Le nombre d’emplois vacants ne cesse d’augmenter. Au premier trimestre 2025, ce nombre atteint presque le demi-million d’après la Dares. Les CVthèques sont un excellent moyen de pallier cette conjoncture particulière tout en maintenant la croissance de votre entreprise en vous permettant de diffuser des offres d'emploi et de trouver des candidats. Mais qu’est-ce qu’une CVthèque ? Quels avantages concrets peut-on en tirer ? Comment trouver des CVs de candidats ? Quelles sont les meilleures CVthèques du marché ? Tellent Recruitee vous répond en détails, avec en prime, nos conseils pour créer votre propre CVthèque et ne plus jamais être à court de profils qualifiés.

Qu’est-ce qu’une CVthèque ?

Une CVthèque est une base de données regroupant des CVs de candidats, utilisée par les recruteurs pour identifier rapidement des talents. Le terme “base de CVs” peut aussi être utilisé pour parler de cet ensemble structuré de CVs collectés par l’entreprise, mais il peut ne pas être spécialement lié à l’univers RH. On lui préférera donc CVthèque qui définit une organisation structurée et consultable, souvent via un logiciel ATS (Applicant Tracking System), dans laquelle le recruteur vient faire ses recherches.

La CVthèque peut aussi être assimilée au vivier de candidats. Même si ce sont deux outils de sourcing RH très proches, leur contenu est différent : les données de la CVthèque sont issues de candidatures spontanées ou de candidatures à des offres passées, alors que celles du vivier de talents proviennent de candidats déjà rencontrés, présélectionnés, dont les profils à potentiel ont été conservés et répondront certainement à un besoin plus précis. Le vivier de candidats est consulté par exemple lorsqu’une entreprise prévoit d’ouvrir un poste d’ingénieur R&D dans 6 mois et qu’elle souhaite reprendre contact avec 5 profils prometteurs qui ont déjà été identifiés et qui figurent dans son vivier.

À quoi sert une CVthèque ?

Véritable mine d’or du recruteur, une CVthèque bien structurée vous permet de gagner un temps précieux, d’optimiser vos recherches et de capitaliser sur les candidatures déjà reçues et les entretiens passés. 

Voici les 6 atouts principaux d’avoir une CVthèque :

‍1) La centralisation des profils : tous les CVs au même endroit, classés par compétences, expérience ou localisation pour faciliter la recherche et la sélection.

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2) La recherche de profils : grâce à des moteurs de recherche avancés. 

‍‍3) La mise à jour continue : nouveaux CVs et informations actualisées sur les candidats existants pour des données récentes et pertinentes, améliorant ainsi l’efficacité du recrutement et de l’expérience candidat.

4) La reprise de contact avec des candidats déjà reçus en entretien : si vous n’avez pas de vivier de talents, la CVthèque peut remplir cette fonction. Bien gérée, elle vous permet de recontacter des profils pertinents qui ont déjà été évalués et qui faisaient partie de votre short list par exemple.

5) L’accélération des recrutements pour les postes récurrents : en classant les profils adaptés à vos besoins récurrents dans votre CVthèque vous gagnez du temps à chaque recrutement et pouvez répondre plus facilement aux urgences terrain.

6) Favoriser la mobilité interne et cartographier les talents : la CVthèque fonctionne aussi pour le classement des CVs de vos collaborateurs. Elle donne un panorama des compétences en interne et facilite la mobilité et les passerelles. 

🔎À quels besoins du recruteur la CVthèque répond-elle ? 

• La CVthèque pour combler rapidement des postes saisonniers

Imaginez Léa, responsable du recrutement dans une enseigne de grande distribution, qui doit chaque année embaucher des renforts pour les soldes et les fêtes. Plutôt que de relancer une campagne de recrutement complète, elle consulte sa CVthèque, où sont conservés les profils intéressants des années précédentes. En recontactant ces candidats déjà connus, elle pourvoit plusieurs postes en économisant du temps et de l’argent !

• La CVthèque pour réduire les coûts de recrutement dans une Start-up

Plutôt que de multiplier les annonces payantes à chaque nouveau besoin, une startup peut construire sa propre CVthèque. Y sont regroupés les candidatures spontanées, les candidats qualifiés déjà reçus et les contacts issus de salons ou de cooptations. Résultat : un vivier activable à tout moment, qui permet de recruter plus vite… et surtout, sans dépendre systématiquement des plateformes externes coûteuses.

Quels sont les différents types de CVthèques ?

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Exemples de CVthèques gratuites ou populaires en France : 

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Le volume de profils correspond à la quantité de CVs disponibles dans la base.

Le ciblage des profils correspond à l’adéquation au besoin, c’est-à-dire à la capacité de la CVthèque à vous proposer des profils en phase avec les postes que vous voulez pourvoir.

🔎 À noter : L’ATS de Tellent Recruitee vous permet de créer une CVthèque reliée à vos campagnes de recrutement, embarquant les fonctionnalités essentielles des meilleures CVthèques comme la recherche booléenne, le scoring, et l’intégration complète au pipeline de recrutement.

Comment créer une CVthèque interne ?

Face à la pénurie de candidats, la création de votre propre CVthèque interne vous permettra de rester proactif et de recruter plus efficacement. Néanmoins, la création et la gestion d'une CVthèque nécessitent l'utilisation d'outils adaptés. Voici les principaux :

• Le tableur : un outil simple comme Excel ou Google Sheet peut servir de point de départ pour centraliser et organiser les CVs. Bien qu'efficace pour les petites entreprises, cette solution peut rapidement devenir insuffisante à mesure que le nombre de CVs augmente.

• Le logiciel de gestion des candidatures : un ATS (Applicant Tracking System) est spécialement conçu pour gérer les parcours de recrutement. Il permet de stocker, trier et rechercher des CVs de manière efficace. Un logiciel de recrutement performant comme Tellement Recruitee propose, entre autres, des fonctionnalités avancées pour optimiser la gestion des candidatures et le recrutement collaboratif.

Quelle est la meilleure CVthèque ? 

La meilleure CVthèque pourrait être celle qui intègre le plus de CVs les mieux triés, mais cela ne suffit pas. La meilleure CVthèque, c’est celle qui vous permet de trouver ce que vous recherchez en un clin d’œil. Pour cela, certaines fonctionnalités sont incontournables.

Quelles sont les fonctionnalités qu’une CVthèque doit embarquer ?

• La recherche booléenne qui permet de filtrer précisément les profils en combinant des mots-clés avec des filtres avancés (AND, OR, NOT).

💡 Exemple d’une recherche booléenne : Un recruteur saisit “sales AND SaaS” dans sa CVthèque pour trouver des profils ayant une expérience avérée en vente de logiciels B2B, notamment dans des environnements SaaS, et ainsi écarter les profils trop généralistes ou hors cible.

• ‍Le matching et le scoring par IA : c’est lorsque votre ATS qui embarque l’IA analyse votre besoin et vous propose les CVs les plus compatibles, en fonction de critères explicites (compétences, localisation, expérience) ou implicites (proximité sémantique, potentiel) que vous avez renseignés vous-même.

💡 Exemple de matching par IA : Après la publication d’une offre, l’ATS avec des fonctionnalités IA va chercher dans la CVthèque les 10 profils les plus pertinents et vous les propose en quelques secondes seulement.

• La notation des candidats : vous pouvez classer ou noter les candidats selon vos propres critères internes comme le niveau technique, les soft skills, le fit culturel… Et quand vient le moment de rechercher des profils particuliers, ces critères permettent un tri sur le volet.

💡 Exemple de notation des candidats : Lors d’une campagne de recrutement de formateurs, les candidats notés ⅘ et plus sur les compétences en communication sont automatiquement mis en avant.

• L’intégration avec votre ATS : Une bonne CVthèque doit s’intégrer à votre ATS pour éviter les doubles saisies, centraliser les données et faciliter le suivi des candidats tout au long du processus de recrutement.

💡 Exemple d’une intégration optimale de la CVthèque dans votre ATS : Dès qu’un recruteur sélectionne un candidat en shortlist depuis la CVthèque, son profil est automatiquement ajouté au pipeline de l’offre correspondante dans l’ATS.

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CVthèque et RGPD : comment rester en conformité ?

L'utilisation d'une CVthèque implique une gestion rigoureuse des données personnelles des candidats. En effet, dès lors qu’il s’agit de collecter, de stocker et d’exploiter les données personnelles de vos candidats, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) vous impose plusieurs obligations en tant que recruteur et RH.

Voici quelques exemples de bonnes pratiques à mettre en place pour rester conforme :

• Obtenir le consentement des candidats pour stocker et utiliser leurs informations pour de futurs recrutements (case “opt-in” à cocher dans les formulaires)
• Limiter la durée de conservation des CVs au bout de 24 mois maximum
• Permettre un droit d’accès et de retrait : tout candidat doit pourvoir à tout moment demander l’accès, la modification et la suppression de ses données personnelles
• Sécuriser le stockage des données pour prévenir les fuites. 

En assurant une gestion transparente et sécurisée de vos CVs, vous donnez des gages de confiance à chaque étape du processus de recrutement. 

Un ATS comme Tellent Recruitee intègre ces fonctions de gestion du consentement et d’automatisation de la suppression des données, pour vous aider à rester conforme au RGPD. Mais vigilance cependant : la conformité restera toujours dépendante de l’usage et des pratiques de l’utilisateur.

⚖️ Pour voir comment Tellent Recruitee peut vous assister dans votre mise en conformité RGPD, demandez une démo. 

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FAQ : tout savoir sur la CVthèque

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• Qu’est-ce qu’une CVthèque ? 

Une CVthèque est une base de CVs organisée, accessible aux recruteurs pour faciliter le sourcing RH. Elle regroupe des profils de candidats déjà identifiés (candidatures passées, spontanées, cooptations…) et permet de constituer un vivier de candidats dans lequel venir sélectionner des profils sourcés.

• Comment gérer une CVthèque efficacement ? 

Pour bien gérer votre CVthèque, 3 bonnes pratiques à retenir : 

- Qualifiez chaque profil (étiquettes ou mots-clés, notation, score)

- Faites des mises à jour régulières de vos données

- Assurez-vous d’être en conformité RGPD.

• Qui peut voir votre CV dans la CVthèque ?

Dans une CVthèque interne, seul le recruteur ou RH autorisé peut avoir accès au CV des candidats.

Dans les CVthèques externes comme France Travail, Apec ou Indeed les recruteurs voient les CVs des candidats selon les règles de visibilité qu’ils ont choisies lorsqu' ils les ont rempli : profil public, partiellement masqué ou privé.

• Comment ajouter un CV à une CVthèque ?‍

Vous pouvez ajouter un CV à une CVthèque manuellement (import d’un fichier PDF ou saisie du profil), ou automatiquement via un formulaire de candidature connecté à votre ATS. Certaines solutions permettent aussi d’ajouter des profils depuis LinkedIn ou après un événement de recrutement.

• Où trouver des CVs pour votre recrutement ?‍

Plusieurs sources existent pour trouver des CV : 

- La CVthèque interne de votre entreprise ou son ATS‍

- Les CVthèques gratuites comme France Travail ou l’Apec‍

- Des jobboards généralistes (Indeed, Monster) ou spécialisés (LesJeudis, Cadremploi IT)

Idéalement, combiner ces différents canaux pour votre sourcing RH vous permettra d’alimenter et de mettre à jour votre vivier de candidats.

• Quel est le meilleur site de recrutement en ligne gratuit ?

Parmi les CVthèques gratuites, France Travail (ex-Pôle emploi) et l’Apec offrent un bon volume de CVs, en particulier pour les profils peu qualifiés (France Travail) ou les cadres (Apec). Ce ne sont pas les meilleures CVthèques en termes de ciblage, mais elles restent utiles pour compléter un vivier interne gratuitement.

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Conclusion : et si le candidat idéal se trouvait déjà votre CVthèque ?

Nous l’avons vu, créer et gérer une CVthèque permet de structurer votre sourcing RH, d’alimenter votre vivier de candidats qualifiés et de gagner en réactivité.

Il est temps de vous poser les bonnes questions : actuellement, une simple base de CVs vous suffit-elle, ou avez-vous besoin d’un ATS pour aller plus loin ? Nous ne pouvons pas répondre à la première question, mais nous pouvons vous donner une réponse à la deuxième en vous offrant une démo gratuite de Tellent Recruitee. Vous verrez ainsi comment combiner la gestion centralisée de vos CVs, le matching intelligent des candidats et un vivier de talents activable à tout moment.

Au-delà de ces fonctionnalités liées au CV, découvrez tout ce qu’un ATS peut faire pour vous dans notre article sur les 5 secrets pour optimiser votre recrutement.