Sword Group is een internationale IT- en consultancyorganisatie met zo’n 1.500 medewerkers. Het bedrijf levert technologie- en adviesdiensten aan klanten in allerlei sectoren en is actief in tien landen, waaronder België, Luxemburg, Spanje en het Verenigd Koninkrijk.
Toon Kockx is Business Unit Director en stuurt een compact recruitmentteam van vijf mensen aan. Zij zijn verantwoordelijk voor het aannemen van nieuwe collega’s in meerdere landen. Omdat de wervingsbehoefte groot én internationaal is, werkt Sword nauw samen met een vaste groep recruitmentbureaus.
Het idee was dat deze bureaus werk uit handen zouden nemen. In de praktijk leverde de samenwerking vooral veel handmatig werk en versnipperde communicatie op. Het werd tijd voor overzicht, minder e-mailverkeer en één centrale plek voor samenwerking. En dat is precies waar de Tellent Recruitee AgencyHub voor kon zorgen.
De uitdaging: eindeloze e-mailkettingen en te veel administratie
Met zo’n 15 recruitmentbureaus – 10 vaste en 5 nichebureaus – verspreid over meerdere landen, liep het vijfkoppige recruitmentteam van Sword tegen grenzen aan. Vacatures, deadlines en dagtarieven werden besproken in eindeloze e-mailkettingen.
“We bereikten een punt waarop de communicatie met bureaus via e-mail zó veel werd dat het te veel tijd kostte,” vertelt Toon. “Daardoor bleef er minder tijd over voor het echte recruitmentwerk.”
Ook het gebrek aan overzicht speelde een rol. Zonder centrale plek voor inzendingen en rapportages werd het lastig om prestaties per land goed te volgen. Recruiters waren vooral bezig met administratie in plaats van met gesprekken en selectie. De omgekeerde wereld.
AgencyHub: één centrale plek voor de internationale samenwerking
Het team werkte al met het ATS van Tellent Recruitee. Met de add-on AgencyHub werd ook het volledige bureaubeheer op één plek samengebracht. Geen losse e-mails, tools of spreadsheets meer, maar een centrale omgeving waarin alle afspraken, vacatures en kandidaten overzichtelijk worden beheerd.
Zo ontstond er een gestroomlijnde samenwerking met recruitmentbureaus in meerdere landen, inclusief inzicht in hun prestaties en resultaten.
De implementatie verliep stapsgewijs. Binnen ongeveer vier maanden waren alle bureaus aangesloten op het platform.
Alle vacaturegegevens, zoals deadlines, statusupdates en dagtarieven, staan overzichtelijk in het portaal. Daardoor zijn er minder losse vragen en minder misverstanden. Het team hoeft niet meer handmatig te zoeken of door te sturen. Alles staat op één plek en iedereen werkt met dezelfde informatie.
Een oplossing die meebeweegt
Omdat Sword Group in hun vacatures vooral naar freelancers zoekt, sloten de standaardinstellingen van het platform in het begin niet helemaal aan. AgencyHub was oorspronkelijk vooral gericht op vaste functies.
Maar daar werd snel op ingespeeld: het platform werd uitgebreid met opties die beter passen bij freelanceprofielen, zoals dagtarieven en werkperiodes. Precies wat het team nodig had om er in de praktijk goed mee te kunnen werken.
“De nieuwe freelance-opties in de vacaturedetails, zoals dagtarieven en termijnen, zijn precies wat we nodig hadden. Het is fijn om te zien hoe goed er wordt geluisterd naar de wensen van klanten.”
Wat het opleverde voor Sword Group
AgencyHub heeft het recruitmentproces bij Sword Group merkbaar efficiënter gemaakt. Minder communicatie over en weer, minder handmatig werk en meer overzicht. Precies wat het team nodig had om de internationale samenwerking met bureaus soepel te laten verlopen. “We besparen nu zeker vijf uur per week op taken rond bureaubeheer,” zegt Toon.
Vooruitkijken: van overzicht naar strategie
Met de basis op orde richt het team zich nu op de volgende stap: data inzetten voor strategische beslissingen over samenwerkingen met bureaus in verschillende landen. Welke bureaus leveren goed werk, en welke niet?
Ook wordt gekeken hoe proactieve inzendingen van cv’s geïntegreerd kunnen worden, zonder dat dit de rapportages verstoort. Een duidelijke stap vooruit: van chaos naar overzicht, en van reactief naar strategisch werken.
Benieuwd hoe Tellent Recruitee jouw wervingsproces slimmer maakt? Neem contact met ons op! In een demo van 30 minuten laten we je graag zien wat er mogelijk is. Goed om alvast te weten: je administratie wordt gehalveerd, je bespaart tot wel 20% op bureaukosten, werft sneller en blijft zonder moeite compliant.
