Was Recruiter*innen über das Kompetenzmodell wissen sollten

Ein Kompetenzmodell gibt eine Struktur vor, an der sich alle Bereiche des Personalmanagements orientieren können. Die einheitlichen Vorgaben erleichtern Ihnen die Personaleinstellung, die Leistungsbeurteilung und die Personalentwicklung.

Wie ein Kompetenzmodell funktioniert, wo es angewendet wird und wie Sie es erfolgreich im Recruiting einsetzen können erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist das Kompetenzmodell?

Ein Kompetenzmodell basiert auf den für das Unternehmen erforderlichen und gewünschten Kompetenzen der Mitarbeiter*innen. Diese Kompetenzen spiegeln die Fähigkeiten eines*einer Mitarbeiter*in wider und sind die notwendigen Ressourcen, die ein Unternehmen in seinem Personalbestand benötigt. Es ist die Sammlung aller Fertigkeiten, Fähigkeiten, Eigenschaften und Wissen, die Mitarbeiter*innen mitbringen müssen, um in einer Stelle erfolgreich zu sein und langfristig zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen zu können. Gleichzeitig können Sie als Unternehmen alle Kompetenzen definieren, die für geschäftlichen Erfolg bis hin zu einzelnen Stellen nötig sind.

Unterschiedliche Kompetenz-Arten

Im Allgemeinen wird zwischen vier wichtigen Arten von Kompetenzen unterschieden, die Mitarbeiter*innen heute mitbringen sollten. Je nach Stelle können Sie einen Schwerpunkt auf bestimmte Fähigkeiten legen. So wird im operativen Bereich weniger Wert aufs strategische Denken gelegt, dafür müssen Führungskräfte nicht gut in der Produktionsleitung sein. Die wichtigsten Kompetenzarten sind:

• Fachkompetenz: Das in der Ausbildung oder im Studium erworbene Expertenwissen.
• Methodenkompetenz: Fähigkeiten, die dabei helfen, das Fachwissen zu erlernen und richtig anzuwenden, beispielsweise Präsentationstechniken oder Projektmanagement.
• Persönliche Kompetenz: Auch Selbstkompetenz genannt, umfasst dieser Bereich Eigenschaften wie Kritikfähigkeit, Flexibilität, Selbstständigkeit und Veränderungsbereitschaft.
• Sozialkompetenz: Beschreibt wie jemand mit anderen interagiert, beispielsweise dessen Teamfähigkeit und Führungskompetenz.

Diese vier Grundfähigkeiten gelten ebenso für die im Unternehmen existenten oder noch erforderlichen Kompetenzen.

Kompetenzmodell Definition

Im Kompetenzmodell kann die Personalabteilung erkennen, wo das Unternehmen mit diesem Kompetenzarten gut aufgestellt ist und welche Defizite existieren. Es beschreibt die notwendigen Personalressourcen und die damit verbundenen Kenntnisse.

Zum anderen gibt das Kompetenzmodell dem gesamten Personalmanagement eine einheitliche Sprache. Es bildet den roten Faden, der alle Maßnahmen auf ein einheitliches, übergeordnetes Ziel abstimmt. Das Kompetenzmodell können Sie als Framework verstehen, dass die Basis für alle Personalentscheidungen und Stellenausschreibungen bildet.

Wie unterscheidet sich ein Kompetenzmodell von einer Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung hat eine Zielrichtung nach außen (vom Effekt des Employer Brandings einmal abgesehen). Eine solche Anzeige wird innerhalb des Kompetenzmodells erstellt und basiert auf den Notwendigkeiten, die das Modell anzeigt. Das Kompetenzmodell liefert die notwendigen Kompetenzen, die über die fachliche Beschreibung der Stelle hinausgehen.

‍Ein Beispiel:

‍Sie wollen die Abteilungsleitung im Marketing neu besetzen. Sie haben bereits eine Stellvertretung, die hervorragend im Bereich Zahlen, Statistiken und Reichweite ist und außerdem sehr genau die Berichte der Arbeitnehmer*innen liest. Diese Kompetenzen sind also bereits vorhanden. Das Kompetenzmodell sucht dann für die Abteilungsleitung Kompetenzen, die notwendig, aber noch nicht vorhanden sind. Diese werden dann Teil der Stellenbeschreibung.

Wann und wie sollten Kompetenzmodelle eingesetzt werden?

Mit einem Kompetenzmodell können Sie im Personalmanagement mehrere Bereiche abdecken. Es kann sowohl nach innen als nach außen wirken. Wenn Sie regelmäßig das Modell aktualisieren, können Sie sicher sein, immer die besten Angestellten zu haben, die fast alle notwendigen Voraussetzungen mitbringen.

Für diese Aufgaben werden Kompetenzmodelle im Recruiting eingesetzt:

• Erstellen von Stellenanzeigen: Im Modell wird ersichtlich, welche Fähigkeiten, Eigenschaften und Qualifikationen der*die ideale Kandidat*in für die Stelle mitbringen muss. Dadurch können Sie leichter aussagekräftige Stellenanzeigen schreiben. Gleichzeitig verringern Sie die Zahl von unqualifizierten Bewerbungen, wenn die Interessenten diese Fähigkeiten nicht mitbringen
• Auswahl von Bewerber*innen: Mit Hilfe des Modells können Sie im Personalauswahlverfahren Kandidat*innen objektiv vergleichen, denn es ist genau festgelegt, welche Anforderungen sie erfüllen sollten. Wer sich auf eine Stelle bewirbt und die ersten Runden überstanden hat, wird auf jeden Fall die fachlichen und formalen Voraussetzungen mitbringen. Über das Kompetenzmodell erfahren Sie mehr über die Qualität der Person und die Eignungen für Ihr Unternehmen.
• Leistungsbeurteilung: Die Leistung Ihrer Mitarbeiter*innen können Sie anhand der festgelegten Kompetenzen bewerten. Die Leistungsbeurteilung wird dadurch transparent, einheitlich und nachvollziehbar. Wenn für eine Stelle bestimmte Kompetenzen erwartet, aber nicht erbracht werden, können Sie zum Beispiel Weiterbildungsmaßnahmen empfehlen.
• Personalentwicklung: Anhand des Modells erkennen Sie, an welchen Stellen Kompetenzen fehlen. Dadurch können Sie gezielt Entwicklungsmaßnahmen planen, um die Defizite auszugleichen. Insofern ist das Kompetenzmodell ein Steuerungselement in der Personalentwicklung. Dort, wo es Lücken gibt, können Sie mit geeigneten Maßnahmen eingreifen. Außerdem erkennen Sie, wo verborgene Talente schlummern, die vielleicht auf anderen Stellen erst so richtig aufblühen würden.
• Prägung der Unternehmenskultur: Ein Kompetenzmodell prägt das Unternehmen und seine Kultur. Werden in Ihrer Firma Teamarbeit, Kollaboration, soziale Kompetenzen großgeschrieben, dann setzt das ein klares Signal an die Belegschaft.

4 Vorteile für den Einsatz eines Kompetenzmodells in Ihrer Organisation

1. Sie besetzen Stellen besser

Mit einem Kompetenzmodell sind Sie in der Lage, eine Stelle präziser zu beschreiben und entsprechend qualifizierte Bewerbungen zu bekommen. Sie steigern die Qualität der Kandidat*innen und letztlich der neu eingestellten Mitarbeiter*innen.

2. Positive Effekte auf die Führungskräfteentwicklung

In der Führungskräfteentwicklung sind soziale und Methodenkompetenzen wichtiger als die rein fachlichen Fähigkeiten. Über das Kompetenzmodell können Sie feststellen, welche Führungskräfte gewünschte Kompetenzen bereits mitbringen und wo es noch Weiterbildungs- und Entwicklungsbedarf gibt.

3. Sie können den Bedarf voraussehen

Über das eigene Kompetenzmodell können Sie analysieren, welche Kompetenzen in Ihrem Unternehmen vorhanden sind und wie sie verteilt sind. Daraus können Sie den zukünftigen Bedarf absehen. Wenn zum Beispiel die Kompetenz Erfahrung hauptsächlich bei den über 50-Jährigen vorhanden ist, dann besteht die Gefahr, dass diese bald in Rente gehen und damit ein Defizit vorhanden ist.

4. Die Mitarbeiterbindung wird gestärkt

Ein Kompetenzmodell erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die richtigen Bewerber*innen auswählen, welche wirklich zu Ihrer Unternehmenskultur passen. Sind die neuen Mitarbeiter*innen von Anfang an mit den Kompetenzen vertraut, wissen sie außerdem stets was von ihnen erwartet wird. Tendenziell stärkt dies die Mitarbeiterbindung und senkt die Fluktuation.

Welche Art von Informationen sollten in einem Kompetenzmodell enthalten sein?

Wenn Sie ein Kompetenzmodell erstellen, sollten Sie am besten methodisch vorgehen. Dazu gehören eine Bestandsaufnahme, eine Ist- und eine Soll-Liste und ein Abgleich mit der Unternehmensstrategie.

1. Kernkompetenzen und persönliche Kompetenzen

Kernkompetenzen umfassen die grundlegenden Fähigkeiten, die von der Organisation für alle Mitarbeiter*innen gefordert werden; dies sind die grundlegenden Dinge, die die Angestellten erfüllen müssen.

Hierzu gehört zum Beispiel die Fähigkeit, gegenüber der eigenen Arbeit eine kritische, an Werten orientierte Haltung einzunehmen.

Weitere Kernkompetenzen sind:

• Einstellung
• Belastbarkeit
• Aufgeschlossenheit

2. Funktionale Kompetenzen

Funktionale Kompetenzen sind berufsspezifische Fähigkeiten und Verhaltensweisen, die für jede Rolle einzigartig sind. Zum Beispiel kann eine Kompetenz für eine*n Restaurantkellner*in die Fähigkeit sein, effektiv mit Kundenbeschwerden umgehen zu können. Ein*e Abteilungsleiter*in mit Personalverantwortung muss in der Lage sein, Personen einzustellen und zu entlassen.

Weitere funktionale Kompetenzen sind:

• Genauigkeit
• Pünktlichkeit
• Kreativität
• Kontaktfreudigkeit
• Lernbereitschaft

3. Soziale Kompetenzen

Manche Unternehmen vernachlässigen diesen Bereich noch, aber diese Kompetenzen sind so etwas wie der Kitt, der alles zusammenhält.

Zu den sozialen Kompetenzen zählen:

• Integrationsfähigkeit
• Konfliktfähigkeit
• Empathie und Einfühlungsvermögen
• Interkulturelle Kompetenz

4. Führungskompetenzen

Führungskompetenzen werden häufig für Aufsichts- und Managementaufgaben verwendet, können jedoch auf jede Position angewendet werden, die von Mitarbeiter*innen verlangt, andere zu führen.

Einige davon sind:

• Motivationsfähigkeit
• Visionäres und strategisches  Denken
• Fähigkeit zu delegieren
• Risikobereitschaft
• Profitorientierung

5. Strategische Ziele

Um ihre strategischen Ziele umsetzen zu können, sind Beschäftigte mit den passenden Fähigkeiten notwendig. Gleichzeitig müssen die Kompetenzen auch mit den strategischen Zielen übereinstimmen.

Die wichtigsten Parameter sind:

• Unternehmensziele
• Zukunftsaussichten  
• Marktbedingungen
• Unternehmenskultur  
• Kunden
• Führungsstil

Einige Beispiele: Ein Unternehmen, das familiengeführt wird und einen eher patriarchalischen Führungsstil hat, wird mit teamorientierten Mitarbeiter*innen wenig Freude haben. Wenn Sie stärker in die Kundenbeziehungen investieren wollen, brauchen Sie mehr Mitarbeiter*innen mit kommunikativen Fähigkeiten. Ein gutes Beispiel ist die Autoindustrie, die gerade eine Transformation vom Autobauer zum Designer und Mobil-Softwarehersteller macht. Bei solchen Transformationen muss das Kompetenzmodell natürlich angepasst werden.

Wer sollte an der Erstellung eines Kompetenzmodells beteiligt sein?

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Kompetenzmodell erstellen wollen, ist es wichtig, dass alle Abteilungen mitarbeiten, die in diesem Fall betroffen sind. Im Vordergrund steht dabei natürlich die Personalabteilung, weiterhin sollte die Geschäftsführung mit eingebunden sein.

Sie können sich für dieses Projekt externe Hilfe holen, es gibt Firmen, die sich auf diesen Bereich spezialisiert haben. Je tiefer es bei den Stellenbeschreibungen geht, umso wichtiger sind die Kolleg*innen vor Ort, zumindest aber die Teamleiter*innen.

Wie entwickeln Sie ein Kompetenzmodell?

Um ein Kompetenzmodell erstmalig zu entwickeln, brauchen Sie ein Konzept, an dem Sie sich orientieren können. Diesen Plan sollten Sie dann Schritt für Schritt abarbeiten. Nehmen Sie sich Zeit für eine genaue Analyse, denn sie bildet die Grundlage für Ihr Kompetenzmodell.

1. Schritt: Prozesse untersuchen

Welche Prozesse laufen in Ihre Unternehmen wie ab und welche Kompetenzen werden von Beschäftigten benötigt, um diese am Laufen zu halten. Diese Prozesse sind natürlich in den jeweiligen Abteilungen Ihres Unternehmens unterschiedlich, entsprechend wird auch die Kompetenzverteilung anders sein. Überlegen Sie sich dann, welche Kompetenzen in diesen Prozessen benötigt werden.

Zum Beispiel:

• Im Marketing gibt es kreative  Prozesse, Research, Planung
• Im Vertrieb haben wir  Leitungsfunktionen, Kundenkontakte, Profitorientierung,  eigenständiges Arbeiten
• Der Bereich Finanzen wird Prozesse haben, bei denen es auf Genauigkeit, Details, Vorausschau und Verlässlichkeit ankommt.

2. Schritt: Vorhandene Kompetenzen aufspüren

Nur weil die Prozesse laufen und Ihre Unternehmen gut da steht, müssen nicht alle notwendigen Kompetenzen vorhanden sein. Deshalb müssen Sie im zweiten Schritt eine Liste mit vorhandenen Kompetenzen, sortiert nach Prozessen und Unternehmenseinheiten, erstellen. Sie können sich an Kompetenzlisten orientieren und dann diese jeweils abhaken. Stören Sie sich nicht daran, wenn Kompetenzen vorhanden sind, die auf den ersten Blick nicht gebraucht werden.

3. Schritt: Befragen Sie Kolleg*innen und Führungskräfte

Sie können diesen Schritt auch mit dem zweiten zusammen durchführen, je nachdem wie Sie das Kompetenzmodell entwickeln. Auf jeden Fall sollten Sie fragen, welche Kompetenzen nach deren Auffassungen vorhanden sind und bei welchen es ein Defizit gibt.

4. Schritt: Führen Sie die Prozesse und die vorhandenen Kompetenzen zusammen.

Gerade dort, wo es besonders gut läuft, können Sie daraus die Kernkompetenzen ableiten, die für die bestimmten Unternehmensbereich nötig sind.

Beantworten Sie mithilfe der gesammelten Informationen die zentrale Frage: Welche Kompetenzen sind für alle Mitarbeiter*innen und das gesamte Unternehmen zielführend? Diese sollten idealerweise messbar oder zumindest beobachtbar sein.

Definieren Sie zunächst Basiskompetenzen, welche für alle Tätigkeiten Erfolg versprechend sind. Danach können Sie weitere spezifische Kompetenzen identifizieren, die für bestimmte Stellen gelten. Für jede Kompetenz sollten Sie außerdem die folgenden Fragen beantworten:

• Welches Verhalten zeigen Mitarbeiter*innen, die diese Kompetenz besitzen?
• Welche Leistungen werden durch diese Kompetenz erbracht?
• In welchen Ausprägungen kommt diese Kompetenz vor?

5. Schritt: Stellenspezifische Kompetenzen und Führungskompetenzen

Wenn Sie die Kernkompetenzen definiert haben, können Sie nun diese Kompetenzen unterschiedlichen Stellen zuweisen. Bei Führungskräften werden das andere Fähigkeiten sein als bei Sachbearbeiter*innen und im operativen Geschäft.

Beispiel für Kompetenzbeschreibungen

• Prozess: Verkauf und Vertrieb
• Definition: Als Teil des Verkaufsteams müssen Mitarbeiter*innen in der Lage sein, langfristige und profitable Kundenbeziehungen aufzubauen
• Unterkompetenzen: Fähigkeit mit Kund*innen zu kommunizieren, zielorientiert.
• Soziale Kompetenzen: aufgeschlossen, kommunikativ, gerne mit Menschen zusammen.
• Methodische Kompetenzen: Neue Kund*innen und Märkte eigenständig identifizieren, selbständig arbeiten, in der Lage sein sich selbst zu organisieren.

Kompetenzmodelle aktualisieren

Ein Kompetenzmodell sollte zunächst einmal langlebig sein, um eine gewisse Beständigkeit in die Richtung des Personalmanagements zu bringen. Allerdings muss es auch flexibel auf Veränderungen reagieren können. Neue Unternehmensziele, Geschäftsführer*innen oder unerwartete Marktentwicklungen können Auswirkungen auf die geforderten Kompetenzen haben. Deshalb sollten Sie das Modell regelmäßig auf Aktualität prüfen. Das geht einfacher, wenn Sie Ihr Kompetenzmodell in bestehende HR-Systeme integriert haben.

Denken Sie gerade bei der Gewichtung der Kompetenzen daran, dass es zu Verschiebungen kommen kann. Ein Beispiel ist die Künstliche Intelligenz, die dort, wo heute noch Genauigkeit und gewissenhaftes Arbeiten zählen, die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter*innen übernehmen kann. Und: Wenn Sie ein Unternehmen übernehmen oder mit einem zusammengelegt werden, kann es zu Kompetenzüberschüssen kommen, die mittelfristig abgebaut werden sollten.

Wie strukturieren Sie ein Kompetenzmodell für die Personalentwicklung?

Beispiel: Struktur eines Kompetenzmodells für die Führungskräfteentwicklung

Um Führungskräfte weiterzubilden, werden Sie ebenfalls ein Kompetenzmodell benötigen. Hier lohnt es sich, dieses für die jeweiligen Positionen zu entwickeln.

Schritt 1: Analysieren Sie die vorhandenen Kompetenzen bei Ihren Führungskräften

Schritt 2: Führen Sie eine SWOT-Analyse der Kompetenzen für bestimmte Stellen durch

1. Welche Kompetenzen erwarten wir für die Position?
2. Welche Kompetenzen haben wir bereits?
3. Welche Kompetenzen sind nicht geeignet?
4. Welche Kompetenzen sind wünschenswert?

Schritt 3: Leiten Sie daraus die Kernkompetenzen ab

Diese geben Ihnen das Kompetenzmodell für Führungskräfte an. Überall dort, wo es Defizite gibt, können Sie eingreifen. Sie können Weiterbildungen anbieten oder bei einer Überqualifikation überlegen, Mitarbeiter*innen in andere Bereiche mit mehr Verantwortung zu versetzen.

Bei der Führungskräfteentwicklung zahlen sich Kompetenzmodelle besonders aus. Sie sind ein Leitfaden für Ihr Entwicklungskonzept und ein Indikator für den Entwicklungsbedarf. Wenn Sie wissen, in welchen Bereichen es Nachholbedarf gibt oder welche Kompetenzen in Ihrem Unternehmen fehlen, können Sie die Führungskräfteplanung entsprechend anpassen.

Das Institut für Management-Innovation schlägt acht Karrieremöglichkeiten vor, die bei Führungskräften eng mit bestimmten Kompetenzen verknüpft sind:

• Genießer*in
• Helfer*in
• Sicherheitstyp
• Unternehmer*in
• Fachmann/Fachfrau
• Manager*in/Führertyp
• Abenteurer*in

Sie alle haben Ihre Berechtigung und Ihren Platz in einem Unternehmen, müssen aber an der richtigen Stelle eingesetzt sein. In der Produktentwicklung oder im Marketing sind Abenteurer*innen bestimmt eine große Hilfe, im Finanzwesen wohl eher nicht. Wenn es um strategische Entwicklung geht, brauchen Sie Unternehmer-Fähigkeiten während in der Personalabteilung Helfer vielleicht gut angesiedelt sind.