Einst der Traum von drei Studenten, heute eine international erfolgreiche Lifestyle Brand. Die Rede ist von Kapten & Son. Bekannt wurde das Unternehmen durch den Verkauf von modischen Uhren. Mittlerweile zählen Sonnenbrillen, Korrekturbrillen, Rucksäcke und bald noch weitere Produkte zum Portfolio.
Seit der Gründung in 2014 ist das Unternehmen enorm gewachsen. Mittlerweile beschäftigt Kapten & Son 140 Mitarbeiter*innen aus den unterschiedlichsten Bereichen und hat 6 eigene Retail-Stores, in denen die Kunden in die Markenwelt von Kapten & Son eintauchen können.
Vanessa Siegbert ist Head of HR und hat von der Pike auf die HR-Abteilung bei Kapten & Son aufgebaut. Zusammen mit zwei Kolleginnen verantwortet sie nun den HR und Recruiting Bereich.
Herausforderungen im Recruiting
Zu Anfang hat es gereicht, das Personalauswahlverfahren größtenteils per Mail zu managen. Mit dem wachsenden Erfolg des Unternehmens und dem einhergehenden hören Volumen an eingehenden Bewerbungen sowie einer steigenden Komplexität an Jobs, wurde schnell klar, dass das Verfahren anders organisiert werden muss.
Hinzu kam, dass es keine eigene Karriereseite gab und demnach auch nicht die Möglichkeit, die Unternehmenskultur und die Vision von Kapten & Son zu präsentieren.
Das passende Tool sollte einige Bedingungen erfüllen. So war es zum Beispiel wichtig, dass das Tool eine direkte Anbindung an die Karriereseite bietet, leicht zu verstehen und einfach zu bedienen ist, sowie das parallele Arbeiten von verschiedenen Standorten aus ermöglicht.
„Ein All-in-one-Tool wird nicht das sein, was mir hilft und unseren Ansprüchen langfristig gerecht wird.” sagt Vanessa Siegbert.
Die Lösung: Recruitee
Auf der Zukunft Personal in Köln ist Vanessa Siegbert auf Recruitee gestoßen und hat sich schnell für unsere Software entschieden.
Ausschlaggebende Punkte waren unter anderem, dass Recruitee eine einfache, selbsterklärende Benutzeroberfläche hat und dass es die Option gibt, die Karriereseite direkt mit dem Bewerbermanagement zu verknüpfen.
„Recruitee ist am Ende selbsterklärend. Das zeigt man jemanden in 10 Minuten und dann weiß jeder was zu tun ist”, lobt Vanessa die unkomplizierte Einführung des Tools.
Sie wollen wissen, wie Ihr Unternehmen von Recruitee profitieren kann?
Eine internationale Karriereseite für internationale Talente
Ein starkes Argument für Recruitee war der Baukasten für Karriereseiten.
Gerade wenn man nach Talenten außerhalb von Deutschland sucht, sollte man auch einen Auftritt in der jeweiligen Sprache haben. Mit dem Baukasten von Recruitee kann die Karriereseite sowie die Bewerberplattform in mehreren Sprachen erstellt werden.
Anpassbare Bewerberplattform
Seit der Gründung im Jahr 2014 ist das Unternehmen nicht nur an Personal, sondern auch an Standorten gewachsen. Neben Bürostandorten hat Kapten & Son eigene Produktionsstätten und Retail-Stores, für die unterschiedliches Personal mit unterschiedlichen Anforderungen gesucht werden.
Jede Kandidat*innengruppe bringt ganz eigene Anforderungen mit sich und auch die Komplexität an Jobs erfordert eine intelligente Bewerberplattform.
Die Bewerbermaske wird für jeden Job individuell angepasst. So kann Vanessa Siegbert sicherstellen, dass sie von allen Kandidat*innen die für die jeweiligen Stellen richtigen Dokumente und Angaben bekommt.
Damit auch internationale Talente sich einfach bewerben können, hat sich das Team Vorlagen in verschiedenen Sprachen erstellt, die je nach Bedarf flexibel eingesetzt werden.
So wird eine Candidate Experience geschaffen, die auf jede*n Kandidat*in eingeht.
Unkomplizierte Kandidatenkommunikation
Bevor Kapten & Son Recruitee eingeführt hat, lief die gesamte Kommunikation mit den Kandidat*innen per E-Mail. Da konnte es schon mal schwierig werden, schnell allen Kandidat*innen eine Rückmeldung zu geben.
Heute läuft die Kommunikation zentralisiert über Recruitee. Für die verschiedensten Szenarien hat sich das Team rund um Vanessa mehrere E-Mail-Vorlagen im Tool hinterlegt. So wird sichergestellt, dass alle Kandidat*innen zügig eine Rückmeldung mit den für sie relevanten Informationen bekommen.
„Unsere Kandidat*innen bekommen innerhalb von einer Woche eine Rückmeldung. Länger sollte das auch nicht dauern.”
Über die automatisierten Aktionen wird sichergestellt, dass diese E-Mails nach jedem Prozessschritt automatisch versendet werden.
Kollaborative Zusammenarbeit der Teams
Gerade in der heutigen Zeit ist es wichtig, dass Teams auch unabhängig voneinander arbeiten können – ohne dass dabei Informationen verloren gehen.
Seit der Einführung von Recruitee werden alle Informationen in das System eingetragen. So kann das parallele Zusammenarbeiten von verschiedenen Standorten einwandfrei funktionieren.
So ist das HR Team von Kapten & Son jederzeit darüber im Bilde, in welchen Pipeline-Phasen die Kandidat*innen sind und welche Kolleg*innen aus welcher Fachabteilung sich um einzelne Kandidat*innen kümmern.
Ausgetauscht wird sich über die Notizen im Kandidat*inprofil und Rückmeldungen von den Fachabteilungen werden meist über die Markierungen eingeholt.
„Auch die Aufteilung der Rechte innerhalb Recruitees ist super um die verschiedenen Teammitglieder zu organisieren“, fügt Vanessa hinzu.
Recruitee erlaubt eine unbegrenzte Anzahl an Benutzer*innen, was die Zusammenarbeit mit mehreren Fachabteilungen und Standorten erleichtert.
Nicht alle Benutzer*innen haben jedoch die gleichen Rechte. Jeder Person kann eine bestimmte Rolle mit bestimmten Rechten zugewiesen werden.
Reporting leicht gemacht
Um im Recruiting die richtigen Entscheidungen zu treffen, ist es wichtig, einen Blick auf die Zahlen zu werfen.
Gerade die Time-to-Hire ist wichtig, da sehr gut qualifiziertes Personal nicht lange auf dem Markt ist und der Prozess daher nicht zu lange dauern darf.
„Die Time-to-Hire ist ein guter Indikator, ob wir zu langsam waren. In bestimmten Branchen ist das ein Faktor, warum qualifizierte Kandidat*innen abspringen”, fügt Vanessa Siegbert hinzu.
Auch die Absprungrate ist wichtig um eventuelle Schwachstellen ausfindig zu machen und Gründe dafür zu finden. Um den Prozess kontinuierlich zu verbessern, werden die Absagegründe im System hinterlegt.
„Wie sehen meine Zahlen aus? Das wird immer wichtiger um gute und schlechte Quellen voneinander unterscheiden zu können”, sagt Vanessa Siegbert. „Am Ende kann ich so sicherstellen, dass kein Geld zu viel ausgegeben wird.”
Die Conversion Rate kann ein Indiz dafür sein, wie gut gewählt der Titel und die Beschreibung einer Stellenanzeige war. Passen diese zusammen? Oder springen zu viele Kandidat*innen ab, weil der Job eventuell nicht richtig beschrieben wurde?
Mit dem Berichtbaukasten von Recruitee können all diese Kennzahlen verfolgt werden. Entweder in vorgefertigten Dashboards oder in eigenen, individuell erstellbaren Dashboards.
„Ich bin gespannt, was es für neue Funktionen geben wird. Da wird man bei Recruitee ja immer gut auf dem Laufenden gehalten”, sagt Vanessa Siegbert.
Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Vanessa und Kapten & Son!
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