Optimieren Sie Ihre Personalbeschaffung mit einem Recruitment-Plan

Recruitet Ihr Team noch ohne einen richtigen Recruitment-Plan? Dann wird es bestimmt öfters mal hektisch in Ihrem Büro. Es ist einfach, zwischen der Erstellung neuer Stellenanzeigen, der Suche nach Talenten, Vorstellungsgesprächen und der Koordinierung von mehreren offenen Stellen den Überblick zu verlieren.  

Wünschen Sie sich, mehr Kontrolle über Ihre Personalbeschaffungsprozesse zu haben? Der erste Schritt ist, sich Zeit zu nehmen, um die aktuellen Personalbeschaffungsprozesse zu evaluieren. In stressigen Situationen neigen wir oft dazu, den Weg des geringsten Widerstandes zu gehen und das zu verwenden, was immer am besten funktioniert hat. Aber oft hat sich das, was in der Vergangenheit funktioniert hat, heute in einen Stolperstein verwandelt, da sich das Arbeitsumfeld stetig weiterentwickelt.

Ein Recruitment-Plan ist zwar kein Allheilmittel, aber er wird Ordnung in Ihr Chaos bringen.

Was ist ein Recruitment-Plan?

Ein Recruitment-Plan ist eine vorher festgelegte Strategie für Recruiter*innen und Teams, die während der Personalbeschaffung umgesetzt werden soll.

Es gibt keinen allgemeingültigen Recruitment-Plan, da sich jede zu besetzende Stelle und jedes Unternehmen voneinander unterscheiden. Aber es gibt bestimmte Elemente, die den Kern aller Personalbeschaffungsprozesse ausmachen. Am besten orientiert man sich zunächst an den Kernelementen und optimiert und erweitert diese je nach Bedarf.

Der Prozess der Personalbeschaffung

Unabhängig von der zu besetzenden Stelle oder dem Unternehmen besteht jeder Recruiting-Prozess aus den folgenden sieben Schritten:

1. Identifizierung einer neuen Stelle
2. Arbeitsanforderungen verstehen
3. Budget festlegen
4. Suche nach potentiellen Kandidat*innen
5. Bewerber-Screening und Durchführung von Interviews
6. Jobangebot machen
7. Einstellung und Onboarding des*der neuen Mitarbeiter*in

Zwischen den einzelnen Schritten können weitere Aufgaben liegen, jedoch bilden diese sieben Schritte die Kernelemente des Recruitment-Plans.

Die Ausarbeitung eines Recruitment-Plans bedeutet, eine Strategie um die Kernelemente herum zu entwickeln, die das Recruiting verbessert. Die Zeit, die Sie und Ihr Team in die Ausarbeitung eines Recruitment-Plans investieren, wird in Zukunft von unvorstellbarem Wert sein. img src="https://blog.recruitee.com/wp-content/uploads/2020/02/you-x-ventures-Oalh2MojUuk-unsplash-scaled.jpg">

Die Personalbeschaffung im Detail

Zu Beginn muss einiges an Vorarbeit geleistet werden. Lassen Sie uns zur Orientierung einen Blick auf die sieben Kernelemente werfen:

1. Identifizierung einer neuen Stelle

Stellen Sie zuerst fest, ob die einzelnen Stellen wirklich neu besetzt werden müssen. Eine neu zu besetzende Stelle ist eine gute Gelegenheit, um eine Gap-Analyse (Lückenanalyse) durchzuführen und fehlende Fähigkeiten einzubringen. Da sich Systeme und Prozesse immer weiterentwickeln, ändern sich auch die Anforderungen an Kandidat*innen für neue Stellen. Daher kann eine neue Stelle auch eine gute Möglichkeit sein, die Fähigkeiten von bestehenden Mitarbeiter*innen zu verbessern und eventuell zu befördern. Es kann auch sein, dass die neue Stelle mit einer anderen Stelle zusammengelegt werden kann, wodurch ein*e Mitarbeiter*in mehr Verantwortung erhält.

2. Die Stellenanforderungen verstehen

Stellenbeschreibungen und Jobtitel können schnell irrelevant und überholt werden. Überprüfen Sie daher die Stellenbeschreibungen und Jobtitel jeder offenen Stelle und optimieren Sie sie je nach Bedarf. Es ist wenig sinnvoll, bei der Suche nach Kandidat*innen eine veraltete Stellenbeschreibung zu verwenden, bei der sich nicht die richtigen Personen angesprochen fühlen würden. Auch Stellenbeschreibungen geben einen ersten Eindruck, daher stellen Sie unbedingt sicher, dass der Titel und die Beschreibung den Anforderungen entsprechen. Jede neu zu besetzende Stelle bietet auch die Möglichkeit, die Vielfalt im Unternehmen zu fördern – überprüfen Sie daher auch Ihre Ziele für Vielfalt.  

3. Budget festlegen

Nichts kann stressiger sein als Budgetverhandlungen. Die Festlegung eines Budgets hilft dabei, jeder Personalbeschaffung Orientierung zu geben, da genau darauf geachtet werden muss, wo die Kosten letztendlich verursacht werden. Eine unterentwickelte Talent-Pipeline, deplatzierte Werbung sowie Prozesse, die in die Länge gezogen werden, summieren sich zu den Verlusten. Daher geben wir den Tipp, gemeinsam mit dem Team ein Recruiting-Budget festzulegen, bevor der Personalbeschaffungsprozess beginnt. Auf diese Weise haben Sie mehr Kontrolle über die anfallenden Kosten pro Einstellung.

4. Suche nach potentiellen Kandidat*innen

Es ist wichtig zu planen, wo man die richtigen Kandidat*innen finden kann. Zum Beispiel funktioniert nicht jedes Jobportal für jede freie Stelle, und wenn Sie sich für die falschen Portale entscheiden, verlieren Sie wertvolle Zeit. Nehmen Sie sich daher im Vorfeld ausreichend Zeit, um zu recherchieren, wo Sie am schnellsten die besten Talente für die einzelnen Stellen finden können. Nicht zu vergessen: Die eigene Talent-Pipeline und Mitarbeiter*innen-Empfehlungen. Mit ein wenig Recherche können Sie die besten Kandidat*innen für die Stelle finden, ohne extern dafür zu werben.

5. Bewerber*innen-Screenings und Durchführung von Interviews

Wenn Ihre Stellenbeschreibungen stimmen, können Sie KI (Künstliche Intelligenz) im Recruiting einsetzen. Es wird Ihnen nicht nur Zeit sparen, sondern hilft Ihnen auch, unvoreingenommen die ersten Bewerber-Screenings durchzuführen. Fragen zur Qualifikation, Berufserfahrung und Fähigkeiten können direkt zu Beginn als Selektionskriterien eingesetzt werden, um ungeeignete Bewerber*innen auszuschließen. Gerade für technische Stellen bietet es sich an, die Grundkenntnisse der Bewerber*innen vorab zu testen. Als Ergebnis bleiben die vielversprechendsten Kandidat*innen übrig, mit denen Sie Vorstellungsgespräche vereinbaren können.

6. Jobangebot machen

Bei Junior-Positionen wird wahrscheinlich eine weniger gründliche Beurteilung erforderlich sein, bevor eine Einstellungsentscheidung getroffen werden kann, als bei Senior-Positionen. Das gesamte Recruiting-Team sollte sich einig darüber sein, welche kreativen Arten der Jobzusage angewendet werden können. Sobald der*die Kandidat*in das Angebot angenommen hat, bleiben Sie in Kontakt und ermutigen Sie den*die Kandidat*in, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn Fragen oder Unklarheiten bestehen.

7. Einstellung und Onboarding des*der neuen Mitarbeiter*in

Bis zum Eintrittsdatum ist es wichtig, mit den Kandidat*innen in Kontakt zu bleiben. Außerdem ist es sinnvoll, eine Bezugsperson für jede neue Arbeitskraft zu finden, die für die Einarbeitung verantwortlich ist. Untersuchungen zeigen, dass eine ordnungsgemäße Einarbeitung von entscheidender Bedeutung ist: 28 % der Mitarbeiter*innen kündigen in den ersten 90 Tagen aufgrund von mangelhafter Einarbeitung.

Ein strukturierter Recruitment-Plan und die richtigen Tools werden Ihre Personalbeschaffung optimieren

So wertvoll die Zusammenarbeit in Teams bei der Auswahl der besten Kandidat*innen auch ist, so kann die Beteiligung mehrerer Personen zu Verwirrung und Zeitverzögerung führen. Die Verwendung eines Bewerber*innen-Management-Systems wie Recruitee kann Verwirrung im Team beseitigen, da jeder in Echtzeit Zugang zu allen Informationen hat. Updates über den Fortschritt, neue Bewerbungen und die Koordination von Vorstellungsgesprächen werden in Echtzeit aktualisiert und halten alle auf dem Laufenden. Sie können leicht auf Echtzeit- und historische Daten zugreifen, um Probleme bei der Besetzung jeder beliebigen Stelle zu identifizieren. Durch die Verwendung von vorausschauenden Daten können Ihre Personalbeschaffungsprozesse optimiert werden.