Dans beaucoup d’entreprises, les recruteurs sont les derniers à partir le soir. Il faut dire que leurs missions sont nombreuses. Ils sont souvent chargés de sourcer, de sélectionner, de mener les entretiens, de coordonner, de compiler des informations, d’onboarder et, finalement, de prendre les décisions d'embauche. La liste peut s'allonger en fonction de l'entreprise et de la fonction de recrutement spécifique. Les enjeux sont importants : les bons recrutements ont le potentiel de transformer une équipe alors que les mauvaises embauches peuvent coûter jusqu'à 15 000 dollars à une entreprise.
Les recruteurs ne peuvent tout simplement pas se permettre de perdre du temps ou de perdre des bons candidats dans le processus. Pourquoi y a t-il donc toujours autant de tâches manuelles dans le recrutement ? Non seulement elles font perdre un temps précieux, mais elles risquent aussi de faire partir les meilleurs candidats : soit en créant une mauvaise expérience candidat, soit en rendant votre équipe plus lente à passer des entretiens ou à faire des offres que vos concurrents.
Voici notre checklist des tâches manuelles qui peuvent vous faire perdre, à vous ou à votre équipe, vos candidats favoris.
1. L’analyse et l’ajout de profils
Le sourcing doit être agile et rapide, surtout lorsque vous opérez sur un marché candidat compétitif. Plus vite un candidat est sélectionné et invité à un entretien, plus vite il peut potentiellement être retiré du marché. Malgré la nécessité de rapidité, si vous cherchez des candidats en dehors de votre propre vivier de talents, le sourcing peut prendre beaucoup de temps et constituer une tâche manuelle laborieuse.
Télécharger des CV et des profils sur différentes plateformes (comme Facebook, LinkedIn ou GitHub), pour ensuite les enregistrer et les ajouter manuellement dans votre ATS ou votre CRM, vous fait perdre un temps précieux. Même si vous sourcez et téléchargez par lots, vous risquez toujours d’oublier un candidat dans un dossier. En outre, pensez au fait que conserver les données des candidats sur des ordinateurs individuels et en dehors d’un ATS peut constituer un risque de conformité au RGPD.
2. Les tableaux Excel
Si vous vous retrouvez à chercher régulièrement des informations dans des documents Excel, vous risquez d'être victime de fortes pertes de temps. Excel est depuis longtemps un outil important pour les recruteurs. Mais les fichiers Excel stockés individuellement sur des ordinateurs peuvent présenter des risques pour la sécurité des données, nuire à la collaboration au sein de votre équipe et perpétuer les tâches manuelles du recrutement.
Les tableaux Excel nécessitent une saisie manuelle importante de données. Et les mettre à jour prend tout autant de temps. Une erreur humaine peut facilement supprimer des informations cruciales, ou il peut vous arriver de faire une faute de frappe sur un e-mail ou un numéro de téléphone. L'utilisation continue d'Excel dans vos activités quotidiennes non seulement vous fera perdre un temps précieux mais constituera un risque sérieux pour la sécurité de vos données et l'accès aux données des candidats.
3. La copie d'e-mails
La communication avec les candidats est la partie la plus importante de tout processus de recrutement. Le suivi de processus complexes peut devenir mouvementé si vos e-mails ne se synchronisent pas directement avec les profils des candidats. Souvent, les recruteurs passent beaucoup de temps à harmoniser les communications par e-mail.
Rassembler les communications est nécessaire lorsque vous devez ajouter manuellement les échanges par e-mail à votre dossier de candidat. Ce faisant, vous risquez d'oublier des e-mails essentiels et de perdre beaucoup de temps. L'omission d'informations peut vous obliger à les redemander au candidat ou à ne simplement pas les avoir. Dans les deux cas, vous risquez de perdre du crédit ou de ne pas être préparé, ce qui se traduira par une mauvaise expérience pour le candidat.
4. Le contrôle des candidatures
Surtout lorsque les besoins sont urgents, vous pouvez vous retrouver à vérifier constamment votre boîte de réception sur plusieurs plateformes. Cependant, si un besoin a été satisfait ou n'est pas aussi urgent, vous risquez d'oublier au moins une plateforme sur laquelle l’annonce a été postée. Les candidatures et les demandes des candidats peuvent alors rester sans réponse pendant longtemps.
La vérification des candidatures est une tâche manuelle qui pourrait vous coûter de bons talents. La nécessité de vérifier manuellement chaque plateforme ou d'attendre des notifications dans votre boîte de réception pourrait leur signifier que certaines candidatures sont involontairement ignorées ou manquées. Si vous devez vérifier manuellement les candidatures sur toutes les plateformes, vous risquez de perdre ces candidats.
5. Le multi-posting
Vous voulez vous assurer que le plus grand nombre possible de candidats qualifiés voient votre offre. Le meilleur moyen d'y parvenir est certainement de la publier sur plusieurs canaux et plateformes. Mais c'est aussi une tâche manuelle qui pourrait vous faire perdre du temps si vous devez gérer les annonces individuellement.
Si les détails d'une opportunité changent ou qu'un besoin est fermé de manière inattendue, vous devrez vous rendre sur chaque plateforme et modifier ou supprimer manuellement l’annonce. Si vous ne le faites pas, vous risquez de recevoir des candidatures pour un poste qui a été fermé. Ou bien, si vous ne modifiez pas l'annonce, vous risquez de mal informer les candidats qui postulent. Ces deux possibilités ne créent pas vraiment une expérience positive pour les candidats.
6. Planifier les entretiens
Planifier des entretiens avec votre responsable de recrutement et les candidats peut être le jeu ultime du chat et de la souris. Une fois que votre candidat est d’accord pour une date, le hiring manager n'est plus disponible. Ou vice versa. De nombreux e-mails peuvent être échangés avant que vous ne puissiez fixer une date et une heure pour l'entretien. D'ici là, votre candidat aura pu passer un entretien ailleurs.
La planification des entretiens est l'une des tâches manuelles les plus pénibles du recrutement. En outre, de par sa nature manuelle, le fait de placer l'entretien dans l'agenda de chacun laisse place à l'erreur humaine. Même le fait d'avoir un assistant de planification en dehors d’un ATS peut entraîner des erreurs de communication. Manquer un entretien ou le retarder parce qu'il a été placé sur le mauvais créneau horaire peut signifier passer à côté d'un bon talent ou de créer une expérience négative pour le candidat.
Vous avez repéré un motif ? Les tâches manuelles signifient systématiquement que les recruteurs risquent de laisser s’échapper les bons candidats.
La planification des entretiens va au-delà de la simple mise en ordre de vos processus de recrutement. Elle témoigne également de l'engagement de votre entreprise en faveur de l'efficacité et de la simplicité de la technologie. Ce point est particulièrement important lorsque vous ciblez une main-d'œuvre composée principalement de millennials et de Gen Z, qui attachent une grande importance à l’aspect technologique d'une organisation. Près de 90 % d'entre eux ont déclaré que cela aurait un impact direct sur leur décision de travailler ou non pour une entreprise. Il serait incroyablement difficile de les attirer sans disposer d'un logiciel de recrutement automatisé.
Lorsque vous planifiez des entretiens, il est toujours utile de garder à l'esprit que l'ATS que vous utilisez pour automatiser cette fonction doit pouvoir fonctionner sur un téléphone portable. Selon le Global Web Index 2018, les membres de la génération Z passent en moyenne jusqu'à 4 heures par jour sur leur téléphone portable, soit plus de 20 minutes de plus que leurs homologues millennials.
7. La création de viviers de talents
Les recruteurs devraient toujours penser aux futurs postes à pourvoir, en particulier dans un marché axé sur les candidats. Il est donc important d'établir une relation professionnelle à long terme avec les candidats, actifs et passifs, pour les futurs postes. Il n'y a pas de meilleur moyen de maîtriser cette stratégie qu'un logiciel de recrutement efficace, qui vous permet d'accéder facilement à votre base de données de talents et de maintenir les communications ouvertes avec les candidats potentiels.
Une fois que vous avez reçu une candidature, vous pouvez l'ajouter à votre base de données et suivre les candidats pour vos offres d'emploi actuelles. Vous pouvez également partager facilement des informations sur votre vivier de talents avec votre équipe.
L'automatisation de votre réserve de talents peut vous aider à répondre aux besoins de recrutement de votre entreprise et à trouver plus rapidement des candidats de qualité. Les entreprises tournées vers l'avenir l'utilisent comme un moyen de motiver les candidats et de garder le contrôle sur leur processus de recrutement.
La solution : de bons outils et de l’automatisation
Les recruteurs sont des personnes très occupées car ils doivent endosser de nombreuses responsabilités dans le processus de recrutement. Traditionnellement, nombre de ces responsabilités impliquent des tâches manuelles. Aujourd'hui, il existe de nombreuses alternatives à cette situation grâce à des solutions technologiques. Une plateforme d'acquisition de talents comme Recruitee vous aide à automatiser ces tâches afin de vous faire gagner du temps et de vous éviter de perdre des candidats. De notre extension de sourcing qui extrait automatiquement les profils de diverses plateformes au planificateur qui trouve les disponibilités dans les agendas et se synchronise avec les profils des candidats, nous nous engageons à vous aider à attirer les meilleurs talents, à automatiser votre processus et à prévoir vos futurs besoins.
En outre, il existe un certain nombre d'outils que vous pouvez utiliser pour éviter les tâches manuelles et accélérer votre recrutement. Assurez-vous d'utiliser toute la technologie à votre disposition pour ne pas passer à côté des candidats dont vous avez besoin !
Exemple rapide : Automatisez vos questions de présélection
Lorsqu'on passe au crible des centaines de CV, il peut être difficile de savoir quels sont les candidats qui répondent vraiment aux exigences de votre offre. C'est là que l'automatisation des questions de sélection peut vous aider. Vous pouvez automatiquement réduire votre liste pour sélectionner les candidats qui correspondent à vos critères, en fonction de leurs compétences, de leur lieu de résidence, de leur niveau d'études, de leur autorisation à travailler dans votre entreprise, etc. La liste est longue !
La présélection peut aller au-delà de la simple pose de questions aux candidats. Avec un ATS, vous pouvez également envoyer des questionnaires et des tests pour évaluer si les candidats sont aptes à occuper le poste. S'ils prennent le temps de remplir ces tests, cela indique qu'ils sont prêts à faire un effort pour poursuivre leur carrière dans votre entreprise.
Les tests de mots-clés sont également de plus en plus fréquents dans le cadre du processus de présélection. Par exemple, si vous avez besoin d'un candidat ayant une connaissance impeccable du SEO, vous pouvez facilement filtrer les candidatures en recherchant le terme « SEO » dans votre ATS. Cependant, n'oubliez pas que les candidats deviennent également plus avertis et savent que les employeurs sont à la recherche de mots clés spécifiques, ce qui n'est donc pas toujours le moyen le plus fiable de trouver les candidats que vous voulez et dont vous avez besoin !
Généralement, la phase de présélection des candidatures peut ralentir le processus de recrutement. Le principal avantage de la présélection automatisée est qu'elle réduit le délai de recrutement et peut vous aider à trouver plus rapidement des employés de meilleure qualité. Donc, si vous n'avez pas encore automatisé votre processus de présélection, essayez de le faire et voyez comment cela vous permet de filtrer les meilleurs candidats pour vos postes.
Découvrez aussi 5 techniques pour commencer à automatiser votre recrutement !
