Le contrôle de références est un outil de sélection des candidatures et d'aide à la décision de recrutement. Il permet au recruteur d'obtenir des informations sur les expériences professionnelles des candidats par l'intermédiaire de leurs anciens employeurs.
Si certaines entreprises font des prises de références régulières, d'autres n'en perçoivent pas toute son utilité. Il faut dire que cette étape peut être chronophage, surtout lorsque l'on ne sait pas comment s'y prendre.
Alors, pourquoi faire un contrôle de références ? Comment procéder et quelles questions poser ? Quel est l'impact de cette démarche dans le processus d'embauche ?
Vous trouverez les réponses à ces questions dans notre guide du contrôle de références en recrutement.
Pourquoi faire un contrôle de références ?
Le contrôle de références - que l'on appelle aussi prise de références - est une méthode qui vise à départager des candidats ou valider un recrutement.
Il s'agit de contacter les anciens employeurs pour confirmer des informations présentes sur le CV des candidats ou obtenues durant les entretiens de recrutement. Les interlocuteurs sont généralement les anciens supérieurs hiérarchiques N +1 ou N +2 du candidat.
Grâce au contrôle de références, le recruteur peut confirmer et approfondir les informations sur :
- le rôle ;
- les tâches et les missions ;
- les compétences techniques et comportementales ;
- les dates de début et de fin d'un contrat de travail ;
- la qualité de la relation de travail ;
- l'évolution du professionnel dans l'entreprise.
L'objectif de la prise de références est d'aider le recruteur et l'équipe de recrutement à prendre une bonne décision d'embauche. Elle s'ajoute aux autres méthodes de sélection des candidatures comme les entretiens de recrutement, les tests de personnalité et les tests d'évaluation des aptitudes.
La performance lors d'un entretien de recrutement n'est pas toujours révélatrice du potentiel des candidats. Tandis que certains excellent dans l'art de se vendre, d'autres se sentent mal à l'aise dans ce face-à-face. Faire un contrôle de référence est donc une manière supplémentaire d'évaluer leur savoir et leurs compétences.
Bien que le contrôle de références ne soit pas systématique dans les processus de recrutement des entreprises, il est fréquemment utilisé. Selon une étude de RégionsJob, 19 % des recruteurs contactent toujours les anciens employeurs des candidats, 29 % le font souvent et 43 % le font occasionnellement. Seulement 9 % des recruteurs interrogés ne le font jamais.
Cette pratique est d'autant plus populaire auprès des cabinets de recrutement. Oasys Consultants révèle que 87 % des cabinets de recrutement réalisent des contrôles de références au sujet des professionnels qu'ils sélectionnent pour leurs clients.
La prise de références peut ainsi être effectuée par l'entreprise qui embauche, ou être externalisée.
Comment vérifier les références d'un candidat ?
Veiller au respect du cadre juridique
Vous souhaitez effectuer une prise de référence pour vos candidats ? Avant de décrocher votre téléphone pour contacter leurs anciens employeurs, prenez le temps de lire ce qui suit.
Le contrôle de références est juridiquement encadré par le droit du travail, la réglementation de la CNIL et le règlement européen relatif à la protection des données personnelles.
Voici un résumé des réglementations principales à connaître :
- L'accord préalable du candidat est nécessaire pour effectuer la prise de références. Il doit également être informé des techniques et des méthodes utilisées pour la collecte des informations à son sujet (Art. L. 1221-8 et Art. L. 1221-9 du Code du Travail).
- Les informations vérifiées doivent porter uniquement sur des éléments professionnels, comme les compétences techniques et comportementales du candidat et sa capacité à occuper le poste à pourvoir (Art. L. 1221-6 du Code du Travail).
- Les informations recueillies doivent être collectées, sélectionnées, traitées, actualisées, conservées et sécurisées suivant les instructions du règlement européen 2016/679 relatif à la protection des données personnelles.
Choisir le bon interlocuteur
Lors d'une prise de référence, le choix de l'interlocuteur est important. Un supérieur hiérarchique N+1 sera plus à même à vous donner les informations dont vous avez besoin, qu'un membre du service RH.
Dans certains cas, le contact d'un client ou d'un partenaire peut être judicieux. Par exemple, un commissaire aux comptes peut donner son point de vue sur sa collaboration avec un comptable.
Toutefois, ce type de référence ne doit pas remplacer celle d'un manager direct, elle s'y ajoute seulement.
À noter que le candidat peut suggérer des référents au recruteur.
Faire une prise de contact au bon moment
Si le contrôle de références est un outil de décision d'embauche, il ne doit pas être utilisé à n'importe quel moment du processus de recrutement.
Il s'agit avant tout d'une aide à la prise de décision finale. Autrement dit, la prise de références doit être utilisée pour départager un ou plusieurs candidats, ou valider un choix de recrutement.
En aucun cas elle doit être effectuée avant de recevoir les candidats en entretien.
Préparer le contrôle de références
Effectuer une prise de références ne s'improvise pas. Pour gagner du temps et faire en sorte d'obtenir des informations utiles et pertinentes, il faut préparer cette démarche.
Ainsi, il est nécessaire de :
- Définir les informations à obtenir. Que souhaitez-vous vérifier ou confirmer avec le référent ?
- Réfléchir au meilleur interlocuteur à contacter. Il s'agit généralement du supérieur hiérarchique direct.
- Informer le candidat de votre volonté de faire une prise de références. Vous pouvez solliciter directement les coordonnées des personnes à contacter auprès du candidat ou trouver ces informations par vous-même.
- Obtenir le consentement du candidat par écrit. Vous pouvez consulter ce modèle d’accord de vérification de références.
- Planifier l'échange. N'appelez pas le référent à l'improviste. Contactez-le par e-mail pour convenir d'un créneau de 15 à 30 minutes et mentionnez l'objet de votre prise de contact.
- Rédiger le guide de prise de référence. Notez les informations que vous souhaitez obtenir durant l'échange. Vous pouvez vous inspirer de ce modèle de formulaire de prise de références. Pensez également à formuler les questions à l'avance. Nous allons revenir sur cette partie un peu plus loin dans cet article.
Deux références valent mieux qu'une
Dans le recrutement comme dans la vie, il faut mieux éviter de se fier à un seul et unique jugement.
Ainsi, il est conseillé de faire deux ou trois prises de références par candidat afin de comparer et analyser les différents retours reçus. Non seulement cela vous confortera dans votre décision d'embauche, mais vous serez également mieux équipé pour identifier d'éventuels feedbacks biaisés ou impertinents.
Idéalement, les références doivent provenir de personnes ayant travaillé avec votre candidat dans des entreprises différentes.
Exemples de questions à poser durant la prise de références
Il n'est pas toujours facile pour un manager de parler du travail de leurs anciens collaborateurs. Leur expérience peut être influencée par des biais ou des éléments personnels qui entravent leur objectivité.
En tant que recruteur, c'est à vous de faire en sorte d'obtenir les informations les plus claires et pertinentes possibles. Il est important de rappeler que vos questions doivent être définies en fonction des expériences, des tâches, des missions ou des compétences techniques ou comportementales que vous souhaitez vérifier ou approfondir.
Voici des exemples de questions à poser lors la prise de références :
- À quelle date a t-il/elle intégré et quitté l'entreprise ?
- Quelles sont les raisons de son départ ?
- Quel poste a-t-il/elle occupé et quelles étaient ses principales missions ?
- Quelles ont été les points forts et les points d'amélioration durant sa présence dans l'entreprise ?
- Quelles ont été ses responsabilités au quotidien ?
- Que diriez-vous à l'idée de travailler de nouveau avec lui/elle ?
- Quelle ont été ses plus belles réalisations dans l'entreprise ?
- Quel comportement a t-il/elle adopté face à une difficulté ou un échec ?
- Comment définiriez-vous son esprit d’équipe ?
- Quels conseils donneriez-vous à son futur manager ?
- Quel était son salaire ? Quel était le moment des primes ?
- Dans quel environnement de travail le candidat est-il à même de s’épanouir selon vous ?
Grâce à des questions ouvertes, votre interlocuteur se sentira plus libre de répondre sincèrement et de fournir des informations utiles pour votre décision de recrutement.
Pensez à adopter une écoute active. N'interrompez pas la communication et n'hésitez pas à reformuler les paroles de votre interlocuteur pour éviter les malentendus.
Il est également important de prêter à attention à la communication non verbale. Même lors d'un échange téléphonique, elle peut apporter des informations précieuses. Notez les changements de ton de voix, les hésitations ou même les soupirs, et à quels moments ils ont eu lieu. En regroupant ces éléments avec les réponses verbales reçues, vous pourrez évaluer la référence obtenue.
Le poids de la prise de référence dans le processus de recrutement
Comme nous l'avons vu précédemment, la prise de référence est un outil d'aide à la décision de recrutement. Si elle apporte de nombreuses informations sur votre collaborateur potentiel, il est important de se rappeler qu'il s'agit d'un avis sur un travail plus ou moins récent et réalisé dans un contexte spécifique.
Autrement dit, les faits qui se sont déroulés dans un poste A ne se répéteront pas nécessairement dans un poste B.
N'attendez pas que les références de votre futur collaborateur soient parfaites. À vrai dire, une référence trop positive (ou trop négative) pourrait même révéler un manque d'honnêteté et d'objectivité du référent. Les difficultés et les échecs font partie de la vie en entreprise, et il est impossible d'y échapper.
Chacun apprend de ses expériences et de ses erreurs. Et c'est cette capacité à se remettre en question et à se développer qui doit être prise en compte dans votre décision de recrutement.
Pour résumer, souvenez-vous que :
- la prise de références est un outil de prise de décision de recrutement, parmi tant d'autres ;
- une expérience passée ne prédit pas une expérience future ;
- les informations obtenues peuvent servir à faciliter l'onboarding et la prise de poste.
Le rôle des réseaux sociaux
À l'ère du recrutement sur les réseaux sociaux et des communications par e-mail et messagerie instantanée, est-ce encore pertinent de faire un contrôle de référence ? Et est-il vraiment nécessaire de contacter le référent de vive voix ?
La réponse à ces questions est : oui.
Parler avec le référent est utile pour obtenir des informations que vous ne trouverez pas sur le profil LinkedIn du candidat par exemple. Et comme nous l'avons vu dans les parties précédentes, le non-dit est important dans une prise d'une référence. En recevant uniquement une référence écrite, cet aspect est beaucoup plus difficile à évaluer.
Mais les réseaux apportent une aide indéniable pour le recruteur.
Le profil Linkedin d’un candidat est pratique pour recouper les informations obtenues via les entretiens et la prise de référence. De plus, les réseaux sociaux sont un formidable outil pour faire une première prise de contact auprès d'un référent, dans le cas où vous n'auriez pas ses coordonnées directes. Veillez toutefois à rester professionnel. Utilisez LinkedIn, plutôt que Facebook ou Twitter par exemple.
À noter que, s’il n’est pas possible de parler au référent de vive voix, une recommandation écrite reste utile pour choisir les meilleurs collaborateurs pour votre entreprise.
Le contrôle de références est une aide à la décision de recrutement. Elle permet au recruteur d'obtenir des informations pertinentes sur ses collaborateurs potentiels.
Si cette démarche peut être chronophage, elle contribue à la réussite de vos embauches.
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