Chaque offre d’emploi d’une grande entreprise postée en ligne génère en moyenne 250 candidatures. En d’autres termes, 99,6 % de l’expérience candidat est vécue par des candidats éliminés au cours du recrutement.
Vu sous cet angle, il est encore plus surprenant que le refus de candidature soit à ce point négligé par les équipes RH.
Les chercheurs d’emploi rapportent que, pour la majorité des offres auxquelles ils ont répondu, ils n’ont reçu aucune réponse – pas même une simple lettre de refus de candidature !
Le marketing du recrutement ne cesse de rendre les campagnes de recrutement plus efficaces et sophistiquées. Alors, les recruteurs oublient-ils 99 % de leurs candidats ?
Pas vraiment. C’est plutôt que la lettre de refus de candidature n’est jamais facile à écrire ou à envoyer.
Découvrons ensemble pourquoi et comment rédiger une bonne lettre de refus à une candidature.
Pourquoi faut-il écrire une lettre de refus de candidature ?
Nous venons de le démontrer : la lettre de refus de candidature détermine la qualité de l’expérience candidat.
Toutes les raisons pour lesquelles une entreprise investit dans sa marque employeur, sont autant de raisons d’écrire des lettres de refus qui ont du sens.
- 92 % des candidats découragent activement d’autres personnes de postuler auprès d’une entreprise avec laquelle ils ont vécu une mauvaise expérience (Robert Walters) ;
- et 54 % vont jusqu’à boycotter les produits desdites entreprises (ManPower).
- 78 % des candidats refusent une nouvelle offre après une mauvaise expérience.
A l’heure où le ghosting se banalise, les recruteurs doivent montrer l’exemple. En consolidant la relation de l’entreprise avec les candidats qu’elle écarte, c’est l’ensemble du marché du travail qu’ils renforcent.
Pourquoi écrire une lettre plutôt que d'appeler le candidat ?
En d’autres termes : pourquoi est-il mieux de refuser la candidature par écrit ?
La lettre – ou plus probablement l’e-mail de refus – n’exclut pas d’autres canaux d’échanges avec le candidat écarté. Mais elle doit rester à la base de cette étape du recrutement.
- D’abord, parce qu’il s’agit d’un code social. Un candidat qui reçoit un coup de fil, surtout à une étape avancée du recrutement, s’attend à une bonne nouvelle et sera d’autant plus déçu.
- Ensuite, parce qu’elle permet au candidat comme au recruteur de mettre à distance les émotions, ainsi que de garder une trace écrite de cet échange crucial.
- Enfin, parce que la rédaction et l’envoi d’un e-mail de refus de candidature peuvent faire l’objet d’une automatisation grâce à un ATS.
Comment rédiger une lettre de refus de candidature ?
Rejeter un candidat reste un exercice nécessaire mais délicat, que les recruteurs doivent aborder avec lucidité.
Faut-il envoyer un e-mail de refus de candidature à tous les candidats ?
Oui, tous les candidats, sans exception, doivent recevoir une réponse à leur candidature. Il est inacceptable, pour une entreprise qui investit dans sa marque employeur et l’expérience candidat, de prétendre qu’un silence radio « fait bien comprendre » une réponse négative.
Il ne s’agit pas pour autant d’abuser des ressources de l’équipe RH. La personnalisation du refus doit être en rapport avec l’étape du recrutement à laquelle il survient.
Qu’est-ce qui donne de la valeur ajoutée à un e-mail de refus de candidature ?
La personnalisation du feedback et une relation de confiance avec l’entreprise peuvent transformer une réponse négative en expérience candidat positive.
Les recruteurs peuvent mobiliser les techniques suivantes – notamment pour les candidats reçus en présélection ou en entretien :
- Adresser l’e-mail de refus de candidature directement au candidat, et le signer du nom de l’une des personnes avec laquelle il a échangé.
- Remercier le candidat pour le temps qu’il a consacré au processus.
- Valoriser les points forts de la candidature (ex : « Vos 3 ans d’expérience sur un poste similaire vous donnent une excellente compréhension du métier. »)
- Évoquer les détails précis de la candidature qui ont joué dans la décision de rejet (ex : « Ce poste n’a pas la portée internationale que vous recherchez. » ou « Votre manque de formation en management serait un problème sur ce poste. »)
- Donner des pistes d’amélioration, tant au niveau des compétences que des talents.
- Fixer un RDV, surtout pour les candidats les plus talentueux. (ex : « Nous vous invitons à nous recontacter lorsque vous aurez acquis une aisance professionnelle en anglais. »)
- Suggérer de postuler à d’autres postes précis, selon les motivations détectées ou les résultats d’un test.
Modèles de lettre de refus de candidature
1. Modèle de lettre de refus après un entretien
Cher [nom du candidat],
Merci beaucoup d'avoir investi votre temps et vos efforts pour rencontrer notre équipe pour le poste de [titre du poste] chez [nom de l'entreprise].
Nous avons tous été ravis de vous rencontrer, de découvrir votre expérience et d'avoir une conversation intéressante.
Malheureusement, à ce stade, nous avons décidé de poursuivre notre processus de sélection avec un autre candidat qui correspondait plus au poste.
C'est une décision que nous n'avons pas prise facilement car vous êtes un très bon candidat.
Si vous y consentez, nous conserverons votre CV dans notre vivier de talents ; et si nous avons un poste vacant qui correspond mieux à votre profil, nous ferons en sorte de vous contacter.
Si vous avez d'autres questions ou si vous avez besoin de plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter. Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions.
Je vous souhaite bonne chance dans vos projets futurs et j'espère que nous aurons l'occasion de nous revoir bientôt.
Cordialement,
[nom de l'expéditeur]
2. Modèle de lettre de refus pour une candidature spontanée
Cher [nom du candidat],
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre organisation.
Malheureusement, en raison du grand nombre de CV que nous recevons chaque jour, nous ne sommes pas en mesure de retenir les candidatures ou les CV non sollicités.
Votre candidature ne correspondait pas à l'un de nos postes actuellement vacants. Vous trouverez la liste de nos offres sur notre site web à l'adresse [insérer l'adresse web]. Cette liste est mise à jour au fur et à mesure que de nouveaux postes deviennent disponibles.
N'hésitez pas à consulter régulièrement nos offres d'emploi et à soumettre de nouveau votre CV lorsque vous trouvez un poste qui vous intéresse et pour lequel vous remplissez les qualifications.
Nous vous souhaitons bonne chance dans votre recherche !
Cordialement,
L'équipe de recrutement de [nom de l'entreprise]
3. Modèle de lettre de refus pour un poste déjà pourvu
Cher [nom du candidat],
Nous apprécions l'intérêt que vous portez à notre organisation et le temps que vous avez investi pour nous contacter.
Nous avons toutefois le regret de vous informer que le poste disponible a été pourvu. Nous ne pouvons donc pas examiner votre candidature plus en détail pour le moment.
Si vous y consentez, nous conserverons votre CV dans notre vivier de talents ; et si un poste qui correspond à votre profil se libère, nous ferons en sorte de vous contacter.
Nous vous souhaitons bonne chance dans votre recherche !
Cordialement,
L'équipe de recrutement de [nom de l'entreprise]
4. Lettre de refus pour une candidature interne
Cher [nom du candidat],
Merci beaucoup d'avoir postulé à notre poste de [titre du poste].
J'aimerais vous faire savoir que nous avons décidé d'aller de l'avant avec un autre candidat pour ce rôle.
Nous apprécions tout le travail que vous avez accompli à votre poste actuel et nous admirons votre désir d'assumer un nouveau rôle, mais pour l'instant, nous recherchons une personne ayant une plus grande expérience en gestion.
En fonction de vos compétences et de l'expérience que vous avez acquise dans votre rôle de [titre du poste actuel], vous pourriez envisager de postuler à un poste de [titre du poste] lorsque nous commencerons à accepter les candidatures le [date].
Je vous souhaite bonne chance et vous remercie à nouveau pour votre candidature et votre dévouement envers [Nom de l'entreprise]. N'hésitez pas à poser votre candidature pour tout autre poste interne qui vous intéresse.
Cordialement,
[nom de l'expéditeur]
Un autre exemple aperçu sur LinkedIn. Le côté humain et motivant est toujours apprécié
L’ATS peut fournir les éléments de personnalisation qui feront la différence entre un message lambda et un e-mail de refus de candidature personnalisé. Mais au-delà du contenu, c’est le ton adopté – direct, empreint de sincérité et d’honnêteté intellectuelle – qui fera de l’e-mail de refus un atout pour la relation candidat.
Le saviez-vous ? Vous pouvez automatiser l’envoi d’e-mails de refus de candidature avec Recruitee. Apprenez-en plus sur les actions automatiques ici !
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