420 % mehr Personal: So hat Mission Mittelstand sein Unternehmen skaliert

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Über Mission Mittelstand

Die digitale Unternehmensberatung Mission Mittelstand GmbH hat es sich zur Aufgabe gemacht, den deutschen Mittelstand zu stärken. 

Ob im Marketing, Recruiting oder in der Implementierung neuer Prozesse und Digitalisierung – Mission Mittelstand stärkt den deutschen Mittelstand. 

Wir haben uns mit Daven Knuck, Head of HR, unterhalten, um zu analysieren, wie Recruitee das Recruiting von Mission Mittelstand gestärkt hat. 

Die Herausforderung

Wie viele Unternehmen hat auch Mission Mittelstand ganz klassisch per Excel das Recruiting aufgebaut. Für einige kleinere Unternehmen, die nicht jeden Monat neue Mitarbeitende einstellen, mag dieser Ansatz vielleicht ausreichen. 

Aber wie so oft auch bei anderen Unternehmen, kam Mission Mittelstand im Jahr 2020 an den Punkt, an dem Excel nicht mehr ausreichte. „Vor Recruitee hatten wir eine ganz klassische Karriereseite, die an eine Excel-Liste gekoppelt war. Das war sehr unübersichtlich, sodass es bei dem starken Wachstum irgendwann nicht mehr möglich war, so zu arbeiten", erinnert sich Daven Knuck.

Die ersten Gedanken gingen in Richtung eines All-in-one-Tools, welches alle Aufgaben, die im Personalbereich anfallen, abdeckt. 

Doch während der Suche nach einem passenden Tool wurde schnell klar, dass ein reines HRIS-System nicht den Ansprüchen von Mission Mittelstand für das Recruiting gerecht werden konnte. 

Wir haben schnell gemerkt, dass eine All-in-One-Lösung nicht so gut funktioniert, da sich diese Unternehmen oft speziell nicht auf eine Sache konzentrieren, sondern alles abbilden wollen, sodass alle Bereiche irgendwie nur halb gut sind. Deswegen haben wir gesagt, wir suchen uns wirklich einen Experten in einem Bereich heraus.

Daven Knuck

Head of HR | Mission Mittelstand

Die Lösung

Seinen Experten hat Mission Mittelstand in Recruitee gefunden. 

Recruitee war für uns einfach am übersichtlichsten. Man kann dort Prozesse klar definieren, sodass wir gesagt haben, okay, das ist das, was wir im Endeffekt auch brauchen.

Daven Knuck

Head of HR | Mission Mittelstand

Folgenden Punkte waren für die Implementierung einer spezialisierten Bewerbermanagement-Software wichtig:

• Digitalisierung des gesamten Recruiting-Prozesses
• Aufsetzung klarer Strukturen und Prozesse
• Sicherstellung, dass allen am Prozess beteiligten Personen klare Aufgaben verteilt werden können. 

Die spezialisierte Recruiting-Software von Recruitee bietet Mission Mittelstand eine Vielzahl von Vorteilen. 

Zum Beispiel verbessert es die Effizienz und Organisation des Einstellungsprozesses, der jetzt in einer Oberfläche zusammengefasst wird.

Bei Recruitee wird die Zusammenarbeit im Team großgeschrieben. Daher wird auch nicht pro Nutzer*in, sondern pro Jobslot bezahlt. So ist es möglich, dass wirklich alle am Prozess beteiligten Personen Recruitee nutzen können.

Recruitee hilft uns bei den verschiedenen Rollen, die man im System zuteilen kann und auch bei den Aufgaben, die den jeweiligen Mitarbeitenden zugeteilt werden können. 

Daven Knuck

Head of HR | Mission Mittelstand

Hinweis: Um vertrauliche Informationen nicht mit allen am Recruitingprozess Beteiligten zu teilen, können in Recruitee verschiedene Rollen- und Sichtbarkeitseinstellungen festgelegt werden. 

Bei Mission Mittelstand haben die Abteilungsleitungen jeweils Zugriff auf die Jobs in ihren Abteilungen, nicht jedoch auf weitere Jobs in anderen Abteilungen. 

Eine Ausnahme sind die Mitarbeitenden aus HR: Die haben auf jede Stelle und Kandidat*in Zugriff. 

Die automatisierten Aktionen machen es möglich, dass am Prozess beteiligte Personen automatisch eine Benachrichtigung erhalten, wenn sie eine Aufgabe erfüllen müssen.

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Der Vorteil: Daven Knuck muss nicht manuell bei allen Kolleg*innen nachhaken, was der aktuelle Stand bei der Besetzung eines Jobs ist. Den Status kann er sich ganz leicht direkt in Recruitee ansehen und ggf. Aufgaben verteilen. 

Am wertvollsten finden wir tatsächlich, neben dem Fakt, dass man Prozesse klar abbilden kann, die Transparenz. Das ist das, was uns vorher gefehlt hat, dass jeder weiß, wo in welchem Schritt des Bewerbungsprozesses befindet sich gerade der Bewerber und wer ist gerade dabei, die zu bearbeiten, wer hat schon sein Feedback zu der Person abgegeben?

Daven Knuck

Head of HR | Mission Mittelstand

Die Erfolge 

Mithilfe von Recruitee konnte Mission Mittelstand seine Belegschaft von 25 auf 150 skalieren. Dies ist ein Anstieg von 420 % in nur 1,5 Jahren. 

Dies war vor allem durch die Implementierung klarer Strukturen und transparenter Prozesse möglich. 

In der starken Wachstumsphase sind kurze und schnelle Entscheidungswege von immenser Bedeutung. Die Zentralisierung des gesamten Recruiting-Prozesses in Recruitee, hat dies ermöglicht.  

Die größte Verbesserung mit Recruitee ist tatsächlich, dass der Prozess jetzt transparent gestaltet ist. Jeder im Prozess involvierte Kollege kann Bewertungen abgeben und weiß, was die anderen machen. So schaffen wir es, wirklich schneller Entscheidungen zu treffen.

Daven Knuck

Head of HR | Mission Mittelstand

Aber auch der Aufbau eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms hat das starke Wachstum unterstützt. Anfang 2022 hat Mission Mittelstand ein eigenes Empfehlungsprogramm mit dem Empfehlungsportal von Recruitee aufgebaut. 

Jede*r Angestellte bekommt Zugriff auf das Portal. Durch monetäre Anreize werden Angestellte animiert, Personen zu empfehlen. Für schwer zu besetzende Stellen werden Wettbewerbe entwickelt, um Empfehlungen anzukurbeln. 

Mit Erfolg: Seit Einführung des Mitarbeiterempfehlungsprogramms wurden hierüber bereits 15 neue Mitarbeitende eingestellt. Das macht Empfehlungen zur erfolgreichsten Bewerberquelle bei Mission Mittelstand.