Woonzorg Flevoland verbessert Kommunikation dank WhatsApp Hiring

Die Recruiter*innen von Woonzorg Flevoland stehen jedes Jahr vor der Herausforderung, 400 bis 500 freie Stellen zu besetzen. Die Vielfältigkeit ihrer Zielgruppe erforderte eine flexible Kommunikationsweise. Seit der Umstellung auf WhatsApp Hiring haben Recruiter*innen den Unterschied sofort bemerkt: schnellere Antworten, mehr Engagement und ein Prozess, der sich zeitgemäß anfühlt.

Über Woonzorg Flevoland

Woonzorg Flevoland ist eine Gesundheitsorganisation in Lelystad und Almere, die in der Altenpflege tätig ist, einschließlich Krankenpflege, Betreuung und häuslicher Pflege. Die Suche nach Hilfskräften, Pflegekräften und Krankenpfleger*innen ist ein ständiger Prozess. Das Recruitment-Team besteht aus vier Recruiter*innen, die gemeinsam für Hunderte von Stellenangeboten pro Jahr verantwortlich sind.

Wir sprachen mit Stefano van de Sant, dem Interim-Teamleiter fürs Recruiting. Seit April konzentriert er sich auf die Verbesserung der Prozesse und die Neuausrichtung des Recruitment-Teams. WhatsApp Hiring spielt dabei eine wichtige Rolle.

Herausforderung: eine breite Zielgruppe und schwierige Kommunikation

Aufgrund der großen Anzahl offener Stellen und der Vielfältigkeit der Kandidat*innen – von Auszubildenden über Pflegefachkräfte bis hin zu Stellen in der Zentrale – stieß Woonzorg Flevoland auf mehrere Hindernisse.

„Im Grunde genommen rekrutieren wir fast jede Zielgruppe, die man in der Gesellschaft finden kann“, sagt Stefano. „Von der praktischen bis zur theoretischen Ausbildung, von Personen mit anerkannten Schutzstatus bis zu Menschen mit langjähriger Berufserfahrung. Dies erfordert Flexibilität: Sie können nicht jede*n auf dieselbe Weise ansprechen. Sowohl der Umgangston als auch der Kommunikationskanal müssen ständig angepasst werden“.

Außerdem waren viele Mitarbeiter*innen des Gesundheitswesens aufgrund unregelmäßiger Schichten nur schwer zu erreichen. E-Mails verschwanden in Spam-Filtern, Telefonanrufe und Sprachnachrichten wurden selten beantwortet. Das Ergebnis: langsame Antworten, verpasste Kandidat*innen und eine hohe Zahl von Fällen, bei denen Personen zu Job-Interviews oder sogar am ersten Arbeitstag gar nicht erschienen sind.

„Bei einer so breiten Zielgruppe merkt man, dass ein einzelner Kommunikationskanal nicht funktioniert“, fasst Stefano zusammen. Die Suche nach einer besseren Lösung war also unumgänglich.

Die Lösung: WhatsApp Hiring

Im Juni 2025 begann Woonzorg Flevoland mit der Nutzung von WhatsApp Hiring, einer Integration von Tellent Recruitee. Das Bewerbermanagementsystem wurde im Januar eingeführt und im Laufe des Sommers erweitert.

Mit WhatsApp Hiring erhielt das System einen wichtigen Mehrwert: Bewerbungen über WhatsApp werden automatisch mit dem Bewerbermanagementsystem verknüpft, sodass Recruiter*innen leicht den Überblick behalten können. Das ist viel einfacher, als den Überblick über viele separate E-Mails zu behalten oder immer wieder Rückrufe zu tätigen.

“Unsere Zielgruppe will unterwegs und einfach erreichbar sein. WhatsApp passt perfekt dazu.”

Stefano van de Sant

Interim-Teamleiter für Recruitment

Bewerbungen werden über die Karriereseite, LinkedIn, Indeed und Empfehlungen eingereicht. Die Kandidat*innen werden dann über WhatsApp kontaktiert. Für die jüngere Zielgruppe werden QR-Codes auch auf Plakaten und Anzeigen platziert. Kandidat*innen können rund um die Uhr eine Unterhaltung in WhatsApp beginnen, Fragen stellen und sich direkt bewerben. 

WhatsApp als roter Faden: von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag

Bei Woonzorg Flevoland ist WhatsApp nicht nur während der Bewerbungsphase von Bedeutung, sondern auch danach ein wichtiges Kommunikationsmittel.

• Kandidat*innen werden per WhatsApp an Interviews und Starttermine erinnert, um zu verhindern, dass sie nicht erscheinen.
• Um sicherzustellen, dass wichtige E-Mails mit Dokumenten wie Arbeitsverträgen nicht im Spam-Ordner landen, erhalten Kandidat*innen eine Benachrichtigung per WhatsApp. Das bedeutet, dass die E-Mail schneller geöffnet wird und die Vereinbarung rasch unterzeichnet wird.
• Im Vorfeld des ersten Tages erhalten die Kandidat*innen persönliche Updates und Glückwünsche, darunter auch praktische Informationen wie die Abholung der Uniform oder Zugangsberechtigungen.

Auf diese Weise zieht sich WhatsApp wie ein roter Faden durch die gesamte Candidate Journey, vom ersten Kontakt bis zum ersten Arbeitstag.

Das Ergebnis: schnellere Kommunikation und eine bessere Candidate Experience

In den ersten Monaten nach der Inbetriebnahme stellten die Recruiter*innen fest, dass sie die Kandidat*innen über WhatsApp viel schneller erreichen konnten. Auch die Candidate Experience hat sich verbessert: Der Bewerbungsprozess wirkt viel moderner und zugänglicher.

Praktikant*innen und andere junge Zielgruppen reagieren gut auf WhatsApp. Sie sind außerdem nachsichtiger gegenüber dem Chatbot. Aber WhatsApp Hiring bietet auch eine Lösung für Kandidat*innen ohne Computer oder E-Mail-Adresse, wie es oft bei Stellenangeboten für Haushaltshilfen der Fall ist.

Stefano van de Sant

Interim-Teamleiter für Recruitment

Krankenpfleger*innen und Pflegekräfte nutzen sowohl E-Mail als auch WhatsApp, aber in der Praxis reagieren sie deutlich schneller über WhatsApp. Und das bedeutet: weniger Verzögerungen im Bewerbungsverfahren.

Laut Stefano wirkt sich WhatsApp Hiring auch positiv auf das Image des Unternehmens aus: „Manche Leute sagen wortwörtlich: Wie schön, dass ich eine Nachricht bekomme, ihr seid so schnell und modern.“

In die Zukunft mit WhatsApp Hiring

Mit WhatsApp Hiring hat Woonzorg Flevoland einen richtigen ersten Schritt in Richtung eines schnelleren und einfacheren Bewerbungsprozesses unternommen. Vor allem ist das Erreichen von Kandidat*innen nun deutlich einfacher.

Gleichzeitig erfordert der neue Prozess eine Verhaltensänderung bei den Hiring Manager*innen, also den Manager*innen, die nach dem ersten Screening durch die Recruiter*innen mit den Kandidat*innen in Kontakt treten. Während früher die eigenen Smartphones benutzt wurden, findet die Kommunikation jetzt zentral über Tellent Recruitee statt. Das sorgt für mehr Struktur und Professionalität, ist aber im ersten Moment etwas gewöhnungsbedürftig.

In der kommenden Zeit möchte Stefano die Nutzung von WhatsApp Hiring weiter optimieren. Dazu könnte gehören:

• Das Hinzufügen von QR-Codes auf der aktualisierten Karriereseite
• Erweiterung des Angebotes für Fortbildungen für Mitarbeitende
• Durchführung einer numerischen Analyse der Ergebnisse

Es ist ein fantastisches, zeitgemäßes Produkt, das den Bedürfnissen sowohl von Unternehmen als auch von Kandidat*innen in vollem Umfang gerecht wird. Es erfüllt Ihre Erwartungen in jeder Hinsicht.Stefano van de SantInterim-Teamleiter für Recruitment

Stefano van de Sant

Interim-Teamleiter für Recruitment

Genau wie Woonzorg Flevoland können auch Sie WhatsApp Hiring nutzen, um schneller zu kommunizieren, Kandidat*innen effektiver zu erreichen und Ihren Recruiting-Prozess zu modernisieren. Vereinbaren Sie gerne eine Demo.