Grille des salaires : tout ce qu'il faut savoir

La grille des salaires est un outil incontournable pour les entreprises cherchant à structurer leurs politiques de rémunération de manière équitable et transparente. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire selon le Code du travail, elle est souvent imposée par certaines conventions collectives. 

Avec la revalorisation du SMIC et les évolutions légales et économiques, les entreprises ont tout intérêt à intégrer une grille des salaires adaptée pour répondre aux attentes des collaborateurs et éviter les inégalités. Dans cet article, découvrez tout ce qu'il faut savoir pour concevoir et utiliser efficacement une grille salariale.

Qu’est-ce qu’une grille des salaires ? 

Éléments de définition

Appelée aussi grille de rémunération, la grille des salaires est un tableau structuré qui classe les postes au sein d’une entreprise selon des critères objectifs, tels que :

• Le poste occupé (technicien, cadre, ouvrier).
• L’ancienneté dans l’entreprise.
• Le niveau de qualification ou de diplôme.
• Le coefficient hiérarchique.

L’employeur n’a pas d’obligation légale d’établir une grille des salaires, sauf si cela est prévu dans la convention collective applicable à l’entreprise (Article R2262-3 du Code du travail). Toutefois, les rémunérations indiquées doivent toujours être conformes :

• Au SMIC en vigueur (Article L3231-2 du Code du travail).
• Aux minima fixés par les conventions collectives (Article L2253-1 du Code du travail).

💡 À savoir : Une grille salariale interne ne peut pas prévoir de rémunérations inférieures à ces minima, sous peine de sanctions. 

Pourquoi une grille de rémunération est essentielle pour l’entreprise ? 

La mise en place d’une grille des salaires présente plusieurs avantages pour les employeurs :

• La conformité légale : elle garantit que les salaires sont alignés avec les obligations légales et conventionnelles, évitant ainsi tout litige.
• L’équité salariale : en fournissant des critères objectifs de rémunération, elle limite les risques de discriminations fondées sur le sexe, l’âge, ou l’origine, conformément à l'Article L1132-1 du Code du travail.
• La gestion stratégique des ressources humaines : elle facilite la planification de la masse salariale et l’ajustement aux évolutions économiques comme l’inflation ou la revalorisation du SMIC.

Mettre en place une grille des salaires doit aussi s’inscrire dans le cadre d’une politique de rémunération bien structurée.

💡Bon à savoir : Lors des négociations annuelles obligatoires (NAO) sur les salaires, une grille salariale bien définie peut servir de support pour structurer les discussions et fixer des augmentations collectives.

Quels sont les avantages d’une grille de salaire pour le salarié ? 

Pour les collaborateurs, la grille des salaires représente un gage de transparence et de sécurité juridique. Elle leur permet de :

• Comprendre leur classification : le coefficient hiérarchique ou l’échelon de chaque salarié doit être indiqué sur le bulletin de paie conformément à l’article R3243-1 du Code du travail.
• Préparer leurs négociations : en connaissant les rémunérations associées à leur poste, ils peuvent mieux défendre leurs demandes lors des entretiens annuels ou des promotions.
• Lutter contre les discriminations salariales : la grille apporte une garantie supplémentaire contre les écarts injustifiés, notamment entre les hommes et les femmes, en respect des principes de l’égalité professionnelle. 

À compter du 1er juin 2026, toutes les entreprises françaises seront soumises à la directive européenne sur la transparence des salaires. Cette dernière permettra de lutter notamment contre les écarts de salaire entre femme et homme. C'est d'autant plus important que plus d'un salarié sur deux estime qu’il existe un écart de rémunération entre les hommes et les femmes à poste équivalent dans leur entreprise.

Les 5 étapes à suivre pour mettre en place une grille des salaires 

La mise en place d’une grille de salaire nécessite une approche méthodique pour garantir son efficacité et sa conformité. Voici les étapes essentielles :

1️⃣ Analyser les postes et les compétences

Pour garantir une classification cohérente, il est essentiel de commencer par une analyse approfondie des postes. Cette étape permet de structurer la grille en tenant compte des spécificités et des attentes liées à chaque fonction :

• Identifiez tous les postes existants dans l’entreprise à partir des fiches de poste.
• Classez ces postes selon leur niveau de responsabilité, les qualifications requises, et les compétences clés.
• Déterminez les critères objectifs pour chaque catégorie (ouvriers, techniciens, cadres, etc.).

2️⃣ Définir les niveaux et coefficients de salaire

Une classification claire est indispensable pour harmoniser les politiques de rémunération. Pour cela, définir des niveaux et coefficients garantit une cohérence interne et facilite la comparaison avec les minima légaux et conventionnels :

• Établissez des niveaux hiérarchiques clairs, associés à des coefficients.
• Basez-vous sur les conventions collectives applicables pour définir les minima obligatoires. Par exemple, dans la métallurgie ou le Syntec, des coefficients sont imposés pour chaque classification.
• Prenez en compte le SMIC et les variations liées à l’inflation ou aux revalorisations.

3️⃣ Fixer les rémunérations minimales et maximales

Pour offrir des perspectives d’évolution tout en maîtrisant les coûts, voici ce que vous pouvez faire :

• Pour chaque poste, définissez une fourchette salariale (salaire minimum et maximum) adaptée au marché.
• Consultez des données externes comme :
  
  • Les études de salaires de l’APEC ou de France Travail.
  • Les statistiques de l’INSEE.

4️⃣ Structurer la grille sous forme de tableau

Une présentation claire est la clé d’une bonne utilisation. En structurant la grille sous forme de tableau, vous facilitez sa lecture et son déploiement auprès des parties prenantes :

• Incluez des colonnes pour : poste, classification, coefficient, ancienneté, et salaires.
• Ajoutez les éléments variables : primes, avantages en nature, bonus.

5️⃣ Valider avec les parties prenantes

Une validation partagée garantit que la grille est fonctionnelle et adaptée aux besoins de l’entreprise : 

• Associez les managers et les responsables RH à la validation de la grille.
• Consultez éventuellement les représentants du personnel dans le cadre des négociations annuelles obligatoires (Article L2242-1 du Code du travail).

Où et comment accéder aux différentes grilles de salaires ? 

Pour les responsables RH, disposer des grilles de salaires adaptées à leur secteur est indispensable pour assurer la conformité légale et structurer la politique salariale. Mais où les trouver, comment s'assurer qu'elles sont à jour et comment bien les comprendre ?

Les conventions collectives, une source incontournable

La convention collective est incontournable en matière de rémunération et plus spécifiquement de grille de salaire :

• Le nom de votre convention collective doit être indiqué sur le bulletin de paie.
• Rendez-vous sur Légifrance pour consulter gratuitement votre convention collective.

💡 Bon à savoir : Un affichage obligatoire (Article R2262-3 du Code du travail) doit préciser dans chaque entreprise où trouver la convention collective applicable. Lors des Négociations Annuelles Obligatoires (NAO), vérifiez si des accords récents ont modifié les grilles applicables. 

Les ressources officielles et outils numériques pour la fonction publique et les métiers réglementés

Les grilles salariales des secteurs publics et des métiers spécifiques sont souvent publiées par des organismes officiels ou des fédérations professionnelles.

• La fonction publique : Consultez les sites officiels (DGAFP ou collectivités territoriales) pour les grilles indiciaires. Elles sont régulièrement mises à jour en fonction des revalorisations.
• Les secteurs réglementés : Pour des domaines comme la métallurgie, le BTP, ou la coiffure, les grilles sont accessibles via les fédérations professionnelles ou les chambres des métiers.

Par exemple, La grille de la fonction publique hospitalière 2024 est disponible directement sur le site du Ministère de la Santé.

Identifier les grilles spécifiques à votre secteur

Les secteurs comme la métallurgie, le BTP ou les apprentissages ont des grilles spécifiques, souvent recherchées par les responsables RH. Voici quelques exemples :

• Métallurgie : Disponible via les fédérations régionales ou nationales.
• Alternance et apprentissage : Salaires fixés selon l’âge et l’année de formation depuis la loi du 5 septembre 2018).
• BTP : Grilles régionales incluant souvent des primes spécifiques.
• Secteur privé hors convention : Pour les entreprises non soumises à une convention collective, il est conseillé de définir une grille interne en s’inspirant des pratiques du marché.

💡 Conseil : Utilisez des études salariales comme celles de l'APEC ou bien de cabinets spécialisés pour ajuster vos grilles internes au marché.

Comprendre les niveaux et échelons sur une grille de salaire

Les niveaux et échelons d’une grille de salaire permettent de classer les salariés selon des critères objectifs tels que leur expérience, leurs qualifications, ou leur autonomie.

• Niveau : Il reflète la catégorie professionnelle (ouvrier, employé, cadre) et les responsabilités associées au poste.
• Échelon : Il indique l’ancienneté ou la progression individuelle dans un niveau donné.

Ces informations sont généralement définies par la convention collective et doivent apparaître sur le bulletin de paie conformément à l'article R3243-1 du Code du travail). 

🎥 Envie d’aller plus loin sur la transparence salariale et les bonnes pratiques liées aux grilles des salaires ? Clotilde Mérillon et Jessica Djeziri vous partagent leurs meilleures stratégies.

‍

Quand et comment appliquer une nouvelle grille de salaire ? 

L'application d'une nouvelle grille de salaire est une étape stratégique pour les entreprises. Cette transition doit être maîtrisée pour garantir la conformité et renforcer la satisfaction des salariés. Voici comment procéder efficacement.

Les trois moments clés de révision d’une grille de salaire 

Lorsqu’une nouvelle grille de salaire est requise, plusieurs déclencheurs peuvent entrer en jeu, chacun nécessite une adaptation spécifique : 

• Lors d’une revalorisation légale : Chaque augmentation du SMIC ou évolution légale oblige les entreprises à ajuster leurs grilles pour rester conformes.
• Lors des négociations collectives : Les nouvelles conventions collectives ou accords de branche introduisent souvent des modifications dans les grilles.
• Pour accompagner les évolutions internes : Lorsqu'une réorganisation des postes ou une refonte des classifications peut être nécessaire. 

💡Conseil : Un logiciel de gestion des ressources humaines aide à centraliser et à documenter les ajustements, tout en offrant une visibilité aux collaborateurs. Avec KiwiHR by Tellent, vous pouvez gérer chaque étape de la revalorisation salariale  simplement et efficacement.

Comment appliquer une grille de salaire mise à jour ?

Analyser les impacts de la nouvelle grille

Identifiez les postes concernés par les changements (modification des coefficients, ajustement des échelons, etc.).

Évaluez les conséquences financières sur la masse salariale pour anticiper les coûts.

Mettez à jour les documents légaux

Modifiez les contrats de travail, bulletins de paie et toute documentation interne qui mentionne les coefficients, niveaux ou rémunérations.

Assurez-vous que la grille est conforme aux minima légaux et conventionnels.

Communiquer à l’ensemble des personnes concernées

Informez les représentants du personnel (ou CSE) avant l’application de la nouvelle grille.

Présentez les modifications aux managers et salariés pour éviter toute incompréhension ou tension.

Adaptez vos outils RH

Mettez à jour vos logiciels de paie et SIRH pour garantir que les nouveaux montants et classifications sont bien intégrés.

Testez les outils pour éviter les erreurs sur les bulletins de salaire.

Proposez une formation et un suivi éventuel

Formez les responsables RH et managers sur l’application de la nouvelle grille.

Mettez en place un suivi pour vérifier que toutes les rémunérations sont conformes et cohérentes après l’application.

Conclusion

Mettre en place une grille des salaires adaptée est bien plus qu’une obligation : c’est un levier stratégique pour garantir l’équité, renforcer la transparence et motiver vos collaborateurs.

En structurant vos politiques salariales et en vous appuyant sur des outils adaptés comme la suite Tellent, vous simplifiez la gestion des talents tout en anticipant les évolutions légales et internes.