Effektiver einstellen mit einem Bewerbermanagement-System

Der Prozess, den eine Stellenausschreibung anstößt, besteht aus einer Vielzahl von Schritten. Von der Auswahl der passenden Jobbörsen über die Verwaltung der Bewerbungen bis hin zu Interviews gibt es viele Schritte, die immer wieder gleich sind. Und es gibt Teile des Prozesses, die zu kurz kommen, weil keine Zeit dafür übrig ist. Je effektiver ein Prozess gestaltet ist, umso mehr Zeit und Geld können Sie einsparen. Das ist beim Bewerbungsprozess nicht anders. Ein Bewerbermanagement-System schafft Ihnen Freiräume, verschlankt den Prozess und erhöht die Qualität der Bewerbungen. Mit einer Digitalisierung des Recruitings sind Sie in der Lage, Ihre Daten zu analysieren und Abläufe ständig zu verbessern.

Hinzu kommt, dass der Einsatz von Software Fehler vermeiden kann und Sie in der Lage sind, von unterwegs auf Daten und Vorgänge zuzugreifen. Sie können auf Messen schneller Besucher*innen antworten und Karriereseiten erstellen, die auf mobilen Geräten genutzt werden können. Diese Benutzererfahrung hilft auch, die Reputation Ihres Unternehmens zu verbessern.

Ein Bewerbermanagement-System ist längst nicht mehr nur für große Konzerne geeignet. Die Computerwoche sieht eine Digitalisierung des Recruitings als einen der großen Zukunftstrends an:

“Mitarbeitergewinnung ist eine Kernaufgabe in einem umkämpften Bewerbermarkt. Auszubildende oder Fachkräfte zu gewinnen, wird in den meisten Branchen immer problematischer. Dann auch noch die Engagierten und Fähigsten herauszufiltern, ist eine diffizile Aufgabe. Selbst kleine Mittelständler nutzen zunehmend professionelle Bewerbersoftware, um auf den interessantesten Plattformen und Foren gezielt Mitarbeiter zu finden.

”Wir haben Ihnen einige Tipps zusammengestellt, wie Sie ein Bewerbermanagement-System nutzen können, um effektiver Stellen zu besetzen und die richtigen Talente zu finden.

Tipp 1: Rationalisierung Ihres Recruitingprozesses

Wenn eine Tätigkeit in einzelne Schritte unterteilt wird und diese dann als Prozess ablaufen, haben Sie nicht nur eine bessere Übersicht, sondern können an verschiedenen Punkten des Prozesses auch den Erfolg messen. Eine Bewerbermangement-Software hilft Ihnen dabei enorm: Sie können sehr genau sehen, wo Sie zu viel Zeit investieren und in welchen Bereichen es einen Optimierungsbedarf gibt. Vor allem stellt die Software Potenzial für Rationalisierungen dar.

Überall dort, wo automatisierbare und wiederkehrende Tätigkeiten noch von Mitarbeiter*innen erledigt werden, ist Rationalisierung möglich. Das kann bedeuten, dass Sie Personal oder Zeit einsparen können, es schafft Ihnen darüber hinaus Freiräume für andere Tätigkeiten. Hochqualifizierte Mitarbeiter*innen müssen heute keine Standard-E-Mails mehr verfassen, schon gar nicht, wenn diese an eine Vielzahl von Bewerber*innen geschickt werden sollen. Ebenso müssen Ihre Angestellten nicht wöchentlichen über Tabellen brüten, um daraus einen Bericht zu erstellen. Eine Bewerbermanagement-System übernimmt diese Arbeiten, und Ihr Team kann sich anderen Aufgaben, wie der strategischen Planung oder Organisation von Recruiting-Events widmen.

Ein weiterer wesentlicher Rationalisierungseffekt ist die Geschwindigkeit: Mit einer Bewerbermanagement-Software beschleunigen Sie die Erledigung von einfachen Aufgaben. Hier können sich durchaus Einsparmöglichkeiten beim Personal ergeben.

Tipp 2: Alle Funktionen an einem Ort im Bewerbermanagement-System haben

Datenanalyse und Berichte können ein unglaublicher Zeitfresser sein, wenn Sie diese selbst zusammentragen müssen. Für Ihre Mitarbeiter*innen ist es eine oft frustrierende Aufgabe, Zahlenkolonnen in Excel-Tabellen zu kopieren und daraus dann eine Performance-Analyse zu erstellen. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, aus dem Bewerbermanagement-System heraus Stellenanzeigen zu formulieren, Ihre Karriereseite zu aktualisieren und Interviewtermine zu vergeben.

Reporting-Dashboards

Ein Bewerbermanagement-System zeigt Ihnen alle wichtigen Daten auf einen Blick an – und das in Echtzeit. Sie können quasi live verfolgen, wie viele Bewerbungen es auf eine neue Stelle gibt oder viele Bewerber*innen im Prozess abgesprungen sind. Diese Dashboards bereiten alle wichtigen Informationen optisch ansprechend und übersichtlich für Sie auf.

Interviewplaner

In vielen Unternehmen wird bei der Organisation von Interviewterminen noch mit einem Kalender und E-Mails gearbeitet. Das kostet nicht nur viel Zeit, es können sich auch schnell Fehler einschleichen. Eine Adresse ist falsch geschrieben, ein*e Kolleg*in ist nicht einkopiert oder jemand hat sich im Tag vertan. Ein digitaler Interviewplaner zeigt Ihnen an, welche Termine bei Kolleg*innen frei sind, blockiert einen Zeitraum und informiert automatisch Bewerber*innen.

Karriereseite

Wenn Sie die Karriereseite Ihres Webauftritts aktualisieren wollen, müssen Sie oftmals entweder Kolleg*innen fragen, die sich mit dem Content-Management-System auskennen (oder Sie selbst müssen sich einloggen). Dann gilt es, mühsam alle Informationen aus der Stellenanzeige in die entsprechenden Text- und Formularfelder einzufügen. In einem Bewerbermanagement-System wird Ihnen diese Arbeit abgenommen. Einmal eingegebene Daten können auf unterschiedlichen Kanälen verwendet werden und Sie können sich ganz darauf konzentrieren, wie erfolgreiche Ihre Karriereseite Bewerber*innen anzieht.

Tipp 3: Automatisierung mit dem Bewerbermanagement-System

Der wohl größte Vorteil eines Bewerbermanagement-Systems liegt in der Automatisierung von sich wiederholenden ähnlichen Tätigkeiten. Grob lässt sich sagen, dass Aufgaben, die jeden Tag erledigt werden müssen, automatisiert werden können. Ganz oben auf der Liste stehen E-Mails und das Schalten von Stellenanzeigen. Bei den E-Mails profitieren Sie von Vorlagen, die in den unterschiedlichen Schritten des Bewerbungsprozesses eingesetzt werden. Ob es die Bestätigung des Bewerbungseingangs ist, eine Einladung zu einem Online-Test oder eine Absage – die Software übernimmt diese Aufgaben effizient, fehlerfrei und professionell.

Eine vielversprechende Anwendung von Rekrutierungsautomatisierung ist das Auslesen von Lebensläufen. Das manuelle Screening von Lebensläufen ist immer noch ein besonders zeitaufwändiger Teil der Rekrutierung. Das größte Problem dabei: Bis zu 80 Prozent der für eine Position eingegangene Lebensläufe gelten als nicht qualifiziert. Mitarbeiter*innen im Recruiting können bis zu 23 Stunden pro Stelle mit dem Lesen und Analysieren von Lebensläufen verbringen.

Künstliche Intelligenz beim Bewerbermanagement-System

Heute kann ein Bewerbermanagement-System von Künstlicher Intelligenz unterstützt werden und den Prozess der Lebenslauf-Bewertung fast vollständig automatisieren. Sie kann aufgrund von voreingestellten Qualifikations-Parametern für eine Stelle entscheiden, ob Bewerber*innen die notwendigen Voraussetzungen mit sich bringen und sie dann im Bewerbungs-Trichter weiterreichen. Zu solchen Parametern gehören zum Beispiel Abschlüsse, Qualifikationen und formale Voraussetzungen an einen Lebenslauf sowie Berufserfahrung.

In einem Arbeitsmarkt mit knappen Fachkräften kann eine Automatisierung der Kommunikation Pluspunkte bringen, zum Beispiel ein freundlicher Chatbot und individualisierte E-Mails.

Tipp 4: Candidate Experience

Viele Arbeitssuchende sind nicht heute nicht mehr bereit, durch einen langwierigen Bewerbungsprozess zu gehen und mehrere Tage auf Antworten zu warten. Sie verwenden mobile Geräte und wollen über Smartphone große Teile Ihrer Kandidat*innen-Erfahrung machen. Entsprechend erwarten sie, dass ein Unternehmen die notwendigen Voraussetzungen bietet. Den Anteil an mobilen Internetnutzer*innen steigt ständig, und viele junge Menschen benutzen nicht einmal mehr eine E-Mail.

Als Unternehmen sind sie aufgefordert, diesen Trends zu folgen – was aber nicht leicht ist. Wer keine eigenen Programmierer*innen beschäftigt, sollte deshalb auf eine Bewerbermanagement-Software zurückgreifen. Eine Studie der Uni Bamberg fand heraus, dass ein gutes Drittel der Kandidat*innen angibt, sich häufiger als früher über mobile Endgeräte bei Unternehmen zu bewerben.

“Hierbei lässt sich ein Unterschied bezüglich der Generationen und der Geschlechter feststellen: Während sich nur knapp ein Drittel der Baby-Boomer-Generation häufiger mittels mobiler Endgeräte bei Unternehmen bewirbt, ist es in der Generation Z sogar mehr als die Hälfte. Weiter bewerben sich anteilig mehr Frauen als Männer mit mobilen Endgeräten häufiger bei Unternehmen als früher”, heißt es in der Studie.

Ein Bewerbermanagement-System ist für den mobilen Gebrauch optimiert. Die meisten Systeme werden heute über den Browser bedient, die Seite passt sich automatisch den Bildschirmen der Smartphones und Tablets an. Ob Karriereseite oder ein anderes Interface: Die Software stellt sicher, dass Kandidat*innen die gleiche gute Erfahrung bei der Bewerbung haben wie an einem Desktop-Rechner oder Laptop.

Wenn Sie Bewerber*innen mobile Lösungen anbieten, zeigen Sie, dass Sie sich aktiv um diese bemühen. Wer das Gefühl hat, professionell und den eigenen Bedürfnissen entsprechend behandelt zu werden, wird länger im Bewerbungsprozess bleiben.

Tipp 5: Besser organisieren mit einem Bewerbermanagement-System

Die Bearbeitung einer Bewerbung ist eine Teamaufgabe. Mehrere Mitarbeiter*innen sind daran beteiligt. Die Verteilung von Aufgaben wird meistens von der Abteilungsleitung organisiert. Diese wird dann auch immer wieder kontrollieren müssen, ob alles reibungslos läuft. Ein Bewerbermanagement-System kann aufgrund einmal festgelegter Rollen bestimmte Mitarbeiter*innen mit Aufgaben betrauen. Sollten diese im Urlaub sein oder sich selbst als zu beschäftigt markiert haben, werden die Tätigkeiten automatisch an Stellvertreter*innen weitergeleitet.

Sie können selbst mit wenigen Klicks aus dem System heraus Aufgaben verteilen. Haben Sie eine*n interessante*n Bewerber*in gefunden? Fügen Sie einfach den Namen von Angestellten hinzu, die Sie mit dieser Bewerbung betrauen wollen. Bei Recruitee können Sie zum Beispiel ganz einfach Teammitgliedern Kandidat*innen zuweisen: Sie fügen im Kandidat*innen-Profil einfach über das Plus-Symbol die Person hinzu. Diese bekommt dann automatisch Benachrichtigungen über alle Aktivitäten der Kandidat*innen.

Auf diese Weise können Sie ohne lange Meetings und Diskussionen ihr Team im Bewerbermanagement organisieren und alle haben Zugriff auf die Informationen, die für die Bearbeitung der Bewerbung benötigt werden.

Tipp 6: Talent Pools erstellen

Schon Johann Wolfgang von Goethe fragte “Warum in die Ferne schweifen, wenn das Gute so nah liegt?” und stellte fest: in seinen Erinnerungen. Ins digitale Zeitalter übertragen bedeutet das: Warum nach Kandidat*innen in Jobbörsen suchen, wenn Sie selbst sich eine Datenbank mit qualifizierten Bewerber*innen aufbauen können?

In einem professionellen Bewerbermanagement-System ist ein Talent Pool als Funktion enthalten. Bewerber*innen, die in den letzten Schritten des Auswahlprozesses herausfallen, aber grundsätzlich qualifiziert sind, können darin aufgenommen werden. Auch hier sparen Sie sich viel Zeit: Mit wenigen Klicks fügen Sie das Kandidat*innen-Profil dem Talent Pool hinzu.

Das System wird automatisch der Person eine Benachrichtigung schicken und um ein Einverständnis bitten. Das ist aus datenschutzrechtliche Gründen notwendig. Bei einer Zustimmung werden die Kandidat*innen hinzugefügt. Sie bekommen außerdem einen Link, mit dem sie sich jederzeit wieder löschen können. Und Sie als Recruiter*in können mit automatisierten Erinnerung-E-Mails regelmäßig von sich hören lassen und zum Beispiel Stellenanzeigen verschicken, die auf das Kandidat*innen-Profil passen.

Da diese Bewerber*innen bereits durch einen Teil des Prozesses gegangen sind, liegen Ihnen alle notwendigen Informationen bereits vor. Sie haben bereits Testergebnisse und Anmerkungen von Kolleg*innen im System stehen. Das System ermöglicht es Ihnen, direkt diese Talente zu kontaktieren und Ihnen die freie Stelle zu offerieren.Dieses Active Sourcing hat einen positiven Außeneffekt: Es dient dem Employer Branding, weil es zeigt, dass Sie diese Person nicht vergessen haben. Wer ein Jahr nach einer Bewerbung gefragt wird, ob man sich nicht auf eine andere Stelle bewerben möchte, macht dadurch bereits eine gute Erfahrung.

Mit einem Talent Pool können Sie wesentlich schneller und effektiver eine Stelle besetzen. Sie sparen sich die Kosten für Anzeigen und die Zeit für ein Bewerbungsverfahren. Besteht auf Seite der Bewerber*innen Interesse, können Sie gleich zum Interview eingeladen werden. Mit einem Talent Pool können Sie Time-to-hire und Costs-per-hire erheblich senken.

Tipp 7: Höhere Qualität der Bewerber*innen durch ein Bewerbermanagement-System

Ein wichtiges Element des Einstellungsprozesses ist die Qualität der Bewerber*innen. Sie wird definiert als der Gesamtwert, den die neuen Mitarbeiter*innen dem Unternehmen mit ihrer Leistung bringen. Zu den Variablen, die bei der Berechnung der Qualität der Einstellung berücksichtigt werden, gehören die Einarbeitungszeit, die Fluktuationsraten und Cultural Fit.

Bewerbermanagement-Systeme helfen Ihnen, die Qualität der von Ihren eingestellten Bewerber*innen erheblich zu verbessern. Personaler*innen wissen heute, dass hochqualifizierte Kandidat*innen nicht länger als 8-12 Tage auf dem Markt bleiben. Daher ist es wichtig, den Einstellungsprozess zu beschleunigen, um sicherzustellen, dass Sie die besten Kandidat*innen erhalten, bevor andere Unternehmen sie Ihnen wegschnappen. Ein Bewerbermanagement-System hilft Ihnen, indem es automatisierte E-Mails sendet, die eine kontinuierliche Kommunikation mit den Kandidat*innen gewährleisten und diese schnell an Ihr Unternehmen binden können.

Je schneller Sie heute Stellen mit qualifizierten Bewerber*innen besetzen können, umso geringer sind Ihre Ausfallkosten und Produktivitätsverluste. Angefangen von der Auswahl von Kandidat*innen über maschinenlesbare Lebensläufe bis hin zur professionellen Koordinierung von Interviewterminen wird das System die Qualität ständig verbessern. Die besten Talente bekommen heute die Unternehmen, die schnell sind, sich professionell und zukunftsfähig präsentieren und eine optimale Kommunikation bieten. Das Bewerbermanagement-System ist Ihnen dabei eine große Hilfe.

Tipp 8: Produktivität erhöhen durch ein Bewerbermanagement-System

Je mehr Zeit Sie für wichtige Recruiting-Aufgaben haben, umso effektiver können Sie Stellen besetzen. Wie Ihnen ein Bewerbermanagement-System helfen kann, zeigt sich am Beispiel von Jobmessen. Auf diesen bieten Sie freie Stellen an, präsentieren sich als Arbeitgeber*in und wollen Ihren Talent Pool mit potenziellen Kandidat*innen füllen.

Eine Software, die Sie über Ihr Handy direkt am Stand benutzen können, ermöglicht es Ihnen, viele neue Kandidat*innen-Profile an Ort und Stelle anzulegen und so bereits wenige Minuten nach dem Standbesuch mit den Bewerber*innen in Kontakt zu sein. Mit einer automatisierten E-Mail bedankt sich das System für die Kontaktaufnahme, bittet unter Umständen um die Zusendung eines Lebenslaufs und vervollständigt das Profil.