Digitalisierung des Recruiting-Prozesses am Beispiel Hela Gewürzwerk

Veröffentlicht AM:
21
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01
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2022
17.1.2022
Zuletzt aktualisiert:
29
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07
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2022
Luisa Spardel
Recruitee
Inhalt

Der klassische Gewürzketchup in der roten Flasche mit dem grünen Verschluss sollte fast allen Haushalten ein Begriff (und Geschmack) sein. Aber kennen Sie auch das Unternehmen, welches dahinter steckt? Der Ketchup-Klassiker gehört in das Sortiment des familiengeführten Unternehmens Hela Gewürzwerk Hermann Laue GmbH. Die Chance, dass Sie schon einmal ein Gewürz oder eine Sauce aus dem Hause Hela gegessen oder gekauft haben, ist groß.

Über Hela Gewürzwerk Hermann Laue GmbH

Vor über 115 Jahren in Hamburg gegründet, arbeiten in dem weltweit agierenden Unternehmen mittlerweile über 600 Angestellte an zehn Standorten. Das Familienunternehmen wird noch heute in dritter und vierter Generation geführt. Zu dem Sortiment des Unternehmens zählen unter anderen Gewürze und Gewürzmischungen, Ketchups und Saucen sowie Marinaden.

Am Standort in Schleswig-Holstein arbeiten 4 Angestellte in der HR-Abteilung. Diese kümmert sich um alle Themen rund um das Recruiting und Personalmanagement. Hier werden vorrangig Kandidat*innen für den Außenbereich, die Digital Unit, Fachkräfte für die Lebensmittelproduktion und -technik sowie Auszubildende für sieben Ausbildungsberufe gesucht.

Die Herausforderungen

In Bezug auf sein Produktportfolio ist Hela innovativ und entwickelt im Durchschnitt 114 neue Produkte pro Monat. Im Gegensatz dazu war das Recruiting jedoch lange Zeit eher konservativ aufgestellt: Die Personalbeschaffungsprozesse wurden über Outlook und Excel gemanagt. Auf Dauer und vor allem durch den wachsenden Bedarf an neuen Mitarbeiter*innen keine Lösung. Es eröffneten sich stetig Herausforderungen: 

  • Mangelnde Übersichtlichkeit 
  • Unbestimmte Kommunikationswege mit Fachabteilungen und Kandidat*innen
  • Erschwerte Nachverfolgbarkeit

Bewerbungen wurden in der Regel manuell bearbeitet, d. h. jede*r Bewerber*in erhielt eine personalisierte Nachricht über seinen*ihren Status. Das Team um Cornelia Frohwerk traf eine Vorauswahl und leitete die Bewerbungen an die entsprechenden Abteilungen weiter. Generell war es schwierig, Rückmeldungen zu bekommen sowie die einzelnen Bewerbungen gut nachverfolgen zu können. 

Es war klar, dass sich im Recruiting etwas ändern musste. Das Ziel der Einführung eines digitalen Tools war in erste Linie einen guten Überblick zu erhalten, für die HR-Abteilung sowie für die Fachabteilungen. 

Besonders wichtig war es dabei Klarheit zu schaffen und einfach sehen zu können, wie viele Bewerbungen und Kandidat*innen sich aktuell in einem laufenden Bewerbungsprozess befinden. Die Teams und Führungskräfte aus den Fachabteilungen sollten in die Lage versetzt werden, einfach zwischen verschiedenen Bewerbungen vergleichen zu können.

Die Lösung

  • Kollaboratives Recruiting und eine unbegrenzte Benutzeranzahl in Recruitee
  • Automatische E-Mail-Kommunikation mit Kandidat*innen
  • Nahtlose Zusammenarbeit zwischen der Personal- und den Fachabteilungen über die Notizen-, Aufgaben- und Benachrichtigungsfunktion
  • Analyse des Recruiting-Prozesses mithilfe der Berichte und Dashboards

Mit Recruitee hat Hela eine Bewerbermanagement-Software gefunden, die sich komplett auf das Recruiting spezialisiert hat.

"Recruitee ist einfach zu durchblicken und zu erlernen. Das hilft, um auch den Führungskräften einen schnellen Einstieg zu ermöglichen." Cornelia Frohwerk, Personalreferentin und Human Resource Officer

Durch die Notizen in Kandidat*innen-Profilen, Hinweisen und Aufgaben kann die HR-Abteilung viel Zeit einsparen, da die Kommunikation mit den Fachabteilungen in Recruitee gebündelt wird und die entsprechenden Personen direkt benachrichtigt werden, sobald sie eine Aufgabe erfüllen müssen.

Notizen und Aufgaben in Recruitee
Notizen und Aufgaben in Recruitee

Durch die automatisierten Aktionen, wie z. B. E-Mail-Benachrichtigungen an Kandidat*innen zu bestimmten Zeitpunkten des Einstellungsprozesses, können automatisiert Einladungen zu Vorstellungsgesprächen o.ä. versendet werden. Der praktische Planer-Link spart zudem Zeit ein, die man sonst mit einer Terminfindung verbringt. Auch die direkte Verbindung mit Microsoft Teams vereinfacht die Planung von Terminen immens.

Schon gewusst? Recruitee hat eine direkte Integration zu Microsoft Teams, mit der Sie einfach Termine mit der Ihnen bekannten Software einplanen können, ohne Recruitee verlassen zu müssen. Hier erfahren Sie mehr zu der Integration.

Gemeinsam besser rekrutieren

Seit der Einführung von Recruitee hat sich der Recruiting-Prozess bei Hela grundlegend verändert. Wo früher die HR-Abteilung den Großteil der Verantwortung trug, arbeitet nun ein engagiertes Team, bestehend aus HR, Führungskräften und Fachabteilungen, pro Personalbedarf zusammen.

“Recruitee ist ein tolles Tool. Es bringt total Spaß, jetzt mit den Bewerbungen zu arbeiten.” Mitarbeiter von Hela Gewürzwerk Hermann Laue

Die Zusammenarbeit startet mit der Erarbeitung einer Stellenausschreibung, der Optimierung des Prozesses für die jeweiligen Anforderungen, geht über die Interviewführung und Bewertung von Kandidat*innen bis hin zur Auswahl der qualifiziertesten Kandidat*innen. 

Auch die Kommunikation innerhalb von Hela wird in Recruitee gebündelt. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen an einem Ort sind und von allen am Prozess beteiligten Personen jederzeit eingesehen werden können. Das schafft Übersicht und Klarheit, die zur Nachverfolgbarkeit des Prozesses entscheidend beitragen.

“Aktuell haben wir um die 1500 Kandidat*innen – ohne Recruitee wäre die Verwaltung gar nicht möglich.” Cornelia Frohwerk, Personalreferentin und Human Resource Officer

Darüber Hinaus eröffnet die Berichtsfunktion in Recruitee der HR-Abteilung neue Möglichkeiten: So kann sie den Recruiting-Prozess auswerten und basierend auf Daten optimieren. Genau dies wird zukünftig eine immer größere Rolle spielen, da auch die neue junge Geschäftsleitung die Digitalisierung des gesamten Unternehmens vorantreibt.

Der Berichtbaukasten in Recruitee ermöglicht die vertiefte Analyse von Recruitment-Daten, wie zum Beispiel Daten in die Performance einzelner Job-Pipelines.

Die Erfolge

Mit Recruitee hat Hela Gewürzwerk Hermann Laue GmbH einen konzentrierten Überblick über die gesamte Personalbeschaffung. Vorbei sind die Zeiten, in denen Bewerbungsmäppchen durchs Haus getragen wurden und Kommunikationswege über mehrere Kanäle verteilt waren. 

“Allein die Aufgabenverteilung in Recruitee macht es so viel schöner zusammenzuarbeiten. Heute macht das Recruiting richtig Spaß!” Cornelia Frohwerk, Personalreferentin und Human Resource Officer
Alles auf einen Blick: Das Recruitee Dashboard.

Aufgaben wie Eingangsbestätigungen oder Absage-E-Mails, die bislang manuell verschickt wurden, können heute automatisiert aus Recruitee versendet werden. Das beschleunigt die Personalbeschaffung. 

Insgesamt ist die HR-Abteilung um einiges produktiver und effizienter geworden. Durch die kompakte Darstellung in Recruitee ist sofort erkenntlich, wenn es im Prozess hakt und es kann schnell eingegriffen werden. So steigt auch die Kontrollierbarkeit des Prozesses.

Der schnellere Prozess bleibt nicht unbemerkt: Auch von Kandidat*innen bekommt Hela Gewürzwerk Hermann Laue GmbH positives Feedback. 

“Ich bekomme häufig eine Rückmeldung von Kandidat*innen, die sich für die schnelle Information bedanken. Selbst auch dann, wenn es eine Absage war.” Cornelia Frohwerk, Personalreferentin und Human Resource Officer
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