La cooptation, ou recrutement par recommandation, est une méthode de plus en plus prisée par les entreprises à la recherche de nouvelles recrues. En permettant aux collaborateurs de recommander des profils issus de leur réseau, la cooptation offre de nombreux avantages, tels que la réduction des coûts et des délais de recrutement.
En France, selon un sondage réalisé par IntoTheMind, 31 % des entreprises ont déjà adopté un programme de cooptation. Mais est-ce vraiment une bonne idée ? Votre future recrue se trouve-t-elle dans les contacts de vos salariés actuels ? C’est fort possible !
Si vous aussi vous vous interrogez sur la cooptation en entreprise, Recruitee By Tellent vous explique pourquoi et comment la cooptation peut devenir un atout majeur pour vos recrutements.
Qu’est-ce que la cooptation en entreprise ?
Définition de la cooptation
La cooptation, du latin cooptatio signifiant “choix” ou “élection”, est une méthode de recrutement dans laquelle les collaborateurs recommandent des candidats issus de leur réseau.
Cette pratique repose sur l’évaluation des compétences du candidat, et non sur des relations personnelles. Elle peut être spontanée mais plus généralement elle est encouragée par l’entreprise via un programme de cooptation. Cette méthode de recrutement présente l’intérêt de raccourcir le processus de recrutement, tout en alignant le profil recommandé avec les attentes de l’entreprise.
Quelle différence entre la cooptation, le piston et le réseau ?
Bien qu’on puisse les confondre, la cooptation, le réseau et le piston sont fondamentalement différents :
- Le réseau : Un candidat est mis au courant d’une opportunité par l’intermédiaire d’un contact, mais il suit le même processus de recrutement classique sans intervention supplémentaire de son contact.
- La cooptation : Un programme formel qui incite les employés à recommander des candidats en échange d’une prime ou d’une incitation (comme un voyage, un bon cadeau, un soin, etc) s’ils réussissent. Ces candidats doivent passer par des étapes de sélection rigoureuses.
- Le piston : Le candidat est embauché sans que ses compétences soient nécessairement prises en compte, souvent par un membre du management ou un ami proche suffisamment influent dans l’entreprise.
Qui peut faire de la cooptation ?
Tout collaborateur de l’entreprise peut participer à un programme de cooptation, à condition que celui-ci soit bien encadré. La cooptation repose sur la valeur du réseau de chaque employé, indépendamment de son poste ou de son ancienneté.
Cependant, des critères d’éligibilité peuvent être mis en place, comme exclure les managers impliqués dans le recrutement direct ou les nouvelles recrues encore en phase d’intégration.
Pourquoi mettre en place un programme de cooptation dans votre entreprise ?
Mettre en place un programme de cooptation dans votre entreprise présente de nombreux avantages tant pour l’organisation que pour les collaborateurs.
Les avantages de la cooptation pour l’entreprise
Un programme de cooptation permet d’optimiser le funnel de recrutement de plusieurs manières :
La baisse du délai de recrutement
Le recrutement par cooptation permet de réduire significativement les délais. Les employés, connaissant déjà les candidats, peuvent recommander rapidement les profils adéquats. L’entreprise évite ainsi de longues étapes de sourcing. La durée moyenne d’un recrutement par cooptation passerait de 29 jours à 39 jours pour une candidature classique.
La réduction des coûts de recrutement
En supprimant les frais de recrutement liés aux annonces payantes et aux cabinets de recrutement, la cooptation se révèle être une solution avantageuse pour diminuer les coûts d’un recrutement. Néanmoins, elle reste complémentaire aux diverses stratégies de sourcing mises en place par l’entreprise.
L’amélioration significative du taux de rétention
Les recrutements par cooptation améliorent le taux de rétention en entreprise. En effet, selon Bill Boorman, auteur de l’ouvrage The Social Referral, le taux de rétention est de 45 % pour les salariés cooptés après 2 ans, contre seulement 20 % pour les recrutements classiques.
Des embauches plus qualitatives
Les employés connaissent bien les attentes de l’entreprise. Ils sont donc plus à même de recommander des profils alignés sur la culture, les exigences de l’entreprise et avec lesquels ils apprécieraient de travailler.
Le renforcement de la marque employeur
Un programme de cooptation bien structuré rend les salariés acteurs du processus de recrutement. Leur sentiment d’appartenance et leur fidélisation s’en trouvent renforcés. Cet engagement véhicule une image positive de l’entreprise à l’extérieur, améliorant ainsi la marque employeur.
Les avantages de la cooptation pour les salariés
Le programme de cooptation ne bénéficie pas uniquement à l’entreprise, il a aussi des bénéfices non négligeables pour les collaborateurs en poste.
Un sentiment de valorisation accrue
Participer activement au recrutement de nouveaux talents procure aux collaborateurs un sentiment de valorisation. Cela renforce leur engagement envers l’entreprise et leur manager dès lors qu’ils ont l’impression de contribuer activement au succès de l’activité. En étant impliqués dans le processus, ils sont plus investis dans les réussites futures.
La prime de cooptation
En plus de la satisfaction personnelle, les collaborateurs peuvent bénéficier d’une récompense financière sous forme de prime si la personne recommandée est embauchée. La prime est souvent versée après la validation de la période d’essai, récompensant ainsi leur implication et la qualité de leur recommandation.
Les avantages pour les candidats cooptés
On aurait tendance à ne pas y penser mais les candidats cooptés bénéficient également de cette méthode de recrutement.
Un accès privilégié aux offres d’emploi
Dans de nombreuses entreprises, les opportunités peuvent être partagées en interne avant d’être publiées publiquement. Les candidats cooptés ont donc un accès privilégié aux offres, leur permettant de voir leurs candidatures considérées en priorité.
Une intégration facilitée
Un candidat coopté a souvent déjà un lien avec l’entreprise via son “coopteur”, ce qui favorise une intégration plus fluide. L’employé coopteur peut aider le candidat à mieux comprendre la culture et les attentes de l’entreprise, facilitant ainsi ses premiers pas dans son nouveau poste.
Comment mettre en place un programme de cooptation ?
Maintenant que vous connaissez quelques-uns des nombreux avantages de la cooptation, il est temps de mettre en place le vôtre. Oui, mais comment ? Voici les trois étapes à suivre pour réussir sa mise en place en toute simplicité !
Étape 1 : Définir les objectifs du programme de cooptation
Avant de lancer votre programme, définissez des objectifs clairs pour encadrer le processus.
▶️ Identifier les postes concernés
La cooptation peut s’appliquer à tous types de postes, mais il est plus stratégique de la réserver à ceux qui sont difficiles à pourvoir ou demandent des compétences spécifiques. Un audit interne peut éventuellement vous aider à identifier les postes en tension.
▶️ Fixer des critères de sélection
Des critères précis doivent être établis pour bien cibler les candidats recommandés. Ils peuvent inclure des compétences techniques, des soft-skills mais aussi des valeurs alignées avec la culture d’entreprise ou des expériences spécifiques. Cela permet de garantir que les candidats cooptés répondent aux attentes de l’entreprise et seront en phase avec son évolution.
Étape 2 : Communiquer efficacement sur la cooptation
Un bon programme de cooptation nécessite une communication fluide et régulière pour motiver les collaborateurs à s’impliquer.
▶️ Communiquer régulièrement via mails et intranet
Le programme doit être régulièrement rappelé aux collaborateurs via des campagnes internes. Des newsletters ou des annonces sur l’intranet permettent de maintenir l’intérêt pour la cooptation. Des rappels spécifiques peuvent également être envoyés lorsqu’un poste clé s’ouvre.
▶️ Investir les réseaux sociaux
En moyenne, 7 personnes sont embauchées chaque minute sur LinkedIn, ce qui en fait sans conteste “the place to be” des recruteurs. La cooptation n’y échappe pas ! Vous pouvez tout à fait fournir des templates pour inciter vos employés à poster sur leur propre profil. En fonction des retours qu’ils recevraient, ils peuvent décider ou non de coopter si le profil reçu leur semble pertinent.
▶️ Créer un espace dédié à la cooptation sur votre logiciel ATS
Un espace spécifique pour la cooptation peut être intégré dans votre logiciel de gestion des candidatures (ATS).
Recruitee by Tellent est la solution idéale pour simplifier le processus de recommandation et centraliser toutes les informations nécessaires. Les collaborateurs y trouveront les détails des postes ouverts, les critères de sélection, ainsi que le processus pour soumettre une recommandation.
Étape 3 : Suivi et évaluation du programme
Le suivi est une étape incontournable pour ajuster et optimiser en continu votre programme de cooptation.
▶️ L’automatisation des suivis des cooptations
Un bon suivi des candidatures cooptées est essentiel. Grâce à l’automatisation via votre ATS, vous pouvez :
- suivre les recommandations en temps réel,
- informer les employés de l’avancement du processus
- et veiller à ce qu’aucune candidature ne soit oubliée.
▶️ L’analyse des résultats et ajustements
Mesurer l’efficacité du programme de cooptation permet d’identifier les points d’amélioration. Vous devez évaluer :
- le taux de réussite des cooptations,
- la qualité des embauches
- et le niveau d’engagement des employés.
Des ajustements peuvent ensuite être apportés, comme l’augmentation des primes pour certains postes critiques.
Les défis à relever pour réussir votre programme de cooptation
Même si la cooptation présente de nombreux avantages, elle n’est pas sans risques. Voici quelques défis à garder en tête et des précautions à prendre pour garantir un programme réussi et équilibré.
Le manque de diversité des profils
L’un des principaux défis de la cooptation est de maintenir la diversité des profils dans l’entreprise. Lorsqu’un collaborateur recommande une personne, il est très probable que cette dernière lui ressemble. On trouve souvent une similarité dans les parcours professionnels et des valeurs, ce qui peut à terme limiter la diversité des équipes.
Pour éviter cet effet “clonage”, il est crucial de sensibiliser les coopteurs à l’importance de la diversité. C’est pourquoi il est préférable de varier les canaux de recrutement pour ne pas s’appuyer uniquement sur la cooptation.
⏯️ L’entreprise Accenture combine cooptation et initiatives d’inclusion en ouvrant systématiquement ses postes à la fois aux profils cooptés et à d'autres candidats via des annonces publiques. Cette stratégie leur permet de recruter des talents diversifiés, tout en bénéficiant des avantages de la cooptation.
La “chasse à la prime“
Bien que l’incitation financière soit un excellent moyen de motiver les collaborateurs à participer au programme de cooptation, il est important d’éviter que cela ne devienne une course aux primes ou un challenge “malsain”.
Et pour cause, si la prime devient la principale motivation, la qualité des recommandations peut en pâtir. Il est donc essentiel de rappeler aux employés que la cooptation doit être basée sur des recommandations sincères, visant à apporter de la valeur à l’entreprise plutôt qu’à simplement obtenir une récompense.
⏯️ En 2015, après avoir doublé sa prime de cooptation à 4 000 $, Google a constaté une hausse des candidatures, mais pas des recrutements effectifs. Réalisant que la prime n'était pas le principal moteur, l’entreprise a recentré sa stratégie sur la qualité des recommandations et la relation entre coopteur, candidat et recruteur, ce qui a renforcé ainsi l’efficacité du programme…
Proposer des incitations autres que seulement financières
Afin de diversifier les motivations des “coopteurs”, il peut être judicieux de proposer des récompenses non financières.
Par exemple, vous pouvez proposer des bons pour des soins bien-être, des expériences de loisirs comme des voyages ou bien encore des contributions à des œuvres caritatives au nom des employés. Cela permet de créer une dynamique où la reconnaissance n’est pas uniquement monétaire, mais qui répond au besoin de donner davantage de sens à sa vie professionnelle.
⏯️ InMobi propose des récompenses uniques comme des voyages en famille ou même des motos, ce qui a permis de faire passer la part de recrutements par cooptation de 20 % à 50 %.
La transparence dans les processus de sélection
La transparence est un élément clé pour le bon fonctionnement d’un programme de cooptation. Les employés doivent comprendre que même si un candidat est recommandé, il doit passer par un processus de sélection rigoureux, au même titre que tout autre candidat.
Cela permet d’éviter les malentendus et d’assurer que la cooptation ne soit pas perçue comme une voie facile pour être embauché sans les compétences requises pour le poste. Un suivi clair et régulier des candidatures cooptées est le meilleur moyen de maintenir cette transparence.
⏯️ OVH utilise une plateforme dédiée pour permettre aux employés de suivre en temps réel l’avancement des candidatures cooptées. Cela assure ainsi une transparence tout au long du processus.
Conclusion
La cooptation est une méthode de recrutement puissante, mais elle doit être soigneusement mise en place et encadrée pour éviter les dérives. Un programme bien structuré peut non seulement réduire les coûts et délais de recrutement, mais aussi renforcer la cohésion d’équipe et améliorer la marque employeur. En assurant une transparence dans le processus et en équilibrant les motivations, votre programme de cooptation peut devenir un atout majeur dans votre stratégie RH.
Alors, prêt à faire de la cooptation un levier clé pour attirer les meilleurs talents ?
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