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Der Recruiting-Prozess stellt Unternehmen vor viele Herausforderungen: Einerseits kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten, wenn viele offene Stellen und entsprechende Bewerbungen zu verwalten sind. Andererseits erwarten Kandidat*innen heute eine professionelle Candidate Journey, wie auch der Recruiting Pulse Check 2023 zeigt.
Wie wäre es, wenn Sie ohne großen Aufwand Ihren Recruiting-Prozess transparenter gestalten und deutlich effizienter arbeiten könnten? Tatsächlich bietet Recruitee Ihnen eine Reihe von Funktionen, um den Einstellungsprozess sinnvoll zu optimieren, die wir Ihnen im Folgenden näher vorstellen wollen.
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Die aktuelle Situation bei vielen KMUs
Vielleicht kennen Sie das: Die Kommunikation mit Bewerber*innen läuft ausschließlich über E-Mails, intern kommunizieren Sie via Slack, und die Ergebnisse werden in einem Tabellenkalkulationsprogramm festgehalten … oder auch nicht. Der Einstellungsprozess ist oft wenig transparent, Unterlagen gehen verloren, Termine werden nicht eingehalten. Probleme im Einstellungsprozess werden zudem häufig nicht rechtzeitig erkannt, so dass kaum noch gegengesteuert werden kann. Ihr Recruiting-Team erstickt in Routineaufgaben, Zeit für strategische Überlegungen bleibt selten.
Diese Situation zieht weitere Herausforderungen nach sich:
- Eine Optimierung des Rekrutierungsprozesses ist kaum möglich.
- Sie können dem Management keine aktuellen Auswertungen zur Verfügung stellen.
- Prognosen im Hinblick auf zukünftige Entwicklungen sind schwer zu treffen.
- Es fehlt der Überblick zum aktuellen Status bei allen Kandidat*innen.
- Eine zentralisierte Datenbank, in der alle eingehenden Bewerbungen von Jobbörsen, der Karriereseite und von Personalagenturen gesammelt werden, ist nicht vorhanden.
Dass ein derart unklarer Einstellungsprozess sich unter Umständen negativ auswirken kann, liegt nahe: Nicht immer werden die passenden Kandidat*innen rechtzeitig identifiziert, es passieren Fehler bei Neueinstellungen, und diese können letztlich zu einem Anstieg der Mitarbeiterfluktuation führen.
So funktioniert digitales Bewerbermanagement
Auch Daven Knuck, Head of Human Resources bei der Mission Mittelstand GmbH, kannte die beschriebene Situation und war auf der Suche nach einem transparenten digitalen Bewerbermanagement. Bei Recruitee wurde er fündig.
Zentralisierte Kandidatenprofile
Eine der wichtigsten Funktionen bei Recruitee sind die Profile von Kandidat*innen in einer zentralen Datenbank. Egal woher die Bewerbungen stammen: Alle Daten fließen hier zusammen, sowohl von der Karriereseite als auch von Jobbörsen, aus sozialen Netzwerken oder von Personalvermittlern. Sie können zudem Kandidat*innenprofile von Grund auf neu erstellen oder sie aus dem Empfehlungsprogramm übernehmen.
Ihre Kandidat*innen können Sie im System darüber hinaus durch Filter und Tags sinnvoll organisieren und mit Notizen oder Dateien ergänzen. Auch die Weiterleitung von Profilen an externe Stellen ist möglich.
Bewerbermanagement in der Pipeline
Die Pipeline bei Recruitee funktioniert ähnlich wie ein Kanban Board. Das heißt, Sie können ganz einfach alle Phasen des Bewerbungsprozesses definieren und haben so jederzeit einen vollständigen Überblick über den Status aller Bewerber*innen, die gerade im Recruiting-Prozess sind.
So kann Recruiting richtig Spaß machen! Das ist jedenfalls das Fazit der Digitalisierung des Recruiting-Prozesses beim Hela Gewürzwerk.
Denn in der zentralen Datenbank werden alle Bewerberinformationen gespeichert, so dass alle Recruiter*innen und Personalverantwortlichen jederzeit auf die Daten zugreifen und den aktuellen Stand abrufen können. Die Kommunikation mit dem Team und den Kandidat*innen lässt sich weitgehend automatisieren, so dass Sie weit effizienter als bisher arbeiten können und Zeit für andere Aufgaben finden.
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Kommunikations-Tools
Im klassischen Recruiting wird viel Zeit darauf verwendet, sich intern mit allen Beteiligten abzustimmen: Fachvorgesetzte und Betriebsrat wollen ebenso über den Verlauf einer Stellenausschreibung und der eingehenden Bewerbungen informiert werden wie das Recruiting-Team.
Hinzu kommt die Kommunikation mit den Kandidat*innen, die sich eine zeitnahe Bearbeitung ihrer Bewerbung wünschen und wissen wollen, wie es weitergeht.
Mit Recruitee können Sie alle Kandidat*innen mit Tags versehen, die Sie zuvor bestimmt haben. Auf diese Weise können alle am Einstellungsprozess Beteiligten jederzeit die Bewerber*innen filtern und organisieren. Sie können zudem eine Benachrichtigung für überfällige Kandidat*innen einrichten oder Absagegründe erstellen und verwalten, die dann automatisiert versendet werden.
Wollen Sie wissen, wie sich Ihre interne Kommunikation im Einstellungsprozess noch weiter vereinfachen lässt? Dann buchen Sie gerne Ihren Demo-Termin.
Auswertungen und Berichte
Die Nachverfolgung von Prozessen anhand von Kennzahlen ist ein wesentlicher Bestandteil eines professionellen Recruitings. Mithilfe von Recruitee können Sie Dashboards zu den Themen
- Kandidat*innenübersicht,
- Pipeline Insights,
- Ausschlüsse,
- Jobübersicht und
- Veranstaltungen und Evaluationen erstellen.
Stehen Ihnen diese Daten zur Verfügung, können Sie auf dieser Basis auch Prognosen erstellen und entsprechende Maßnahmen mit dem Management abstimmen. Das erleichtert die Budgetierung und Planung Ihrer Recruitment-Prozesse.
Buchen Sie einen Demo-Termin, um mehr über die Möglichkeit von Auswertungen zu erfahren.
E-Mail Synchronisierung
Als weiteren Schritt zur Professionalisierung Ihres Recruiting-Prozesses bietet es sich an, Ihre Mailbox mit Recruitee zu synchronisieren. So haben Sie alle Nachrichten von Kandidat*innen an einem Ort. Die gesamte E-Mail-Kommunikation mit Kandidat*innen wird somit vorübergehend in Recruitee gespeichert. Sobald der*die Kandidat*in gelöscht wird, wird gleichzeitig auch die in Recruitee gespeicherte Kommunikation entfernt.
Sie können zudem weitere E-Mail-Accounts bequem dem jeweiligen Kandidatenprofil hinzufügen und sogar E-Mails in Kandidatenprofile konvertieren. Auch hier liegt der Fokus darauf, Ihnen die Arbeit zu erleichtern, Zeit zu sparen und so eine höhere Effizienz im Einstellungsprozess zu erreichen.
Einrichten mehrerer Talentpools
Ein besonderes Feature ist die Möglichkeit, Kandidat*innen in mehreren benutzerdefinierten Talentpools für den späteren Einsatz zu speichern. Damit behalten Sie vielversprechende Kandidat*innen im Blick und können diese problemlos wieder kontaktieren, wenn eine neue Position zu besetzen ist.
Zudem können Sie mit Hilfe des Tools auch Profile interessanter Kandidat*innen aus sozialen Netzwerken importieren und sie dem passenden Talentpool zuordnen. Auf diese Weise haben Sie bereits Zugriff auf Talente, die vielleicht erst zu einem späteren Zeitpunkt für Ihr Unternehmen interessant werden könnten. Auch interne Kandidat*innen können Sie so schon einmal für interessante Positionen vormerken.
Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie auch Ihr Kandidat*innen-Management auf das nächste Level heben können, buchen Sie gerne hier Ihren Demo-Termin.
Stellenanträge ganz einfach erstellen
Um die Genehmigung von Vorgesetzten für die Besetzung einer Stelle zu erhalten, muss in der Regel ein Stellenantrag gestellt werden. In vielen Unternehmen werden ähnliche Positionen immer wieder neu besetzt. Mit Recruitee können Sie einen Stellenantrag gleich mehreren Jobs zuweisen bzw. diesen immer wieder verwenden.
Der Stellenantrag enthält alle Anforderungen, Notizen, potenziellen Dateien, zugewiesenen Jobs und Kandidat*innen. Daher ist dieses Tool auch wertvoll für die jährliche Personalplanung, denn damit lässt sich schnell überprüfen, wie viele Mitarbeiter*innen noch eingestellt werden müssen, um den Antrag zu erfüllen. Die Funktion ist ein sinnvolles Instrument zur Verfolgung des gesamten Recruitment-Prozesses.
Noch Fragen? Buchen Sie Ihren persönlichen Demo-Termin, um weitere Informationen zu erhalten.
Für mehr Transparenz und Effizienz im Recruiting-Prozess
Recruitee hat es sich zur Aufgabe gemacht, ein Tool zu entwickeln, das einerseits den Durchlaufprozess im Recruiting optimiert und die Kommunikation vereinfacht. Andererseits soll es den Bewerbungsprozess auch für die Kandidat*innen transparent machen und schnelle Reaktionszeiten ermöglichen.
Dass unsere Kunden gute Erfahrungen beim Einsatz von Recruitee machen, zeigt sich beispielsweise auch darin, wie Wüsthof seinen Rekrutierungsprozess digitalisiert hat:
Auch an diesem Beispiel zeigt sich, dass erst das Zusammenspiel der in diesem Artikel genannten Funktionen sich nachhaltig auf die Effizienz des Einstellungsprozesses auswirkt.
Finden auch Sie heraus, wie Sie Ihre Rekrutierung professionalisieren können und buchen Sie am besten gleich Ihren persönlichen Demo-Termin.
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