Wann die Lohnfortzahlung für Arbeitgeber*innen gilt

Eine der wohl herausragenden Errungenschaften ist für Arbeitnehmer*innen die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Diese ist gesetzlich in Deutschland festgeschrieben, in anderen Ländern beneiden Angestellte uns dafür.

Für Arbeitgeber*innen ist die Lohnfortzahlung natürlich eine Kostenbelastung, weil sie zwar Gehalt zahlen, aber keine Arbeitsleistung erhalten. Bei einer langen Krankheit können sich da recht hohe Summen aufaddieren, sowohl beim Gehalt als auch bei den Kosten durch Produktivitätsausfall. Das ist aber eher selten der Fall, und der Gesetzgeber hat eine Höchstgrenze festgelegt.

Es gibt einige Sonderregelungen bei der Gehaltszahlung für kranke Mitarbeiter,*innen die aber in den meisten Fällen zum Vorteil der Arbeitnehmer*innen sind. Als Arbeitgeber*in werden Sie eine Krankmeldung akzeptieren müssen. Um diese zu verhindern, können Sie lediglich versuchen, Ihre Mitarbeiter*innen so glücklich zu machen, dass sie einfach weniger oft krank sind. Es gibt einige Studien, die zeigen, wie sich Zufriedenheit am Arbeitsplatz positiv auf den Krankenstand auswirkt. Sie können ebenso mit Betriebssportangeboten, Yogakursen oder anderen sportlichen Betätigungen in der Firma Ihre Beschäftigten fit und bei guter Laune halten.

Gesetzliche Regelung der Lohnfortzahlung

Die Lohnfortzahlung heißt offiziell Entgeltfortzahlung und wird durch das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) geregelt. Es besagt:

Wird ein Arbeitnehmer durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit an seiner Arbeitsleistung verhindert, ohne dass ihn ein Verschulden trifft, so hat er Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen.

Gesetz über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall (Entgeltfortzahlungsgesetz) § 3 Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Die Zahlung des Lohns bei Krankheit gilt ab dem Tag der Krankschreibung. Sie können in einem Tarifvertrag oder einem Arbeitsvertrag abweichende Regelungen treffen, aber nur, wenn diese den Arbeitnehmer*innen einen Vorteil bringen. Ein Beispiel wäre eine Ausweitung der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall auf acht Wochen.

Die Arbeitsunfähigkeit ist dann gegeben, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeit aufgrund der Erkrankung nicht mehr erbracht werden kann. Das ist durchaus Ermessenssache: Wer im Call-Center arbeitet, ist bei Heiserkeit arbeitsunfähig. Das gilt aber nicht für Personen, die in der Produktion tätig sind und dafür ihre Stimme nicht brauchen.

Für wen gilt die Lohnfortzahlung?

Alle Arbeitnehmer*innen, die mindestens vier Wochen (§ 3 Abs. 3 EFZG) in einem Beschäftigungsverhältnis stehen, haben einen Anspruch auf die Lohnfortzahlung. Darin eingeschlossen sind auch geringfügig Beschäftigte, also Aushilfen, Saisonarbeiter*innen und 450-Euro-Jobs. Auszubildende erhalten sechs Wochen lang die vereinbarte Ausbildungsvergütung. Auch die sogenannten Minijobs fallen also in den Bereich der Lohnfortzahlung, solange ein Arbeitsvertrag besteht. Wer sich in der Probezeit befindet, hat nach Ablauf der Beschäftigungsfrist von vier Wochen ebenfalls Anspruch auf eine Lohnfortzahlung.

Arbeitnehmer*innen sind verpflichtet, eine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich dem*der Arbeitgeber*in zu melden. Heute wird davon ausgegangen, dass dies noch am selben Tag zu erfolgen hat. Allerdings gibt es noch bestehende Arbeitsverträge, die einen längeren Zeitraum einräumen. Das wird sich aber mit dem 1. Juli 2021 ändern. Dann wird die elektronische Krankmeldung verpflichtend sein: Die Krankenkassen werden dann automatisch die Arbeitsunfähigkeit an die Arbeitgeber*innen auf elektronischem Wege melden. Bis dahin müssen Arbeitnehmer*innen noch den berühmten gelben Zettel selbst dem*der Arbeitgeber*in zukommen lassen. Bei der Techniker Krankenkasse ist das System schon seit 2017 im Einsatz und hat sich sehr bewährt.

Eine besondere Situation stellen Arbeitsunfälle dar. Liegt ein solcher Arbeitsunfall vor, sollte dieser von einem*einer Durchgangsmediziner*in oder, wenn vorhanden, einem*einer Betriebsmediziner*in begutachtet werden, sofern die Situation es erlaubt. Grundsätzlich greifen hier auch die sechs Wochen Lohnfortzahlung, wenn eine Arbeitsunfähigkeit festgestellt wird. Ist diese Zeit abgelaufen, werden oftmals die Krankenversicherung und die Unfallversicherung untereinander ausmachen, wer die Kosten für das nun folgende Krankengeld trägt. Bei Branchen, die eine Berufsgenossenschaft haben, wird ein sogenanntes Verletztengeld gezahlt. Die Kassen bezahlen im Auftrag der Berufsgenossenschaft 80 Prozent des regelmäßigen Bruttoverdienstes, jedoch nicht mehr als das regelmäßige Nettoentgelt.

Berechnung der Lohnfortzahlung: Was muss gezahlt werden?

Die Lohnfortzahlung bezieht sich auf den vollen Lohn. Sie müssen Ihren Mitarbeiter*innen das komplette Gehalt zahlen, das sie bekommen würden, wenn sie gesund wären. Das schließt auch gewisse Sonderleistungen ein. Wer normalerweise an Sonn- und Feiertagen arbeitet und dafür einen Zuschlag erhält, hat auch während der Krankheit einen Anspruch darauf. Arbeitnehmer*innen, die wegen ihres Jobs eine Gefahren- oder Erschwerniszulage erhalten, bekommen diese ebenso ausgezahlt. Gleiches gilt für vermögenswirksame Leistungen. Der Gesetzgeber geht sogar so weit, dass bei Lohnerhöhungen, zum Beispiel durch Tarifverträge, die Lohnfortzahlung angepasst werden muss. Allerdings müssen von den Arbeitnehmer*innen die gleichen Steuern und Abgaben gezahlt werden wie bei einer regulären Gehaltszahlung.

Die Berechnung der Lohnfortzahlung ist dann einfach, wenn es sich um ein Grundgehalt handelt. Dieses wird für den Zeitraum von sechs Wochen oder 42 Tagen überwiesen. Etwas schwieriger ist es bei Minijobs oder Arbeitskräften, die auf Stundenbasis bezahlt werden. Hier wird der Stundenlohn als Grundlage genommen und mit der durchschnittlichen Zahl an geleisteten Stunden multipliziert. Sollte ein Gehalt in der Höhe monatlich schwanken, ist die Berechnungsgrundlage für die Lohnfortzahlung der Durchschnittswert der vergangenen drei Monate. Überstunden werden nur dann in die Berechnung einbezogen, wenn sie auch vorher regelmäßig geleistet und vergütet wurden.

Krankengeld statt Lohnfortzahlung

Das Krankengeld tritt dann in Kraft, wenn der Anspruch auf Lohnfortzahlung nicht mehr besteht. Wenn ein*e Mitarbeiter*in mehr als sechs Wochen krankgeschrieben ist, wird die Krankenkasse dann in der Regel 70 Prozent des Lohns weiterzahlen. Als Arbeitgeber*in müssen Sie dann keine Leistungen mehr erbringen. Solange Sie aber Lohn zahlen, ruhen die Ansprüche auf Krankengeld.

Aber: Wenn Arbeitnehmer*innen wegen der gleichen Krankheit mehrmals arbeitsunfähig sind, müssen Sie als Arbeitgeber*in nur einmal innerhalb von 12 Monaten den Lohn weiterbezahlen. Ist die Person nach sechs Wochen genesen, wird aber nach einem Monat auf der Arbeit wieder krank, tritt die Krankenkasse mit Krankengeld ein. Das ist besonders bei chronischen Erkrankungen wichtig: Wer immer das gleiche Rückenleiden hat, und dieses nicht therapiert werden kann, wird, nachdem die sechs Wochen ausgeschöpft sind, Krankengeld bekommen.

Urlaubstage und Lohnfortzahlung

Wenn Arbeitskräfte während des Urlaubs erkranken, dann bleibt ihr Urlaubsanspruch bestehen, wenn sie arbeitsunfähig sind. Das regelt der § 9 des Bundes-Urlaubsgesetzes.

Ein leichter Schnupfen reicht also nicht aus. Wird die Arbeitsunfähigkeit bestätigt, beginnt die Lohnfortzahlung im gesetzlichen Rahmen. Das Urlaubsgeld darf nicht gegen den Lohn angerechnet werden.

Keine Lohnfortzahlung bei selbstverschuldeter Arbeitsunfähigkeit

Es gibt wenige Ausnahmen von der Verpflichtung zur Enteltfortzahlung, und eine bezieht sich auf selbstverschuldete Arbeitsunfähigkeit. Wenn Arbeitnehmer*innen nachgewiesen werden kann, dass sie sich vorsätzlich der Erkrankung ausgesetzt haben, kann der*die Arbeitgeber*in die Lohnfortzahlung verweigern. In der Rechtsprechung reicht zum Beispiel auch ein sittenwidriges oder sogar leichtfertiges Verhalten.

Ein Beispiel dafür ist ein Autounfall, der durch Trunkenheit am Steuer verursacht wird und bei dem sich ein*e Arbeitnehmer*in verletzt. Wird der Alkoholgenuss nachgewiesen, ist keine Lohnfortzahlung durch den*die Arbeitgeber*in notwendig. In diesem Fall wird die Krankenkasse einspringen.

Selbst nüchternes Fahren kann aber die Gehaltszahlung gefährden. Wird nachgewiesen, dass jemand am Steuer sein Handy benutzt und dadurch Unfall und Verletzung verursacht hat, wird der*die Arbeitgeber*in ebenfalls von der Lohnfortzahlung befreit. Selbst das Nichtanlegen von Sicherheitsgurten ist eine leichtfertige Handlung.

Etwas anders sieht es bei Drogenkonsum und damit verbundenen Erkrankungen aus. Wer als starke*r Raucher*in eine Lungenkrankheit oder als Trinker*in eine Lebererkrankung bekommt, hat dennoch Anspruch auf Lohnfortzahlung. Anders sieht es aber aus, wenn jemand nach einem Therapieaufenthalt und einiger Zeit der Abstinenz erneut rückfällig und damit arbeitsunfähig wird.

Wenn Mitarbeiter*innen noch nebenbei arbeiten und sich dabei verletzen, kann auch ein Selbstverschulden vorliegen, vor allem wenn diese Tätigkeit dem*der Arbeitgeber*in nicht bekannt war oder diese ein Risiko der Erkrankung mit sich bringt. Wer zum Beispiel nach der Arbeitszeit noch als Nebenjob im Supermarkt die Regale befüllt und sich dabei am Rücken verletzt, kann den Anspruch auf Lohnfortzahlung verlieren.

Das Selbstverschulden wird meistens vor Gericht festgestellt. Es gibt dabei immer wieder Grenzfälle, bei denen Sie als Arbeitgeber*in überlegen sollten, ob sich der Aufwand lohnt. Wenn Ihr*e Marketingchef*in gerne in der Freizeit Paragliding betreibt und bei einem Unfall verletzt wird, wurde dieser durch das Hobby verursacht, allerdings wohl nicht leichtfertig.

Gibt es bei Schwangerschaft eine Lohnfortzahlung?

Eine Schwangerschaft ist keine Erkrankung, auch nicht im Sinne des Entgeltfortzahlungsgesetzes. Werden Mitarbeiterinnen schwanger, stehen sie unter dem Schutz anderer Gesetze, vor allem dem Mutterschutzgesetz (MuSchG). In diesem ist festgelegt, dass Schwangere sechs Wochen vor der Entbindung und acht Wochen nach der Geburt des Kindes nicht beschäftigt werden dürfen, gleichwohl aber Anspruch auf Lohn haben.

Unterschieden wird zwischen einem Arbeits- und einem Beschäftigungsverbot, um Schwangere zu schützen, und einer Arbeitsunfähigkeit, die mit der Schwangerschaft außerhalb der Verbotsfrist zusammenhängt. Das ist der Fall, wenn zum Beispiel eine schwangere Mitarbeiterin im vierten Monat wegen Problemen in der Schwangerschaft krank wird. Hier greift zunächst die Arbeitsunfähigkeit und damit die Sechs-Wochen-Periode. Ist diese ausgereizt, springt die Krankenkasse mit dem Krankengeld ein.

Kann eine Mitarbeiterin während der Schwangerschaft nicht arbeiten, hat sie nach § 18 des Mutterschutzgesetzes einen Anspruch auf Mutterschutzlohn. Im entsprechenden Gesetz heißt es:

“Eine Frau, die wegen eines Beschäftigungsverbots außerhalb der Schutzfristen vor oder nach der Entbindung teilweise oder gar nicht beschäftigt werden darf, erhält von ihrem Arbeitgeber Mutterschutzlohn. Als Mutterschutzlohn wird das durchschnittliche Arbeitsentgelt der letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor dem Eintritt der Schwangerschaft gezahlt.”

Gesetz zum Schutz von Müttern bei der Arbeit, in der Ausbildung und im Studium (Mutterschutzgesetz – MuSchG) § 18 Mutterschutzlohn

Dieser Lohn muss übrigens normal versteuert werden.

In der Schutzfrist vor und nach der Geburt erhalten Arbeitnehmerinnen von der Krankenkasse und dem*der Arbeitgeber*in das Mutterschaftsgeld. Der Anteil des*der Arbeitgeber*in wird wie folgt berechnet:

“Als Zuschuss zum Mutterschaftsgeld wird der Unterschiedsbetrag zwischen 13 Euro und dem um die gesetzlichen Abzüge verminderten durchschnittlichen kalendertäglichen Arbeitsentgelt der letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor Beginn der Schutzfrist vor der Entbindung gezahlt.”

Etwas anders sieht es bei Auszubildenden aus. Hier zahlt die Krankenkasse ein Mutterschaftsgeld. Allerdings kann es etwas kompliziert werden, wenn dieses nicht der Höhe der Ausbildungsvergütung entspricht. Dann muss der*die Arbeitgeber*in die Differenz zahlen, bekommt sie aber im Rahmen eines Umlageverfahrens von der Krankenkasse wieder erstattet. Das betrifft die gesamte Zeit des Mutterschutzes.

Lohnfortzahlungsbetrug

Recht selten kommt es vor, dass Mitarbeiter*innen in betrügerischer Absicht versuchen, von der Arbeit fernzubleiben und dennoch Lohn zu erhalten. Die Bandbreite reicht da von vorgetäuschten Krankheiten, die schwer zu diagnostizieren sind, bis hin zu gefälschten Schreiben von Mediziner*innen. Wer betrügerisch Lohnfortzahlung ergattern will, begeht eine Straftat. Und natürlich ist das auch Grund für eine fristlose Kündigung.

Lohnfortzahlung, wenn ein Kind krank ist

Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass es einen Anspruch auf Lohnfortzahlung auch dann gibt, wenn nicht Mitarbeiter*innen krank sind, sondern deren Kinder. Das ist nicht der Fall. Die Lohnfortzahlung bezieht sich nur auf die Person, mit der ein Unternehmen einen Arbeitsvertrag abgeschlossen hat beziehungsweise mit der ein Beschäftigungsverhältnis besteht.

Das bedeutet aber nicht, dass Arbeitgeber*innen Sonderregelungen vereinbaren können, zum Beispiel eine bestimmte Zahl an Krankentagen fürs Kind, an denen freiwillig der Lohn bezahlt wird oder die nachgearbeitet werden können.

Allerdings müssen Arbeitnehmer*innen nicht gleich den Euro zweimal umdrehen, wenn Kinder krank werden und sie diese betreuen müssen. Sie haben in der Regel nach § 45 Sozialgesetzbuch Anspruch auf Krankengeld:

“Versicherte haben Anspruch auf Krankengeld, wenn es nach ärztlichem Zeugnis erforderlich ist, dass sie zur Beaufsichtigung, Betreuung oder Pflege ihres erkrankten und versicherten Kindes der Arbeit fernbleiben, eine andere in ihrem Haushalt lebende Person das Kind nicht beaufsichtigen, betreuen oder pflegen kann und das Kind das zwölfte Lebensjahr noch nicht vollendet hat oder behindert und auf Hilfe angewiesen ist.”

Dieser Anspruch besteht für zehn Arbeitstage im Jahr pro Kind, bei Alleinerziehenden sind es 20 Tage, allerdings gibt es eine Deckelung der Gesamttage. Als Arbeitgeber*in werden Sie also keine Verpflichtung haben, diese Fehlzeiten mit Lohn auszugleichen, und dürfen sie vom Gehalt abziehen. Der Anspruch auf das Krankengeld muss von den Mitarbeiter*innen nachgewiesen werden, in der Regel durch ein ärztliches Zeugnis. Außerdem darf keine andere Person im Haushalt leben, die in der Lage wäre, sich um das Kind zu kümmern.

Eine Ausnahme bilden Auszubildende. Wenn diese wegen der Krankheit eines Kindes zu Hause bleiben müssen, dann besteht nach § 19 BBIG Anspruch auf Fortzahlung der Ausbildungsvergütung. Im Gesetz heißt es:

“Auszubildenden ist die Vergütung auch zu zahlen..bis zur Dauer von sechs Wochen, wenn sie..aus einem sonstigen, in ihrer Person liegenden Grund unverschuldet verhindert sind, ihre Pflichten aus dem Berufsausbildungsverhältnis zu erfüllen.”

Ausbildungsbetriebe müssen außerdem Sachleistungen, die sie ihren Azubis üblicherweise zukommen lassen, einem erkrankten Auszubildenden auszahlen.