Entretien vidéo différé : 8 questions pour les recruteurs

Recrutement à l’international, mobilité interne, équipes dispersées… Que faire lorsqu’un candidat ne peut pas se rendre dans vos locaux ? Pendant longtemps, les entretiens vidéo ont fait office de plan B. Les pionniers du recrutement en ligne se souviennent encore des entretiens Skype. Entre réglages de la webcam et connexion aléatoire, ni les recruteurs ni les candidats n’étaient particulièrement à l’aise avec l’exercice.

Le recrutement vidéo peut pourtant leur faire gagner un temps précieux. D’après une étude Glassdoor, la durée des processus de recrutement ne cesse de s’allonger. Elle atteint désormais une moyenne de 42 jours – dont 23 sont réservés aux entretiens. De la prise de rendez-vous au feedback, sans compter un ou plusieurs reports, les entretiens de recrutement font l’objet d’une logistique fastidieuse.

Vos équipes sont sur-sollicitées, et vos candidats apprécient peu ces délais. Près de 70 % d’entre eux citent le temps de réponse des employeurs comme le premier irritant qui pèse sur leur expérience candidat.L’enjeu explique la montée en puissance de l’entretien vidéo en différé parmi les techniques de recrutement préférées des entreprises. Le recrutement vidéo 2.0 n’est d’ailleurs plus réservée aux candidats expatriés et aux recruteurs surbookés.

Les équipes RH explorent le potentiel de l’entretien vidéo, en l’intégrant directement à leur ATS (Applicant Tracking System) et autres outils de recrutement collaboratif. Il leur reste à définir :

• la place de l’entretien vidéo dans le parfait processus de recrutement ;
• et les meilleures techniques pour mener un entretien vidéo réussi.

Comme un entretien vidéo, mais différé

Comment ça, “différé” ? Environ 60 % des recruteurs utilisent déjà l’entretien vidéo fréquemment, si ce n’est régulièrement. Ils citent comme principale motivation l’intérêt d’éviter des déplacements inutiles – et donc d’accélérer et de simplifier le processus de recrutement.

Finalement, de la réunion d’équipe en visioconférence à l’entretien Skype, il n’y a qu’un pas. Le développement des communications via Internet permet aux recruteurs d’utiliser des outils familiers pour leurs entretiens vidéo.

WhatsApp rattrape Skype comme plateforme de recrutement vidéo. Certains des recruteurs les plus à l’aise avec le social recruiting utilisent même le chat Messenger de Facebook pour échanger de visu avec les candidats. D’autres sollicitent la plateforme de communication interne de l’entreprise pour organiser un pont vidéo vers le candidat.

Enfin, certaines équipes bénéficient des outils de pointe issus de la HR Tech. Recruitee propose par exemple une plateforme d’entretien vidéo directement intégrée à sa suite d’outils dédiés au recrutement digital. Lien partageable, fonction conférence, chat intégré… La HR Tech allège plus que jamais les défis logistiques liés au recrutement.

1. Comment se déroule un entretien vidéo en différé ?

L’entretien vidéo franchit une étape supplémentaire dans la maîtrise du processus de recrutement.L’entretien vidéo classique se déroule en temps réel, et reste soumis aux aléas du direct – entre annulations et problèmes de connexion. La solution ? Effectuer l’entretien en plusieurs temps.

• Typiquement, le recruteur envoie au candidat un lien sécurisé l’invitant à se connecter à une plateforme dans un délai de quelques jours.
• Une fois connecté, le candidat se voit poser une dizaine de questions prédéfinies par le recruteur. Il dispose généralement d’une minute de préparation, suivie par deux minutes pendant lesquelles il peut enregistrer sa réponse. Certaines plateformes autorisent plusieurs essais, ou donnent un aperçu de la liste de questions, selon les souhaits du recruteur.
• L’entretien vidéo en différé dure en moyenne une demi-heure. Il ne reste aux recruteurs qu’à visionner les vidéos à leur convenance.

2. Pourquoi passer à l’entretien vidéo différé ?

Ce type d’entretien s’immisce dans les processus de recrutement classiques, car il s’inscrit dans plusieurs grandes tendances du recrutement :

• Il améliore l’expérience candidat, en allégeant la complexité du recrutement, mais aussi en fournissant une plateforme de recrutement vidéo fiable.

• Il améliore également l’expérience collaborateur, en simplifiant la tâche des recruteurs et en facilitant le recrutement collaboratif – surtout lorsque la plateforme d’entretien vidéo est intégrée à l’ATS.

• Il répond aux envies de mobilité des nouvelles recrues. A l’heure où 80 % des millenials se projettent dans une carrière à l’international, où 67 % des entreprises assouplissent leurs emplois du temps, et où 73 % des employés s’enthousiasment pour le télétravail, le recrutement vidéo préfigure l’expérience collaborateur.

• Enfin, grâce aux progrès de la HR Tech, votre plateforme de recrutement vidéo s’intègre directement à votre suite de recrutement digitalisé. Environnement contrôlé, centralisation du contenu vidéo, recrutement collaboratif simplifié : les nouveaux outils de l’entretien vidéo en différé ont tout pour plaire.

3. Comment mener un entretien vidéo en différé efficace ?

L’absence des recruteurs lors de l’entretien vidéo différé ne représente un gain de temps que si l’opération est bien organisée. Une fois que le processus automatisé est lancé, le recruteur risque de ne découvrir un dysfonctionnement qu’au moment de visionner les vidéos.

Comme souvent dans le recrutement, la clé de la réussite, c’est de (se) poser les bonnes questions. Les recruteurs qui mènent les entretiens vidéo les plus efficaces sont ceux qui comprennent exactement ce que ce nouvel outil apporte à leur processus de recrutement.

4. L’entretien vidéo différé remplace-t-il l’entretien de recrutement ?

De Big Brother au grand remplacement des salariés par l’intelligence artificielle, la digitalisation du recrutement a le don d’agiter les fantasmes.

Dans le cas de l’entretien vidéo différé, la réponse à ces inquiétudes semble toute tranchée. Le futur du recrutement ne se résume pas à l’entretien vidéo. Seule une infime minorité de recruteurs – environ 7 % – déclare se passer tout à fait de rencontrer physiquement les futures recrues. Et la plupart d’entre eux appartiennent à des entreprises décentralisées, au sein desquelles les équipes interagissent déjà par écrans interposés. La gig economy – ou “l’ubérisation” de certains secteurs d’activité – est une autre des tendances RH qui contribuent au succès de l’entretien vidéo en différé.

Pour la plupart des recruteurs, l’entretien vidéo joue bien un rôle de filtre. Il devient une étape de présélection des candidats qu’ils rencontreront par la suite en entretien dans les locaux de l’entreprise. Les recruteurs adeptes de l’entretien vidéo différé citent ainsi comme motivations l’accélération de la sélection des candidats, et la réduction des coûts.

Paradoxalement, les contraintes de temps qui pèsent sur les recruteurs justifient amplement une étape de présélection supplémentaire. Utilisé de manière optimale, l’entretien vidéo donne au recruteur un aperçu du profil de 2 à 3 candidats en une heure. En comparaison, un seul entretien classique dure entre 45 minutes et une heure – sans compter le temps consacré à son organisation.

Par ailleurs qu’une seule offre d’emploi postée en ligne génère en moyenne 250 candidatures. Seule une dizaine d’entre elles, au mieux, feront l’objet d’un entretien au cours d’un processus de recrutement classique.

‍La rencontre physique représente un investissement. Autant éviter de gaspiller un créneau sur un profil qui aurait pu être éliminé dès l’entretien vidéo différé.

‍Toute l’approche des recruteurs doit donc viser la présélection des candidats. Il ne s’agit pas d’effectuer un premier tri des CV, ni de passer directement à l’offre d’embauche.

5. L’entretien vidéo en différé s’adapte-t-il à tous les processus de recrutement ?

Toutes les campagnes de recrutement ne se ressemblent pas. Ajouter l’entretien vidéo différé à votre arsenal d’outils de recrutement vous servira particulièrement dans les cas suivants :

• Recrutement à l’international. C’est une cible évidente de l’entretien vidéo ; mais dont l’entretien vidéo affine la précision. Vos recruteurs sont libres de se concentrer sur le profil du candidat plutôt que sur les contraintes logistiques.
• Les campagnes de recrutement massif. HR Magazine retrace par exemple une campagne menée en 2014 par Post Office, la poste anglaise. Grâce à l’entretien vidéo, l’équipe RH était parvenue à présélectionner 550 candidats en deux semaines – à partir de 20 000 candidatures initiales.
• Les campagnes aux ressources limitées. Qu’il s’agisse de contraintes budgétaires ou de l’emploi du temps surbooké de certaines parties prenantes, l’entretien vidéo en différé fait gagner du temps et de l’argent à toute l’équipe.
• Les recrutements rapides et ciblés, que connaissent bien les start-ups à croissance rapide. Les recruteurs qui recherchent des ressources humaines spécialisées dans des délais très courts peuvent compter sur ce type d’entretien pour accélérer le processus.
• La mobilité interne. L’entretien vidéo différé se révèle un moyen bien plus efficace de valider l’intérêt d’un collaborateur pour un nouveau poste qu’un classique CV.
• Les campagnes ciblant les candidats passifs. Moins engageant qu’un entretien physique, l’entretien vidéo à la faveur des profils qui s’interrogent sur la prochaine étape de leur carrière.

Bonus inattendu : l’entretien vidéo améliore ces campagnes bien au-delà de la présélection des candidats.

En s’intégrant directement à votre ATS, il centralise les données sur chaque candidat, facilite leur partage vers quelques collaborateurs ciblés, organise leur feedback sur une base objective… Bref, l’entretien vidéo en différé enrichit votre recrutement collaboratif.

6. Quels profils de candidats cibler grâce à l’entretien vidéo différé ?

Ou plus précisément, tous les candidats sont-ils égaux devant la caméra ?

Les recruteurs du secteur audiovisuel ont évidemment moins de soucis à se faire que ceux qui recherchent des développeurs web ou des experts-comptables. Avoir recours à l’entretien vidéo différé nécessite un travail en profondeur sur la persona candidat idéale. Et il faudra également prendre du recul sur la performance de certaines personnalités face à la caméra.

Celle-ci s’améliore considérablement avec l’expérience. En ce début 2019, la plupart des candidats ont déjà réalisé un entretien vidéo en différé, et se déclarent prêts à renouveler l’exercice.

Le cas échéant, vous pouvez prodiguer quelques conseils essentiels à vos candidats :

• un mode d’emploi clair et détaillé de votre plateforme ;
• une liste des critères objectifs sur lesquels leur vidéo sera évaluée ;
• et quelques rappels de bon sens, toujours bienvenus.

Parmi ces derniers, vous pouvez notamment mentionner :

• s’installer dans un environnement calme et maîtrisé ;
• tester à l’avance leur matériel d’enregistrement et leur connexion : luminosité, écho, batterie, angle et stabilité de l’image… ;
• choisir un décor et une tenue appropriés à un contexte professionnel ;
• préparer l’entretien, de la connaissance du poste et de l’entreprise à la présentation des grandes lignes de leur profil ;
• s’entraîner en se filmant, pour surmonter le trac face à la caméra et maîtriser son image ;
• compenser le recrutement à distance par un langage corporel direct : sourire, regard dans la caméra… ;
• et surtout, rester naturel ! L’objectif n’est ni de jouer un rôle, ni de se fondre dans un moule standardisé.

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7. Quelles questions poser en entretien vidéo ?

Etablir une liste de questions adaptée est plus complexe qu’il n’y paraît :

• Vous n’en êtes “qu’à” la présélection : inutile d’empiéter sur les discussions qui pourraient avoir lieu lors d’une éventuelle rencontre.
• A l’inverse, une simple présentation du CV à l’oral n’apporte pas beaucoup de valeur ajoutée.
• Et comme l’intérêt de l’entretien vidéo différé est sa concision, à vous de montrer l’exemple et de vous en tenir à une dizaine de questions – soit 30 minutes d’entretien.
• Pensez d’abord aux critères éliminatoires : dans quel type de poste le candidat se projette-t-il ? A-t-il déjà de l’expérience sur tel ou tel élément capital de votre poste ? A-t-il des conditions non-négociables à poser sur la prise de poste ?
• Vous pouvez pousser jusqu’à un mini-test de compétence, comme une question pour tester la maîtrise de l’anglais ou la capacité de raisonnement sur le pouce.
• Laissez une marge de manœuvre aux candidats, si vous voulez vous réserver de bonnes surprises en termes d’expression de la personnalité et d’appropriation de l’exercice.
• Autant dire que vous avez intérêt à avoir travaillé en profondeur la définition du poste et de la persona candidat. L’excellence RH renforce chaque étape du recrutement !
• Votre candidat doit pouvoir fournir une réponse satisfaisante en 2 minutes maximum, après une minute de préparation. Tentez l’exercice : comment évalueriez-vous votre propre performance ?

En fait, vous avez tout intérêt à faire tester votre entretien vidéo en différé par un collaborateur avant de lancer votre campagne. La mise en condition reste la meilleure façon de repérer des voies d’amélioration.

8. Sur quels critères évaluer un candidat à partir de son entretien vidéo ?

L’entretien vidéo différé est un excellent tremplin pour l’émergence d’un recrutement data-driven.

Au cœur  des réflexions des experts RH en ce début 2019, le recrutement data-driven vise à dépasser le fameux “instinct” sur lequel se basent trop de recruteurs. Celui-ci se résume souvent à des biais de recrutement inconscients, qui freinent la performance du recrutement.

En mettant les recruteurs en position de comparer des données objectives – ici, les réponses des candidats à des questions prédéfinies, dans un cadre standardisé – l’entretien vidéo en différé replace l’objectivation des compétences au cœurdu recrutement.

Pour ce faire, il convient d’élaborer une grille de critères de présélection, en parallèle de la définition du poste, du travail sur la persona candidat, et du choix des questions posées en entretien.

Au-delà de la pertinence des réponses du candidat, celle-ci peut prendre en compte :

• le choix du cadre et de la tenue, ou l’effort de présentation générale du candidat ;
• le comportement du candidat, son langage corporel, et son professionnalisme : posture, expressions familières, capacité à créer un contact à travers l’écran ;
• la gestion de l’imprévu – d’où l’intérêt de ne pas communiquer les questions à l’avance ;
• et la capacité du candidat à s’approprier l’exercice : parvient-il à utiliser les spécificités de la situation pour se présenter sous son meilleur jour ?

L’objectivité ne dispense pas de faire preuve d’empathie. Pour mieux apprécier la qualité des vidéos, il est recommandé aux recruteurs de “passer un entretien” sur leur propre plateforme. En testant l’interface côté candidat, ils écartent certains biais de recrutement.