Ein Gehaltsgespräch richtig führen - Schritt für Schritt

Zuletzt aktualisiert:
13.7.2021
13/12/2021
13/12/2021
Minuten Lesedauer
Luisa Spardel
Recruitee
Wollen Sie ein Gehaltsgespräch richtig führen, dann sollten Sie Ihr gegenüber und dessen Absichten kennen. Bereiten Sie sich mit unseren Tipps vor.
Inhalt

Wir alle wollen Anerkennung für unsere Arbeit, und als Arbeitgeber wollen Sie die Leistungen der Arbeitnehmer*innen ebenfalls würdigen. Das Gehalt ist immer noch die Nummer 1, wenn es um eine angemessene Entlohnung für die geleistete Arbeit geht. Die Frage ist nur: Was ist ein angemessenes Gehalt? Im Internet gibt es zwar viele Gehaltsrechner, die geben aber nur die Richtung an. Entschieden wird die Höhe der Entlohnung nach einem Gehaltsgespräch.

Ein Recht auf eine Gehaltserhöhung gibt es nicht, sofern es keine vertragliche Vereinbarung gibt. Aber wie kann man am besten mit Bewerber*innen und Mitarbeiter*innen ein Gehaltsgespräch führen? Wie in vielen Bereichen der Personalverwaltung können Sie die Führung eines Gehaltsgesprächs in mehrere Schritte unterteilen. Diese gelten übrigens für beiden Seiten, für Sie als Arbeitgeber und für die Arbeitnehmer*innen, die ihr Gehalt neu verhandeln wollen.

Schritt 1: Vorbereitung auf ein Gehaltsgespräch

Wie bei allen Personalgesprächen sollten Sie sich gut darauf vorbereiten, ein Gehaltsgespräch zu führen. Gehen Sie auf keinen Fall unvorbereitet in eine Gehaltsverhandlung, die Chancen sind groß, dass Sie als Verlierer herausgehen.

Ein so sensibles Thema wie das Gehalt Ihrer Mitarbeiter*innen sollten Sie als Chef*in ernst nehmen. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Durchführung des Gesprächs. Wenn es sich um ein Vorstellungsgespräch handelt, planen Sie das Gehaltsgespräch als festen Bestandteil ein und nehmen Sie sich Zeit dafür.

Schauen Sie sich im Vorfeld des Gesprächs für eine Gehaltserhöhung an, was der*die Mitarbeiter*in in den letzten Monaten für Ihr Unternehmen geleistet hat und haben Sie Fakten und Zahlen parat. So bekommt der*die Mitarbeiter*in den Eindruck, dass Sie sich wirklich mit seinem*ihrem Anliegen auseinandergesetzt haben.

Sie können sich zur Vorbereitung noch einmal grundsätzliche Gedanken über die Gehaltspolitik in Ihrem Unternehmen machen.

  • Ist das Gehaltsgefüge in Ihrer Firma insgesamt im Gleichgewicht?  
  • Gibt es eine vernünftige Hierarchie (z.B. Junior, Senior und Head of), um Gehaltsunterschiede  mit Verantwortung bzw. Seniorität zu erklären?  

Gibt es Gehaltsunterschiede, obwohl Mitarbeiter*innen mit fast deckungsgleichen Aufgaben, ähnlichen Qualifikationen und vielleicht sogar der identischen  Jobbezeichnung betraut wurden?

Tipps für Arbeitgeber*innen zur Vorbereitung eines Gehaltsgesprächs:

Objektive Kriterien für Gehaltserhöhung festlegen

Schaffen Sie Transparenz, damit bestehende und zukünftige Mitarbeiter*innen die Höhe ihres Gehalts nachvollziehen können. Formulieren Sie am besten einen Katalog mit Kriterien, an denen sich das Gehalt eines*einer Mitarbeiter*in bemisst. Dieser wird später bei Gehaltsverhandlungen verwendet. Denn Mitarbeiter*innen, die mit einem geringeren Gehalt als gewünscht einsteigen, werden sich direkt nach den Möglichkeiten für eine spätere Gehaltserhöhung erkundigen. Um Vertrauen zu schaffen und den*die Kandidat*in von Ihnen zu überzeugen, sollten Sie die Kriterien daher schon im Gehaltsgespräch während des Jobinterviews parat haben. Und natürlich dürfen Sie auch die Personalkosten insgesamt nicht aus den Augen verlieren.

Sammeln Sie genügend Informationen über die*den Mitarbeiter*in

Wenn Sie ein Gehaltsgespräch führen, sollten Sie die Leistungen der Person, der Sie gegenüber sitzen, gut kennen. Dabei ist es unerheblich, ob Sie das Gespräch initiieren oder ihr*e Mitarbeiter*in. Wie bei jeder Verhandlung ist es wichtig, zunächst alle Fakten zu kennen und sich dann einen Verhandlungsspielraum zurechtzulegen. Sprechen Sie mit Kolleg*innen und Vorgesetzten, holen Sie sich Performance-Kennzahlen der*des Mitarbeiter*in ein, schauen Sie sich an, wie das Team arbeitet.

Tipps für Arbeitnehmer*innen, ein Gehaltsgespräch vorzubereiten:

Wenn Sie als Arbeitnehmer*in eine Gehaltserhöhung fordern wollen, ist das Sammeln von Informationen ebenfalls wichtig. Dazu gehören vergleichbare Gehaltsstrukturen in der Branche, die Sie belegen können. Außerdem brauchen Sie natürlich einige gute Argumente, warum Sie eine Gehaltserhöhung bekommen sollten.

  • Legen Sie sich einen Rahmen zurecht, in dem Sie sich beim Gehalt bewegen wollen. Diesen sollten Sie realistisch gestalten. Er sollte nicht weit vom Median-Gehalt für Ihre Position in der Industrie entfernt sein.
  • Schreiben Sie sich auf, warum Sie glauben, dass eine Gehaltserhöhung (oder bei einer Bewerbung ein bestimmtes Gehalt) gerechtfertigt ist. Sammeln Sie viele gute  Argumente und überlegen Sie sich, was dagegen spricht. So sind Sie besser gewappnet, wenn Ihnen die Geschäftsführung widerspricht.

Studien zeigen, dass Frauen  sich im Gehaltsgespräch oft unter Wert verkaufen. Legen Sie deshalb ruhig noch etwas drauf.

Schritt 2: Termin für das Gehaltsgespräch vereinbaren

Es mag banal klingen, aber irgendwie sind uns Gehaltsgespräche immer etwas unangenehm. Das mag daran liegen, dass wir mit Kolleg*innen um Geld verhandeln, mit Menschen, mit denen wir jeden Tag zusammenarbeiten. Umso wichtiger ist es, einen Termin nicht hinauszuschieben. Wenn Sie als Arbeitgeber eine Anfrage erhalten, sollten Sie diese ernst nehmen und nicht versuchen, Zeit zu gewinnen. Mitarbeiter*innen, die keine Antwort erhalten oder immer wieder vertröstet werden, können schnell frustriert sein.

Als Arbeitnehmer*in sollten Sie bei einer Terminfestlegung auf jeden Fall sagen, dass Sie über Ihr Gehalt sprechen wollen. Fragen Sie einen Termin schriftlich an und stellen Sie sicher, dass genügend Zeit vorhanden ist. Auf gut Glück ins Büro der*des Chefin*Chefs gehen und nach einer Gehaltserhöhung fragen, ist keine gute Idee.

Schritt 3: Wie Sie das Gehaltsgespräch am besten beginnen

Die Atmosphäre ist bei allen Verhandlungen ein entscheidender Faktor. Sie sollten ein Gehaltsgespräch am besten in einem geschlossenen Raum führen. Heute sind Mitarbeitergespräche, bei denen die*der Chefin*Chef sich hinter dem Schreibtisch verbirgt, nicht mehr angesagt. Eine leicht versetzte offene Sitzgruppe oder ein Besprechungstisch sind bessere Optionen.

Fallen Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus. Beiden Seiten ist bekannt, worum es geht, Sie können sich also durchaus ein wenig Zeit nehmen, um Freundlichkeiten auszutauschen. Gerade wenn Sie sich besser und lange kennen, ist das kein Problem.

Tipps für Arbeitgeber*innen das Gehaltsgespräch richtig zu führen:

Positive Atmosphäre schaffen

Meistens wird von Ihnen als Arbeitgeber*in erwartet, dass Sie das Gespräch beginnen, selbst wenn Ihr*e Mitarbeiter*in darum gebeten hat. Es ist eine Frage der Rangordnung. Begrüßen Sie also Ihr Gegenüber freundlich, fragen Sie wie es geht, wie der Tag so lief und wie zufrieden die Person bislang ist. Schaffen Sie damit eine positive Atmosphäre.

Achten Sie auf Ihre Körperhaltung, sie sagt manchmal mehr als Ihre Worte. Verschränken Sie Arme und Beine, signalisiert das Ablehnung. Beugen Sie sich vor, kann das als Angriffshaltung verstanden werden (was Sie durchaus bewusst machen können.) Lehnen Sie sich zu sehr zurück, signalisiert das Desinteresse oder gar Arroganz.

Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Gehaltserhöhung angebracht, werden Sie nicht nur um die Höhe verhandeln. Sie werden das Risiko einkalkulieren müssen, dass bei einer Ablehnung oder einem zu geringen Betrag Mitarbeiter*innen sich nach anderen Jobs umschauen.

Gehaltsgespräch Tipps für Arbeitnehmer*innen:

Erzählen Sie zunächst, warum Sie gerne im Unternehmen arbeiten und was Ihnen am meisten Spaß macht. Sie schaffen so eine angenehme Grundstimmung und steigen nicht gleich in die Verhandlungen ein. Wichtiger: Reden Sie nicht allzu lange um den heißen Brei herum.

Schritt 4: Gehaltsgespräch erfolgreich führen

Um das Gehaltsgespräch optimal zu führen, sollten Sie sich eine Strategie zurechtlegen. In der Vorbereitung haben Sie bereits eine Gehaltsspanne festgelegt und sich über Ihre*n Gesprächspartner*in informiert. Nun gilt es diese Informationen richtig zu nutzen.

Seien Sie transparent, aber legen Sie nicht alle Karten offen

Gleich auf welcher Seite Sie in dem Gespräch stehen, Sie sollten transparent sein, was Ihre Beweggründe angeht, aber Sie müssen nicht ihre ganze Munition auf einmal verschießen. In einem Gehaltsgespräch geht es nicht darum wer gewinnt, sondern dass beide Seiten mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Als Arbeitgeber*in können Sie die wirtschaftliche Situation des Unternehmens, der Branche und der Wirtschaft anführen. Seien Sie dabei aber ehrlich und übertreiben Sie es nicht. Ihrer Gegenüber weiß die Lage ebenso gut einzuschätzen. Arbeitnehmer*innen sollten auf jeden Fall Ihre Beweggründe fundiert darlegen, wenn Sie eine Gehaltserhöhung wollen.

Tipps für Arbeitgeber*innen:

Stellen Sie den Mensch vor Zahlen

Am Ende eines Gehaltsgesprächs müssen Sie beide wieder zur Arbeit gehen und sollten ein zufriedenstellendes Gesprächsergebnis haben. Denken Sie daran, dass es sich Arbeitnehmer*innen nicht leicht machen, um eine Gehaltserhöhung zu bitten. Überlegen Sie sich, welchen Wert die Person für Ihr Unternehmen hat, und zwar über die eigentliche Entlohnung hinaus. Ein*e Teamleiter*in, die*der Mitarbeiter unglaublich motivieren und zu Höchstleistungen bringen kann, ist ein echtes Asset. Da sollten Sie in der Lage sein, an die obere Grenze Ihrer Gehaltsspanne zu gehen.

Staffeln Sie Gehaltserhöhungen

Wenn Sie zu lange mit Gehaltserhöhungen warten, kann es manchmal zur Unzeit teuer werden. Dann nämlich, wenn gerade eine Flaute herrscht, die Mitarbeiter aber seit drei Jahren ein unverändertes Gehalt bekommen.

Deshalb kann es eine kluge Überlegung sein, das Gehalt regelmäßig in kleinen Schritten anzupassen. Wenn Mitarbeiter jedes Jahr einen bestimmten Prozentsatz mehr bekommen, werden Sie weniger Gehaltsgespräche führen müssen. Sie können das sogar vertraglich vereinbaren. Ausgeschlossen sind davon aber Mitarbeiter*innen, die neue Aufgabenbereiche erhalten haben, Sonderaufgaben erfüllen oder befördert wurden.

Überlegen Sie sich Alternativen

Eine Alternative zu einer Gehaltserhöhung sind Sonderleistungen, die Sie in einem Gehaltsgespräch einbringen können. Eine solche Leistung ist zum Beispiel ein Dienstwagen, der privat genutzt werden darf – allerdings müssen darauf dann private Steuern gezahlt werden. Darüber hinaus können Sie ein Jobticket und Fahrtkostenzuschüsse anbieten

Andere Möglichkeiten sind eine neue technische Ausstattung mit Laptop und neuem iPhone, das Angebot von Home-Office Tagen inklusive einer Möblierung, Rabatte auf Firmenprodukte. Außerdem können Sie Ihren Mitarbeiter*innen Aus- und Weiterbildungen anbieten, die eigentlich in deren normaler Position nicht vorgesehen sind. Wenn jemand seine Fähigkeiten verbessern kann, wird das durchaus als eine Alternative zu mehr Geld gesehen. Bei Familien können Sie sogar einen Kita-Platz sponsern, sie sind sogar steuerfrei.

Tipps für Arbeitnehmer*innen:

Rechnen Sie einmal genau durch, was bei der von Ihnen angepeilten Gehaltserhöhung übrig bleibt. Je nach Einkommensteuerklasse können selbst von ein paar hundert Euro mehr am Ende kaum etwas übrig bleiben. Steuerfreie Sonderleistungen können eine interessante Alternative darstellen, von der sie mehr profitieren können.

Gehaltsgespräch bei der Bewerbung

Wenn Sie im Rahmen eines Bewerbungsprozesses ein Gehaltsgespräch führen, ist die Ausgangslage offen. Denn es geht hier nicht um eine Erhöhung. Sie wollen zum einen möglichst wenig für die*den neue*n Mitarbeiter*in ausgeben, zum anderen aber auch nicht ein*e vielversprechende Kandidat*in verlieren. Als Bewerber*in wollen Sie vielleicht den Job unbedingt haben, sich trotzdem nicht unter Wert verkaufen. In beiden Fällen ist es unabdingbar, Gehaltsgrenzen für sich selbst festzulegen, die nicht unter- oder überschritten werden können.

Tipps für Arbeitgeber*innen:

Bleiben Sie im Rahmen dessen, was Sie für die Stelle als Maximum angesetzt haben. Eine Ausnahme ist nur dann gerechtfertigt, wenn die*der Bewerber*in überqualifiziert ist, aber trotzdem ein perfekter Fit für die Stelle.

Tipps für Arbeitnehmer*innen:

Fordern Sie im Gehaltsgespräch nicht mehr als es branchenüblich ist, selbst wenn sie eine gesuchte Fachkraft sind. Je höher das Einstiegsgehalt, umso weniger Raum bleibt später für Gehaltserhöhungen. Außerdem wird dann mehr von Ihnen erwartet als eigentlich in der Stellenbeschreibung vorgesehen ist. Sie setzen sich unnötigen Druck aus.

Bringen Sie nicht Ihre persönliche Situation als Argument für ein bestimmtes Gehalt an. Für den Arbeitgeber ist es zunächst weder entscheidend, ob Sie eine Familie haben oder als Single die Lebenshaltungskosten prozentual höher sind. Zu zahlende Kredite sollten außen vor bleiben.

Gehaltsgespräch führen bei einer Beförderung

Wenn Sie eine*n Mitarbeiter*in befördern, dann muss die neue Stelle mit einem höheren Gehalt verbunden sein. Sie sollten von vornherein klarmachen, welches Gehalt mit der neuen Stelle verbunden ist. Es ist üblich, dass je nach Verantwortungsbereich die Entlohnung um 10 bis 15 Prozent angehoben wird. Bleiben Sie eher an der oberen Grenze, um schwierige Verhandlungen zu vermeiden.

Diese Werte sind heute bekannt, manche Arbeitnehmer*innen werden versuchen, mit 20 Prozent in eine Verhandlung einzusteigen. Allzu lange sollten Sie aber nicht feilschen, denn letztlich wird die neue Aufgabe mehr Zufriedenheit und Stolz bei Mitarbeiter*innen mit sich bringen, und das wollen diese sich nicht entgehen lassen.

Gehalt erhöhen wegen guter Leistungen

Erfüllt ein*e Mitarbeiter*in eines oder mehrere Kriterien, die Sie als Voraussetzung für eine Gehaltserhöhung festgelegt haben? Dann sollten Sie ihm auch diese zukommen lassen. Dieses Vorgehen sollten Sie schon direkt im Gehaltsgespräch im Jobinterview erwähnen. So weiß Ihr*e zukünftige*r Mitarbeiter*in gleich, was ihn*sie in Ihrem Unternehmen erwartet, und dass es sich lohnt, von Anfang an das Beste zu geben.

Passen Sie das Gehalt individuell nach Leistung an, dann sollten Sie sich zumindest eine Regelung überlegen, woran sie die Anpassung festmachen. Solche Kriterien können sein:

  • Überdurchschnittliche Verkaufszahlen
  • Geringe Fehlerquote
  • Mehrere Projekte im Zeitrahmen oder früher fertiggestellt
  • Häufiges Lob von Kolleg*innen und Vorgesetzten
  • Überdurchschnittliche Eigeninitiative  
  • Lösungen für Probleme finden, die außerhalb des eigenen Bereiches liegen
  • Best Performer gemessen an KPIs
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