Leitfaden für eine bessere Candidate Experience

Im Kampf um Talente und Fachkräfte können es sich Unternehmen nicht leisten im Bewerbungsprozess vielversprechende Kandidat*innen zu verlieren. Deshalb sollte die Candidate Experience höchste Priorität in Ihrem Unternehmen haben. 

Oft sind es nur Kleinigkeiten, die Kandidat*innen im Bewerbungsprozess stören und sich leicht vermeiden lassen. Wir haben ausführliche Tipps für Sie, wie Sie das Bewerbungserlebnis optimieren können.

Was ist die Definition von Bewerbererfahrung? 

Die Candidate Experience bezeichnet die Erfahrungen, die Kandidat*innen während des Einstellungsprozess machen. Das Einstellungserlebnis von Kandidaten*innen, ob gut oder schlecht, beeinflusst sie in ihrer Entscheidung, ein Stellenangebot anzunehmen oder abzulehnen.

Eine gute Candidate Experience kann dazu führen, dass Kandidat*innen sich auf die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess freuen, eine schlechte lässt sie hingegen schnell aussteigen. Das wiederum hat Auswirkungen auf Ihr Employer Branding. Ein unübersichtlicher Prozess, in dem es viele Ansprechpartner und missverständliche Informationen gibt, macht einen schlechten Eindruck auf Kandidat*innen 

Werden Kandidat*innen hingegen an die Hand genommen und jederzeit mit den wichtigsten Informationen versorgt, dann bleiben Sie bei der Sache und empfehlen Sie gerne weiter. Eine gute Candidate Experience kann also langfristig einen guten Einfluss auf Ihr Unternehmen haben

Untersuchungen des IBM Smarter Workforce Institute haben ergeben, dass sich Kandidat*innen, die kein Stellenangebot erhalten, mit 80 Prozent höherer Wahrscheinlichkeit erneut bewerben, wenn sie bereits einen positiven Eindruck von dem einstellenden Unternehmen hatten. Knapp 90 Prozent sagen, ein guter Bewerberauswahlprozess würde sie eher eine Stelle in einem Unternehmen annehmen lassen, dem sie eigentlich zuvor kritisch gegenüberstanden.

Warum ist die Candidate Experience bei der Personalbeschaffung wichtig?

Die ersten Kontakte mit Bewerber*innen sind heute die entscheidenden Momente im Bewerbungsprozess. Wenn Sie Fachkräfte suchen, die in Ihrer Region oder Branche rar sind, können wenige Minuten den Unterschied machen. Eine Karriereseite, auf der man sich nicht zurechtfindet, eine Fehlermeldung beim Hochladen des CVs oder eine unpersönliche E-Mail können schon Grund genug für Interessenten sein, wieder abzuspringen.

Überall dort, wo fachlich hoch qualifiziertes Personal gesucht wird , ist die Candidate Experience ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Einstellung. Derzeit bevorteilt der Arbeitsmarkt die Suchenden, zumindest in vielen Branchen mit mittleren und hohen Anforderungen. Es ist üblich, dass sich Kandidat*innen auf mehrere Stellen gleichzeitig bewerben und sich für das beste Angebot entscheiden.

So wie Sie bei der Auswahl von Kandidat*innen Bewerberauswahl bereits früh entscheiden, wer aus formalen Gründen ausscheidet, treffen Kandidat*innen eine Auswahl nach ihrer Candidate Experience. Wer nach dem Absenden einer E-Mail mehr als einen Tag auf die Antwort Recruiting-Teams wartet, wird das Interesse verlieren. Wo Stellenanzeigen nicht präzise formuliert sind oder Termine für Interviews mehrmals verschoben werden, wollen Kandidat*innen ungern einen neuen Job anfangen. Mit einer positiven Candidate Experience über den gesamten Prozess hinweg können Sie Interessenten stärker an sich binden und verringern die Absprungrate.  

Die Erfahrung, die Kandidat*innen machen, hat aber noch einen anderen Aspekt. Wer am Ende nicht genommen wird, aber dennoch qualifiziert ist, kann in einen Talent Pool aufgenommen werden. Dem werden die Abgelehnten eher zustimmen, wenn sie sich im Bewerbungsverfahren wohlgefühlt haben. Das damit zusammenhängende Employer Branding sollten Sie nicht vernachlässigen. Die Reputation Ihres Unternehmens hängt nicht nur vom Eindruck Ihrer derzeitigen und ehemaligen Angestellten ab, sondern auch von den zukünftigen.

Wenn ein Unternehmen einen digitalisierten Recruitingprozess hat, flexible Lösungen für Jobinterviews möglich macht und den Kandidat*innen eigene Profile anbietet, die sie verwalten können, hinterlässt das einen guten Eindruck. Qualifizierte Arbeitskräfte wollen eher in einem digital transformierten Unternehmen arbeiten als in einer Firma, in der die Personalunterlagen noch im Aktenschrank liegen.

Was sind die wichtigsten Berührungspunkte mit Kandidat*innen?

Kandidat*innen kommen im Bewerbungsprozess an ganz unterschiedlichen Punkten mit Ihrem Unternehmen in Berührung. Dennoch formt das ein Bild und kann den Erfolg des Recruitings erheblich beeinflussen.

Karriereseiten und Bewerbungsportale

Wer eine Stellenanzeige auf einem Bewerbungsportal sieht, liest zwischen den Zeilen und sucht nach versteckten Informationen. Wenn Sie klare Formulierungen verwenden, die Stelle und die Anforderungen präzise beschreiben, dann bekommen Bewerber*innen eine bessere Vorstellung von Ihrem Unternehmen und der Position, auf die sie sich bewerben.

 
Bei Ihrer eigenen Karriereseite kommen noch technische Herausforderungen hinzu: Wie einfach kann eine Bewerbung abgeschickt werden, kann man noch etwas ändern, wie viele Klicks muss man tätigen und gibt es schnell eine Antwort.  

Ihr Feedback auf eine Bewerbung

Glücklicherweise sind die Zeiten vorbei, in denen nur Kandidat*innen eine Antwort bekamen, die in die engere Auswahl gezogen wurden. Heute ist dank einer Recruiting-Software wie Recruitee eine automatische Antwort möglich – egal, in welcher Stufe des Prozesses. Interessenten wollen wissen, ob ihr Lebenslauf angekommen ist, was die nächsten Schritte sind und wer ihre Ansprechpartner*innen sind. Je besser und individueller Sie kommunizieren, umso positiver ist die Candidate Experience. Bieten Sie an, dass bei Ablehnung vielversprechende Kandidat*innen in einen Talent Pool aufgenommen werden können. 

Vorstellungsgespräche

Gemeinhin wird von Bewerber*innen erwartet, sich vor einem einem Interview gut vorzubereiten. Als Arbeitgeber*in betrifft Sie das ebenfalls. Ob Videoanruf, Telefongespräch oder persönliches Treffen – der erste Eindruck zählt für die Bewerber*innen. Bereiten Sie sich gut vor, schreiben Sie Fragen vorher auf und fragen Sie nichts, was im Lebenslauf steht – letzteres zeugt davon, dass Sie ihn nicht gelesen haben. Vermitteln Sie Ihren Kandidat*innen ein gutes Gefühl, seien Sie offen und menschlich. Geht es zu offiziell zu, kann der Eindruck einer steifen Unternehmenskultur vermittelt werden 

So verbessern Sie die Candidate Experience

Ein Unternehmen kann immer besser werden, selbst dann, wenn Mitarbeiter*innen mit dem Bewerbungsprozess zufrieden waren und Sie bislang kein negatives Feedback bekommen haben. An allen Berührungspunkten gibt es Optimierungsbedarf. 

Machen Sie es Kandidat*innen so einfach wie möglich

Zeit ist auch im Bewerbungsverfahren wertvoll. Je schneller Kandidat*innen eine Bewerbung abschicken, umso früher können Sie eine freie Stelle besetzen und die Kosten für die Time-to-Hire verringern.

Ihre Karriereseite sollte mit so wenig Klicks wie möglich zu bedienen sein. Wenn möglich, zeigen Sie in einer Übersicht gleich alle freien Stellen in verständlicher Überschrift an. Außerdem sollten Sie in jeder Stellenanzeige auch Ihr Unternehmen vorstellen.

Verschlanken Sie den Prozess so weit es geht. Alle Informationen zur Stelle sollten auf einen Blick erfassbar sein, auch auf mobilen Geräten. Überhaupt ist anzuraten, eine Mobile-First-Strategie zu implementieren. Denn mehr Fachkräfte suchen Stellen über das Smartphone oder ein Tablet.

Formulieren Sie gut und präzise, was Sie suchen und was Sie erwarten. Vermeiden Sie Floskeln und kommen Sie direkt zur Sache.

Interessenten sollten mit einem Klick direkt den nächsten Schritt machen können – eine Bewerbung abschicken. Wenn Ihre Karriereseite mit einer Recruiting-Software arbeitet, bietet diese eine Upload-Möglichkeit an. Auf diese Weise müssen nur noch einige persönliche Daten eingetragen werden.

Bestätigen Sie umgehend den Eingang und geben Sie einen Hinweis, bis wann sich jemand auf die Bewerbung meldet (zum Beispiel werktags innerhalb von 48 Stunden).

Holen Sie aktiv Feedback ein

Recruiter*innen haben das Ziel, die Candidate Experience kontinuierlich zu verbessern. Dabei kann Ihnen eine Umfrage helfen, die Sie allen Kandidat*innen schicken, die den Bewerbungsprozess durchlaufen haben (auch wenn sie abgelehnt wurden). Dadurch können Sie wertvolle Einblicke gewinnen und konkrete Maßnahmen zur Optimierung ableiten.

Hier eine Auswahl von Fragen, die Sie stellen könnten:

• Wie würden Sie Ihre Erfahrung während des Bewerbungsprozess beschreiben?
• Wie empfanden Sie die Kommunikation während des Bewerbungsprozesses?
• Würden Sie unser Unternehmen an Freunde und Familie weiterempfehlen?
• Würden Sie sich wieder bewerben, falls eine entsprechende Stelle frei wird?
• Wie könnten wir unseren Bewerbungsprozess noch verbessern?
  

Nehmen Sie sich das Feedback zu Herzen und versuchen Sie, Verbesserungen zeitnah umzusetzen. Es ist ungeschickt , wenn der gleiche Fehler noch nach sechs Monaten auf der Karriereseite vorhanden ist. Geben Sie die Erfahrungen der Kandidat*innen intern an alle Angestellten weiter, die mit Bewerbungsverfahren und Einstellungen zu tun haben.

Tipp: Mit kununu ist es möglich, im Bewerbungsprozess wertvolles Feedback von Kandidat*innen einzuholen. Durch die Integration von kununu mit Recruitee können Sie Ihren Kandidat*innen aus Ihrer Recruitee Bewerbermanagement-Software ganz einfach einen Link zu einem Feedback-Fragebogen in kununu schicken. Nie war es einfacher, authentisches Feedback von Kandidat*innen einzuholen und dieses für Ihr Employer Branding zu verwenden. Hier erfahren Sie mehr. 

Seien Sie schnell mit Zu- und Absagen

Laut einer Umfrage bemängeln fast 50 % der Bewerber*innen fehlende Kommunikation und Feedback von Arbeitgeber*innen. Dabei sind nichtssagende Standardtexte oder kaum nachzuvollziehende Begründungen in der Absage unprofessionell. Gar kein Feedback hinterlässt bei Bewerber*innen einen sehr schlechten Eindruck und ist ungerecht Bewerber*innen gegenüber, die oft viel Zeit in das Schreiben einer Bewerbung investieren 

Je weiter Kandidat*innen im Auswahlprozess fortgeschritten sind, desto persönlicheres und ausführlicheres Feedback erwarten sie vom Unternehmen.

Deshalb ist besonders bei Absagen Fingerspitzengefühl gefragt. Es lohnt sich, die Zeit in persönliche Worte zu investieren, die die Türen für eine zukünftige Zusammenarbeit offen lassen.

Das bedeutet: 

• Sagen Sie so früh wie möglich ab
• Schreiben Sie eine persönliche Nachricht
• Seien Sie ehrlich beim Begründen Ihrer  Absage 
• Bieten Sie eine Aufnahme in den Talent-Pool an
  

Oft vergessen wird eine rasche Zusage. Je früher Sie sich sicher sind, dass Sie eine geeignete Person gefunden haben, umso schneller sollte diese informiert werden. Vermeiden Sie lange interne Prozesse, binden Sie stattdessen die Entscheider früh in den Bewerbungsprozess ein. Niemand will im Interview hören, dass man eigentlich begeistert ist, jetzt aber die Geschäftsführung noch informiert werden muss. Rufen Sie die Kandidat*innen an. Je schneller Sie sind, umso weniger Zeit bleibt den Bewerber*innen eine ähnliche Stelle anzunehmen.

Kommunizieren Sie modern und präzise

Mit einer Recruiting-Software werden Ihnen wichtige Schritte abgenommen und gleichzeitig verpassen Sie keine Termine und Nachrichten. Ist der Bewerbungsprozess standardisiert, werden automatisch personalisierte E-Mails verschickt, über die z. B. Einladungen mit entsprechenden Kalenderlinks verschickt werden können.

Sie stellen damit sicher, dass alle wichtigen Daten übermittelt werden, zum Beispiel:

• Informationen über die nächsten Schritte
• Ein Link oder QR-Code zum Ort des Assessments-Centers
• Eine genaue Anschrift Ihrer Firma
• Die Namen, E-Mail-Adresse und Telefonnummern der Ansprechpartner
• Ein digitaler Besucherpass
• Ort und Zeit des Interviews (eventuell auch voraussichtliche Dauer)
• Ein Link zum Videointerview
• Anmerkungen zum Dresscode
• Hinweise zur Sicherheit (z. B. bei produzierenden Betrieben)
• Wie das Interview strukturiert ist

Zeigen Sie sich von Ihrer besten und professionellen Seite

Der Moment, in dem die Kandidat*innen zum Vorstellungsgespräch erscheinen, ist meist der erste persönliche Kontakt mit dem Unternehmen. Sie betreten zum ersten Mal das Firmengebäude oder sprechen im Videointerview mit Mitarbeiter*innen und bekommen einen Eindruck davon, wie es ist, dort zu arbeiten. Dieser Eindruck ist entscheidend.

• Bereiten Sie Teilnehmer*innen aus anderen Fachbereichen auf das Gespräch vor. Ihnen sollte bewusst sein, dass sie das Unternehmen repräsentieren und einen professionellen Eindruck hinterlassen sollen.
• Zeigen Sie sich informiert. Lesen Sie sich vorher nochmal alle Infos aus dem Lebenslauf durch, auch die Notizen aus vorherigen Gesprächen.
• Beginnen Sie das Vorstellungsgespräch pünktlich.
• Bieten Sie Kandidat*innen Getränke an, damit sie sich willkommen fühlen.
• Erläutern Sie den Ablauf und stellen Sie das Unternehmen vor.
• Konzentrieren Sie sich ganz auf den*die Kandidat*in. Benachrichtigungen auf Ihrem Laptop oder Smartphone sollten lautlos gestellt sein.
• Machen Sie sich Notizen während des Gesprächs.
• Fragen Sie nach privaten Aktivitäten und zeigen Sie Interesse an der gesamten Persönlichkeit.
• Bieten Sie eine Fahrtkostenerstattung an.
• Bauen Sie genügend Zeitpuffer ein, damit Kandidat*innen auch Fragen am Ende des Gesprächs stellen können.
  

5 KPIs, die die Candidate Experience messbar machen

„What gets measured gets managed.” Dieser berühmte Ausdruck von Peter Drucker ist zu einer Managementweisheit geworden: Wenn etwas aktiv verbessert werden soll, dann muss es erst einmal als Kennzahl messbar gemacht werden. Sogar etwas Subjektives wie Erfahrung lässt sich messen.

Diese fünf KPIs helfen Ihnen dabei, die Candidate Experience zu verbessern:

1. Zeitraum von Bewerbung zum Angebot (time to hire)

Je länger der Bewerbungsprozess dauert, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Kandidat*innen andere Angebote annehmen oder sich anderweitig orientieren. Ein schneller Ablauf ist also von Vorteil.

2. Verhältnis von Interviews zu Zusagen (interview to offer ratio)

Wenn sich auch nach vielen Vorstellungsgesprächen noch nicht der*die richtige Kandidat*in hervorgetan hat, dann ist es an der Zeit den Vorauswahlprozess zu optimieren. Nur die vielversprechendsten Bewerber*innen sollten eingeladen werden.

3. Zusage Quote (offer acceptance rate)

Sie haben dem*der besten Kandidat*in ein Angebot gemacht und er*sie springt im letzten Moment ab? Das sollte nicht passieren, wenn die Bewerber*innen schon frühzeitig davon überzeugt sind, dass dies der richtige Job für sie ist. Fragen Sie gezielt nach, woran es gelegen hat. Oder probieren Sie einmal diese Tipps für kreative Jobzusagen aus.

4. Zufriedenheit der Kandidat*innen

Diese lässt sich durch eine kurze Umfrage messen. Kandidat*innen werden es zu schätzen wissen, wenn Sie ihr Feedback ernst nehmen. Mit einem kleinen Dankeschön (zum Beispiel Gutscheine für Ihren Online-Shop oder Zusenden von personalisierten Werbegeschenken) beenden Sie die Kommunikation auf eine positive Weise.

5. Net Promoter Score

Dieser bezieht sich auf die Frage „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unsere Firma an Freund*innen und Familie weiterempfehlen?”, die auf einer Skala von 1 (nicht wahrscheinlich) bis 10 (sehr wahrscheinlich) beantwortet wird. Das Ergebnis lässt sich mit einem NPS-Rechner ganz einfach bestimmen.

Fazit

Der Bewerbungsprozess trägt maßgeblich dazu bei, wie Kandidat*innen Ihr Unternehmen wahrnehmen. Ist die Candidate Experience unorganisiert und unprofessionell? Dann projizieren Bewerber*innen das auf die gesamte Firma.

Im Gegensatz kann eine positive Erfahrung Wellen schlagen und weitere qualifizierte Leute ins Unternehmen holen. Sie können sicher nicht alle Ihrer Prozesse von heute auf morgen umstellen, aber Schritt für Schritt daran arbeiten jeden Aspekt der Bewerbererfahrung zu optimieren.