Qu’est-ce que le contrôle de référence en recrutement ?

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Le contrôle de référence est une étape optionnelle du processus de recrutement permettant aux recruteurs qui le souhaitent, de confirmer l'exactitude des éléments mentionnés par un candidat dans son CV et lors des entretiens. L’objectif du contrôle de référence est d’effectuer une évaluation objective des qualités du candidat en contactant les anciens employeurs, managers ou collaborateurs pour obtenir des informations complémentaires. Même s’il n'est pas systématique dans toutes les entreprises et pour tous les candidats, le contrôle de référence permet aux professionnels RH de : 

• vérifier l’exactitude des informations fournies par le candidat, 
• d’obtenir des insights précieux sur son style de travail, ses soft skills,
• d’en savoir plus sur son comportement professionnel, 
• d’évaluer sa capacité à s’intégrer dans une équipe, 
• de réduire les risques liés à une mauvaise embauche. 

Lorsqu’il est mené dans le respect du cadre légal, ce contrôle offre une vision plus complète du parcours du candidat, au-delà de ce qu’un CV ou un entretien peuvent révéler.

🔎 Quelle différence entre contrôle de référence et enquête de référence ? 

Dans le processus de recrutement, on peut rencontrer les termes “contrôle de référence” ou “enquête de référence” utilisés comme synonymes. Cependant, même s’ils sont proches, ces termes désignent pourtant des pratiques bien distinctes, tant dans leur procédé que dans leur encadrement légal.

‍Le contrôle de référence est consenti par le candidat et encadré par le RGPD.

L’enquête de référence, quant à elle, est plus intrusive, moins transparente et surtout aux frontières de l’illégalité. Par ses limites opaques et ses recherches plus en profondeur, l’enquête de référence est parfois menée à l’insu du candidat : vérifications d’antécédents judiciaires, réputation en ligne, prises de contact non indiquées par le candidat… Autant de recherches personnelles pouvant constituer une violation du RGPD et exposer l’entreprise à des sanctions de la CNIL. En Europe, toute collecte d’informations personnelles – y compris via des tiers – doit être connue et acceptée par le candidat. Cela signifie que mener une enquête sans en informer le candidat est illégal, sauf dans des cas très spécifiques (secteurs sensibles comme la sécurité, avec base légale claire).

👉Pour des recrutements en toute conformité et éviter les ennuis juridiques, consultez notre manuel RGPD 

Pourquoi effectuer un contrôle de référence ?

 Le contrôle de référence présente plusieurs avantages à différents stades du processus de recrutement : 

✅ Vérifier l’exactitude des informations contenues dans le CV

• Intitulés de poste indiqués, 
• dates d’emplois occupés,
• s’assurer que toutes les missions mentionnées ont été exercées.

✅ Évaluer la fiabilité du candidat 

• Comportement professionnel,
• capacité à collaborer,
• gestion des responsabilités…

✅ Valider une prise de décision finale

• En apportant une vision complémentaire aux résultats d’entretien,
• en départageant des candidats égaux,
• en confirmant le choix final du candidat.

Est-ce bon signe de faire un contrôle de référence ? 

Cette question est légitime, tant du point de vue du recruteur que du candidat, car le contrôle de référence a cet aspect ambivalent pouvant vous faire douter du bien fondé de votre choix de candidat : d’un côté, en tant que recruteur, si vous en arrivez à cette étape, c’est que votre candidat vous a convaincu et que vous êtes proche de valider votre choix. De l’autre, cette étape peut aussi faire émerger des doutes : Dans quel but faire ce contrôle de référence ? Confirmer une bonne impression ou chercher à se rassurer face à une incertitude latente ? Un paradoxe courant : on peut valider une décision que l’on pense juste tout en restant ouvert à l’éventualité qu’elle ne le soit pas…

Comment faire un contrôle de référence parfaitement légal ? 

Pour faire un contrôle de référence parfaitement légal en France, 3 piliers s’appliquent :

• La pertinence
• La loyauté
• La transparence 

Ces trois fondamentaux régissent la collecte des données personnelles, encadrée légalement par le Code du travail et le RGPD. Ils obligent un employeur à recueillir les informations d’un candidat, uniquement en lien direct et nécessaire avec l’évaluation de sa capacité à occuper l’emploi proposé.

📕Ce qui dit le Code du travail : 

Résumons 2 articles du Code du travail particulièrement importants : 

• L’articles L.1221-8 : L’employeur ne peut demander au candidat que des informations ayant un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé. Toute question ou recherche d’information en dehors de ce périmètre est illégale.

• L’article  L.1221-9 : Les méthodes et techniques utilisées pour l’évaluation des candidats (dont fait partie le contrôle de référence) doivent être portées à la connaissance du candidat.

‍Téléchargez gratuitement notre modèle d’accord candidat pour une prise de référence.

🔒 Les règles imposées par la CNIL et le RGPD 

• L’entreprise doit obtenir le consentement préalable du candidat, idéalement par écrit via une clause dans le formulaire de candidature ou une autorisation signée.
• Ces informations doivent être réduites au stricte nécessaire pour évaluer l’aptitude professionnelle.
• Le candidat doit être clairement informé de la finalité du contrôle de référence, des personnes contactées et du traitement de ses données.
• L’entreprise doit conserver les données pour une durée maximum de 2 ans après le dernier contact avec le candidat, s’il n’est pas retenu.

EN PRATIQUE : Beaucoup d’entreprises optent pour une durée de conservation de 12 mois par défaut pour les profils non retenus, puis suppriment les données ou renouvellent le consentement afin d’éviter les risques de non conformité.

⚠️ SANS CONSENTEMENT ÉCRIT, LE CONTRÔLE DE RÉFÉRENCE EST ILLÉGAL. Effectuer une prise de référence sans accord est une violation du Code du travail et du RGPD. L’employeur s’expose à des sanctions de la CNIL, voire à des poursuites judiciaires. Pour rester dans les clous, vous devez faire signer à votre candidat une autorisation de prise de référence : 

L’autorisation de contrôle ou de prise de référence est un document signé par le candidat autorisant le recruteur à contacter d’anciens managers, collègues, RH afin de vérifier certains éléments de son parcours. Cette autorisation précise qui est contacté, quand et dans quel but.

📄 Téléchargez notre modèle d’autorisation de contrôle de référence ici

Si vous êtes sollicité en tant que recruteur, pouvez-vous refuser un contrôle de référence ? 

Oui, vous pouvez refuser une demande de contrôle de référence. Vous pouvez refuser de vous exprimer pour des raisons de confidentialité, de neutralité ou simplement par précaution légale. 

Et si c’est votre candidat qui refuse le contrôle de référence ?  

Ne tirez pas de conclusion hâtive car un refus de prise de référence peut être lié à des raisons légitimes, comme la confidentialité ou une mauvaise expérience passée. Échangez avec votre candidat et si son refus persiste, informez-le des conséquences possibles de ce refus sur sa candidature dans le respect de ses droits, pour rester en conformité sur le plan légal.

Comment réussir votre contrôle de référence en 4 étapes clés ?

Si un recruteur peut avoir l’impression de marcher sur des œufs lors d’une prise de référence, c’est tout-à-fait normal car ce type d’exercice délicat ne s’improvise pas. Pour le réussir, il faut y aller pas-à-pas avec une préparation et un suivi minutieux pour garantir des résultats optimaux et éviter des biais de recrutement ou des informations inexactes.

1. Avant toute chose, obtenez le consentement de votre candidat

Nous l’avons expliqué plus haut : si vous faites une prise de référence sans accord, vous êtes dans l’illégalité au regard du Code du travail, de la CNIL et du RGPD. Pour cette même raison, le contrôle de référence doit être réservé aux candidats en shortlist, soit pour les départager, soit pour assurer la réussite de votre embauche.

2. Préparez les questions à l’avance 

‍Avant de prendre contact avec les interlocuteurs référents, prenez soin de préparer vos questions à l’avance, uniquement en lien avec le poste et les compétences recherchées. Cela vous permet de structurer votre échange, de pouvoir relancer votre interlocuteur et de vous assurer que toutes les informations importantes seront abordées. Lors de cet échange, gardez à l’esprit que c’est aussi la marque employeur de votre entreprise qui est exposée, donc maintenez une attitude professionnelle, peu importe les réponses de votre interlocuteur. 

Vos 2 outils essentiels pour des contrôles de référence en bonne et due forme : 

🧰 Complétez votre boite à outil du recruteur avec deux ressources incontournables pour réaliser des contrôles de référence efficaces et conformes :  

Modèle d’accord candidat pour la prise de référence 

Voici une liste de questions regroupées par thématiques pour vous aider à réaliser un contrôle de référence complet et objectif :

3. Sélectionnez des contacts pertinents 

‍Afin d’obtenir une évaluation objective, il est recommandé, dans la mesure du possible, de contacter plusieurs référents. Cela vous permettra de croiser les points de vue et de vous faire une idée équilibrée des compétences et du comportement du candidat. En effet, une seule référence pourrait être biaisée, soit en faveur, soit en défaveur du candidat. En multipliant les sources, vous minimisez ce risque et obtenez une vision plus complète.

🔎 Quelles questions poser à un ancien employeur ? 

Pour que votre prise de référence soit à la fois efficace, conforme et légale, vous devez poser des questions factuelles, directement liées au poste proposé, tout en évitant des interrogations sur la vie privée du candidat, ses opinions ou toute forme de discrimination.

Voici le type d’informations concrètes que vos questions doivent vous aider à recueillir : 

• Mission réalisées, 
• Compétences techniques, 
• Soft skills,
• Résultats obtenus, 
• Intégrité professionnelle.

4. Contactez vos référents par email puis par téléphone

‍Lorsque vous réalisez une prise de référence, prêtez attention non seulement aux réponses données, mais aussi à la communication non-verbale. En effet, les silences, les hésitations, ou les changements de ton peuvent donner des informations implicites importantes. Un interlocuteur qui hésite longuement avant de répondre à une question sur les compétences d'un candidat peut, par exemple, révéler des réserves.

Vous ne disposerez pas de ces détails si vous réalisez votre contrôle de référence par email, cependant ce canal moins intrusif mais aussi moins spontané, vous permettra de garder une trace écrite et au référent de répondre à son rythme. 

Mais idéalement, utilisez plutôt l’email pour demander un rendez-vous téléphonique. Les réponses que vous obtiendrez à l’oral seront probablement plus riches que par écrit.

Est-ce qu’un ancien employeur peut donner des références négatives ? 

Bien entendu et heureusement ! L’objectif du contrôle de référence étant de confirmer ou d’infirmer un choix de recrutement, il est essentiel que chacun puisse exprimer sa position,  pourvu que les informations soient factuelles, vérifiables et formulées de manière objective et non malveillante. Pour obtenir ce genre de réponse, il est donc essentiel de poser les bonnes questions ciblées et professionnelles.

Comment faire quand un candidat n’a pas de référence ? 

Ne rejetez pas d’emblée la candidature car une absence de référence peut, dans la plupart des cas, être justifiée. Pour ce faire, quand un candidat n’a pas de référence, plusieurs options s’offrent à vous pour trouver des preuves concrètes de la fiabilité de votre candidat, même en dehors des références traditionnelles : 

• Comprendre pourquoi : il existe de nombreuses raisons comme une reconversion, un diplôme tout juste obtenu, des expériences informelles, du bénévolat, du professorat…
• Trouver des références alternatives : tuteur de stage, client, collègue, bénévoles, professeurs…
• Renforcer l’évaluation par d’autres moyens : tests techniques, tests de personnalité, mises en situations, entretiens approfondis.

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FAQ sur le contrôle de référence

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Est-ce légal de demander des références ?

En France et en UE, demander des références est légal à condition que le candidat soit prévenu et donne son accord. Il est illégal de contacter un ancien employeur sans y avoir été autorisé explicitement par le candidat. Il est par contre possible de contacter un organisme pour vérifier l’obtention d’un diplôme.

Est-ce que les recruteurs contactent VRAIMENT les références des candidats ?

Selon une récente enquête de SkillSurvey, 70% des recruteurs contactent souvent les références des candidats, tandis que ce taux grimpe à 84% pour les postes de direction. Évitez de solliciter des références trop tôt dans votre processus de recrutement au risque de ralentir votre recrutement, gêner le candidat vis-à-vis de son employeur atuel ou donner un signal de méfiance trop précoce. 

Quand effectuer une prise de référence ?

La tendance est de réserver le contrôle de référence aux profils figurant dans la short list finale. Effectuez votre prise de référence juste avant la proposition d’embauche en ciblant 1 à 2 finalistes pour renforcer votre choix en toute objectivité.

Contrôle de référence ou enquête de référence : quelles différences ? 

Même s’ils sont proches, ces termes désignent des pratiques distinctes, tant dans leur procédé que dans leur encadrement légal.

- Le contrôle de référence est consenti par le candidat et encadré par le RGPD.

- L’enquête de référence est intrusive, moins transparente et parfois illégale. (vérifications d’antécédents judiciaires, réputation en ligne, prises de contact non indiquées par le candidat, réseaux sociaux privés…) 

Quels types de références sont pertinents pour les RH ?

Un référent pertinent est une personne ayant eu un lien direct avec le candidat dans son milieu professionnel comme un manager direct, un client ou un fournisseur clé, un chef de projet, un collègue, un partenaire interne ou pour les jeunes diplômés, un professeur, un maître de stage. Le but étant que cet interlocuteur stratégique soit directement lié à l’expérience du candidat, disposé à répondre de manière objective et capable de fournir des informations factuelles.

Qui peut accéder aux données candidats ?

En France et dans l’UE, l’accès aux données des candidats est strictement limité à ceux qui en ont besoin : 

• L’équipe RH et les recruteurs
• Le futur manager
• La direction générale
• Les prestataires externes comme un cabinet de recrutement, un ATS ou une plateforme de test d’évaluation, dans le cadre d’un contrat conforme au RGPD. 

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Nos conseils pour des contrôles de référence conformes et toujours professionnels

Outil précieux du processus de recrutement mais néanmoins sensible, utiliser le contrôle de référence sans risque d’enfreindre le cadre légal ou d’introduire des biais de recrutement, nécessite quelques précautions : 

• Réalisez toujours la prise de référence en disposant du consentement de votre candidat,
• Posez uniquement des questions factuelles, professionnelles et non discriminatoires, sans chercher à obtenir des informations sur la vie privée du candidat,
• Structurez vos prises de référence en utilisant une grille standardisée, qui protège à la fois votre entreprise et les droits du candidats, tout en fiabilisant vos décisions d’embauche, 
• Réalisez votre prise de référence à la fin du processus de recrutement. Ainsi vous optimisez votre temps avec un contrôle plus ciblé et des questions plus pertinentes puisque vous connaissez mieux le profil et les points à vérifier tout en minimisant les échanges d’informations sensibles sur des candidats écartés.

Enfin, n’oubliez pas, une prise de référence bien menée booste l’expérience candidat et protège votre entreprise contre les erreurs de recrutement.