Chancen der HR-Digitalisierung für KMUs: So kann es funktionieren

In diesem Artikel beleuchte ich die Chancen der HR-Digitalisierung für KMUs und zeige auf, dass die Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen weit unkomplizierter ist als oft befürchtet. Erfahren Sie hier, welche Maßnahmen und Tools Sie nutzen können, um auch Ihre Personalabteilung zu digitalisieren – ohne dabei den direkten Kontakt zu Kandidat*innen und Ihren Beschäftigten zu verlieren.

Hinweis: Zu diesem Thema war ich auch als Gast im Recruitee-Webinar. Die Aufzeichnung des Webinars "HR goes Digital: Mythos vs. Realität – Chancen und Erfolge der HR-Digitalisierung" steht Ihnen nun auch on-demand zur Verfügung.

Die häufigsten Vorbehalte beim Thema HR-Digitalisierung

Gerade KMUs stehen dem Thema HR-Digitalisierung oft noch skeptisch gegenüber. Das ist schade, denn gerade kleinere und mittlere Unternehmen können von der HR-Digitalisierung häufig sehr profitieren - und die Umsetzung ist eigentlich ganz einfach. Schauen Sie sich zunächst die vier häufigsten Vorbehalte einmal genauer an und prüfen Sie die folgenden Argumente:

1. HR-Digitalisierung ist teuer und zeitaufwändig

Der wahrscheinlich am häufigsten genannte Vorbehalt: zu teuer, zu aufwändig. Doch Digitalisierung muss nicht unbedingt bedeuten, dass eine All-in-One HR Software implementiert wird, die alle HR-Prozesse abbilden soll – so eine Umstellung kann in der Tat viele finanzielle und zeitliche Ressourcen binden. In vielen Unternehmen lassen sich mit der passenden Strategie Teilprozesse nach und nach digitalisieren – mehr dazu im Verlauf dieses Artikels. Erarbeiten Sie im Rahmen einer HR Digitalisierungsstrategie die größten “Pain Points” und zeitaufwendigsten Prozesse und entscheiden Sie basierend darauf, welche Teilprozesse für eine Digitalisierung, in diesem Fall die Einführung einer Best-of-Breed HR Software, in Frage kommen. Best-of-Breed bezeichnet in diesem Fall eine HR Software, die speziell für einen Teilbereich ideal ist, wie bspw. ein Bewerbermanagementsystem für die Recruitingprozesse.

2. Die Digitalisierung und KI machen Recruiter*innen vollständig überflüssig

Natürlich lassen sich durch Digitalisierungsmaßnahmen viele Prozesse vereinfachen und automatisieren. Doch der zwischenmenschliche Kontakt, die Empathie und die Kommunikation von Mensch zu Mensch lassen sich nicht so ohne Weiteres ersetzen. Digitalisierung kann aber in jedem Fall dazu beitragen, dass HR tatsächlich mehr Zeit für menschenzentrierteAufgaben und strategische Überlegungen gewinnt. Automatisierte Prozesse schaffen Raum, damit HR sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann und andere innovative Projekte vorantreiben kann.

3. HR-Digitalisierung ist für KMUs nicht relevant

Oft vertreten Unternehmer*innen die Auffassung, dass die HR-Digitalisierung im Grunde nur für große Betriebe interessant sei. Doch schon bei einem Mitarbeiterstamm von 10 Beschäftigten kann es sich durchaus lohnen, zumindest Teilprozesse zu digitalisieren, wie das folgende erfolgreiche Praxisbeispiel zeigt:

Das Unternehmen ist auf Wachstumskurs und es stehen einige Recruitings im kommenden Jahr bevor. Gerade als kleines Unternehmen ist es immens wichtig, Prozesse so zu strukturieren, damit die Zeit der wenigen Personen bestmöglich genutzt werden kann. Digitale Stellenanzeigen (“Multiposting”) & die Einführung eines Bewerbermanagementsystems sind Schlüssel zum Erfolg, um Zeit zu sparen, effizienter zu sein und eine professionelle Außenwirkung zu haben. Ausgangssituation: Sie haben eine Person, die sich zum Teil um HR Themen kümmert. Bei 10 Beschäftigten ist das höchstwahrscheinlich keine Vollzeitkraft. Darum ist es wichtig, stark administrativ belastete Prozesse von Beginn an effizient zu gestalten. Wir nehmen an, Sie planen, im kommenden Jahr 10 Personen einzustellen. Sie geben bisher manuell Stellenanzeigen in verschiedenen Medien auf, wissen vielleicht auch gar nicht, wo Sie schalten können und erhalten physische Bewerbungen per Post oder per E-Mail. Rückmeldungen schreiben Sie ebenfalls per E-Mail. Digitalisierungsmaßnahme: Einsatz eines Bewerbermanagementsystems - als Einzellösung wie Recruitee oder als Teil einer gesamten HR-Lösung. Damit können Sie Stellenanzeigen zentral erstellen und mit einem Klick auf verschiedenen Plattformen verteilen. Sie erhalten auch zentral Einblicke bzgl. Bewerberquantität und -qualität der einzelnen Quellen. Weiters können sich Bewerbende direkt über ein Online-Formular bewerben. Voreingestellte Laufzeiten pro Status, vordefinierte E-Mails sind per Knopfdruck verfügbar, Sie haben von Beginn an Kennzahlen zu Ihren Bewerbenden, aus denen Sie zukünftig profitieren können. Und das Beste: durch den Einsatz eines Bewerbermanagementsystems / einer HR Software sind Sie datenschutzrechtlich von vornherein abgesichert. Vorteile: Vereinfachung des Bewerbungsprozesses, modernes Auftreten des Unternehmens, zentrale Erfassung und Bearbeitung sowie Abstimmung zu allen Bewerbungen, bessere Vergleichbarkeit und schnellere Reaktionszeiten.

Sie sind noch nicht bereit für die Einführung eines Bewerbermanagementsystems oder einer HR Software, haben aber Probleme, passende Bewerbungen zu erhalten? Versuchen Sie, Hürden der Bewerbung so gering wie möglich zu halten:

Zeigen Sie auf Ihrer Karriereseite, was Sie zu bieten haben. Inhalte, die begeistern - statt nur looser Buzzwords.
Fügen Sie auf Ihren Inseraten auf Ihrer Homepage einen klaren “Call to Action” ein, bspw. “Bewerben Sie sich über unser Formular” (statt E-Mail). Beispiele zeigen, dass gerade KMUs eine höhere Anzahl an Bewerbungen erhalten haben, als die genannte E-Mail Adresse für die Bewerbung mit einem Button & einem verlinkten Onlineformular ersetzt wurde.
Gehen Sie neue Wege - versuchen Sie mit Social Media Anzeigen oder Bewerbungen ohne Lebenslauf-”Zwang” (statt Lebenslauf wäre ein LinkedIn Profil Link ausreichend) Aufmerksamkeit zu schaffen und/oder fügen Sie einen sog. “Funnel” auf Ihrer Website ein.
Testen Sie Tools aus, und mit der Zeit bewegen Sie sich in der HR Digitalisierung so, als wären Sie schon ewig ein Profi.

Auch kleine Änderungen können bewirken, dass Sie am Arbeitsmarkt positiv auffallen!

4. Der Datenschutz bei digitalen HR-Prozessen ist problematisch

Tatsächlich haben so gut wie alle seriösen Software-Anbieter ihre Hausaufgaben gemacht und dafür gesorgt, dass die Daten der Beschäftigten und von Bewerber*innen datenschutzkonform verwaltet werden. Oft ist der Datenschutz sogar besser gewährleistet als in Unternehmen, in denen beispielsweise Bewerbungsunterlagen per E-Mail verschickt und ausgedruckt werden und somit manchmal auch für Unbefugte einsehbar sind, oder gewisse Fristen zur Anonymisierung etc. nicht eingehalten werden können.

Recruitee bietet beispielsweise Automatisierungen, die Sie dabei unterstützen können, die Anforderungen der DSGVO korrekt umzusetzen. So wird etwa dafür gesorgt, dass Anmeldungen stets sicher erfolgen. Durch die Zwei-Faktor-Authentifizierung erhöhen Sie zudem die Sicherheit für Ihr Recruitee-Konto.

Gleichzeitig bestätigen auch Bewerber*innen einen Datenschutzerklärung im Rahmen ihrer Bewerbung - so sind Sie ebenfalls abgesichert. Auch bei manuell hinzugefügten Personen (z.B.: über aktive Kandidatenansprache auf LinkedIn können Sie mit einem Klick eine Datenschutzerklärung übersenden.

HR-Digitalisierung: So können Sie Schritt für Schritt die Potenziale erschließen

Vielleicht haben diese Überlegungen bewirkt, dass Sie sich nun doch einmal genauer anschauen wollen, wie Sie auch in Ihrem Unternehmen das Thema HR-Digitalisierung angehen können.

‍Gut zu wissen: Sämtliche HR-Prozesse auf einen Schlag zu digitalisieren, ist für die meisten KMUs gar nicht unbedingt empfehlenswert. Stattdessen können Sie Ihren Fokus auf Teilprozesse richten.

Welche das in Ihrem Unternehmen sind, finden Sie am ehesten heraus, indem Sie sich folgende Fragen stellen:

Welche Touchpoints hat mein Unternehmen denn aktuell mit Bewerber*innen und Mitarbeitenden?
Wo können wir ansetzen, um den Prozess zu vereinfachen oder zu beschleunigen?
Wo gibt es Herausforderungen und Schwierigkeiten mit aktuellen Prozessen?

Starten Sie Ihre HR-Digitalisierung mit einer Strategie und überlegen Sie, welche Ziele Sie erreichen wollen. Überlegen Sie, welche Prozesse Sie digitalisieren möchten - und gleichzeitig auch, welche nicht bzw. erst zukünftig. Dann können Sie sich auf die Suche nach sinnvollen Tools machen, die Sie dabei unterstützen können. Sie sind noch nicht bereit dazu, Tools einzuführen ? Dann finden Sie hier einige Tipps, wie Sie Ihre digitale Präsenz verbessern können.

Manchmal reicht es beispielsweise schon, nur eine Kleinigkeit zu verändern, um das Bewerbermanagement zu vereinfachen:

Setzen Sie eine eigene Karriere-Website auf, die stets auf dem aktuellsten Stand und auf Ihrer Unternehmensseite prominent sichtbar ist.
Sie haben bereits eine Karriere-Website? Sehr gut. Werden die Jobangebote dort aktuell gepflegt?
Können Interessierte auf der Karriere-Website authentische Berichte von Ihren Mitarbeitenden finden, etwa Videos, Blogbeiträge, etc.?
Welche Bewerbungswege bieten Sie an? Können Bewerbende ihre Unterlagen auf verschiedenen Wegen einreichen? Sind diese Möglichkeiten bei jeder Position für Bewerbende leicht zu erkennen?
Haben Sie sich bereits mit Mobile Recruiting auseinandergesetzt?
Ist ein/e Ansprechpartner*in in Ihrem Unternehmen genannt und/oder wird zum Linkedin-Profil verlinkt? Wie gepflegt sind die LinkedIn Profile Ihrer HR Ansprechpartner*innen?
Zeigen Sie auch auf Social Media Präsenz? Social Media Recruiting kann ebenfalls Teil einer sinnvollen HR-Digitalisierungs-Strategie sein.

Schon diese überschaubaren Maßnahmen können dazu führen, dass sich mehr qualifizierte Kandidat*innen bei Ihnen bewerben.

Weitere HR-Digitalisierungsmaßnahmen im Recruiting

Es gibt viele Möglichkeiten, das digitale Recruitment zum Erfolg zu führen. Setzen Sie neben der digitalen Präsenz Ihrer HR-Expert*innen auch auf sog. Corporate Influencer und lassen Sie diese das Unternehmen authentisch repräsentieren. Damit schaffen Sie es, dass sich Bewerber*innen ein Bild über das Unternehmen machen können und vielleicht sogar von selbst auf Sie zukommen. Weiters können Sie beispielsweise Bewerber*innen bei geringem Kostenaufwand bei ersten Bewerbungsgesprächen per Videocall kennenlernen. Diese können Sie über automatisierte Buchungstools wie etwa Terminland oder Calendly von den Bewerber*innen direkt buchen lassen – damit entfällt viel Aufwand bei der Terminabstimmung.

Sie können zudem mit Hilfe von Anwendungen wie FireFly (kostenpflichtig), oTranscribe (kostenfrei) oder HappyScribe (Testversion kostenfrei) den Gesprächsverlauf transkribieren lassen. Damit können Sie sich mehr auf das Gespräch konzentrieren, weil Sie selbst keine Notizen mehr machen müssen.

Wie Sie KI und weitere Tools nutzen können

Inzwischen gibt es eine Vielzahl digitaler Helferlein, die Sie im Personalwesen nutzen können, um bestimmte Prozesse zu verschlanken und attraktiver für Bewerbende zu werden:

Sprachbasierte KIs

Eine sprachbasierte KI wie ChatGPT kann Sie beispielsweise dabei unterstützen, Ihre Stellenangebote zielgruppenspezifischer und mit voller SEO-Power zu formulieren. Das heißt, Sie geben der KI klare Vorgaben zur Bewerber*innen-Persona und zur Stelle und erhalten dann eine Ausschreibung, die wahrscheinlich sehr präzise auf die Personen zugeschnitten ist, die Sie erreichen wollen. Beachten Sie dabei, dass ChatGPT 4.0. (Plus-Version) hier bessere Ergebnisse liefert als die kostenfreie ChatGPT 3.5 Version. Nichtsdestotrotz ein ideales Helferlein, um kreative Barrieren zu überbrücken und eine optimierte Stellenanzeige zu erhalten.

Ein Beispiel, wie so ein Prompt aussehen kann, finden Sie hier:

Denke wie ein Recruiter und unterstütze mich beim Schreiben einer Stellenausschreibung für einen Vollzeit Finance Manager ein innovatives Start-Up Unternehmen im CleanTech Bereich. Schreibe das Inserat in Du-Form, sprich den Bewerber direkt an und verwende eine inklusive Sprachform. Die Beschreibung der Tätigkeiten und Aufgaben sollte an das Storytellingformat angelehnt sein und Lust auf die Rolle machen. Die ideale Person für diese Stelle hat eine finanz-relevante Ausbildung gemacht und bereits mind. 5 Jahre Erfahrung in einer Finance Rolle, die sowohl Accounting als auch Controllingtätigkeiten vereint. Weiters wird diese Person im weiteren Teamaufbau involviert sein. Standort der Position ist Berlin mit der Möglichkeit bis zu 80 % remote zu arbeiten. Wir bieten 28 Urlaubstage, die Möglichkeit zur Workation, ein freundschaftliches Verhältnis im Team mit dem man einfach gerne zusammenarbeitet und den gemeinsamen Antrieb hat, die Welt zu einem besseren, nachhaltigeren Platz zu machen. Unterteile die Stellenanzeige in "Das sind deine Aufgaben bei uns", "Damit überzeugst du uns" und "Damit bewerben wir uns bei dir".

Wie Sie sehen, kommt ihm Prompt viel vor. Neben der Aufgabenbeschreibung und den Qualifikationen werden auch die wichtigsten Unternehmenswerte bzw. die Unternehmenskultur beschrieben. Im Idealfall nennen Sie auch Ihr Unternehmen, damit es noch spezifischer formuliert werden kann. Je detaillierter Sie Ihren Prompt schreiben, desto besser. Schreiben Sie den Prompt so, wie Sie auch eine*r Kolleg*in von der Rolle erzählen würden, der*die die Stellenbeschreibung texten müsste:

Schreibe mir eine lockere Stellenbeschreibung in Du-Form in gendergerechter Sprache für die offene Stelle eines Front End Developers (m/w/d) bei Recruitee mit Standort Amsterdam. Nutze Bulletpoints, wo notwendig, um die Stellenbeschreibung übersichtlicher zu machen. Teile die Beschreibung auf in die Abschnitte: “Das bringst du mit”, “Das bieten wir dir”, “So sieht ein Arbeitstag für dich aus”. Es handelt sich um eine Rolle, für die rund 5 Jahre Erfahrung gefragt sind. Die Person sollte Javascript wie ein absoluter Profi beherrschen. Andere Programmiersprachen (nenne ein paar Beispiele) sind ein Bonus. Wir bieten 25 Urlaubstage, 1500 EUR Trainingsbudget, hybrides Arbeiten und mehr.

Auch für Social Media Recruiting können solche Tools sehr hilfreich sein, zum einen, um Themen zu finden, die für Ihre Zielgruppe relevant sind, und zum anderen auch bei der Formulierung spannender Postings. Hier wäre Neuroflash ein Tool, dass Sie ausprobieren können.

Funnel-Tools bzw. Chatbots

Einen weiteren interessanten Ansatz bieten Apps wie Perspective oder Heyflow, die Bewerbende durch eine Art Frage- und Antwort-Spiel führen. Der Funnel ist dann weniger auf die Generierung von Leads zugeschnitten, sondern auf Bewerbende und deren Qualifikationen.

Sie möchten einen Chatbot in Ihre Karriereseite einfügen? Dann probieren Sie Moin AI - dort können Sie kostenfrei testen, wie leicht es geht, einen Chatbot basierend auf Ihrer Website oder Karriereseite zu erstellen.

Im Blue-Collar-Bereich gibt es innovative Ansätze wie die App Talk’n‘Job. Damit können sich Bewerbende in wenigen Minuten sprachgeführt über einen Chat bewerben. Die Ergebnisse werden automatisch transkribiert und stehen HR dann zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Testen Sie: Was passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Entwicklung schreitet rasant voran, und Sie können sozusagen live dabei sein, Ihre eigenen Erfahrungen mit KI-basierten Tools machen und HR-Prozesse nach und nach digitalisieren. Probieren Sie die hier erwähnten und weitere Tools doch einfach aus und prüfen Sie, ob sie sich in Ihrem betrieblichen Alltag bewähren.

An den genannten Beispielen können Sie erkennen, wie viel Sie selbst machen können, um digital präsenter zu sein und Teilprozesse zu vereinfachen. Das Zauberwort ist Trial-and-Error: ein bisschen Mut, sich auf diese neuen Tools einzulassen und herauszufinden, was wirklich zu Ihren Bedürfnissen im Unternehmen passt.

Im Lauf der Zeit werden Sie feststellen, was für Sie gut funktioniert. Dann können Sie schauen, wie sich die verschiedenen Tools harmonisieren lassen und vielleicht irgendwann tatsächlich eine große Lösung implementieren.

Legen Sie Ihre HR-Digitalisierungsstrategie fest

Wenn Sie sich intensiver mit dem Thema befassen, werden Sie schnell herausfinden, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen davon profitieren könnten, automatisiert zu werden. Im nächsten Schritt können Sie dann überlegen, was eine umfassendere Software können muss, um Ihren Ansprüchen zu genügen. Informieren Sie sich in Ihrem Netzwerk und anderen Quellen zu HR-Software, und lassen Sie sich in Demos erklären, wie die Tools funktionieren und welche Schnittstellen es gibt, wenn das Unternehmen wachsen soll und weitere Prozesse digitalisiert werden müssen.

Tipp: Recruitee kann Sie auf jeder Stufe des Prozesses dabei unterstützen, benutzerdefinierte Verbindungen zu Ihrem vorhandenen Tech-Stack zu ermöglichen.

Ganz wichtig: Für eine erfolgreiche HR-Digitalisierung holen Sie am besten schon frühzeitig alle Stakeholder ins Boot. Das Management und die Mitarbeitenden, der Betriebsrat und die HR-Kolleg*innen sollten auf jeder Stufe eines Implementierungsprozesses eingebunden und informiert werden.

Die Digitalisierung der HR-Prozesse kann eine spannende Aufgabe sein, die sich schnell amortisiert und die Kapazitäten in der Personalabteilung neu strukturiert.