Elk jaar staan de recruiters van Woonzorg Flevoland voor de uitdaging om 400-500 vacatures te vervullen. De diversiteit van de doelgroep vroeg om een flexibele manier van communiceren. Sinds de overstap naar WhatsApp Hiring merken recruiters direct het verschil: snellere reacties, meer betrokkenheid en een proces dat eigentijds aanvoelt.
Over Woonzorg Flevoland
Woonzorg Flevoland is een zorgorganisatie in Lelystad en Almere, actief in de ouderenzorg met verzorging, verpleging en thuiszorg. De zoektocht naar helpenden, verzorgenden IG en verpleegkundigen is een continu proces. Het recruitmentteam bestaat uit vier recruiters die samen verantwoordelijk zijn voor honderden vacatures per jaar.
Wij spraken met Stefano van de Sant, interim teamleider recruitment. Sinds april richt hij zich op het verbeteren van processen en het herpositioneren van het recruitmentteam. Daarbij speelt WhatsApp Hiring inmiddels een belangrijke rol.
De uitdaging: brede doelgroep en moeizame communicatie
Door het grote aantal vacatures en de diversiteit aan kandidaten – van stagiaires en zorgprofessionals tot staffuncties op het hoofdkantoor – liep Woonzorg Flevoland tegen meerdere obstakels aan.
“Eigenlijk werven we bijna alle doelgroepen die je in de maatschappij vindt,” vertelt Stefano. “Van praktisch tot theoretisch opgeleid, en van statushouders tot mensen met een lange carrière. Dat vraagt om flexibiliteit: je kunt niet iedereen op dezelfde manier benaderen. Zowel toon als communicatiekanaal moeten steeds worden aangepast.”
Daar kwam bij dat veel zorgmedewerkers lastig bereikbaar waren door onregelmatige diensten. E-mails verdwenen in spamfilters, telefoontjes en voicemails werden zelden beantwoord. Het gevolg: trage reacties, gemiste kandidaten en een hoog aantal no-shows bij sollicitaties en zelfs op de eerste werkdag.
“Met zo’n brede doelgroep merk je dat één communicatiekanaal niet werkt,” vat Stefano samen. De zoektocht naar een betere oplossing werd daarmee onvermijdelijk.
De oplossing: WhatsApp Hiring
In juni 2025 startte Woonzorg Flevoland met WhatsApp Hiring, een integratie binnen Tellent Recruitee. In januari werd het ATS geïmplementeerd en in de zomer uitgebreid.
Met WhatsApp Hiring kreeg het systeem een belangrijke meerwaarde: sollicitaties uit WhatsApp worden automatisch gekoppeld aan het ATS, waardoor recruiters eenvoudig overzicht houden. Dat is een stuk makkelijker dan veel losse e-mails bijhouden of steeds opnieuw moeten nabellen.
Sollicitaties komen binnen via de werken-bij-pagina, LinkedIn, Indeed en doorverwijzingen. Daarna wordt er contact met kandidaten opgenomen via WhatsApp. Voor de jongere doelgroep worden er daarnaast QR-codes op posters en advertenties geplaatst. Kandidaten kunnen zo 24/7 een gesprek starten in WhatsApp, vragen stellen en direct solliciteren.
WhatsApp als rode draad: van sollicitatie tot eerste werkdag
Bij Woonzorg Flevoland speelt WhatsApp niet alleen een rol tijdens de sollicitatiefase. Het blijft ook daarna een belangrijk middel van contact.
- Kandidaten ontvangen reminders via WhatsApp voor sollicitatiegesprekken en startdata om no-shows te voorkomen.
- Om te voorkomen dat belangrijke e-mails met documenten, zoals de arbeidsovereenkomst, in de spamfilter belanden, ontvangt de kandidaat een aankondiging via WhatsApp. Zo wordt de e-mail sneller geopend en de overeenkomst vlot ondertekend.
- In de aanloop naar de eerste werkdag krijgen kandidaten persoonlijke updates en felicitatie-appjes, met praktische informatie over bijvoorbeeld het ophalen van bedrijfskleding of de toegangspas.
Zo vormt WhatsApp een rode draad door de hele candidate journey, van het eerste contact tot de eerste werkdag.
Het resultaat: snellere communicatie een betere candidate experience
De eerste maanden na livegang merken recruiters op dat ze kandidaten veel sneller kunnen bereiken via WhatsApp. Ook de candidate experience is verbeterd: het sollicitatieproces voelt een stuk moderner en laagdrempeliger aan.
“Stagiaires en andere jonge doelgroepen reageren goed op WhatsApp. Ze zijn bovendien vergevingsgezinder richting de chatbot. Maar WhatsApp Hiring biedt ook uitkomst voor kandidaten zonder computer of e-mail, zoals geregeld voorkomt bij vacatures voor huishoudelijke ondersteuning,” vertelt Stefano.
Verpleegkundigen en verzorgenden gebruiken zowel e-mail als WhatsApp, maar reageren in de praktijk merkbaar sneller via WhatsApp. En dat betekent: minder vertraging in het sollicitatieproces.
Volgens Stefano doet WhatsApp Hiring ook iets met het imago van het bedrijf: “Sommigen zeggen letterlijk: wat leuk dat ik een appje krijg, wat snel en modern zijn jullie.”
Op naar de toekomst
Met WhatsApp Hiring heeft Woonzorg Flevoland een goede eerste stap gezet richting een sneller en eenvoudiger sollicitatieproces. Vooral het bereiken van kandidaten gaat nu merkbaar beter.
Tegelijkertijd vraagt de nieuwe werkwijze om een gedragsverandering bij vacaturehouders - de managers die na de eerste screening door recruiters contact opnemen met kandidaten.
Waar zij voorheen hun eigen mobiele telefoons gebruikten, verloopt de communicatie nu centraal via Tellent Recruitee. Dit zorgt voor meer structuur en professionaliteit, maar vraagt nog om gewenning.
De komende periode wil Stefano het gebruik van WhatsApp Hiring verder optimaliseren. Denk aan:
- De toevoeging van QR-codes op de vernieuwde werken-bij-pagina
- Meer training aanbieden voor vacaturehouders
- Een cijfermatige analyse uitvoeren van de resultaten
Hij benadrukt tot slot: “Het is een fantastisch eigentijds product dat volledig inspeelt op de behoefte van zowel bedrijven als kandidaten. Het voldoet gewoon aan de verwachtingen die je mag hebben.”
Net als Woonzorg Flevoland kun jij met WhatsApp Hiring sneller schakelen, kandidaten beter bereiken en je recruitmentproces moderniseren. Probeer WhatsApp Hiring gratis of boek een demo.
