Automatisiertes Recruiting-System: Gründe und Vorteile erklärt

Haben Sie sich schon mal darüber geärgert, wie viel Zeit Sie mit sich wiederholenden und zeitraubenden Aufgaben verbringen, die nicht zu besseren Einstellungsergebnissen führen? Wenn Sie dies mit Ja beantworten können, seien Sie beruhigt, denn Sie sind nicht allein!

Das Ziel eines automatisierten Recruiting-Systems ist es, die Zeit für sich wiederholende und manuelle Aufgaben zu reduzieren. Dadurch können sich Recruiter*innen und Personalverantwortliche auf den direkten Austausch mit Kandidat*innen konzentrieren und haben mehr Zeit für strategische Aufgaben und Projekte. Das übergeordnete Ziel ist natürlich eine bessere und effizientere Personalbeschaffung, die sich ebenfalls positiv auf die Geschäftsergebnisse des Unternehmens auswirkt.

Sie konnten die Frage oben mit Ja beantworten? Dann interessiert es Sie vielleicht, wie Sie Ihre Prozesse automatisieren können und welche Vorteile dadurch für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen entstehen können.

Welche Rekrutierungsaufgaben können automatisiert werden?

Moderne Recruiting-Tools, wie zum Beispiel ein Bewerber*innen-Management-System, Candidate Relationship Management (CRM)-Plattformen und Chatbots enthalten eine Fülle von Funktionen, die Ihnen helfen, einzelne Aufgaben, Aktionen oder ganze Arbeitsabläufe innerhalb des Rekrutierungsprozesses zu automatisieren.

Bei Aufgaben, die automatisiert werden können, kann es sich um kleine, sich wiederholende Aufgaben handeln, die mehrmals pro Tag erforderlich sind, oder um einen Teil automatisierter Aktionen, die einen größeren Workflow ausmachen. Ein automatisiertes Recruiting-System besteht in der Regel aus beiden Arten von automatisierten Aktionen.

Die Antwort auf die Frage, welche Rekrutierungsaufgaben automatisiert werden können, hängt also davon ab, wie Ihr Team arbeitet, welche Anforderungen Sie haben und wie viel Sie automatisieren möchten.

Im Allgemeinen enthält ein automatisiertes Recruiting-System Maßnahmen, die die folgenden Kernbereiche des Rekrutierungsprozesses umfassen:

• Sourcing: Zum Beispiel vorprogrammierte Werbeanzeigen, die auf der Grundlage spezifizierter Stellenanforderungen automatisch auf gezielten Webseiten angezeigt werden. Auch automatisierte Social-Media-Beiträge gehören dazu.
• Pre-Screening: Denken Sie hierbei etwa an das automatische Zuweisen, Sammeln und Analysieren der Ergebnisse von Pre-Screenings. Oder die automatische Vorauswahl qualifizierter Kandidat*innen (und die Entfernung unqualifizierter Kandidat*innen) mithilfe von automatischem CV-Parsing und Schlüsselwortanalysen.
• Screening: Beispielsweise die Automatisierung von Referenz- und Hintergrundprüfungen oder die Änderung von Kandidat*innen-Profilen und -Status auf der Grundlage neuer Informationen und der Ergebnisse von Qualifikationstests. Oder die automatische Analyse von Videointerview-Ergebnissen nach versteckten Hinweisen wie Wortwahl und Körpersprache.
• Kommunikation: Hierunter fallen unter anderem das automatische Versenden von E-Mails oder Nachrichten an Kandidat*innen, wenn diese sich bewerben, sich für die nächste Auswahlrunde qualifizieren oder von der Prüfung ausgeschlossen werden. Oder die automatische Planung von Vorstellungsgesprächen und das Senden von Erinnerungen an Teammitglieder und Kandidat*innen. Chatbots können auch verwendet werden, um automatisch auf Fragen zu antworten oder grundlegende Informationen und Aktualisierungen jederzeit zu versenden.
• Onboarding: Als ein Beispiel kann neuen Mitarbeiter*innen automatisch Orientierungsmaterial zugesendet werden.
• Talent-Pipelining: So kann Ihr Bewerber*innen-Management-System oder CRM beispielsweise inaktive Kandidat*innen in Ihrer Datenbank routinemäßig erneut analysieren, um festzustellen, ob jemand dem Profil für aktuelle oder zukünftige Stellenangebote entspricht. Dann können Sie automatisch Nachrichten an diese Kandidat*innen senden, um sie wieder auf Karrieremöglichkeiten in Ihrem Unternehmen aufmerksam zu machen.

Dies sind natürlich nur einige der vielen möglichen automatisierten Aktionen, die Sie in Ihrem gesamten Rekrutierungsprozess übernehmen können. Falls Sie ein automatisiertes Recruiting-System in Betracht ziehen, ist es immer wichtig zu verstehen, wo Ihre Schmerzpunkte liegen, und zu erkennen, welche Aufgaben und Systeme am ehesten für eine Automatisierung geeignet sind.

Vorteile eines automatisierten Recruiting-Systems

Hier sind nur einige der Hauptvorteile der Implementierung eines automatisierten Recruiting-Systems.

1. Engpässe in der Talent-Pipeline können vermieden werden

Durch die Automatisierung der häufigsten Aufgaben können Sie sich sicher sein, dass Sie nie einen Arbeitsrückstand haben, der den gesamten Rekrutierungsprozess aufhält. Einer der Hauptfaktoren, die zu ineffizienten Prozessen und verlorenen Gelegenheiten zur Einstellung von Top-Talenten beitragen, sind lange Verzögerungen bei der Weiterleitung von Kandidat*innen in der Pipeline.

Automatisierungen können dazu beitragen, diese Situationen zu vermeiden, indem sichergestellt wird, dass sich die wichtigsten, aber einfachen Aufgaben nicht irgendwo stapeln. Stattdessen können sich Kandidat*innen reibungslos durch die Pipeline bewegen, und Sie sind in der Lage, Fristen problemlos einzuhalten und Entscheidungen darüber zu treffen, wer eingestellt werden soll.

Ein automatisiertes Recruiting-System kann Ihnen u. a. dabei helfen, Engpässe zu vermeiden:

• Schnelles Filtern von Bewerber*innen
• Vermeidet die Überlastung eines Teils Ihres Prozesses
• Sofortige Benachrichtigung an das Team, wenn Maßnahmen ergriffen werden müssen
• Automatische Kennzeichnung gefährdeter Fristen

Zusammen können diese automatisierten Maßnahmen dazu beitragen, dass Ihr Rekrutierungsprozess stets reibungslos funktioniert. Was uns zum zweiten Vorteil bringt ...

2. Zeit- und Ressourceneinsparung

Die Beseitigung von Engpässen und die Verbesserung der Gesamteffizienz Ihrer Pipeline trägt dazu bei, Zeit- und Ressourcenverschwendung zu eliminieren, die zu einer insgesamt schlechten Leistung Ihres Rekrutierungsprozesses führen können.

Darüber hinaus erfordert die Suche und Auswahl von Kandidat*innen sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen, die beide für das Unternehmen sehr teuer sein können. Dieses Geld und diesen Aufwand aufgrund mangelnder Automatisierung oder aufgrund von Aufgabenüberlastung zu verschwenden ist einfach kein guter Geschäftszug für Ihr Unternehmen.

Einige Beispiele dafür, wie Automatisierung Zeit und Ressourcen einsparen kann, sind:

• Unqualifizierte Kandidat*innen müssen nicht mehr manuell nacheinander angerufen werden, die Absage übernimmt eine automatische E-Mail
• Recruiter*innen werden entlastet, indem manuelle und sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden
• Bereiche, die weniger effizient sind, werden automatisch erkannt

Durch die Automatisierung der zeitaufwendigsten Aufgaben und der kontinuierlichen Überwachung der Effizienz Ihres Rekrutierungsprozesses können Sie die Verschwendung von wichtigen Ressourcen und finanziellen Mitteln reduzieren.

3. Konzentrieren Sie sich auf die Top-Talente

Sobald sich Ihr Team nicht mehr mit manuellen und sich wiederholenden Aufgaben beschäftigen muss, bleibt viel Zeit übrig, um sich auf die favorisierten Kandidat*innen zu konzentrieren und mit diesen in einen persönlichen Austausch zu treten.

Die Arbeit von Recruiter*innen sollte sich vor allem darauf konzentrieren, qualifizierte Kandidat*innen zu finden und mit ihnen in Kontakt zu treten. Durch die Implementierung eines automatisierten Recruiting-Systems können Recruiter*innen genau das tun!

4. Reaktivieren Sie Kandidat*innen, um Ihren Talent Pool zu füllen

Bewerber*innen-Management-Systeme liefern eine Fülle an wertvollen Informationen über Kandidat*innen. Sobald neue Stellen zu besetzen sind, sollte die Datenbank des Bewerber*innen-Management-Systems nach passenden Kandidat*innen durchsucht werden. Warum sollte man jedes Mal neu suchen, wenn das passende Talent vielleicht schon in Ihrem Talent Pool ist?

Automatisierte Recruiting-Systeme sind in der Lage, Ihre bestehende Datenbank regelmäßig und zu festgelegten Zeiten nach qualifizierten Kandidat*innen zu durchsuchen, die für eine aktuelle oder zukünftige offene Stelle in Frage kommen. Nach der Reaktivierung können diese passiven Kandidat*innen dann entweder durch automatisierte Kommunikation oder direkt von einem*einer Recruiter*in direkt kontaktiert werden.

5. Verbessern Sie die Candidate Experience

Ein automatisiertes Recruiting-System, das Engpässe, Verzögerungen und verpasste Mitteilungen eliminiert, trägt zu einer insgesamt besseren Candidate Experience bei. Wenn es eine Sache gibt, die die Meinung eines*einer Kandidat*in über ein Unternehmen ruinieren kann, dann ist es schlechte Kommunikation und nicht eingehaltene Versprechen.

Indem sichergestellt wird, dass alle entscheidenden Berührungspunkte abgedeckt werden, können automatisierte Aktionen sicherstellen, dass jede*r Kandidat*in, egal wie das Ergebnis ausfällt, eine solide und positive Candidate Experience erfährt.

Beispielsweise können Sie Ihr Bewerber*innen-Management-System so einrichten, dass automatisch Bestätigungsnachrichten gesendet werden, sobald sich ein*e Kandidat*in bei Ihnen beworben hat. Dann können Sie ihnen automatisch Aktualisierungen darüber zukommen lassen, wo sie sich im Auswahlverfahren befinden, sowie Einladungen zu Folgegesprächen und Interviews zusenden.

Kandidat*innen erwarten eine Antwort von Ihnen, auch wenn sie nicht für die Stelle ausgewählt wurden. Automatisierte Nachrichten können dazu beitragen, dass diese Entscheidungen so schnell wie möglich mitgeteilt werden und allen Kandidat*innen geantwortet wird.

Die Aufrechterhaltung einer positiven Candidate Experience beeinflusst auch direkt Ihre Arbeitgeber*innen-Marke, welche für die Gewinnung von Top-Talenten entscheidend ist.

6. Verbesserung der Einstellungsqualität

Natürlich wird jeder der oben genannten Vorteile letztlich zu insgesamt besseren Einstellungsergebnissen beitragen. Ein automatisierter und rationalisierter Rekrutierungssansatz, der sich auf Analysen und kontinuierliche Verbesserung stützt, bedeutet, dass Sie und Ihr Recruitment-Team den Rekrutierungsprozess kontinuierlich verbessern können.

Das Endergebnis ist letztendlich die Einstellung besserer Mitarbeiter*innen – durch weniger Aufwand.

7. Fördert Diversität und Inklusion in Ihrem Unternehmen

Nicht zuletzt können automatisierte Systeme dazu beitragen, Diversität und Inklusion zu fördern. Es ist in der menschlichen Natur veranlagt, dass Entscheidungen auch auf Basis von unbewussten und erlernten Vorurteilen getroffen werden. Infolgedessen ist es üblich, dass sich ein gewisses Maß an Voreingenommenheit in Entscheidungen darüber einschleicht, wer in einem Unternehmen tatsächlich eingestellt wird.

Automatisierte Recruiting-Systeme tragen dazu bei, einen Großteil dieser inhärenten menschlichen Voreingenommenheit zu beseitigen. Anstatt sich auf das subjektive Lesen eines Lebenslaufs zu verlassen, kann die Automatisierung diese Entscheidung ohne unbewusste Voreingenommenheit für Sie treffen. Dies kann auf viele verschiedene kritische Berührungspunkte im Rekrutierungsprozess übertragen werden.

Wie Sie sehen, bringen automatisierte Recruiting-Systeme eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die für die meisten Recruitment-Teams von Interesse sein dürften. Wenn Sie erwägen, Ihren Rekrutierungsprozess zu automatisieren, sollten Sie am besten damit beginnen, sich die Bereiche anzusehen, für die Sie und Ihr Team die meiste Zeit aufwenden, und die Aufgaben, die am wenigsten Beachtung bekommen. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Aufgaben, die Ihnen eine Maschine abnehmen könnte.