La prise de référence est une étape essentielle pour sécuriser un recrutement. En contactant les anciens employeurs d’un candidat, vous pouvez valider les informations partagées, mais aussi mieux comprendre ses compétences et son comportement en entreprise. 87% des cabinets de recrutement vérifient les références des candidats, selon une étude du cabinet Oasys Consultants.
Toutefois, cette pratique doit respecter un cadre légal strict. Découvrez comment bien mener vos prises de références et les questions à poser pour en tirer le meilleur parti, tout en restant conforme à la réglementation. Pour vous aider, vous retrouverez dans cet article un modèle de prise de référence gratuit à télécharger.
Qu’est-ce que la prise de référence en recrutement ?
La prise de référence est une étape clé dans le processus de recrutement. Elle permet aux recruteurs de vérifier et valider les informations fournies par un candidat.
Concrètement, il s'agit de contacter les anciens employeurs, managers ou collaborateurs d'un candidat pour obtenir des informations complémentaires sur :
- ses compétences,
- son expérience professionnelle,
- et son comportement au travail.
Cette démarche vise à confirmer l'exactitude des éléments mentionnés dans le CV et les entretiens, tout en fournissant une évaluation objective des qualités du candidat. Il s'agit aussi de mieux comprendre comment le candidat a évolué dans ses précédents rôles. Même si elle n'est pas systématique dans toutes les entreprises, le contrôle de référence reste un outil précieux pour garantir une embauche réussie. Elle vient en complément de l’entretien de recrutement et de l’analyse du CV.
La prise de référence : un complément d’évaluation après les entretiens
La prise de référence est également un excellent complément d’évaluation après les entretiens. Un candidat peut réussir brillamment un entretien en mettant en avant ses points forts, mais la prise de référence permet de nuancer cette impression en apportant un point de vue plus objectif sur son comportement et ses performances au quotidien. Les recruteurs peuvent ainsi obtenir des détails plus spécifiques sur :
- la manière dont le candidat a géré des situations complexes,
- sa capacité à résoudre des problèmes,
- ou encore son aptitude à collaborer avec ses collègues et supérieurs hiérarchiques.
Le cadre légal de la prise de référence
Lorsqu’un recruteur souhaite procéder à une prise de référence, il doit respecter un cadre légal précis afin de protéger les droits du candidat. En effet, la prise de référence implique la collecte et le traitement d’informations personnelles, ce qui nécessite le respect des règles établies par le Code du Travail et les réglementations en matière de protection des données. 💡Toute prise de référence non conforme aux obligations légales peut exposer l’employeur à des sanctions et à des recours devant le conseil des Prud’hommes.
L’accord du candidat est obligatoire
L’une des principales obligations légales lors d'une prise de référence est d’obtenir l’accord préalable du candidat.En effet, selon l’article L.1221-9 du Code du Travail, le recruteur ne peut contacter les anciens employeurs ou collègues d'un candidat sans avoir obtenu son autorisation expresse et écrite. Cela signifie que le candidat doit être informé de la démarche de vérification des références, et qu’il doit donner son consentement avant que l’employeur ne prenne contact avec d’anciens référents.Si le recruteur décide de vérifier les références d’un candidat sans son consentement, il se met en infraction et peut être sanctionné. En plus de protéger la vie privée du candidat, cette mesure garantit que la collecte d’informations se fait de manière loyale et transparente.Le recruteur doit informer le candidat des dispositifs utilisés et des objectifs de la démarche conformément à l’article L.1221-8 du Code du Travail.
Les informations vérifiables dans une prise de référence
Lors de la prise de référence, seules les informations strictement professionnelles peuvent être vérifiées. Cela signifie que les questions posées par le recruteur doivent porter exclusivement sur des éléments liés à la compétence du candidat pour le poste proposé. Par conséquent, le recruteur n’a pas le droit de poser des questions portant sur des aspects personnels ou discriminants, tels que :
- l’état de santé,
- l’orientation sexuelle,
- la situation familiale
- ou les croyances religieuses du candidat.
L’article L.1221-6 du Code du Travail prévoit d’ailleurs que les informations recueillies doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l’emploi pour lequel le candidat postule. Les questions doivent donc se concentrer sur les compétences professionnelles, le comportement du candidat dans le cadre de ses missions, et ses aptitudes à travailler en équipe ou à gérer des responsabilités.Toute tentative de collecte d’informations non pertinentes ou personnelles constitue une violation des droits du candidat et peut être considérée comme une discrimination. Voici quelques exemples d’informations vérifiables lors d'une prise de référence :
- Les dates de début et de fin d’emploi ;
- Les responsabilités principales du candidat dans ses précédents postes ;
- Les compétences techniques et comportementales mises en œuvre ;
- La capacité à travailler en équipe ;
- L’évolution du candidat au sein de l’entreprise.
Respecter le cadre légal de la prise de référence permet non seulement de protéger les candidats, mais aussi d’assurer une transparence et une éthique dans le processus de recrutement. Cela favorise ainsi une relation de confiance entre l’employeur et le futur employé, tout en préservant votre marque employeur.
Pourquoi faire une prise de référence lors d’un recrutement ?
La prise de référence valide les informations du candidat et permet de :
- confirmer ses compétences,
- et de réduire les risques liés à un mauvais recrutement.
Quand et comment faire une prise de référence ?
La prise de référence est une étape clé qui doit être bien planifiée dans le processus de recrutement. Pour qu’elle soit efficace et conforme à la loi, vous devez savoir à quel moment la réaliser, qui contacter, et comment obtenir l'accord du candidat.
À quel moment du processus de recrutement contrôler les références ?
La prise de référence doit idéalement se faire après avoir sélectionné un candidat en phase finale. En d’autres termes, elle intervient une fois que vous avez déterminé que le candidat possède les qualifications et l’expérience requises pour le poste. Ce contrôle ne doit pas être utilisé pour éliminer des candidats précocement dans le processus, mais plutôt pour valider un choix d’embauche final.Cet exercice est particulièrement utile pour départager des candidats qui semblent tous qualifiés ou bien à l’issue des résultats obtenus lors de l’utilisation d’une scorecard recrutement après l'entretien de recrutement.
Qui contacter pour une prise de références ?
Lors de la prise de référence, il est recommandé de contacter des personnes qui ont directement travaillé avec le candidat, en particulier des supérieurs hiérarchiques, comme les managers N+1 ou N+2. Ces personnes sont les mieux placées pour fournir des informations objectives et pertinentes sur les compétences et le comportement du candidat. Dans certains cas, il peut également être utile de contacter d'anciens collègues pour obtenir une perspective complémentaire sur le savoir-être du candidat, notamment son esprit d’équipe ou ses compétences en communication.
Comment obtenir l’accord du candidat ?
Avant de contacter les références d'un candidat, vous devez impérativement obtenir son accord écrit. Ce consentement doit être clair et explicite, comme l’exige le Code du Travail. Nous vous recommandons d’utiliser un modèle d’accord de prise de référence pour formaliser cette demande.
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Il est essentiel que l’accord soit formalisé pour éviter toute infraction légale et protéger la vie privée du candidat.
Comment réussir votre contrôle de référence ?
Une prise de référence efficace ne s’improvise pas. Elle doit être minutieusement préparée et suivie de près pour garantir des résultats optimaux et éviter des biais ou des informations inexactes.
Préparer les questions à l’avance
Avant de contacter les références, prenez soin de préparer les questions à l’avance. Cela permet de structurer l’échange, de relancer votre interlocuteur et de s’assurer que toutes les informations importantes seront abordées. Posez des questions adaptées au poste et aux compétences recherchées. L’objectif est de valider les points clés liés à l'expérience et aux compétences du candidat, sans perdre de temps sur des éléments non pertinents.Lors de cet échange, ayez toujours à l’esprit que c’est aussi l’image de marque de votre entreprise qui se joue donc adoptez toujours une attitude professionnelle, peu importe les réponses de votre interlocuteur.
Privilégier plusieurs anciens employeurs pour une vision équilibrée
Afin d’obtenir une évaluation objective, il est recommandé, dans la mesure du possible, de contacter plusieurs référents. Cela vous permettra de croiser les points de vue et de vous faire une idée plus précise et équilibrée des compétences et du comportement du candidat. En effet, une seule référence pourrait être biaisée, soit en faveur, soit en défaveur du candidat. En multipliant les sources, vous minimisez ce risque et obtenez une vision plus complète et objective.
Attention à la communication non-verbale
Lorsque vous réalisez une prise de référence, prêtez attention non seulement aux réponses données, mais aussi à la communication non-verbale. Cette recommandation est valable même s’il ne s’agit que d’un entretien téléphonique. En effet, les silences, les hésitations, ou les changements de ton peuvent indiquer des informations implicites importantes. Un interlocuteur qui hésite longuement avant de répondre à une question sur les compétences d'un candidat peut, par exemple, révéler des réserves.
Conclusion
La prise de référence est un outil essentiel pour sécuriser vos recrutements et valider les compétences de vos candidats. En respectant le cadre légal et en suivant les bonnes pratiques, vous maximiserez vos chances de faire le bon choix tout en préservant la transparence et la confiance. Enfin, n’oubliez pas, une prise de référence bien menée booste l’expérience candidat et protège votre entreprise contre les erreurs de recrutement.
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