-Kriterien
  • Konkrete Fragen zum Lebenslauf (z. B. zu Lücken und Unregelmäßigkeiten)
  • Kommunikationsfähigkeit und Fremdsprachenkenntnisse
  • Allgemeine Erwartungen zum Gehalt und Eintrittsdatum

5. Rückfragen

Geben Sie dem*der Bewerber*in immer die Chance auch eigene Fragen zu stellen. Interessierte Talente nutzen diese Gelegenheit, um mehr über den Job und den Arbeitgeber zu erfahren. Jemand, der sich gut vorbereitet hat, wird garantiert Fragen parat haben.

6. Nächste Schritte und Verabschiedung

Beenden Sie das Gespräch mit einem Hinweis auf das weitere Vorgehen. Wann kann der* die Kandidat*in mit einer Rückmeldung rechnen? Danach verabschieden sich beide Seiten und legen auf.

7. Nachbereitung

Der Job des*der Recruiter*in ist an dieser Stelle noch nicht vorbei. Am besten schreiben Sie Ihre Eindrücke direkt auf, wenn noch alles frisch im Gedächtnis ist. Wenn Sie eine Recruitment Software nutzen, dann können Sie Ihre Notizen direkt ins System einpflegen, damit sie für Ihr Team sichtbar sind.

Tipps für gelungene Telefoninterviews

Damit Ihre Interviews am Telefon nicht nur gut verlaufen, sondern zum vollen Erfolg werden, haben wir diese Tipps für Sie zusammengestellt:

  • Notizen machen: Schreiben Sie sich während oder spätestens nach dem Gespräch unbedingt auf, was herausgestochen hat – im positiven und negativen Sinne. Vor allem, wenn Sie mehrere Interviews hintereinander führen, wird es sonst schwierig die Antworten der Bewerber*innen zu rekapitulieren und eine objektive Auswahl zu treffen.
  • Langsam und deutlich sprechen: Die Verbindung am Telefon ist nicht immer optimal. Dazu kommt, dass der*die Interviewee sicher etwas nervös ist. Machen Sie es ihm*ihr leichter, indem Sie langsam und deutlich sprechen.
  • Nachfragen: Wenn Sie nicht komplett verstanden haben, was Ihr Gesprächspartner gesagt hat, ist es vollkommen normal noch einmal nachzuhaken: „Können Sie das bitte noch mal wiederholen? Ich habe es akustisch nicht verstanden.“
  • Ausreden lassen: Generell gilt es, dem*der anderen nicht ins Wort zu fallen. Hört der*die Kandidat*in aber gar nicht mehr auf zu reden und weicht stark vom Thema ab, dann dürfen Sie natürlich unterbrechen. Erinnern Sie ihn*sie an Ihre eigentliche Fragestellung.  
  • Pausen zulassen: Am Telefon ist es viel schwieriger einzuschätzen, wann jemand mit einer Ausführung fertig ist und von dem*der Gesprächspartner*in eine Reaktion erwartet. Besser eine kurze Pause zulassen, anstatt übereinander hinwegzureden. Pausen geben dem*der Interviewee außerdem Zeit, seine*ihre Gedanken zu sammeln.
  • Lächeln: Auch wenn Ihr Gesprächspartner Sie nicht sehen kann, es lohnt sich trotzdem zu lächeln. Ein freundliches Gesicht lässt automatisch die Stimme freundlicher klingen, was einen positiven Eindruck macht.
  • Zeitpuffer einbauen: Es ist nicht unüblich, dass ein Gespräch auch mal etwas länger dauert. Bauen Sie deshalb am besten 10 bis 15 Minuten Zeitpuffer zum nächsten Termin ein. Das gibt Ihnen genügend Zeit zur Nachbereitung und Sie müssen nicht hetzen.
  • Bei Verschiebung benachrichtigen: Falls das Gespräch nicht zum geplanten Zeitpunkt stattfinden kann, dann benachrichtigen Sie die Bewerber*innen so schnell wie möglich. Denn für den*die Kandidat*in gibt es kaum etwas Schlimmeres, als sich intensiv auf ein Interview vorbereitet zu haben und dann nicht angerufen zu werden.

Die nächsten Schritte

Wie am Anfang erwähnt, ist das Hauptziel von Telefoninterviews meistens eine erste Auswahl von vielversprechenden Kandidat*innen zu treffen. Es gilt allen Bewerber*innen, die es nicht in die nächste Runde geschafft haben, zeitnah diese Entscheidung mitzuteilen. Dann werden dem Hiring Manager die übrig gebliebenen Talente vorgelegt und weitere Personalauswahlverfahren geplant.

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