Die digitale Personalakte - ihre Vorteile und was es zu beachten gilt

HR profitiert auf vielen Ebenen davon, die Verwaltung von Personalakten zu digitalisieren.

Erfahren Sie hier, wie Sie auf die digitale Personalakte umstellen und welche Faktoren dazu beitragen, dass die Umstellung möglichst reibungslos gelingt.

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte erfüllt dieselbe Funktion wie die herkömmliche Akte auf Papier: Alle Personaldokumente werden hier gesammelt und verwaltet. Weil alle Personaldaten konsequent digital erfasst und in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden, erlaubt die digitale Personalakte einen dezentralen und jederzeit aktuellen Zugriff auf alle relevanten Daten der Mitarbeitenden.

Was gehört alles in die digitale Personalakte?

Grundsätzlich finden in der digitalen Personalakte alle Dokumente ihren Platz, die auch in der Papierakte gesammelt werden:

• Stammdaten der Mitarbeitenden
• Bewerbungsunterlagen
• Zeugnisse und Zertifikate
• Lebenslauf
• Personalbogen
• Arbeitsproben
• Ausbildungs- und Arbeitsverträge
• Abmahnungen
• Kündigungen
• Vertragsänderungen
• Sozialversicherungsausweis
• Meldungen an Sozialversicherungsträger und Krankenkasse
• Unterlagen zur Lohnsteuer
• Gehaltsabrechnungen
• Urlaubsanträge und -bewilligungen
• Fehlzeiten und Überstunden
• Sonstige relevante Unterlagen

Auch Schriftverkehr mit den Mitarbeitenden wird in der digitalen Personalakte verarbeitet und gespeichert.

Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte?

Auch wenn die Umstellung auf die digitale Personalakte zunächst Ressourcen bindet und arbeitsintensiv ist – die mittel- und langfristigen Vorteile überwiegen deutlich:

• Zum einen gestalten sich Ihre Personalprozesse insgesamt deutlich transparenter. Die Zugriffsrechte können individuell verwaltet werden, so dass ausschließlich befugte Personen die Akte einsehen können. Zum anderen gehört die Angst vor Datenverlust zur Vergangenheit, und Manipulationen sind nicht mehr möglich.
• Vor allem jedoch verringern sich die Verwaltungskosten erheblich, weil Routineaufgaben automatisiert werden. Zudem können Sie auch die Aufgabenverwaltung optimieren, indem Sie Aufgaben zuweisen und Notizen hinterlegen. Integrierte Erinnerungen sorgen dafür, dass Sie keine Deadline mehr verpassen, und Aufbewahrungsfristen werden automatisch eingehalten. Dadurch kann die HR-Abteilung den Workflow deutlich effizienter als bisher gestalten, was für alle Mitarbeitenden zu einer Entlastung führt.
• Außerdem können Sie durch die Stichwortsuche gezielt und schnell nach Mitarbeitenden oder Kandidat*innen im Talent Pool suchen. Denn jedes Dokument, auch eingescannte handschriftliche Notizen, wird mit einem Schlagwort versehen, was die spätere Auffindbarkeit ungemein erleichtert.
• Mit der elektronischen Personalakte können Sie auch Analysen durchführen, zum Beispiel im Hinblick auf die Personalentwicklung. Mögliche Bedarfe werden schneller erkannt, und Ihr Unternehmen kann schneller gegensteuern, falls zum Beispiel die Fluktuationszahlen steigen.
• Sie können zudem die gespeicherten Daten auch für andere Aktionen nutzen, etwa für die Zeugniserstellung und überhaupt die gesamte Kommunikation mit Ihren Beschäftigten. Alles ist zentral an einem Ort abgelegt.
• Ihr Unternehmen spart viel Platz ein, weil Aktenschränke nicht mehr benötigt werden, in denen Dokumente trotz aller Sorgfalt mitunter verloren gehen können. Auch Sachmittelkosten, zum Beispiel für Ordner, Listen, etc., entfallen weitgehend.
• Mögliche externe Schnittstellen zu Steuerberatungskanzleien für die Lohnabrechnung können zudem die pünktliche und zuverlässige Auszahlung des Gehalts erleichtern.
• Nicht zuletzt empfiehlt sich die digitale Personalakte auch unter dem Nachhaltigkeitsaspekt, da Sie sehr viel weniger Papier verbrauchen.

Was es zu beachten gilt

Neben dem erhöhten Arbeitsaufwand bei der Einführung der digitalen Personalakte müssen auch die erhöhten Datenschutzanforderungen berücksichtigt werden. Auch wenn die am Markt verfügbaren Softwarelösungen alle DSGVO-konform sind, müssen zusätzlich entsprechende Kontrollorgane, wie etwa ein*e Datenschutzbeauftragte*r, eingebunden werden.

Außerdem muss der Betriebsrat bei der Einführung hinzugezogen werden. Laut dem Betriebsverfassungsgesetz hat er ein Mitspracherecht bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“  (§ 87 Abs. 1 Nr. 6). Damit sind Sie dann aber rechtlich immer auf der sicheren Seite – auch in der Zukunft.

Ausnahme Arbeitsverträge

Wichtig zu wissen ist, dass in Deutschland seit dem 1. August 2022 das neue Nachweisgesetz in Kraft getreten ist. Dies ist die Umsetzung der Bundesregierung und eine Reaktion auf die europäische Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen. Die Richtlinie soll die Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmende verbessern und die Beschäftigung transparenter und vorhersehbarer machen.So müssen Arbeitsverträge seit August 2022 einige zusätzliche Angaben erhalten, wie z. B. Informationen zum Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Arbeitszeiten, den Kündigungsprozess etc. Ein umstrittener Punkt ist auch die Schriftform. Laut neuem Nachweisgesetz müssen Arbeitsverträge auf jeden Fall in Schriftform unterzeichnet werden, d. h. neben digitaler Unterschrift muss auch die schriftliche Unterzeichnung vorhanden sein. Dies steht der HR-Digitalisierung im Jahr 2022, insbesondere mit Hinblick auf die digitale Personalakte, leider im Wege. Denn so müssen schriftlich unterzeichnete Verträge in Aktenschränken und nicht nur digitalisiert aufbewahrt werden. Das bedeutet mehr Papierflut für Personaler*innen. 

In 7 Schritten zur digitalen Personalakte

Die Umstellung auf die digitale Personalakte erfordert bereits im Vorfeld einige Überlegungen. Daher haben wir die wesentlichen Schritte zusammengetragen, die Ihnen helfen können, die Einführung der digitalen Personalakte möglichst reibungslos zu gestalten.

Schritt 1: Den passenden Anbieter finden

Am Markt tummeln sich diverse Anbieter, die Software für die digitale Personalakte anbieten. Um entscheiden zu können, welches System für Ihr Unternehmen passt, empfehlen wir Ihnen, zunächst zu definieren, welche Anforderungen mit der Einführung einer elektronischen Personalakte erfüllt werden sollen.

Achten Sie dabei zum Beispiel auf rechtliche und technische Aspekte und die Bedienbarkeit. Auch die Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme kann ein wichtiger Punkt sein.

Viele Systeme bieten eine automatische Kategorisierung aller Personaldokumente an, die von der Personalabteilung zusätzlich erweitert und angepasst werden können. Damit lässt sich das gewohnte Katalogisierungssystem direkt in die digitale Form übertragen, ohne zu großen Aufwand.

Auf dem Recruitee-Marktplatz finden Sie einige Integrationen von Dienstleistern, die eine digitale Personalakte im Portfolio haben, wie etwa Sympa oder kiwiHR.

Am besten nutzen Sie die Einführung der digitalen Personalakte in Ihrem Unternehmen dazu, sich grundsätzlich Gedanken zur Digitalisierung der HR-Prozesse zu machen.

Schritt 2: Definieren der Aktenstruktur

Nach dem Prinzip der Datensparsamkeit sollte die Aktenstruktur nach Ihren Anforderungen definiert werden. Expert*innen empfehlen, jedes Dokument einer eigenen Dokumentenklasse zuzuordnen. In der Regel entstehen so zwischen 50 und 100 Klassen – von Arbeitsvertrag bis Zulassungen, für alle Mitarbeitenden jeweils mit Datum versehen und entsprechend indiziert.

Schritt 3: Rechtemanagement

Klar zu definieren, wer auf welchen Bereich der digitalen Personalakte Zugriff hat, ist unbedingt nötig, um vertrauliche Informationen zu schützen. Denn bei allen Daten, die im Unternehmen gespeichert, erhoben und gesichert werden, müssen die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.

Die digitale Personalakte erlaubt es bei der entsprechenden Rechtevergabe, dass Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf ihre Personalakte haben (Employee Self Service). Damit entfällt zum Beispiel der hohe Abstimmungsaufwand für einen Termin für die Einsichtnahme, der bei Papierakten notwendig ist.

Darüber hinaus können Sie auch festlegen, welche Angaben Vorgesetzte von ihrem Team sehen dürfen. Die HR-Abteilung oder auch der Betriebsrat können Sonderrechte zugewiesen bekommen.

Schritt 4: Professionelles Projektmanagement etablieren

Große Eingriffe in gewohnte Abläufe erfordern schon im Vorfeld viel Kommunikation, um die Akzeptanz im Unternehmen zu erhöhen.

Daher ist es sinnvoll, frühzeitig Projektverantwortliche zu benennen und ein Team zusammenzustellen, das auch andere Stakeholder aus dem Unternehmen einbezieht, wie etwa den Betriebsrat und die IT. Das Projektmanagement begleitet und führt den gesamten Prozess bis zum erfolgreichen Abschluss.

Schritt 5: Digitalisierung der Akten

Geht es an die endgültige Digitalisierung des bestehenden Aktenbestands, stellt sich die Frage, ob das in Ihrem Unternehmen intern geregelt werden kann – oder ob es nicht sinnvoller ist, einen externen Dienstleister damit zu beauftragen.

Denn vor allem in größeren Unternehmen kostet es große personelle und zeitliche Ressourcen, alle Personalakten zu scannen.

Professionelle Dienstleister hingegen verfügen über das notwendige technische Know-how und achten bei ihrem Vorgehen auf datenschutzrechtliche Bestimmungen – auch bei Transport und Lagerung. Zudem wissen sie, worauf es ankommt, damit Ihnen hinterher alle Daten übersichtlich und klar strukturiert zur Verfügung stehen. Sie sorgen auch für eine professionelle Prozessdokumentation.

Achtung: Die aussortierten Papierakten können Sie nicht einfach so schreddern lassen. Bestimmte Unterlagen, sogenannte beweispflichtige Dokumente, müssen weiterhin in Papierform mit der Originalunterschrift archiviert werden. Hierzu zählen etwa die arbeitsrechtliche Kündigung, das nachvertragliche Wettbewerbsverbot, die Befristung von Arbeitsverträgen und Arbeitnehmerüberlassungsverträge. Professionelle Dienstleister wissen auch um diese Themen und beraten Sie entsprechend.

Schritt 6: Systemintegration vorbereiten

Für gewöhnlich wird dieser Schritt in enger Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Software-Anbieter erfolgen, der bereits Erfahrung mit den dabei auftauchenden Fragen hat. Zum Beispiel muss spätestens jetzt geklärt werden, welche Schnittstellen zu anderen Anwendungen im Unternehmen geschaffen werden sollten und ob es möglich ist, Dokumente aus Office-Anwendungen zu übernehmen. Auf dem Recruitee-Marktplatz finden Sie ein breites Angebot an Integrationsangeboten.

Schritt 7: Kommunikation und Rollout

Haben Sie die bisherigen Schritte beachtet, geht es im letzten Schritt im Grunde nur noch darum, alle in der HR-Abteilung Beschäftigten im Umgang mit dem neuen System zu schulen und die Mitarbeitenden zu informieren. Die meisten Systeme am Markt legen großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung, so dass auch Neueinsteiger direkt loslegen können.

Welche Tools gibt es für digitale Personalakten?

Am Markt gibt es eine Reihe von Software-Anbietern, die dabei unterstützen, Personalakten zu digitalisieren. Einige davon haben wir uns ein bisschen genauer angeschaut und stellen sie hier (in alphabetischer Reihenfolge) vor. Auf dem Recruitee Marktplatz finden Sie die HRIS-Integrationen, die mit der Recruitee Software kompatibel sind. Bei Interesse können Sie darüber hinaus bei allen Anbietern kostenlose Demos anfordern.

Jacando

Das Unternehmen bietet eine All-In-One-HR-Plattform, über die sich der gesamte Personalbereich digitalisieren lässt.

Die Lizenzkosten betragen 1.600 EUR, hinzu kommt ein von der Größe des Unternehmens abhängiger Jahresbeitrag, bei 500 Mitarbeitenden beispielsweise 25.056,00 EUR.

kiwiHR

Das Münchner Unternehmen versteht sich als Anbieter einer ganzheitlichen Personalverwaltung. Neben der digitalen Personalakte bietet kiwiHR daher auch Unterstützung im Bereich Zeiterfassung, Abwesenheiten, Onboarding und People Analytics.

Eine Installation ist nicht notwendig, kiwiHR funktioniert browserbasiert und ist leicht zu konfigurieren. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet.

kiwiHR bietet zwei Pakete für die digitale Personalakte an: kiwiHR Starter und kiwiHR Plus, wobei das größere Paket umfangreiche Zusatzfunktionen bietet und daher für größere Unternehmen besser geeignet ist. Die Kosten belaufen sich im Starter-Paket auf 3,5 Euro und im Plus-Paket auf 6 Euro pro Monat und Mitarbeiter*in. 

Lucca

Lucca entwickelt SaaS-Lösungen, die dazu beitragen, Verwaltungs- und Personalprozesse zu optimieren. Mit über 5.300 Kund*innen und 1.100.000 Nutzer*innen ist Lucca ein führendes Unternehmen im mittleren Marktsegment.

Die Staff Management Software Pople Socle HR ermöglicht die komplette Verwaltung des Personalbestands.

Officient

Das belgische Unternehmen hat sich auf die Fahnen geschrieben, seinen Kund*innen bei allen digitalen Prozessen eine bessere Übersicht und Kooperationsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen.

Die gesamte Personalakte inklusive Gehaltsdaten, Abwesenheiten und Verträge werden übersichtlich auf einem einzigen Bildschirm dargestellt.

Die Preise richten sich nach der Unternehmensgröße und betragen 6 EUR pro Monat und Mitarbeiter*in bei jährlicher Zahlung, und 7 EUR bei monatlicher Abrechnung.

SAP SuccessFactors und Flexso

Wer bereits SAP nutzt, kann die SAP SuccessFactors mit Flexso und Recruitee kombinieren und so einen schnellen Datenaustausch gewährleisten, der für die Mitarbeitenden in der HR-Abteilung eine große Zeitersparnis bedeutet.

Sympa

Das finnische Unternehmen Sympa wurde 2005 gegründet. Inzwischen ist Sympa ein sehr schnell wachsender HR-Dienstleister mit Niederlassungen in acht Ländern. Die Software wird in mehr als 100 Ländern eingesetzt und ist in 22 Sprachen verfügbar. Sympa versteht sich als „All-in-one Human Capital Management Software“, die alle Prozesse im HR-Bereich abdeckt.

Im Paket Essential für Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitenden sind viele Prozesse bereits vordefiniert. Das Paket Flex für größere Unternehmen mit bis zu 50.000 Mitarbeitenden stellt ein maßgeschneidertes Konzept zur Verfügung. Alle Leistungen sind individuell buchbar. Daher werden Preise nur auf Anfrage genannt.