Wie Sie als Arbeitgeber erfolgreich ein Gehaltsgespräch führen

Als Arbeitgeber wollen Sie die Leistungen der Arbeitnehmer*innen würdigen. Das Gehalt ist schließlich immer noch die Nummer 1, wenn es um eine angemessene Entlohnung für die geleistete Arbeit geht.

Dabei haben Sie sich als Arbeitgeber bestimmt des Öfteren schon gefragt: Was ist eigentlich ein angemessenes Gehalt? Gehaltsrechner im Internet sind zwar hilfreich, geben letztendlich aber nur eine Richtung an. Entschieden wird die Höhe der Entlohnung nach einem Gehaltsgespräch.

Sofern es keine vertragliche Vereinbarung gibt, besteht kein Recht auf eine Gehaltserhöhung. Aber wie kann man am besten mit Bewerber*innen und Mitarbeiter*innen ein Gehaltsgespräch führen?

Wie in vielen Bereichen der Personalverwaltung können Sie die Führung eines Gehaltsgesprächs in mehrere Schritte unterteilen. Bevor Sie Gehaltgespräche mit Mitarbeiter*innen einplanen, sollten Sie sich im Klaren darüber sein, was die Personalksoten als gesamtes sind. Hier finden Sie einen Blogartikel dazu.

1. So bereiten Sie sich auf ein Gehaltsgespräch vor

Wie bei allen Personalgesprächen sollten Sie sich gut darauf vorbereiten, ein Gehaltsgespräch zu führen. Gehen Sie dabei auf keinen Fall unvorbereitet in eine Gehaltsverhandlung.

Ein so sensibles Thema wie das Gehalt Ihrer Mitarbeiter*innen sollten Sie als Chef*in ernst nehmen. Daher empfehlen wir, dass Sie sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Durchführung des Gesprächs reservieren.

Planung ist das A und O

Wenn es sich um ein Vorstellungsgespräch handelt, planen Sie das Gehaltsgespräch als festen Bestandteil ein und nehmen Sie sich Zeit dafür.

Schauen Sie sich im Vorfeld des Gesprächs für eine Gehaltserhöhung an, was der*die Mitarbeiter*in in den letzten Monaten für Ihr Unternehmen geleistet hat. Stellen Sie sicher, dass Sie Fakten und Zahlen parat haben.

So bekommt der*die Mitarbeiter*in den Eindruck, dass Sie sich wirklich mit seinem*ihrem Anliegen auseinandergesetzt haben.

Beleuchten Sie die Gehaltspolitik im Unternehmen

Sie können ein Gehaltsgespräch auch als Ansatz nehmen, die Gehaltspolitik in Ihrem Unternehmen nochmal zu beleuchten.

• Ist das Gehaltsgefüge in Ihrer Firma insgesamt im Gleichgewicht?  
• Gibt es eine vernünftige Hierarchie (z.B. Junior, Senior und Head of), um Gehaltsunterschiede  mit Verantwortung bzw. Seniorität zu erklären?  
• Gibt es Gehaltsunterschiede, obwohl Mitarbeiter*innen mit fast deckungsgleichen Aufgaben, ähnlichen Qualifikationen und vielleicht sogar der identischen Jobbezeichnung betraut wurden?

Objektive Kriterien für Gehaltserhöhung festlegen

Schaffen Sie Transparenz, damit bestehende und zukünftige Mitarbeiter*innen die Höhe ihres Gehalts nachvollziehen können.

Formulieren Sie am besten einen Katalog mit Kriterien, an denen sich das Gehalt eines*einer Mitarbeiter*in bemisst. Dieser wird später bei Gehaltsverhandlungen verwendet.

Um Vertrauen zu schaffen und den*die Kandidat*in von Ihnen zu überzeugen, sollten Sie die Kriterien daher schon im Gehaltsgespräch während des Jobinterviews parat haben.

Und natürlich dürfen Sie auch die Personalkosten insgesamt nicht aus den Augen verlieren.

Sammeln Sie genügend Informationen über den*die Mitarbeiter*in

Wenn Sie ein Gehaltsgespräch führen, sollten Sie die Leistungen der Person, der Sie gegenüber sitzen, gut kennen. Dabei ist es unerheblich, ob Sie oder ihr*e Mitarbeiter*in das Gespräch initiieren.

Wie bei jeder Verhandlung ist es wichtig, zunächst alle Fakten zu kennen und sich dann einen Verhandlungsspielraum zurechtzulegen.

• Sprechen Sie mit Kolleg*innen und Vorgesetzten
• Holen Sie sich Performance-Kennzahlen der*des Mitarbeiter*in ein
• Schauen Sie sich an, wie das Team arbeitet

2. Termin für das Gehaltsgespräch vereinbaren

Es mag banal klingen, aber irgendwie sind uns Gehaltsgespräche immer etwas unangenehm. Das mag daran liegen, dass wir mit Kolleg*innen um Geld verhandeln. Menschen, mit denen wir jeden Tag zusammenarbeiten.

Umso wichtiger ist es, einen Termin nicht hinauszuschieben. Wenn Sie als Arbeitgeber eine Anfrage erhalten, sollten Sie diese ernst nehmen und nicht versuchen, Zeit zu gewinnen.

Mitarbeiter*innen, die keine Antwort erhalten oder immer wieder vertröstet werden, können schnell frustriert sein.

3. Wie Sie das Gehaltsgespräch am besten beginnen

Die Atmosphäre ist bei allen Verhandlungen ein entscheidender Faktor. Sie sollten ein Gehaltsgespräch am besten in einem geschlossenen Raum führen.

Heute sind Mitarbeitergespräche, bei denen die*der Chefin*Chef sich hinter dem Schreibtisch verbirgt, nicht mehr angesagt. Eine leicht versetzte, offene Sitzgruppe oder ein Besprechungstisch sind bessere Optionen.

Fallen Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus. Beiden Seiten ist bekannt, worum es geht, Sie können sich also durchaus ein wenig Zeit nehmen, um Freundlichkeiten auszutauschen. Gerade wenn Sie sich besser und lange kennen, ist das kein Problem.

Schaffen Sie eine positive Atmosphäre

Meistens wird von Ihnen als Arbeitgeber*in erwartet, dass Sie das Gespräch beginnen, selbst wenn Ihr*e Mitarbeiter*in darum gebeten hat. Es ist eine Frage der Rangordnung.

Begrüßen Sie also Ihr Gegenüber freundlich, fragen Sie wie es geht, wie der Tag so lief und wie zufrieden die Person bislang ist. Schaffen Sie eine positive Atmosphäre.

Achten Sie auf Ihre Körpersprache

Ihre Gestik und Mimik sagen manchmal mehr als Ihre Worte

• Verschränken Sie Arme und Beine, könnte es als Ablehnung interpretiert werden.
• Beugen Sie sich vor, kann das als Angriffshaltung verstanden werden (was Sie durchaus bewusst machen können.)
• Lehnen Sie sich zu sehr zurück, signalisiert es womöglich Desinteresse oder gar Arroganz.

4. Gehaltsgespräch erfolgreich führen

Um das Gehaltsgespräch optimal zu führen, sollten Sie sich eine Strategie zurechtlegen. In der Vorbereitung haben Sie bereits eine Gehaltsspanne festgelegt und sich über Ihre*n Gesprächspartner*in informiert. Nun gilt es, diese Informationen richtig zu nutzen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Gehaltserhöhung angebracht ist, werden Sie nicht nur um die Höhe verhandeln. Sie müssen auch das Risiko einkalkulieren, dass sich Mitarbeiter*innen nach anderen Jobs umschauen, wenn der Betrag zu gering ausfallen sollte.

Seien Sie transparent, aber legen Sie nicht alle Karten offen

Transparenz im kollegialen Miteinander ist essentiell für eine funktionierende Beziehung im Büro. Sie sollten transparent sein, was Ihre Beweggründe angeht, aber Sie müssen nicht ihre ganze Munition auf einmal verschießen.

In einem Gehaltsgespräch geht es nicht darum, wer gewinnt, sondern dass beide Seiten mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Als Arbeitgeber*in können Sie die wirtschaftliche Situation des Unternehmens, der Branche und der Wirtschaft anführen. Seien Sie dabei aber ehrlich und übertreiben Sie es nicht. Ihr Gegenüber weiß die Lage ebenso gut einzuschätzen.

Legen Sie Wert darauf, dass Ihre Arbeitnehmer*innen ihre Beweggründe fundiert darlegen, wenn Sie eine Gehaltserhöhung fordern.

Stellen Sie den Mensch vor Zahlen

Am Ende eines Gehaltsgesprächs müssen Sie beide wieder zur Arbeit gehen und sollten ein zufriedenstellendes Gesprächsergebnis haben.

Denken Sie daran, dass es sich Arbeitnehmer*innen nicht leicht machen, um eine Gehaltserhöhung zu bitten. Überlegen Sie sich daher, welchen Wert die Person für Ihr Unternehmen hat, und zwar über die eigentliche Entlohnung hinaus.

Ein*e Teamleiter*in, die*der Mitarbeiter unglaublich motivieren und zu Höchstleistungen bringen kann, ist ein echtes Asset. Da sollten Sie in der Lage sein, an die obere Grenze Ihrer Gehaltsspanne zu gehen.

Staffeln Sie Gehaltserhöhungen

Wenn Sie zu lange mit Gehaltserhöhungen warten, kann es manchmal zur Unzeit teuer werden. Dann nämlich, wenn gerade eine Flaute herrscht, die Mitarbeiter aber seit drei Jahren ein unverändertes Gehalt bekommen.

Deshalb kann es eine kluge Überlegung sein, das Gehalt regelmäßig in kleinen Schritten anzupassen. Wenn Mitarbeiter jedes Jahr einen bestimmten Prozentsatz mehr bekommen, werden Sie weniger Gehaltsgespräche führen müssen.

Sie können das sogar vertraglich vereinbaren. Ausgeschlossen sind davon aber Mitarbeiter*innen, die neue Aufgabenbereiche erhalten haben, Sonderaufgaben erfüllen oder befördert wurden.

Überlegen Sie sich Alternativen zur Gehaltserhöhung

Eine Alternative zu einer Gehaltserhöhung sind Sonderleistungen, die Sie in einem Gehaltsgespräch einbringen können. Eine solche Leistung ist zum Beispiel ein Dienstwagen, der privat genutzt werden darf – allerdings müssen darauf dann private Steuern gezahlt werden. Darüber hinaus können Sie ein Jobticket und Fahrtkostenzuschüsse anbieten

Andere Möglichkeiten sind eine neue technische Ausstattung mit Laptop und neuem iPhone, das Angebot von Home-Office Tagen inklusive einer Möblierung, oder Rabatte auf Firmenprodukte.

Außerdem können Sie Ihren Mitarbeiter*innen Aus- und Weiterbildungen anbieten, die eigentlich in deren normaler Position nicht vorgesehen sind. Wenn jemand seine Fähigkeiten verbessern kann, wird das durchaus als eine Alternative zu mehr Geld gesehen. Bei Familien können Sie einen Kita-Platz sponsern - die wären dann sogar steuerfrei.

Gehaltsgespräch bei der Bewerbung

Wenn Sie im Rahmen eines Bewerbungsprozesses ein Gehaltsgespräch führen, ist die Ausgangslage offen. Denn es geht hier nicht um eine Erhöhung.

Sie wollen zum einen möglichst wenig für die*den neue*n Mitarbeiter*in ausgeben, zum anderen aber auch nicht ein*e vielversprechende Kandidat*in verlieren.

Bleiben Sie im Rahmen dessen, was Sie für die Stelle als Maximum angesetzt haben. Eine Ausnahme ist nur dann gerechtfertigt, wenn der*die Bewerber*in überqualifiziert ist, aber trotzdem ein perfekter Fit für die Stelle.

Gehaltsgespräch führen bei einer Beförderung

Wenn Sie eine*n Mitarbeiter*in befördern, dann muss die neue Stelle mit einem höheren Gehalt verbunden sein. Sie sollten von vornherein klarmachen, welches Gehalt mit der neuen Stelle verbunden ist.

Es ist üblich, dass je nach Verantwortungsbereich die Entlohnung um 10 bis 15 Prozent angehoben wird. Bleiben Sie eher an der oberen Grenze, um schwierige Verhandlungen zu vermeiden.

Diese Werte sind heute bekannt, manche Arbeitnehmer*innen werden versuchen, mit 20 Prozent in eine Verhandlung einzusteigen. Allzu lange sollten Sie aber nicht feilschen, denn letztlich wird die neue Aufgabe mehr Zufriedenheit und Stolz bei Mitarbeiter*innen mit sich bringen, und das wollen diese sich nicht entgehen lassen.

Gehalt erhöhen wegen guter Leistungen

Erfüllt ein*e Mitarbeiter*in eines oder mehrere Kriterien, die Sie als Voraussetzung für eine Gehaltserhöhung festgelegt haben? Dann sollten Sie ihm auch diese zukommen lassen.

Dieses Vorgehen sollten Sie schon direkt im Gehaltsgespräch im Jobinterview erwähnen. So weiß Ihr*e zukünftige*r Mitarbeiter*in gleich, was ihn*sie in Ihrem Unternehmen erwartet, und dass es sich lohnt, von Anfang an das Beste zu geben.

Passen Sie das Gehalt individuell nach Leistung an, sollten Sie sich zumindest eine Regelung überlegen, woran Sie die Anpassung festmachen. Solche Kriterien können sein:

• Überdurchschnittliche Verkaufszahlen
• Geringe Fehlerquote
• Mehrere Projekte im Zeitrahmen oder früher fertiggestellt
• Häufiges Lob von Kolleg*innen und Vorgesetzten
• Überdurchschnittliche Eigeninitiative  
• Lösungen für Probleme finden, die außerhalb des eigenen Bereiches liegen
• Best Performer gemessen an KPIs

Fazit: Gehaltsgespräche sind wichtig für den Erfolg des Unternehmens

Gehaltsgespräche sind wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterbindung und haben damit direkten Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens. Auch wenn es zunächst unangenehm zu sein scheint, wird es Ihnen bei jedem Gespräch leichter fallen, die Verhandlungen zu führen.