Dans un marché de l'emploi de plus en plus concurrentiel, l'expérience candidat est devenue un enjeu majeur pour les recruteurs. Malheureusement, un grand nombre de candidats se retrouvent souvent dans le silence après avoir postulé, sans réponse ni explication.
Pourtant, il est essentiel de soigner chaque étape du processus de recrutement, y compris avec l'envoi d'un mail de refus de candidature. En effet, 92 % des candidats découragent activement d'autres personnes de postuler auprès d'une entreprise avec laquelle ils ont vécu une mauvaise expérience. Un simple mail de refus personnalisé peut non seulement améliorer le parcours de recrutement, mais aussi renforcer la marque employeur. Comment bien s'y prendre et envoyer un refus de candidature efficace et pertinent ?
Pourquoi faut-il envoyer un e mail de refus de candidature ?
L’envoi d’un mail de refus de candidature est une étape cruciale dans le processus de recrutement. Voici trois bonnes raisons de prendre toujours soin d'informer un candidat de l’issue de sa candidature.
Manifester du respect envers le candidat
Chaque interaction avec un candidat contribue à l'image que votre entreprise renvoie. Informer un candidat du rejet de sa candidature montre du respect pour le temps et l'effort qu'il a investis. Cela renforce également la perception positive de votre processus de recrutement, même en cas de refus.
Fabian Caldarella, fondateur de Revoxella, résume parfaitement l’enjeu : "Un retour, qu’il soit positif ou négatif, montre que vous respectez l’effort du candidat et renforce une expérience unique et mémorable".
Limiter l’incertitude du candidat
Le phénomène de "ghosting", où les recruteurs ne donnent pas suite aux candidatures, est de plus en plus courant. 57 % des recruteurs déclarent avoir déjà "ghosté" un candidat avec lequel ils avaient entamé des échanges dans le cadre d'un parcours de recrutement.
Un mail de refus met fin à cette incertitude, permettant au candidat de tourner la page rapidement et sans frustration.
Préserver sa marque employeur
Votre marque employeur, c’est l’image que vous projetez auprès des candidats et futurs employés. L’envoi d’un mail de refus peut être vu comme une opportunité de consolider cette marque en démontrant votre engagement à offrir une expérience candidat soignée.
66% des candidats déclarent qu'une expérience candidat positive augmente leurs chances de recommander d'autres personnes. Des candidats qui repartent avec un sentiment positif, même après un refus, sont plus susceptibles :
- de parler de vous positivement,
- d’envisager de postuler à nouveau
- ou de recommander votre entreprise.
Quand envoyer un mail de refus de candidature ?
Un élément clé du processus de recrutement est d'envoyer rapidement et correctement un mail de refus une fois la décision prise. En informant un candidat dans des délais raisonnables, vous démontrez votre professionnalisme et permettez au candidat de se concentrer sur d'autres opportunités.
Soyez réactif et rapide
Envoyer un refus dès que la décision est prise permet de respecter le candidat et de ne pas prolonger son incertitude. Cela montre que vous êtes professionnel et organisé, tout en évitant de faire perdre du temps au candidat qui pourrait explorer d'autres opportunités. Que ce soit après l'analyse d'un CV ou un entretien, la rapidité est essentielle pour préserver une relation positive.
Quand envoyer un mail de refus ?
L’envoi d’un mail de refus dépend aussi du stade auquel le candidat se trouve dans le processus. Voici les moments clés :
- Après l'analyse du CV : Si le candidat ne correspond pas aux critères requis, il est inutile de prolonger son attente. Un refus après la première sélection permet au candidat de se tourner vers d’autres opportunités sans perdre de temps.
- Après un entretien : Après un entretien, il est primordial de donner une réponse, même négative, dès que la décision est prise. Le candidat aura investi du temps et de l’énergie dans l'échange, et un retour rapide sera apprécié.
- Pour une candidature spontanée : Lorsque le candidat postule sans qu’un poste spécifique ne soit ouvert, il est utile d'envoyer un mail de refus en précisant si son profil sera conservé pour de futures opportunités, le cas échéant.
Comment rédiger un mail de refus de candidature ?
Un mail de refus bien rédigé est une opportunité pour laisser une impression positive malgré une décision négative. Ce type de message, en apparence simple, mérite une attention particulière pour éviter de générer de la frustration chez le candidat et pour préserver l’image de l’entreprise.
La structure d’un mail de refus réussi
Un mail de refus efficace doit suivre une structure simple et respectueuse :
- Remercier le candidat
Commencez toujours par remercier le candidat pour son temps et l'intérêt qu'il a porté à votre entreprise. Cela montre que vous valorisez son investissement, même si son parcours ne correspond pas au poste. - Expliquer la décision et votre point de vue
La transparence est essentielle. Il ne s'agit pas de fournir un retour exhaustif, mais d'expliquer de manière honnête et constructive pourquoi la candidature n'a pas été retenue. Comme l’a mentionné Fabian Caldarella lors de la table ronde TGTHR “Allez, plus que 6 étapes de recrutement” : « Un feedback honnête, même négatif, renforce la crédibilité de l’entreprise et laisse une impression durable. » - Encourager pour le futur
Terminez sur une note positive, en encourageant le candidat à postuler pour des opportunités futures si cela est pertinent. Vous pouvez également mentionner des axes d'amélioration pour qu'il puisse s'y préparer. Cela laissera une bonne impression et peut inciter le candidat à garder un lien positif avec l'entreprise.
Les erreurs à éviter dans un email de refus
Certaines erreurs peuvent transformer un refus en mauvaise expérience pour le candidat, ce qui pourrait nuire à votre image :
- Personnalisez et soyez clair
Un mail de refus doit être personnalisé. Évitez les messages automatiques et impersonnels, et expliquez clairement pourquoi le candidat n’a pas été retenu. Des explications simples et honnêtes seront mieux perçues que des réponses vagues comme “votre profil ne correspond pas”.
- Ne pas laisser de “faux espoirs”
Si vous n'avez aucune intention de recontacter le candidat à l'avenir, il est inutile de lui promettre que son CV sera conservé dans votre vivier de talents internes. Cela pourrait générer certaines attentes et frustrer davantage le candidat. Soyez honnête et réaliste.
Le respect des données personnelles après un refus de candidature
Suite à un processus de recrutement qui ne débouche pas sur une embauche, vous devez impérativement veiller au respect de la loi RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), en vigueur depuis 2018.
Les recruteurs doivent veiller à traiter les données personnelles des candidats avec précaution. Cela implique, notamment, de limiter la conservation de ces données à une durée maximale de 2 ans pour les candidats non retenus, sauf si le candidat a donné son consentement pour un usage ultérieur (comme l'inclusion dans votre Cvthèque).
De plus, les candidats disposent d’un droit à l'accès, à la rectification et à la suppression de leurs données.
L’automatisation de l'envoi du mail de refus de candidature grâce à un ATS
Automatiser l’envoi des mails de refus permet de gagner en efficacité tout en assurant une expérience candidat optimale.
Un ATS (Applicant Tracking System) dispose d’une multitude de fonctionnalités. Vous pouvez très facilement envoyer des mails de refus personnalisés à grande échelle, sans nuire à la qualité.
Vous pouvez par exemple programmer des modèles de mail de refus de candidature adaptés à différents scénarios (refus après CV, après entretien, etc.) : vous pouvez économiser un temps précieux tout en restant respectueux envers chaque candidat.
David Bernard, CEO d’AssessFirst, nous rappelle que “des processus de recrutement transparents et efficaces augmentent de 75 % la probabilité qu’un candidat recommande l’entreprise.” Ce serait dommage de s’en priver !
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Conclusion
Envoyer un mail de refus de candidature n'est pas qu'une formalité : c'est une étape cruciale pour préserver la relation avec vos candidats et renforcer votre marque employeur.
Un e-mail de refus bien formulé, transparent et respectueux peut transformer une déception en une expérience positive. En automatisant cette tâche tout en personnalisant vos messages, vous pouvez améliorer l'efficacité de vos processus de recrutement, vos pratiques tout en soignant le parcours candidat.
Ne laissez pas un silence ternir l’image de votre entreprise... Au contraire, transformez chaque refus en une opportunité d'améliorer votre communication et votre réputation.
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