Ein Bonussystem für Mitarbeiter erstellen und einrichten

Zuletzt aktualisiert:
27/12/2021
27/12/2021
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Leon Hauber
Zur Mitarbeitermotivation gehören Boni und Prämien. Ein Bonussystem für Mitarbeiter ist heute sehr vielfältig aufgestellt und leicht einzurichten.
Inhalt

Extraleistungen sind heute ein Muss für Arbeitgeber. Nur für ein Gehalt wird kaum eine Fachkraft eine Stelle antreten. Als Arbeitgeber müssen Sie zeigen, dass Sie über die vereinbarte Entlohnung hinaus in der Lage sind, überdurchschnittliche Leistungen von Mitarbeiter*innen zu belohnen. Eine Möglichkeit bieten dabei Bonussysteme. Ein Bonussystem für Mitarbeiter*innen kann in wenigen Schritten eingerichtet werden. Sie können damit im Personalwesen gleich mehrere Faktoren beeinflussen: Zufriedenheit, Motivation, Produktivität und Fluktuation. 

Was ist ein Bonussystem für Mitarbeiter?

Ein Bonus ist in den meisten Fällen ein Entgelt, das Mitarbeiter*innen nach einem im Unternehmen festgelegten Plan ausgezahlt wird. Manchmal können Boni auch als Sach- oder andere Leistungen gegeben werden. Ein Bonussystem beschreibt die Regeln, nach denen ein Bonus ausgezahlt wird. Diese Regeln gelten unternehmensweit und sollten sich an den Unternehmenszielen ausrichten. Angestellte müssen die Voraussetzungen für einen Bonus kennen und damit auch rechnen können. Dennoch ist ein Bonus eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers.

Boni kamen schon Ende des 19. Jahrhunderts auf und wurden für herausragende Leistungen gezahlt. Das Prinzip, einen Bonus als Geldleistung zu geben, weicht aber langsam auf. Moderne Bonussysteme bieten alternative Leistungen an, zum Beispiel freie Tage, Dienst-Laptop oder Zuschüsse. Ein Bonus soll belohnen und gleichzeitig Mitarbeiter*innen motivieren

Gegen Geldzahlungen sprechen mehrere Gründe: Sie beziehen sich auf Leistungen in der Vergangenheit und geraten schnell in Vergessenheit – Ihre Angestellten gewöhnen sich an den Bonus und er hat keine anspornende Wirkung mehr. Es wird lediglich versucht, die Minimalanforderungen zu erfüllen. Monetäre Leistungen hängen außerdem vom Unternehmensumsatz ab – in schlechten Zeiten sinkt auch der Bonus. Die motivierende Wirkung verblasst. Und schließlich muss ein Bonus versteuert werden - es bleibt also weniger übrig als es zunächst den Anschein hat. Auch das kann frustrierend wirken. Dennoch kann ein Unternehmen sich natürlich mit einer Prämie für ein besonders gutes Geschäftsjahr bedanken. Der Reifenhersteller Continental zählt zu den wenigen Firmen, die solche Bonuszahlungen an alle anspruchsberechtigten Beschäftigten weltweit ausschütten. Die Mitarbeiter*innen in Deutschland erhielten 2020 zum Beispiel jeweils 436 Euro.

Alternativen bieten Boni, die Leistungen darstellen. Sie können zusätzliche Home-Office-Tage erlauben oder die Einrichtung eines Home-Office bezahlen, einen Fahrtkostenzuschuss geben oder einen Kindertagesstätten-Zuschuss, freie Tage gewähren, Weiterbildungen finanzieren, zu Incentive-Reisen einladen und ähnliches. Viele Bonussysteme versuchen, sich an den individuellen Bedürfnissen der auszuzeichnenden Mitarbeiter*innen auszurichten.

Welche verschiedenen Arten von Bonussystemen gibt es? 

Neben der Art der Prämie für Arbeitnehmer*innen gibt es verschiedene Gründe, warum diese überhaupt eine Sonderleistung erhalten. Jedes Unternehmen bestimmt diese für sich, entsprechend gibt es große Unterschiede. Einige Bonustypen haben sich aber als besonders wirkungsvoll erwiesen:

Leistungsbonus

Der Leistungsbonus ist eine Prämie für messbare Leistungen, die einen bestimmten Wert überschritten haben. Es gibt Firmen, die zahlen dem gesamten Personal einen Bonus, wenn der Gewinn eine bestimmte Höhe erreicht hat – wobei sich die Höhe der Prämie prozentual nach dem Gehalt richtet. Eine andere Form der Prämienzahlung bezieht sich auf Kennzahlen, die Beschäftigte erreichen können. Im Verkauf sind das zum Beispiel Umsatzzahlen, die übertroffen wurden. In der Produktion kann das eine besonders geringe Fehlerquote sein oder aber ein hoher Durchsatz. 

Ein Nachteil dieser Bonus-Form ist, dass Sie nicht immer Leistungen messen können und damit einige Teile der Belegschaft von einem Bonus ausschließen. Ein Beispiel wäre die Leitung der Betriebskantine, die zu den gleichen Kosten ein gesünderes Menü geschaffen hat. Die Zahlen verändern sich dadurch nicht, allerdings verbessert sich das Betriebsklima und die Gesundheit der Mitarbeiter*innen.

Ad-hoc-Bonus

Viele Unternehmen stellen von einem zahlenbasierten System für Prämien auf ein Adhoc-Bonus-System um, das auf Bewertungen beruht. Hier gibt es keine automatische jährliche Bonuszahlung mehr, wenn ein bestimmter Wert erreicht ist. Stattdessen liegt es im Ermessen von Vorgesetzten oder Geschäftsführung, Mitarbeiter*innen spontan mit einer Prämie auszuzeichnen. Das findet nicht willkürlich statt, auch hier sollten Sie interne Regeln aufstellen.

Grundlage für einen Ad-Hoc-Bonus bietet dann ein Feedbackgespräch oder eine regelmäßige Mitarbeiterbeurteilung. Der Vorteil: So können Leistungen wie beispielsweise ein guter Einfluss auf die Motivation der Abteilung, umsetzbare neue Ideen oder besonderes Engagement über die Anforderungen des Arbeitsvertrages hinaus belohnt werden. Und: Die Prämie für Mitarbeiter*innen kann individuell angepasst werden. Sie können sogar verschiedene Alternativen zur Auswahl stellen.

Meilenstein-Bonus

Große Projekte sind in Meilensteine oder Projektabschnitte unterteilt, die ein bedeutendes Ereignis darstellen. Ein Team oder gar die ganze Firma hat etwas gemeinsam geschafft, es darf gefeiert werden. Sekt und Schnittchen sind zwar eine nette Geste, aber Sie können gerade Teams mit einem Bonus mehr motivieren, Meilensteine schneller zu erreichen – ohne dass die Qualität darunter leidet. 

Wenn ein Team vorab weiß, dass es für das (frühzeitige) Erreichen von Meilensteinen eine Prämie erhält (solange die Bedingungen für diesen Meilenstein auch erfüllt sind), wird es meistens besser zusammenarbeiten und engagierter versuchen, das Ziel zu erreichen. Schließlich haben alle einen Vorteil davon.

Social Credits

Noch etwas Zukunftsmusik, in China aber bereits eingeführt, sind Sozialkredite. Damit werden Menschen anhand unterschiedlicher Daten bewertet. Dieses Social Scoring gibt dann Auskunft über Kreditwürdigkeit, aber auch, ob jemand Strafpunkte in Flensburg hat. Unternehmen können Ihre Mitarbeiter mit Social Credits belohnen, die ihnen dann zum Beispiel Zugang zu Business-Lounges der Fluggesellschaften geben, eine Kindergartenplatz ergattern helfen oder etwas darüber sagen, ob jemand für eine neue Karrierestufe im Unternehmen geeignet ist.

Daran sollte Sie bei einem Bonussystem unbedingt denken

Ein Bonus oder eine Prämie für Mitarbeiter*innen sind freiwillige Leistungen, die Sie als Arbeitgeber erbringen. Die Beschäftigten haben kein Anrecht darauf. Dennoch sollte es klare Regeln geben, nach denen Boni vergeben werden. Diese können zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung verankert sein. Manche Bonussysteme sind auch Teil des Arbeitsvertrages, gerade im Verkauf. Daraus kann sich aber auch ein rechtlicher Anspruch ableiten.

Darüber hinaus gibt es noch ein paar Tipps, die Ihnen dabei helfen können, ein wirksames Mitarbeiterbonussystem aufzubauen:

Fairness und Transparenz

Bei der Erstellung eines Bonussystems sollten Sie daran denken, dass die Bedingungen für eine Prämie für alle gleich sind. Wenn von zwei Mitarbeiter*innen bei gleicher Leistung nur einer ein*e einen Bonus erhält, kann die andere Person vor das Arbeitsgericht ziehen. Deshalb sind klare Regelungen unabdingbar. Bei Leistungen, die auf Kennzahlen beruhen, ist das noch einfach. Schwieriger wird es, wenn Vorgesetzte ihre Angestellten bewerten. Für diesen Fall muss es klar formulierte Anforderungen geben, die für eine Prämie gelten. Nur so kann sich die Führungskraft in ihrer Entscheidung absichern. Legen Sie diese Anforderungen auch offen, denn dann wissen Ihre Mitarbeiter*innen, woran sie sind und was sie tun müssen, um einen Bonus zu erhalten.

An Unternehmenszielen orientieren

Ein Bonus ist kein Selbstzweck und kein Geschenk, das aus reiner Menschenfreundlichkeit gemacht wird. Boni haben einen Zweck und sollten an den Zielen Ihres Unternehmens ausgerichtet sein.

Solche Ziele können sein:

Natürlich werden Sie immer auch Umsatz und Gewinn als Unternehmensziel haben, und daran haben Ihre Mitarbeiter*innen einen großen Anteil. Je motivierter und zufriedener Mitarbeiter*innen insgesamt sind, umso besser wirkt sich das auf die Gesamtleistung des Unternehmens aus.

Flexible Angebote

Lange Zeit waren Boni eine Art 14. Monatsgehalt (nach dem Weihnachtsgeld). Auch heute noch schütten Firmen Überschüsse am Jahresende aus. Der Nachteil: Die Höhe der Prämien hängt vom Umsatz ab und nicht von der Leistung des*der Einzelnen. Dabei gibt es viele Corporate Benefits, die von den Beschäftigten durchaus bevorzugt werden.

Wer eine junge Familie hat und gerne einige Tage von Zuhause arbeiten möchte, kann zum Beispiel mit einem Homeoffice belohnt werden. Eine weitere Leistung sind Zuschüsse. Sie können den Platz in der Kindertagesstätte mitbezahlen oder einen Fahrtkostenzuschuss geben. Eine andere Möglichkeit sind Zuschüsse für einen Wellnessurlaub, fürs Fitnessstudio oder ein Fahrrad, mit dem Mitarbeiter*innen zur Arbeit kommen. Selbst das Mittagessen können Sie bezuschussen, vor allem, wenn es keine eigene Kantine gibt. Der große Vorteil für die Angestellten ist, dass diese Prämien nicht versteuert werden müssen. 

Sie können Ihrer Kreativität freien Lauf lassen, was Prämien angeht. Diese können auch die Teilnahme an einem Rabattprogramm oder an Teambuildingmaßnahmen sein. Achten Sie aber darauf, dass sie nichts anbieten, was ein Großteil der Belegschaft ohnehin bekommt. Ein Bonus soll immer als eine Auszeichnung für die persönliche Leistung und Mitarbeiteranerkennung verstanden werden.

Führungskräfte schulen

Wenn ein Bonussystem auf Feedbackgespräche und individuellen Einschätzungen beruht, müssen Vorgesetzte und Führungskräfte in der Lage sein, dieses auch anwenden zu können. Sie werden die Regeln und Grundlagen sowie den Umfang der Boni und Prämien Ihren Führungskräften nicht nur erklären, sondern auch vermitteln müssen. Dafür bieten sich Workshops zur Führungskräfteentwicklung mit möglichst vielen Fallbeispielen an. Erst dann sind Vorgesetzte in der Lage, die Leistung von Mitarbeiter*innen zu bewerten und die passende Belohnung zu finden.

So richtet man ein Bonussystem ein

Wenn Sie Ihren Mitarbeiter*innen in Zukunft einen Bonus geben wollen, dann sollte das nach einem festgelegten System erfolgen. Dieses einzurichten ist nicht schwierig, es lohnen sich aber ein paar grundsätzliche Überlegungen. Sie können in fünf Schritten Ihr eigenes Bonussystem einrichten:

1. Ziele festlegen

Am Anfang stehen die Ziele: Wen wollen Sie belohnen und warum? Wollen Sie Ihrer kompletten Belegschaft etwas Gutes tun oder wollen Sie einzelne Mitarbeiter*innen auszeichnen (oder gar beides)? Machen Sie sich außerdem Gedanken darüber, welche Vorteile Sie sich von einem Bonussystem versprechen und welche Nachteile damit verbunden sein könnten.

2. Liste von Boni und Prämien erstellen

Der kreative Teil des Bonussystems ist die Festlegung der einzelnen Maßnahmen. Erstellen Sie eine Liste mit den vorgesehenen Prämien und diskutieren Sie diese mit Kollegen und Angestellten. Es zahlt sich aus am Ende einen Katalog an Boni zu haben, der auch den Wünschen der Arbeitnehmer*innen entspricht. Achten Sie ebenfalls darauf, dass es eine Staffelung bei den Boni gibt, je nach Leistung oder Bewertungskriterien.

3. Budget festlegen

Ein Bonussystem muss sich rechnen. Sie wollen den Mehrwert, der durch Höchstleistungen entsteht, nicht komplett für Prämien verwenden. Legen Sie sich also ein Budget zurecht. Dafür brauchen sie folgende Kennzahlen:

  • Liste der einzelnen Bonusmaßnahmen und ihren Wert in Euro
  • Schätzung, wie viele Mitarbeiter*innen im Geschäftsjahr einen Bonus erhalten werden
  • Jahresbonus für alle Mitarbeiter*innen

4. Regeln formulieren

Um einen Bonus zu erhalten, müssen Mitarbeiter*innen bestimmte Anforderungen erfüllen. Es liegt an Ihnen, diese zu formulieren. Sie können unterscheiden zwischen einem leistungsbezogenen Bonus, der auf Zahlen beruht oder einem Bonus, bei dem die Leistung auch nach “weichen Faktoren” belohnt wird. 

Jeder Bonus muss wie folgt strukturiert sein:

  • Bezeichnung des Bonus
  • Kosten für das Unternehmen
  • Zielgruppe (alle Mitarbeiter*innen, leitende Angestellte, Führungskräfte)
  • Bedingungen, um den Bonus zu erreichen
  • Laufzeit des Bonus (zum Beispiel bei Zuschüssen)

5. Bonussystem kommunizieren

Ein Bonussystem muss allen Arbeitnehmer*innen bekannt sein. Sie sollten es daher auf möglichst vielen Kanälen kommunizieren. So kann es schon bei der Bewerbung, auf Ihrer Karriereseite oder bei der Zusendung des Arbeitsvertrages erwähnt werden. Veröffentlichen Sie das Bonussystem auch in Ihrem Intranet. Damit dokumentieren Sie Ihre Mitarbeiterwertschätzung und stärken Ihr Employer Branding.

Den Erfolg des Bonussystems evaluieren

Wenn Sie Geld für ein Bonussystem ausgeben, wollen Sie natürlich wissen, ob sich das auch lohnt. Hier kommt die Evaluierung ins Spiel. Sie orientiert sich an den gesteckten Zielen. Wollen Sie die Produktivität mit Bonussen als Motivator erhöhen, können Sie den Produktionsoutput als Maß nehmen. Geht es darum, Mitarbeiter*innen im Unternehmen zu halten, gibt die Fluktuationsrate Auskunft. Weitere Kennzahlen können Innovationsrate, Krankenstand, Effizienz oder Zufriedenheit sein. 


Noch aufschlussreicher sind diese Zahlen, wenn Sie nicht nur die Entwicklung betrachten, sondern bei der Formulierung der Ziele diese mit Vorgaben versehen – zum Beispiel 10 Prozent weniger Fluktuation, 15 Prozent höhere Produktivität oder 20.000 Euro mehr Umsatz pro Verkäufer*in.

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