Savez-vous quelle étape essentielle du processus de recrutement est souvent oubliée par les recruteurs ? La réponse se trouve dans le titre : il s'agit du suivi des candidatures.
Une infographie de la Super Agence montre d'ailleurs que 65 % des candidats disent n'avoir jamais ou rarement reçu de réponse à leur demande. Nous comprenons que cela peut être frustrant, surtout lorsque les candidats passent du temps à construire leur candidature.
Pourtant, les entreprises ont tout intérêt à mettre en place un système de suivi de candidature performant.
Découvrez pourquoi et comment le faire dans la suite de cet article.
Qu'entendons nous par suivi des candidatures ?
Avant de nous plonger plus en profondeur sur le sujet, rappelons ce qu’est le suivi de candidature. On peut le définir comme l’ensemble des actions de communication et de rétroaction de l’entreprise sur une candidature reçue.
Plus concrètement, c'est le fait de donner au candidat des informations utiles sur le statut de sa candidature, par téléphone ou par e-mail, le plus souvent.
L'impact sur la décision du candidat
Il ne s'agit pas uniquement d'informer le professionnel de la décision de l'entreprise. L'objectif est également de lui donner envie de continuer le processus de recrutement voire, d'accepter une offre d'emploi, si son profil est retenu. Et si le candidat n'est pas sélectionné, il faudra faire en sorte de ne pas lui laisser une impression négative ni lui fermer définitivement la porte.
C'est un fait : la manière dont vous communiquez avec vos candidats impacte leur décision de travailler ou non pour votre entreprise.
Revenons sur les chiffres dévoilés par l'infographie de la Super Agence :
- 85 % des personnes interrogées pensent qu'aucun être humain n'a pris le temps de considérer leur candidature.
- Parmi ceux qui reçoivent une notification, 51 % informent qu'elle a été reçue après le délai d'un mois, au minimum.
- 60 % des candidats mentionnent qu'ils aimeraient une "meilleure communication, avant, pendant et après le processus de recrutement".
- Les candidats qui n'ont pas reçu de retour sur leur candidature sont 3,5 fois plus nombreux à ne plus vouloir postuler dans l'entreprise.
Vous l'avez compris, la qualité et le timing des échanges sont essentiels dans le suivi de candidature.
Suivi des candidatures et marque employeur
La manière dont vous réalisez le suivi des candidatures impacte également votre marque employeur.
Les professionnels s'expriment souvent au sujet des entreprises sur les réseaux sociaux, comme LinkedIn ou Twitter, mais aussi sur les sites d'évaluation des entreprises comme Glassdoor. Ceux dont l'expérience candidat est négative sont plus enclins à donner leur avis que ceux dont l'expérience a été positive.
À tel point que 60 % des employeurs ont découvert des commentaires négatifs sur Internet concernant leur processus de recrutement.
Lorsque l'on sait qu'une large majorité des candidats (82 %) se renseigne sur l'entreprise avant d'envoyer leur candidature, cela a son importance.
Ainsi, une entreprise connue pour son processus de recrutement long et dont le suivi est peu scrupuleux, risque de décourager les meilleurs candidats. Sur le long terme, l'entreprise peut rencontrer des difficultés à combler ses besoins en recrutement.
Le suivi des candidatures a donc toute son importance dans la stratégie d'acquisition des talents.
Vous souhaitez améliorer votre image de marque employeur ? Commencez par faire un audit et mettez en place les meilleures stratégies pour rendre votre entreprise attrayante pour les candidats.
Comment améliorer le suivi de candidature ?
Vous connaissez certainement l'adage "le client est roi". Cela fonctionne aussi parfaitement pour les candidats !
Si l'expérience client est souvent bien ancrée dans les mentalités des entreprises, les services RH les plus modernes sont conscients de l'importance de l'expérience candidat.
Outre l'impact sur la marque employeur que nous avons vu un peu plus haut, il s'agit de remettre le candidat au cœur du processus de recrutement. En considérant chaque candidat comme un collaborateur potentiel, vous construisez les bases d'une relation saine et durable.
Et pour maintenir l'intérêt de vos candidats et leur donner envie de vous rejoindre dans l’aventure, mettez en pratique les conseils suivants :
- Personnalisez les échanges. Faites sentir à votre candidat qu'il n'est pas juste un profil parmi les autres, mais que ses compétences et sa personnalité peuvent bénéficier à l'entreprise et aux autres membres de l'équipe. Dans votre e-mail de suivi d'entretien par exemple, faites référence à une anecdote évoquée ensemble. Vous monterez au candidat que votre rencontre a été marquante.
- Invitez le candidat à s'exprimer. Si le suivi des candidatures doit être réalisé à l'initiative de l'entreprise, le candidat a aussi son mot à dire. L'entretien de recrutement est souvent un événement stressant. Ainsi, il n'est pas rare que des questions viennent à l'esprit du candidat une fois l'entretien terminé. Montrez que vous êtes disponible pour répondre aux éventuelles questions.
- Impliquez le candidat dans le processus de recrutement. Dans la mesure du possible, demandez les préférences du candidat en matière de suivi de la candidature comme le moyen de contact ou la date et l'heure du prochain entretien, par exemple. Non seulement, il se sentira valorisé, mais il est probable que vous laissiez une impression positive, même si la candidature n'est finalement pas retenue.
- Soyez enthousiastes ! Si le recrutement de nouveaux collaborateurs est une activité formelle, rien ne vous empêche d'y apporter une petite touche conviviale et chaleureuse. C'est une bonne manière de donner un aperçu de votre culture d'entreprise. Au-delà du salaire ou du poste, l'atmosphère de travail a un poids important dans la décision du candidat.
La technologie au service du suivi des candidatures
Il vous est déjà arrivé d'oublier de répondre à une candidature ? Nous ne vous jugeons pas, nous sommes humains après tout. Il faut dire que 51 % des recruteurs reçoivent plus de 21 candidatures par poste. Une bonne organisation est ainsi nécessaire !
Heureusement, il existe aujourd'hui des outils performants pour suivre les candidatures de manière performante, tout en vous faisant économiser du temps.
De simples tableaux de suivi réalisés sur Excel sont parfois suffisants pour les petites entreprises qui recrutent peu. Mais pour celles sont les activités de recrutement sont plus conséquentes, il peut être bénéfique de s'équiper d'un ATS (Applicant Tracking System), aussi appelé logiciel de recrutement.
Il permet, non seulement de trier les candidatures, mais également de regrouper les informations recueillies lors des échanges ou des entretiens, sur un seul espace. Il devient facile de voir le statut des différentes candidatures reçues, en un clin d'œil.
Ainsi, le suivi de candidature est précis et efficace.
En tirant profit de la technologie, les recruteurs ont plus de temps pour construire des relations fortes et authentiques avec leurs candidats.
Les pratiques de suivi des candidatures à oublier
Vous l'avez compris, le suivi des candidatures est essentiel et impacte vos recrutements actuels et futurs. Mais il y a des pratiques à éviter si vous souhaitez en tirer tous les bénéfices ! Regardons lesquelles :
- Les e-mails froids et impersonnels. Nous le répétons, la personnalisation des échanges est essentielle pour faire bonne impression.
- Le manque de clarté sur le délai de suivi. Que ce soit dans l'e-mail de confirmation de réception de candidature ou après un entretien téléphonique ou présentiel, indiquez sous quel délai le candidat devrait s'attendre à recevoir de vos nouvelles. Évitez de laisser un candidat indéfiniment dans l'attente. Et surtout, il ne doit pas avoir à vous relancer !
- Le manque d'humanisation du service RH. Si la technologie est une aide précieuse du recruteur, l'aspect humain est prépondérant. Au lieu de signer "le Service RH", indiquez plutôt votre nom.
- Les informations incomplètes. Vous allez programmer un premier entretien en face-à-face ? Assurez-vous de n'oublier aucune information ; la date, l'heure et le lieu du RDV, un plan d'accès à vos bureaux, le nom des personnes présentes durant l'entretien, la durée estimée, la description de poste, le profil de poste, etc. Si le candidat doit vous contacter pour obtenir des informations essentielles, cela se reflètera négativement dans son expérience candidat.
Le suivi ne s'arrête pas à l'acceptation de l'offre
La préparation de l'onboarding
Votre candidat a accepté votre offre d'emploi. Félicitations !
Pourtant, la partie n'est pas encore gagnée, loin de là ! Il n'est pas rare de voir des entreprises réduire la communication au minimum entre l'acceptation de l'offre et le premier jour de démarrage. Pourtant, cette période comporte de nombreux enjeux.
Le premier est de maintenir l'intérêt du candidat pour l'entreprise. Car si l'offre est acceptée, il est possible que le professionnel préfère finalement opter pour l'offre d'une autre organisation ou une contre-offre de la part de son entreprise actuelle. Il s'agit donc de lui montrer que sa venue est attendue !
Ensuite, la continuité des échanges est essentielle pour préparer l'intégration de la nouvelle recrue, autrement dit, son onboarding !
La prise d'un nouveau poste est un changement important. Il faut s'assurer que tout se déroule de la meilleure manière possible. Facilitez le remplissage de documents administratifs grâce aux outils de numérisation et de signature électronique. Envoyez le planning de la première journée pour permettre à votre nouvelle recrue de se projeter. Si possible, impliquez-la dans certaines décisions, comme le choix d'un restaurant pour le déjeuner d'équipe, par exemple. De cette manière, vous lui montrez que son avis compte.
Et surtout, soyez disponible pour répondre à ses éventuelles questions. Avec une communication efficace, vous mettez toutes les chances de votre côté pour un démarrage le jour J sur les chapeaux de roue !
Les fondements de la relation avec la nouvelle recrue
Grâce à un système de suivi des candidatures organisé et performant, vous instaurez une relation de confiance entre votre nouveau collaborateur et l'entreprise.
Vous optimisez ainsi l'expérience candidat, l'onboarding, mais aussi le succès du recrutement.
De plus, vous placez la collaboration sur de bons rails pour une relation fructueuse et durable. Et peut-être que votre nouvelle recrue vous proposera une recommandation pour un futur recrutement par cooptation ?
La construction d'un vivier de candidats
Un autre intérêt de réaliser un suivi des candidatures, et pas des moindres, c'est la création d'un vivier de candidats.
Si vous recrutez régulièrement des profils similaires, cela vous permettra de gagner un temps précieux pour vos futures recherches de talents.
Créer un vivier de candidats consiste à garder le contact avec des anciens candidats ou des candidats potentiels par des échanges téléphoniques et des communications écrites régulières. Par exemple, vous pouvez faire un point sur leur situation professionnelle et envoyer des actualités sur l'entreprise et des opportunités d'emploi.
L'objectif est de maintenir leur intérêt pour l'entreprise et ses activités. Car le profil d'un candidat qui n'a pas été retenu conviendra peut-être parfaitement à l'un de vos postes vacants dans quelques mois ou quelques années !
En mettant à jour régulièrement le statut de chaque candidat potentiel, vous saurez ainsi qui contacter lorsque vous en aurez besoin.
Non seulement, vous gagnez du temps, mais vous réalisez aussi des économies sur vos coûts de recrutement !
Le suivi des candidatures est un facteur important d'une expérience candidat positive. Si la technologie est une aide essentielle pour le recruteur, la clé de sa réussite réside dans la qualité de ses communications.
