HR-Software Wechsel: die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten

Vor dem Wechsel zu einer anderen HR-Software stehen die meisten Personalabteilungen vor ähnlichen Problemen. Die Kosten für die alte Bewerbermanagementsoftware sind zu hoch, das Bewerbervolumen hat zugenommen, oder die Funktionen der alten Software sind nicht umfangreich genug. Also muss ein Wechsel her. Doch, welche Punkte gilt es zu beachten? Welche Schritte sind wichtig und welche Stakeholder müssen in den Prozess involviert werden? 

Wir erklären in 9 Schritten, wie Ihnen die Implementierung im Handumdrehen gelingt – damit Ihre Personalabteilung weniger Arbeit und die Kandidat*innen eine optimale Candidate Experience haben. 

Warum brauchen Sie eine neue HR Software?

Am Anfang jeden Wechsels der HR-Software steht in der Regel ein Engpass, den es zu lösen gilt. Eine neue HR-Software sollte im Idealfall diesen Engpass beheben. Im ersten Schritt sollten Sie sich daher unbedingt folgende Frage stellen: Warum braucht unser Unternehmen eine neue Bewerbermanagementsoftware?

Hierfür kann es verschiedene Gründe geben. Zum einen kann es sein, dass die Personalabteilung noch ohne Bewerbermanagementsoftware arbeitet. Meistens werden Bewerberdaten dann noch in einer Exceltabelle erfasst, gespeichert und während des Recruitingprozess manuell aktualisiert. 

Zum anderen kann es aber auch sein, dass die derzeit genutzte HR-Software nicht mehr den Anforderungen entspricht, z. B. durch das Fehlen bestimmter Funktionen. So kann es sein, dass die Personalabteilung anstelle einer älteren Software eine Bewerbermanagementsoftware nutzen möchte, die kollaboratives Recruiting anbietet – also zusammen mit dem Team. 

Denken Sie an Stakeholdermanagement

Beim Wechsel oder der Einführung einer Bewerbermanagementsoftware sind in einem Unternehmen verschiedene Teams involviert. Das heißt, dass nicht nur die Personalabteilung das OK geben muss, sondern auch z. B. die Finanzabteilung, die Rechtsabteilung oder höhere Managementebenen.

All diese Abteilungen werden verschiedene Anforderungen an eine Software haben, z. B. könnte die Finanzabteilung fordern, dass die Software ausgewählt wird, die am wirtschaftlichsten ist. Der Prozess der Einführung einer neuen Software sollte deswegen ausführlich geplant werden.  

Im Nachfolgenden gehen wir auf die verschiedenen Phasen ein, die Sie in Betracht ziehen sollten, wenn Sie eine neue HR Software in Ihrem Unternehmen einführen möchten. Dabei gibt es eine Planungsphase und eine Implementierungsphase.  

Die Planungsphase 

Während der Planungsphase gibt es 6 Schritte, die vor dem Einführungsprozess der neuen HR-Software bedacht werden müssen. In jedem Schritt fassen wir die wichtigsten Punkte, die zu beachten sind, zusammen.

1: Definition des Problems 

Die Definition des bestehenden Problems mit der alten HR-Software ist essenziell für die erfolgreiche Planung vom Rest des Prozesses. Bevor Sie ein neues Bewerbermanagementsystem einführen, müssen Sie sich überlegen, warum Sie eine neue HR-Software brauchen. In dieser Phase, kann es gut sein, sich folgende Fragen zu stellen, wie z. B.: 

• Woran mangelt es?
• Was läuft im Moment nicht gut?
• Was könnte besser funktionieren? 

2:  Erstellen Sie eine Liste mit Anforderungen an eine HR-Software auf 

Im folgenden Schritt kann es helfen, eine Liste mit Anforderungen aufzustellen, die Sie an eine HR -Software haben. Hier müssen auf jeden Fall die Größe und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens berücksichtigt werden. 

Sie sollten sich im Klaren sein, was genau sie brauchen und woran es bei der aktuellen Lösung mangelt. 

Auf einer Liste mit Anforderungen können Sie z. B. differenzieren zwischen der absoluten Notwendigkeit bestimmter Funktionen oder Funktionen, die nur ein netter Zusatz sind. 

Folgende Punkte sind Beispiele der Überlegungen, die angeführt werden können:

• Wie viele Kandidat*innen planen Sie in der Zukunft einzustellen? 
• Wird eine Cloud-basierte Software benötigt?
• Welche mobilen Funktionen sollte die Software besitzen? 
• Brauchen wir eine unbegrenzte Anzahl von Jobslots?
• Gibt es Möglichkeiten zur mehrsprachigen Stellenausschreibung oder nicht (z. B. Deutsch, Englisch, Französisch)?

Zusammengefasst sollte die HR-Software auf eine Reihe von Funktionen untersucht werden, die verschiedene Bereiche des Recruitings umfasst. So sollten die verschiedenen Funktionen innerhalb der Software für Sie klar sein, und die Möglichkeiten Kandidat*innen zu sourcen überprüft werden. Darüber hinaus spielen Stellenausschreibungs- und Kandidatenmanagement, sowie Interviewfunktionen und Möglichkeiten zum Reporting eine wichtige Rolle.

3: Erstellen Sie eine Liste aller Bewerbermanagementsoftwares, die infrage kommen

Mit der vorher erstellen Liste der Anforderungen an eine HR-Software in Schritt 2 sollten nun die Softwares abgeglichen werden, die Sie gerne in Betracht ziehen möchten. Es empfiehlt sich für jede HR-Software eine Checkliste der Anforderungen und der verfügbaren Funktionen zu machen. Diese Liste eignet sich im Nachgang auch, um mit anderen Abteilungen zu teilen. 

Wir empfehlen, verschiedene Demos der einzelnen HR-Softwares anzuschauen (Tipp: Hier geht’s zur Recruitee Demo). Dann sollten die Softwares herausgefiltert werden, die für Ihr Unternehmen weniger geeignet zu sein scheinen.  

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Preise der einzelnen Bewerbermanagementsoftwares und beziehen Sie dann andere Abteilungen ein. 

4: Erstellen Sie einen Zeitplan 

Erstellen Sie einen Zeitplan für die nächsten Schritte, die Sie unternehmen möchten. Es kann hilfreich sein, zu überlegen, wie lange die Genehmigungsphase einer neuen Software im Unternehmen dauert. Dies sollte unter Berücksichtigung der Größe und der Hierarchien in Ihrer Firma getan werden. 

5: Beziehen Sie andere Abteilungen und holen Sie Zustimmung ein

Im letzten Schritt der Planungsphase geht es darum, die Zustimmung anderer Abteilungen für die Anschaffung einer HR-Software einzuholen. 

Je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens sollten verschiedene Abteilungen in die Entscheidungsfindung einbezogen werden. Welche Abteilungen einzubeziehen sind, hängt sehr stark von der Struktur Ihres Unternehmens ab.

Bei kleineren Unternehmen ist es wahrscheinlich, dass Sie mit dem*der nächsten Manager*in in der Hierarchie sprechen müssen. Außerdem kann es sein, dass der*die Geschäftsführer*in mit einbezogen werden möchte. 

Je größer das Unternehmen ist, umso länger kann es dauern, bis eine neue HR-Software genehmigt wird. 

Die Implementierungsphase 

Nach der Planungsphase geht es in die Implementierungsphase. Die Software wurde genehmigt und kann von der Personalabteilung als neues Tool eingeführt werden. Sobald Sie mit der Implementierungsphase der Software begonnen haben, empfehlen wir, mindestens einen Monat für die Einrichtung einzuplanen.

6: Alte Daten löschen

Der nächste Schritt und somit der erste Schritt der Implementierungsphase ist zu prüfen Sie, welche Daten Sie tatsächlich noch benötigen. 

Hier kann es helfen, zu überlegen, welche Daten in der Zukunft noch genutzt werden müssen. Sind z. B. alle Kandidatenprofile im Talentpool für die Zukunft wertvoll? Überlegen Sie, wie sehr Sie sich in Zukunft auf den Talentpool verlassen wollen. Daten, die sicher nicht mehr gebraucht werden, können gelöscht werden. 

7: Überführung der Daten in ein neues System – ein Beispiel

Am Beispiel von Recruitee erklären wir, wie die Überführung der Daten in ein neues System funktioniert und leicht bewerkstelligt werden kann. Vor der Überführung der Daten kann es hilfreich sein, Kontakt mit dem Customer Success Manager zu knüpfen, um diese Phase zu erleichtern. 

Bei Recruitee geht der Einstieg oder Umstieg von einer anderen HR-Software einfach. Mithilfe eines CSV-Importer Templates können Sie Daten einfach zu Recruitee hinzuzufügen, und aus dem alten System überführen. 

Bei Recruitee dauert es durchschnittlich 12,5 Stunden bis Kund*innen, den Übergang von einem anderen System zu Recruitee vollzogen haben. 

8:  Arbeitsabläufe festlegen und Schulung der Mitarbeiter*innen

Vor der aktiven Nutzung der Software sollten bestimmte Arbeitsabläufe eingerichtet werden. Hierzu gehört z. B. die Erstellung von E-Mail Vorlagen und Pipelines.

Sobald die Software startklar für die tägliche Nutzung ist und alle Daten überführt wurden, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter*innen, die viel mit der Software arbeiten ein angemessenes Training bekommen. 

Das heißt, dass allen Mitarbeiter*innen die Funktionen der neuen Software klar sein sollten. So können z. B. automatisierte E-Mails eine Neuerung sein, mit der einige die Kolleg*innen zuvor noch nicht gearbeitet haben. 

9: Analysieren Sie die Implementierung

Nach einigen Wochen oder Monaten der Einführung der neuen HR-Software sollte Bilanz gezogen werden. Das bedeutet, dass die Planungs- und Implementierungsphasen bewertet werden sollten. 

Darüber hinaus können Sie im letzten Schritt beurteilen, ob die Probleme und Herausforderungen aus Schritt 1 gelöst werden konnten.