49% des grandes entreprises et ETI françaises le savent : le développement des nouveaux processus d’onboarding et l'intégration des salariés doivent faire partie de leurs grandes priorités d’investissement (baromètre Deloitte - Future of HR). Cependant, le défi est de taille quand le cabinet de recrutement Robert Walters nous apprend dans son livre blanc que 49 % des cadres considèrent que le processus d’intégration est « décevant » voire « inexistant » mais que 85 % des entreprises trouvent leur onboarding « suffisant » voire « excellent ». Ajoutons à cela le coût d’un onboarding raté qui se traduit par une augmentation de la charge de travail côté RH avec un processus de recrutement à reprendre à zéro, la perte financière conséquente pour l’entreprise et une marque employeur abîmée en prime… Alors, sommes-nous vraiment sûrs de savoir qu'est-ce que l'onboarding ? Il est grand temps de refaire le tour de la question pour nous interroger sur la définition de l'onboarding, pour en comprendre les enjeux et en décrire les étapes clés au travers d'une checklist dédiée.
Onboarding : définition
“Onboarding” d'un point de vue RH est un terme anglais signifiant “processus d’intégration” désignant les différentes étapes et actions à mettre en œuvre lors du recrutement de votre nouveau collaborateur. L’onboarding s’étend sur une période d’environ 9 mois à partir de la signature du contrat, pendant laquelle vous allez accueillir le nouveau collaborateur, l’accompagner et le former, afin de le familiariser avec vos équipes, vos process et vos outils.
Comment réussir l’onboarding de votre nouveau salarié et bien l’accueillir ? La checklist en 10 points
L’intégration de votre nouveau salarié ne s’improvise pas. La clé de la réussite de son onboarding réside dans sa préparation, sachant que l'intégration démarre bien avant l’arrivée du nouveau collaborateur dans l’équipe.
Point n°1 : Préparer votre onboarding c’est la clé de la réussite !
- Vérifiez les ressources existantes sur l’onboarding dans votre entreprise,
- Définissez le contexte de l’onboarding en collaboration avec le manager et les RH, et leurs rôles respectifs dans le processus d’intégration,
- Construisez un plan d’intégration,
- Annoncez la venue du nouveau salarié aux autres collaborateurs en diffusant une présentation incluant son nom, sa fonction et son rôle, par email ou via l’intranet,
- Commandez le matériel, prêt pour le jour de sa prise de poste,
- Prévoyez un plan de formation pour accompagner la montée en compétences de votre nouveau collaborateur,
- Choisissez un mentor et définissez son rôle,
- Automatisez vos tâches manuelles et répétitives en utilisant un logiciel de recrutement tel que Recruitee. Cela vous évitera une charge de travail sans valeur ajoutée comme l’envoi d’emails de réponse automatique par exemple, pour vous permettre de vous consacrer pleinement à vos candidats.
Point n°2 : Faites bonne impression le jour J, gérez les aspects logistiques et pratiques en amont.
Une étude dévoile que 44 % des employés disent avoir eu des regrets ou des doutes sur leur décision d’accepter l’offre d’emploi dès la première semaine ! Et malheureusement, une fois que les premières impressions sont faites, il est difficile de les surmonter. Cela signifie que la rétention de vos employés dépend d’une fenêtre d’opportunité très étroite et que tout se joue dès le premier jour ! Voici ce à quoi il faudra penser pour faire du premier jour de votre nouveau collaborateur un moment mémorable dans votre entreprise :
- Le contrat de travail et les documents administratifs prêts à être complétés par le nouveau salarié,
- Le livret d’entreprise comportant toutes les informations relatives à l’entreprise, mais aussi son histoire, ses spécificités, ses valeurs, transmis et présenté le jour J,
- La visite de vos locaux,
- Une présentation en personne auprès des autres collaborateurs,
- Le déjeuner : idéal pour prévoir un échange informel avec le manager ou des membres de l’équipe,
- Un temps d’échange et de questions / réponses,
- Son poste de travail opérationnel : fournitures de bureau, ordinateur et téléphone,
- Son adresse email, son numéro de téléphone créés,
- Les accès aux outils et logiciels ouverts,
- Des badges, cartes de visite, voiture de fonction, prêts à l’emploi.
Point n°3 : Communiquez avant, pendant et après l’onboarding !
Si un candidat talentueux est fortement sollicité par l’entreprise avant l’embauche, les attentions diminuent souvent une fois le contrat signé. Pourtant, couper la communication entraîne le risque que la personne regrette sa décision. Ainsi, il est essentiel de garder contact régulièrement avec le futur collaborateur :
- Prenez des nouvelles régulièrement par téléphone et / ou par email, jusqu’à son premier jour et même après.
- Transmettez le planning de la première journée ainsi que toute autre information utile, comme le code vestimentaire par exemple.
- Indiquez les documents à apporter pour la partie administrative : documents d’identité, RIB, justificatif de domicile etc.
- Impliquez le futur employé en lui demandant ses préférences sur certains aspects. Par exemple : pour le jour J, préfère-t-il déjeuner seul avec le manager ou avec l’ensemble de l’équipe ? Est-il disponible et intéressé par un afterwork ?
- Demandez-le en contact sur les réseaux sociaux professionnels.
Point n°4 : L’annonce de l’arrivée du futur collaborateur aux équipes en interne
- Informez l’équipe de l’arrivée du nouveau collaborateur, expliquez brièvement son parcours et précisez son futur rôle dans l’entreprise,
- Prévenez les autres équipes de l’arrivée de la nouvelle recrue grâce à un email ou sur l’intranet de l’entreprise.
Point n°5 : L’accueil sur place du nouvel employé
- Finalisez les aspects administratifs avec le service ressources humaines : signature du contrat de travail, vérification des documents d’identité, présentation du règlement interne à l’entreprise, documents de mutuelle, etc.
- Accompagnez le nouvel arrivé jusqu’à son poste.
Point n°6 : La découverte de l’entreprise
- Faites visiter l’entreprise pour présenter les locaux et communiquer les consignes de sécurité.
- Présentez les différentes équipes.
- Guidez la prise de poste en expliquant le fonctionnement des outils informatiques par exemple.
- Invitez aux événements conviviaux pour créer une cohésion d’équipe.
- Favorisez des réunions internes pour l'intégration des nouveaux afin qu'ils puissent percevoir la culture et le fonctionnement de l’entreprise, décrypter ses codes, découvrir ses clients.
Point n°7 : Définition du besoin et mise en œuvre de la formation
- Faites le point sur le poste et les différentes tâches qui le composent.
- Créez un carnet de route décrivant les premières missions, les objectifs de performance et leurs échéances.
- Mettez en place un parcours de formation pendant toute la durée de la période d’essai, en fonction du besoin, des objectifs à atteindre et de la montée en compétences nécessaire.
Point n°8 : La présentation du mentor / parrain
Le mentor — aussi appelé tuteur ou parrain — est un salarié volontaire qui accompagne le nouvel employé pendant ses premiers mois dans l'entreprise. Faisant partie de la même équipe ou non, la présence d’un mentor auprès des nouveaux collaborateurs apporte une véritable valeur ajoutée à l’onboarding :
- Accueil : le mentor est le représentant de l'entreprise dès l'entrée du nouveau salarié dans son parcours d'intégration.
- Soutien moral : il réduit le stress lié à un nouvel environnement
- Transfert de connaissances : il partage les informations clés sur l’entreprise, valeurs, processus, bonnes pratiques, facilitant la prise de poste du nouveau salarié.
- Relations sociales : il facilite les interactions, aide le nouveau salarié à tisser des liens avec les collègues et à comprendre la dynamique de l’équipe, facilitant ainsi son intégration.
- Sentiment d’appartenance : il transmet la culture et les valeurs de l’entreprise.
- Feedback constructif : il encourage le nouveau salarié à poser des questions, lui offre des conseils l’aidant à progresser et à s’améliorer rapidement.
- Réduction du turnover : Un mentor bien formé contribue à améliorer fortement l’onboarding, réduisant les risques de départs les premiers mois, améliorant ainsi la rétention des employés et les performances rh.
Votre rôle sera d’expliquer le fonctionnement du système de mentorat mis en place et ses objectifs, de présenter en personne son mentor à votre nouveau collaborateur. Vous devrez également permettre au nouveau salarié et au mentor de communiquer et de se rencontrer régulièrement de manière formelle et informelle en veillant à leur allouer du temps pour qu’ils puissent faire connaissance, autour d’un café ou d’un déjeuner par exemple.
Point n°9 : Un onboarding réussi c’est aussi une formation réussie !
Si l’aspect humain de l’onboarding est essentiel, il faut garder à l’esprit que l’intégration doit, elle aussi, être opérationnelle.
Un onboarding réussi passe inévitablement par une formation efficace qui doit fournir aux nouveaux salariés les outils et connaissances nécessaires à la mise en place de leurs compétences, dès leurs premiers jours. Cela est crucial pour :
- Renforcer la confiance en soi,
- Développer la motivation,
- Favoriser une intégration fluide,
- Permettre une performance optimale à long terme,
- Maintenir l’envie de s’investir dans l’entreprise pour longtemps,
- Avoir un impact positif sur l’expérience collaborateur.
Point n°10 : Une mise à jour régulière
L’onboarding est un processus de recrutement complexe qui s’établit sur la durée. Afin de vous assurer de la bonne intégration de votre nouveau collaborateur, organisez des points de suivi réguliers, et ce, de son entrée dans l'entreprise jusqu'au moins la fin de sa période d’essai. Ces rendez-vous vous seront utiles pour :
- démarrer une collaboration saine,
- déceler d’éventuels problèmes, anticiper des difficultés futures et mettre en place des actions correctives,
- suivre la progression de son parcours et des objectifs opérationnels établis,
- évaluer le niveau d’intégration dans l’équipe et dans l’entreprise,
- réduire le risque de départ prématuré,
- renforcer l’engagement et la satisfaction du salarié.
8 idées pour un Onboarding mémorable
1. Un pack de bienvenue
Rassemblez t-shirt, mug, bloc-notes, stylos et autre goodies aux couleurs de votre entreprise pour créer un welcome pack unique.
2. Une découverte originale de la culture d’entreprise
En complément du livret d’accueil, créer une appli ou des vidéos pour faire découvrir la culture interne de façon ludique et digitalisée. Pensez-y si votre processus d’intégration doit se faire dans le cadre d’un onboarding en distanciel !
3. Une communication différenciante
Misez sur l’originalité et sur la rapidité avec des présentations qui sortent de l’ordinaire : un email comportant une petite description amusante de la nouvelle recrue ou un portrait en 10 questions sur les réseaux sociaux internes fait toute la différence.
4. Varier les interactions
Petit déjeuner, pause-café ou encore pot d’arrivée, les occasions ne manquent pas de permettre aux salariés de faire connaissance et de se découvrir. Vous pouvez aussi organiser des journées en binôme pour créer encore plus de lien.
5. Une formation interactive et engageante
Sortez du traditionnel PowerPoint et optez pour la gamification des processus, c’est-à-dire l’intégration des mécanismes de jeu, dans la formation du salarié.
6. De vraies pauses qui font redescendre la pression
Saturé d’informations, votre nouveau collaborateur a besoin de pauses régulières pour se ressourcer. Ainsi, certaines entreprises comme Google ou Facebook ont choisi d’agrémenter leurs salles de pause de tables de ping-pong. Et vous, quelle solution choisiriez-vous pour proposer une pause ressourçante ?
7. Des ateliers feedback
Planifier des moments de discussion avec le manager et les ressources humaines est d’une importance capitale afin de s’assurer que la nouvelle recrue a toutes les cartes en main pour réussir.
8. Une promesse d'embauche personnalisée
Parmi les premières étapes importantes de l’onboarding, la promesse d'embauche officialise l'engagement professionnel des deux parties. Tellent accorde une dimension importante à ce document en remplaçant le format de la promesse d’embauche classique par un power point personnalisé comprenant non seulement, les éléments contractuels mais aussi des informations essentielles sur l’équipe, les avantages de l'entreprise, l’organisation du premier jour, les contacts utiles, le salaire, les horaires et autres modalités.
Pourquoi réussir l’onboarding de votre nouveau collaborateur est essentiel ?
1. L’onboarding est une période décisive
Avec l’évolution des attentes des collaborateurs et les changements de dynamiques du marché du travail, le CDI n’est plus synonyme de stabilité et vos nouvelles recrues sont désormais plus exigeantes en matière d’épanouissement professionnel dès leur intégration.
Une enquête sur l’onboarding, nous apprend que 70% des nouvelles recrues décident si un emploi leur convient au cours du premier mois de leur arrivée et 29% le savent dès la première semaine. L’accueil est donc essentiel afin d’éviter une mauvaise première impression qui peut laisser des traces indélébiles chez votre nouveau salarié, réduisant l’engagement au travail, pire menant à la démission durant la période d'essai. Mais la bonne nouvelle, c’est que les nouveaux collaborateurs ayant bénéficié d’un excellent processus d’onboarding, seront plus susceptibles de rester au sein de votre entreprise pendant au moins trois ans et démontreront une productivité accrue.
Les entreprises ont bien compris ces enjeux, alors elles mettent en place des processus de recrutement et d’intégration pour accueillir de la meilleure manière qui soit, leurs nouveaux collègues et collaborateurs, et ainsi espérer réduire leur taux de turnover. Malgré cela, une enquête de la Harvard Business Review, révèle qu’encore 32 % des nouveaux salariés embauchés jugent leur expérience d’onboarding confuse et que 22 % la trouvent même désorganisée. Des efforts restent donc à faire en la matière…
2. L’onboarding est un soutien majeur de votre marque employeur
D’après le World Economic Forum, la génération Z (nés après 1995) représentera 27 % de la force de travail au sein des pays membres de l’OCDE en 2025. Cette même génération pour laquelle les valeurs éthiques et environnementales sont un critère fondamental dans la recherche d’emploi et qui étudie de façon approfondie les missions de l’entreprise dans laquelle elle postule. Avec cette nécessaire adhésion et cette quête de sens, la marque employeur ne sert plus uniquement à attirer les meilleurs talents, elle devient désormais porteuse d'une raison d'être, de valeurs et d’engagement. L’onboarding est la période idéale pour sensibiliser les nouveaux arrivants à l'ADN de votre organisation et c’est en synergie avec tous les acteurs — le service ressources humaines, les managers, les membres de l’équipe et éventuellement un mentor — que l’image de votre entreprise sera parfaitement véhiculée et ses valeurs transmises avec justesse.
3. L’onboarding booste la productivité
Qu’il s’agisse de la productivité des équipes RH ou de celle du nouveau salarié, un processus d’onboarding mené efficacement est vecteur de performance à tous niveaux :
- Rétention des salariés augmentée de 82%
- Réduction du turnover
- Production améliorée des nouvelles recrues (jusqu’à 70% selon une étude Glassdoor).
Les premières semaines de prise de poste sont particulièrement éprouvantes pour un nouveau collaborateur. Non seulement, il doit se familiariser avec les codes et les procédures spécifiques à votre entreprise, mais il faut également qu’il s’intègre à sa nouvelle équipe. Mettre à sa disposition le matériel informatique, les accès, les informations pratiques et les outils de travail adéquats en amont de son arrivée est donc indispensable pour éviter une déception irréparable. Si cela semble une évidence pour certains, une grande majorité des organisations ne se sentent pourtant pas prêtes à accueillir leur nouveau collaborateur le jour J. En permettant au collaborateur d’être opérationnel plus rapidement, l’onboarding bien préparé lui offre la possibilité de se concentrer dès son arrivée sur des tâches à forte valeur ajoutée, c’est-à-dire, ce pour quoi il a été embauché.
4. Un bon onboarding favorise l’engagement du salarié et sa fidélisation
Une personne qui se sent attendue et bien accueillie a envie de s’intégrer à sa nouvelle équipe et de s’impliquer dans son travail. L’onboarding permet de mettre en avant les atouts de l’entreprise, de conforter le collaborateur dans sa décision mais surtout de le fidéliser pour en faire un salarié motivé. Selon Focus RH, “près des deux tiers des salariés expliquent qu’une intégration structurée leur donne envie de rester dans l’entreprise”. Un onboarding bien structuré pose ainsi les bases d’un engagement durable et profitable.
Conclusion
Vous l’aurez compris, investir sur une période d’onboarding est une stratégie qui porte ses fruits sur le long terme. Qu’il s’agisse de trouver des idées pour le rendre mémorable ou de mettre en place un plan d’actions pour le rendre efficace, la réussite de l’onboarding pose les fondations d’une relation de qualité et de confiance entre votre nouveau collaborateur et votre entreprise. Accorder de l’importance à cette période majeure dans la vie du salarié est loin d’être une perte de temps, au contraire, elle vous en fera gagner…
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