Ratgeber HR: Was Sie über eine Arbeitserlaubnis für Ausländer wissen müssen

In einem Exportland wie Deutschland sind die globalen Märkte eine wichtige Voraussetzung, um Produkte und Dienstleistungen anzubieten. Das schlägt sich im Personalwesen nieder: Viele Unternehmen beschäftigen ausländische Mitarbeiter*innen, zum Beispiel, weil diese sich in den Zielmärkten besonders gut auskennen und die dortige Sprache sprechen. Ausländische Mitarbeiter*innen einzustellen ist etwas aufwendiger als deutsche Beschäftigte, aber gerade bei qualifizierten Kräften haben der deutsche Gesetzgeber und die EU einige Erleichterungen geschaffen. Heute beantragen Sie keine Arbeitserlaubnis für Ausländer mehr, sondern einen Aufenthaltstitel. Mit diesem kann dann – unter bestimmten Voraussetzungen – die Arbeit aufgenommen werden. In manchen Fällen muss nämlich die Bundesanstalt für Arbeit zustimmen.

Arbeitserlaubnis für Ausländer: Wie funktioniert das?

Eine Arbeitserlaubnis für Ausländer besteht aus einem Aufenthaltstitel (auch als Aufenthaltsgenehmigung bekannt) und – wenn erforderlich – der Zustimmung der Bundesanstalt für Arbeit. Letzteres ist bei Berufen nötig, die eine geringe Qualifikation haben und für die es eigentlich bereits genügend Arbeitskräfte gibt. Wenn Sie aber hochqualifizierte Fachkräfte und Führungskräfte aus dem Ausland einstellen wollen, wird Ihnen die Arbeit erheblich erleichtert.

Die fünf wichtigsten Schritte für eine Arbeitserlaubnis für Ausländer

Das grundsätzliche Verfahren für einen Aufenthaltstitel ist gesetzlich geregelt:

1. Der*die Ausländer*in beantragt aus dem Herkunftsland ein Visum und einen Aufenthaltstitel bei der deutschen Botschaft oder einem Konsulat.
2. Das Unternehmen bestätigt die Stelle, zum Beispiel mit einem Arbeitsvertrag.
3. Das Unternehmen informiert die Bundesanstalt für Arbeit.
4. Der*die Ausländer*in erhält ein Visum und reist nach Deutschland ein.
5. Innerhalb von 90 Tagen muss der Aufenthaltstitel und die Arbeitserlaubnis bei der zuständigen Ausländerbehörde beantragt werden.

Wer braucht keine Arbeitserlaubnis?

Zunächst einmal die gute Nachricht: In der Europäischen Union gilt die Niederlassungsfreiheit, EU-Bürger*innen können sich in Deutschland niederlassen und eine Arbeit aufnehmen. Sie brauchen also für Ausländer*innen, die Bürger*innen

• eines Mitgliedslandes der Europäischen Union (EU),
• eines Landes des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) oder
• der Schweiz

sind, keine Arbeitsgenehmigung.

Arbeitserlaubnis und Aufenthaltstitel in Deutschland beantragen

In der Regel muss ein Antrag auf ein Visum und einen Aufenthaltstitel im Herkunftsland gestellt werden. Für einige Länder gibt es Ausnahmen. Zwar brauchen diese Ausländer*innen eine Arbeitserlaubnis, sie können diese aber nach Ankunft in Deutschland bei der für sie zuständigen Ausländerbehörde einholen.

Diese vereinfachte Einholung eines Aufenthaltstitels für Ausländer*innen gilt für Bürger*innen folgender Staaten:

• Australien
• Israel
• Japan
• Kanada
• Republik Korea
• Neuseeland
• USA

Ausländer aus anderen Staaten

Angehörige anderer Staaten müssen ein Visum vor ihrer Einreise nach Deutschland beantragen. Dafür müssen sie zur deutschen Botschaft oder einem Konsulat in ihrem Herkunftsland gehen. Diese Einrichtungen sind geschult und kennen sich mit den Prozeduren aus, die für eine Arbeitserlaubnis gelten.

Bedingungen für eine Arbeitserlaubnis

Damit Ausländer*innen in Deutschland arbeiten dürfen, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein.

• Bei der Beschäftigung handelt es sich um eine nach Aufenthaltsgesetz und Beschäftigungsverordnung erlaubte Tätigkeit.
• Der*die Arbeitgeber*in hat diese Stelle dem*der Ausländer*in angeboten.
• Die Bedingungen, unter denen Ausländer*innen in dieser Position arbeiten, sind mit denen deutscher Arbeitnehmer*innen vergleichbar.
• Ihr Arbeitslohn entspricht dem Einkommen deutscher Arbeitnehmer*innen in der gleichen Position.

Welche Formen der Arbeitserlaubnis gibt es?

Wenn Sie Ausländer*innen einstellen wollen, müssen diese erst einmal ins Land kommen können. Dafür braucht es je nach Herkunftsland ein Visum nach  § 6 Aufenthaltsgesetz – AufenthG. Ein Visum ist befristet und wird von der deutschen Auslandsvertretung ausgestellt. Weiterhin braucht es eine Aufenthaltserlaubnis nach § 7 AufenthG. Diese ist ebenfalls befristet, vor allem ist sie aber zweckgebunden, zum Beispiel zur Aufnahme einer Ausbildung oder einer Erwerbstätigkeit.

Die Arbeitserlaubnis wird zusammen mit dem Aufenthaltstitel auf Antrag von der zuständigen Ausländerbehörde vergeben.

Sonderformen

Es gibt bestimmte Erleichterungen für Berufsgruppen. Damit will der Gesetzgeber unter anderem dem Fachkräftemangel entgegentreten. Wenn Sie besonders qualifizierte Mitarbeiter*innen zum Beispiel aus Russland einstellen wollen, dann können diese bei Qualifikationsnachweis diese Sonderformen in Anspruch nehmen.

Blaue Karte EU [§ 18 b Absatz 2 AufenthG]

Die Blaue Karte EU ist ein befristeter Aufenthaltstitel für Arbeitnehmer*innen, die eine akademische oder vergleichbare Qualifikation nachweisen können und ein bestimmtes Mindesteinkommen (derzeit 52.000 Euro pro Jahr) erhalten.

ICT-Karte [§ 19 AufenthG]

Die ICT- Karte ist ein befristeter Aufenthaltstitel für unternehmensintern transferierte Arbeitnehmer*innen (etwa Führungskräfte und Spezialist*innen) in eine inländische Niederlassung, wenn das Unternehmen, dem der*die Ausländer*in angehört, seinen Sitz außerhalb der EU hat.

Mobile-ICT-Karte [§ 19 b AufenthG]

Die mobile ICT-Karte ist ein Aufenthaltstitel in Fällen der sogenannten Langzeitmobilität (der unternehmensinterne Transfer im Bundesgebiet muss mehr als 90 Tage dauern) von unternehmensintern transferierten Arbeitnehmer*innen, die bereits einen ICT-Aufenthaltstitel eines anderen EU-Mitgliedstaates besitzen.

Brauchen Brit*innen eine Arbeitserlaubnis für Ausländer?

Seit dem Inkrafttreten des Brexits am 31.12.2020 ist Großbritannien nicht mehr in der EU. Damit gelten britische Staatsangehörige als Ausländer*innen und müssen sich wie andere Ausländer*innen aus Drittstaaten dem Prozess des Ausländerrechts unterziehen. Eine Ausnahme gibt es aber für Brit*innen, die vor dem Stichtag bereits in Deutschland lebten. Sie dürfen weiterhin hier arbeiten.

Welche Unterlagen brauchen ausländische Mitarbeiter*innen für eine Arbeitserlaubnis?

Damit ausländische Mitarbeiter*innen einen Aufenthaltstitel und eine Arbeitserlaubnis erhalten, müssen sie diese bei der zuständigen Ausländerbehörde beantragen. Zu den Unterlagen, die dort eingereicht werden müssen, gehören:

• Das von der Behörde vorgegebene, ausgefüllte Antragsformular. Jede Ausländerbehörde hat ihre eigenen Formulare. Hier können Sie sich das Beispiel der Stadt Rüsselsheim anschauen.
• Eine schriftliche Zusage über die Einstellung Ihres Unternehmens oder ein bereits von beiden Seiten unterschriebener Arbeitsvertrag.
• Eine Stellenbeschreibung, die Sie als Unternehmen anfertigen müssen und die möglichst detailliert sein muss.

In dem Antrag zur Arbeitserlaubnis müssen die persönlichen Daten eingegeben werden sowie Adresse und Ansprechpartner*in des*der neuen Arbeitgeber*in, Dauer, Art und Ort der Beschäftigung.

‍Achtung: Die Formulare sind nicht immer auf Englisch vorrätig. Sie werden als Personalverantwortliche*r den neuen Kolleg*innen etwas zur Hand gehen müssen, wenn diese nicht über ausreichende Deutschkenntnisse verfügen.

Zustimmungspflicht der Bundesanstalt für Arbeit (BA) bei Arbeitserlaubnis für Ausländer

Die BA muss ihre Zustimmung für eine Arbeitserlaubnis geben. Sie als Arbeitgeber*in müssen die Bundesanstalt informieren und umfangreich dokumentieren, um welche Stelle und Position es sich handelt, welches Gehalt gezahlt wird und welche Qualifikationen die einzustellende Person hat. Hintergrund für die Zuständigkeit der BA bei einer Arbeitserlaubnis für Ausländer ist die Regulierung des Arbeitsmarktes. Man will vor allem qualifizierte Kräfte dort zulassen, wo sie fehlen, gleichzeitig aber ein Überangebot von unqualifizierten ausländischen Arbeitskräften vermeiden.

Eine Zustimmung erhalten in der Regel:

• Akademiker*innen, die eine qualifizierte Beschäftigung aufnehmen und deren Qualifikation sie zur Ausübung der Tätigkeit befähigt, die aber die Voraussetzungen der Blauen Karte nicht erfüllen.
• IT-Spezialisten, die zwar keinen formalen Abschluss haben, aber mindestens 3 Jahre Berufserfahrung nachweisen können.
• Leitende Angestellte und Spezialisten, gerade wenn sie unternehmensspezifische Kenntnisse haben und aus dem Ausland nach Deutschland transferiert werden.
• Ausländer*innen mit einer Berufsausbildung für eine qualifizierte Tätigkeit, zu der die erworbene Qualifikation sie befähigt.
• Ausländer*innen, die eine befristete praktische Tätigkeit ausüben müssen, damit ihre Ausbildung als gleichwertig anerkannt wird.

Wer weniger als 90 Tage arbeitet, zum Beispiel, um eine Maschine aufzubauen oder zu warten, einen Betriebslehrgang absolviert oder bei einer Messe arbeitet, muss keine Zustimmung einholen.

Problematisch kann es werden, wenn Sie Ausländer*innen einstellen worden, deren Berufsausbildungen in Deutschland nicht anerkannt werden. In diesem Fall müssen Sie als Arbeitgeber vorab tätig werden.

Arbeitserlaubnis für Ausländer beantragen, deren Abschluss nicht anerkannt ist

Als Arbeitgeber*in können Sie die Bundesanstalt für Arbeit versuchen zu überzeugen, dass die Person, die sie einstellen wollen, trotz formaler Mängel ausreichend qualifiziert für die Stelle ist. Wenn Sie etwa eine*n talentierte*n Programmierer*in aus Indonesien einstellen wollen, der*die aber lediglich an einer Online-Uni studiert hat, können Sie eine Vorabprüfung beantragen.

1. Stellen Sie beim Arbeitsamt einen Antrag auf Vorabprüfung.
2. Legen Sie eine Stellenbeschreibung, Arbeitsvertrag, Kopie des Passes des*der Kandidat*in, Lebenslauf und Qualifikationsnachweise (auch Referenzen) bei.
3. Weisen Sie darauf hin, dass es sich um eine Vorabprüfung handelt und keine Blaue Karte vorhanden ist.
4. Schicken Sie die Dokumente dem*der Bewerber*in.
5. Bewerber*in beantragt eine Prüfung bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen.
6. Ihr*e Bewerber*in überreicht die Dokumente bei der Botschaft im Herkunftsland.
7. Nachdem Visum und Aufenthaltstitel gewährt sind, muss Ihr*e neue*r Mitarbeiter*in innerhalb von 90 Tagen bei der Ausländerbehörde vorstellig werden.

Überlegungen vor der Beantragung einer Arbeitserlaubnis

Eine Arbeitserlaubnis für Ausländer zu beantragen kann ein bisweilen langwieriger Prozess sein, gerade, wenn es um die Qualifikationen geht. Stellen Sie also vorab schon im Recruiting-Prozess einige Überlegungen an.

Deutschkenntnisse des*der Bewerber*in

Wenn die neuen Mitarbeiter*innen Deutsch können, ist vieles leichter. Sie können darüber nachdenken, diese zunächst zu einem Deutschkurs zu schicken, gerade dann, wenn die Qualifikation für den Beruf in Deutschland nicht anerkannt ist. Deutschkenntnisse können die Qualifikation unter Umständen aufwerten.

Sind genügend Ressourcen intern vorhanden?

Selbst wenn es sich um Ausländer*innen mit einer Blauen Karte handelt, ist einiges an Verwaltungsaufwand notwendig. Überlegen Sie sich, ob Sie überhaupt die personellen Ressourcen haben, um diesen Prozess von Anfang bis zum Ende zu begleiten.

‍Tipp: In Ihrer Recruiting-Software können Sie den gesamten Prozess der Einstellung für Ihre Teammitglieder gut sichtbar für jede*n Kandidat*in darstellen und jederzeit den Status sehen. Wenn Sie mehrere Ausländer*innen einstellen wollen, sind die Kalenderfunktionen eine große Hilfe, um die Übersicht nicht zu verlieren.

Zeitfaktor

Es ist nicht immer einfach abzuschätzen, wie lange der Prozess für eine Arbeitserlaubnis dauert. Die Zeitspanne kann zwischen zwei Wochen und mehreren Monaten liegen. Überlegen Sie sich, ob es den Aufwand Wert ist und ob Sie die Stelle bis zur finalen Bestätigung durch die Behörden frei halten können.

Kosten für eine Arbeitserlaubnis für Ausländer

Für eine Arbeitserlaubnis fallen unterschiedliche Kosten an. Die Gebühren für die Arbeitserlaubnis werden von Ländern und Kommunen bestimmt, in Baden-Württemberg werden zum Beispiel 100 Euro erhoben. Ein Schengen-Visum kostet derzeit 80 Euro, ein nationales Visum (nur für Deutschland) 75 Euro. Hinzu können Kosten für offizielle Bestätigungen, beglaubigte Übersetzungen und natürlich Reisekosten kommen.

4 Gründe, warum Sie erwägen sollten, eine Arbeitserlaubnis für Ausländer zu beantragen

Die Geschäftswelt ist in den vergangenen Jahrzehnten immer globaler geworden. Für viele Unternehmen und Personalverantwortliche ist damit eine große Herausforderung verbunden: die Belegschaft auf Diversität einzustellen. Denn wer mit Menschen in anderen Ländern verhandeln will, muss Sprachkenntnisse haben und ein Verständnis für andere Sitten und Gebräuche. Mit Ausländer*innen in einer Firma holen Sie sich Diversität ins Haus und können im Unternehmen selbst Vielfalt gestalten. Es gibt zahlreiche Gründe, für Ausländer*innen eine Arbeitserlaubnis zu beantragen.

1. Kulturelle Vielfalt stärken

Je vielfältiger und diverser ein Unternehmen ist, umso mehr sind Mitarbeiter*innen in der Lage, kulturelle Unterschiede zu verstehen. Ausländische Mitarbeiter*innen bringen neue Blickwinkel und Sichtweisen ins Unternehmen. Sie sind ein gutes Heilmittel gegen die “Haben wir immer so gemacht”-Mentalität, weil sie diese hinterfragen oder ein “Aber wir haben es so gemacht und das klappte hervorragend”-Argument einbringen können.

2. In neue Märkte expandieren

Wenn Sie neue Märkte erschließen wollen, gerade in anderen Ländern, brauchen sie ein Verständnis der lokalen Gegebenheiten. Mitarbeiter*innen, die Geschäfte mit Unternehmen aus ihrem Herkunftsland anbahnen wollen, haben es erheblich leichter. Ein Beispiel sind chinesische Unternehmen. Dort wird die direkte deutsche Art überhaupt nicht verstanden, und so manche*r Firmeninhaber*in ist an chinesischer Geschäftspraxis verzweifelt. Wenn Sie aber chinesische Mitarbeiter*innen haben, dann wissen die, wie Kommunikation erfolgreich läuft und warum der*die Chef*in nur am Ende zum Meeting kommt, aber keine Details bespricht. Es kann also gut fürs Geschäft sein, eine Arbeitserlaubnis für Ausländer zu beantragen.

3. Fachkräfte gewinnen

In einigen Branchen und Regionen fehlen Fachkräfte, das ist ein andauerndes Problem für Personaler*innen. Sie können dies zumindest teilweise beheben, indem Sie sich nach ausländischen Kräften umschauen. Ob in der Pflege, Finanzen, Softwareentwicklung oder Ingenieurswesen: Auf dem weltweiten Arbeitsmarkt können Sie fast immer fündig werden. In Japan gibt es viele gute Ingenieur*innen, die nach neuen Herausforderungen suchen.

Schwellenländer wie Mexiko, Indonesien, Südafrika, Indien oder die Türkei haben in den vergangenen Jahrzehnten viel in Bildung investiert, können aber nicht immer genügend Arbeitsplätze bieten. Wenn Sie für diese Ausländer*innen eine Arbeitserlaubnis beantragen, bekommen Sie gut ausgebildete und meistens hochmotivierte Angestellte, die dankbar über eine Auslandserfahrung sind.

4. Mehr Kreativität und Innovation

Wer im eigenen Saft schmort, wird irgendwann keine Ideen mehr produzieren. Wenn Sie schon zuvor Ausländer*innen eingestellt haben, werden Sie sicherlich bemerkt haben, wie das die Dynamik verändert hat. Manche bringen kulturell bedingt mehr Lebensfreude mit, andere haben eine spielerische Herangehensweise an Probleme. Je mehr Ideen aus unterschiedlichen Kulturkreisen in einen Prozess einfließen, umso breiter wird die Basis für mögliche Innovationen. Da Menschen in anderen Ländern auch andere Ressourcen haben, gehen sie an Aufgaben anders heran – und genau das braucht Innovation. Oft wird vom out-of-the-box-Denken gesprochen – mit der Einstellung von Ausländer*innen holen Sie sich die Welt außerhalb der Box direkt in Ihre Firma. Da lohnen sich die verhältnismäßig geringen Kosten für eine Arbeitserlaubnis für Ausländer auf jeden Fall.