10 Tipps für einen schnellen Rekrutierungsprozess

Die Frage, wie man durch einen schnellen Rekrutierungsprozess Menschen effizienter einstellen kann, sollte eine zentrale Überlegung für jede Personalabteilung sein. Den*Die bestmögliche Kandidat*in schnell zu finden, zu prüfen und einzustellen ist der Kern dessen, was es bedeutet, ein*e erfolgreiche*r Recruiter*in und ein erfolgreiches Recruitment-Team zu sein.

Natürlich ist es keine leichte Aufgabe, Spitzentalente konsequent in einem schnellen Tempo einzustellen. Es erfordert ein starkes Engagement des gesamten Recruitment-Teams und die Disziplin, den Einstellungsprozess ständig zu überprüfen, zu optimieren und zu überarbeiten.

Glücklicherweise läuft die schnellere Einstellung der richtigen Mitarbeiter*innen oft auf bestimmte Bereiche der Veränderung und Verbesserung hinaus, die Sie und Ihr Team übernehmen können.

Bevor wir uns mit einigen Tipps zur schnelleren Einstellung von Mitarbeiter*innen befassen, wollen wir einen Blick darauf werfen, warum Sie den Prozess überhaupt beschleunigen sollten.

Warum ist ein schneller Rekrutierungsprozess wichtig?

Der Grund dafür, den Einstellungsprozess zu beschleunigen, ist ziemlich offensichtlich. Eine schnellere Einstellung bedeutet, dass vakante Stellen schneller besetzt werden, was bedeutet, dass die Teams produktiv und profitabel bleiben können.

Abgesehen davon sind hier einige der Vorteile, die sich durch einen schnellen Rekrutierungsprozess ergeben:

• Reduzierung der Einnahmen und der Budgetbelastung durch unbesetzte Stellen. Mit jedem Tag, an dem eine Stelle unbesetzt bleibt, verliert Ihr Unternehmen Geld durch eine Lücke in der Qualifikation und Produktivität.
• Es herrscht der War for Talents. Sie müssen die besten Talente schneller binden als Ihre Konkurrenz.
• Spitzen-Kandidat*innen sind nicht lange verfügbar. Tatsächlich werden die besten Kandidat*innen in der Regel in nur 10 Tagen abgeworben.
• Er verbessert die Candidate Experience. Kandidat*innen bevorzugen einen schnellen Rekrutierungsprozess, in dem sie schnell Rückmeldung erhalten und nicht lange auf eine Zu- oder Absage warten müssen. Außerdem lässt Schnelligkeit Ihr Unternehmen organisiert und effizient erscheinen.

Dennoch kann eine schnelle Rekrutierung mit einem gewissen Risiko verbunden sein. Denken Sie an das berühmte Dreieck Schnell / Gut / Billig. Dieses Gedankenexperiment schreibt vor, dass ein Projekt realistischerweise nur (höchstens) zwei dieser Variablen auf Kosten der anderen erreichen kann. Das ist das Risiko, das Sie eingehen, wenn Sie versuchen, Ihre Rekrutierung zu beschleunigen, ohne auf Qualität oder Budget zu achten.

Bevor wir uns also mit der Frage befassen, wie man Leute schneller einstellen kann, ist es wichtig, daran zu denken, dass die Qualität der Einstellung und die Kosten pro Einstellung nicht um der schnelleren Einstellung willen in Kauf genommen werden sollten. Stattdessen sollten Sie danach streben, alle drei Ziele zu erreichen!

KPIs, die für einen schellen Rekrutierungsprozess wichtig sind

Bevor wir auf einige Tipps zur schnelleren Einstellung von Mitarbeiter*innen eingehen, werfen wir einen Blick auf die Kennzahlen, die Sie beachten sollten:

• Prozentualer Anteil der qualifizierten Bewerber*innen pro Stelle. Dies wird Ihnen zeigen, wie effektiv Ihre allgemeine Einstellungsstrategie ist und wie konsequent Sie bei der Einstellung guter Mitarbeiter*innen vorgehen.
• Time-to-Fill. Dies ist die Kernmetrik für Geschwindigkeit und zeigt die Gesamtzeit von der Stellenanforderung bis hin zur Füllung der offenen Position – also der Einstellung eines*einer neuen Mitarbeiter*in.
• Annahmequote der Angebote. Sie kann als Indikator für Probleme an verschiedenen Stellen in Ihrem Einstellungsprozess dienen. Wenn die Angebotsakzeptanzrate beispielsweise zurückgeht, ist dies wahrscheinlich ein Indikator für ein Problem irgendwo im Einstellungs-Trichter.
• Quality-of-Hire. Die Kernmetrik zur Messung, wie erfolgreich und produktiv die Einstellungsentscheidungen im Laufe der Zeit sind.
• Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire). Die Kernmetrik, um zu verfolgen, wie viel ein*e gute Kandidat*in kostet und wo es Möglichkeiten für Einsparungen gibt.

Nachdem wir uns nun angesehen haben, warum Sie Ihre Rekrutierung beschleunigen sollten und welche Kennzahlen wichtig sind, wollen wir nun einige Tipps zur schnelleren Einstellung von Mitarbeiter*innen geben.

10 Tipps, wie Sie Mitarbeiter*innen wirklich schneller einstellen können

Auch wenn die Ergebnisse und Bemühungen zweifellos je nach Recruitment-Team und Unternehmen unterschiedlich ausfallen werden, hier sind einige einfache Tipps, um qualifizierte Mitarbeiter*innen schneller einzustellen.

1. Verwendung eines datenbasierten Ansatzes

Der erste Schritt sollte immer der Blick auf die Daten sein, wenn Sie etwas an Ihren Prozessen verändern möchten. Überprüfen Sie Ihre KPIs und kennzeichnen Sie die Kennzahlen, die zeigen, dass der Einstellungsprozess langsam und ineffizient ist.

Von dort aus können Sie Ihren Prozess optimieren, neue KPIs zur Messung entwickeln und kontinuierlich überwachen, wie schnell und effizient sich die Kandidat*innen durch den Einstellungstrichter bewegen. Ohne eine datengesteuerte Mentalität ist es nicht einmal möglich, ein Problem zu identifizieren, geschweige denn eine Lösung zu finden.

2. Erstellen Sie einen strukturierten Einstellungsprozess

Wenn Sie die Einstellungsmetriken geprüft haben und bereit sind, Änderungen vorzunehmen, ist es eine gute Praxis, einen strukturierten Einstellungsprozess zu entwickeln, um die Dinge so effizient wie möglich zu gestalten.

Ein strukturierter Prozess gibt Ihrem Team eine bestimmte Reihe von Schritten vor, die für jede neue Stellenausschreibung befolgt werden müssen, um verpasste oder überflüssige Schritte oder Rückstände im System zu beseitigen.

Einmal eingerichtet, können Sie Ihren Einstellungsprozess kontinuierlich überwachen und Optimierungen vornehmen, um die Geschwindigkeit und Effizienz insgesamt zu verbessern.

3. Automatisieren Sie so viel wie möglich

Sich wiederholende und zeitraubende Aufgaben sind die Hauptursache für langsame und ineffiziente Einstellungsverfahren. Diese Aufgabenüberlastung kann auch zu Arbeitsrückständen in bestimmten Phasen des Einstellungsprozesses führen, was sich auf alle Ihre Kern-KPIs auswirken kann.

Um dies zu vermeiden, ist es ratsam, so viele einfache und sich wiederholende Aufgaben wie möglich zu automatisieren. Dazu können die Prüfung von Lebensläufen, die Planung von Vorstellungsgesprächen, die Änderung des Kandidat*innen-Status oder das Versenden von E-Mails gehören. Je mehr Sie automatisieren, desto schneller können die Kandidat*innen durch den Trichter bewegt werden.

Bewerber*innen-Managementsysteme sind eine gute Hilfestellung wenn es darum geht, bestimmte Aufgaben und Abläufe zu automatisieren. Mit den automatisierten Aktionen von Recruitee können Sie automatisch E-Mails versenden oder Benachrichtigungen an Ihre Teammitglieder senden. Egal für welche Automatisierung Sie sich entscheiden, jede leistet ihren Beitrag für einen schnelleren und effizienteren Einstellungsprozess.

4. Interviewen Sie nur die besten Kandidat*innen

Ein Vorstellungsgespräch kann leicht eine der zeitaufwändigsten Aufgaben bei der Einstellung sein. Wenn Sie sich regelmäßig fragen, wie Sie Leute schneller einstellen können, ist eine der besten Möglichkeiten, Kandidat*innen für Vorstellungsgespräche achtsamer auszuwählen.

Denken Sie darüber nach: Wenn eine Stellenausschreibung 250 Bewerber*innen einbringt und Sie sogar 5 % von ihnen interviewen, sind das 13 Einzelgespräche, an denen Sie teilnehmen müssen, plus die Zeit, die Sie für die Überprüfung der Ergebnisse aufwenden müssen. Wenn Sie bei den Bewerbungsgesprächen strenger vorgehen und nur die obersten 1 % zu einem Gespräch einladen, sinkt diese Zahl auf drei.

5. Stellen Sie intern ein

Immer neue, externe Kandidat*innen einzustellen kann ein teurer und zeitraubender Prozess sein. Ein sicherer Weg, um bessere Leute schneller und für weniger Geld einzustellen, besteht darin, sich stärker auf den internen Kandidat*innen-Pool zu stützen: die derzeitigen Mitarbeiter*innen.

Eine interne Einstellung ist 1,7 Mal billiger, und es dauert viel weniger Zeit, qualifizierte Kandidat*innen zu finden und zu prüfen. Außerdem wissen Sie bereits, dass diese internen Kandidat*innen zu Ihrem Unternehmen passen, und Sie haben aus erster Hand Einblick in ihre Leistung.

Es ist also eine gute Idee, Ihr internes Team in einem ersten Schritt über offene Stellen zu informieren, bevor Sie sie auf Jobbörsen veröffentlichen.

6. Nutzen Sie Empfehlungsprogramme

Wie die interne Rekrutierung erweisen sich auch Empfehlungsprogramme erwiesenermaßen schneller, billiger und effektiver als die externe Rekrutierung. Diese funktionieren auf ähnliche Weise wie die interne Rekrutierung, mit dem Unterschied, dass Sie sich auf Mitarbeiter*innen verlassen, die für die qualifizierten Kandidat*innen bürgen.

In den meisten Fällen werden Ihre Mitarbeiter*innen jemanden empfehlen, der kulturell gut zu Ihnen passt und über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, um erfolgreich zu sein.

7. Machen Sie schneller Angebote

Es gibt nichts Schlimmeres als den*die ideale*n Kandidat*in zu finden, nur damit er*sie in letzter Minute das Angebot ablehnt. Um diese Szenarien zu vermeiden, wird dringend empfohlen, sich um eine Beschleunigung der Angebote zu bemühen.

Qualifizierte Kandidat*innen, die nach einem langen Interviewprozess Funkstille bekommen, werden wahrscheinlich ihren Wunsch, für Ihr Unternehmen zu arbeiten, überdenken.

Verringern Sie das Risiko dieser Situation, indem Sie den Entscheidungsprozess beschleunigen und Schlüsselkomponenten der Stellenangebote automatisieren.

8. Kennen Sie Ihre Anforderungen und Ihre Wunsch-Kandidat*innen

Es ist absolut entscheidend, dass Sie genau wissen, was Ihre aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse sind und wer Ihre idealen Kandidat*innen sind.

Wenn Sie diese beiden Faktoren kennen, können Sie schnell präzise Stellenanzeigen schreiben und veröffentlichen, die sich direkt an die Personen richten, die Sie einstellen möchten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Flut von Bewerber*innen größtenteils qualifiziert ist, was Ihre Arbeitsbelastung in der Folgezeit verringert.

Darüber hinaus hilft Ihnen das  Wissen um die strategischen Bedürfnisse des Unternehmens, sofort in Aktion zu treten und kostspielige Verzögerungen bei der Einstellung zu vermeiden.

9. Verwenden Sie Talent-Pipelines

Talent-Pipelines sind ein Rückstand an hoch qualifizierten Kandidat*innen, die bei Bedarf abgebaut werden können, um vakante Positionen zu besetzen. Sie sind auch eine der effektivsten Techniken, um freie Stellen so schnell wie möglich mit qualifizierten Kandidat*innen zu besetzen.

Falls Sie bislang noch keine Talent-Pipelines verwenden, sollten Sie dies in Erwägung ziehen. Informieren Sie sich und Ihr Team über Netzwerk- und Kandidat*innen-Engagement-Aufgaben, was dabei helfen wird, qualifizierte Kandidat*innen kennenzulernen und mit ihnen zu kommunizieren. Aus diesen Personen können schließlich irgendwann neue Mitarbeiter*innen werden.

10. Investieren Sie in den richtigen Tech-Stack

Unabhängig davon, ob Ihr Schwerpunkt auf Automatisierung, intelligenter Analytik oder Talent-Pipelining liegt, ist es wichtig, dass Ihr Team über die richtigen Werkzeuge für die jeweilige Aufgabe verfügt. Die Frage, "wie man Leute schneller und effizienter einstellen kann", sollte eng gefolgt werden von der Frage, "welche Technologie wir einsetzen können, um dies zu ermöglichen".

HR-Tech war noch nie besser und vielfältiger als heute. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und recherchieren Sie verschiedene Optionen, die Ihre Rekrutierung schlanker, schneller, kostengünstiger und letztlich auch effektiver für Ihr Unternehmen machen können.