Le modèle de travail hybride. Presque inconnu il y a quelques années, il attire aujourd'hui l'attention des employeurs comme des salariés. À tel point que 75 % des employés français souhaitent travailler en mode hybride.
Stimulé par les contraintes liées à la crise sanitaire et le développement des technologies de l'information et de la communication, il fait sa place au sein des entreprises, quelle que soit leur taille.
Il faut dire que c'est une alternative intéressante au télétravail à temps complet, souvent difficile à maintenir sur une longue durée. Découvrez les différentes facettes du modèle de travail hybride et des conseils concrets pour le mettre en place.
Qu'est-ce que le travail hybride ?
Le travail hybride est un modèle de travail qui comporte à la fois des périodes de télétravail et des journées en présentiel au bureau.
Les salariés partagent leur temps de travail entre au moins deux lieux différents. Ce modèle de travail peut être proposé à l'ensemble des salariés d'une entreprise, ou à certaines catégories de métiers seulement.
Exemples de modèles de lieux de travail hybrides
Il n'existe pas un seul type de modèle de travail hybride. Les options sont nombreuses et flexibles pour s'adapter aux modes de fonctionnement des entreprises.
Voici les quatre principaux modèles de lieu de travail hybride :
- Une majorité de travail présentiel au bureau, avec quelques jours de travail à distance. La majorité des salariés travaillent dans les locaux de l'entreprise, avec quelques jours alloués au télétravail. Les périodes de télétravail peuvent être communes à tous les collaborateurs, où être décidés au niveau de l'établissement ou de l'équipe.
- Une majorité de travail à distance, avec des périodes de travail en entreprise. Les salariés télétravaillent la plupart du temps et sont présents en entreprise une ou deux journées par semaine.
- Un travail à distance à temps complet avec des rencontres en face-à-face ponctuelles avec les équipes. Les salariés travaillent à distance mais ils ont la possibilité de se rencontrer en personne. L'entreprise peut conserver des espaces de réunion partagés ou les louer au besoin.
- Un travail en décalé. Tous les salariés alternent périodes de télétravail et de présence au bureau. Ceci est similaire à l'option 1, mais avec un roulement entre les équipes.
Les avantages d'un lieu de travail hybride
Une meilleure productivité
Si certains managers et chefs d'entreprise restent sceptiques concernant le travail à distance, c'est un fait : les salariés sont plus productifs.
Selon l'Institut Sapiens, les périodes de télétravail permettraient d'augmenter la productivité des salariés de 22 %. De plus, un article de recherche de Microsoft au sujet de l’incidence de la pandémie sur l'activité des entreprises en Europe révèle que 82 % des dirigeants ont déclaré que leurs équipes étaient aussi performantes, ou plus, qu’avant la crise sanitaire.
Ainsi, contrairement aux idées reçues, les salariés ne sont pas moins efficaces en télétravail.
Un meilleur bien-être des salariés
Le télétravail a une influence positive sur le bien-être des salariés ! Grâce à la réduction des déplacements, ils reprennent un certain contrôle de leur emploi du temps.
Moins interrompus, les salariés se concentrent davantage sur leurs tâches, sans être gênés par les bruits et les contraintes de l’environnement de bureau traditionnel.
Pour les salariés avides de lien social en face-à-face, les périodes de travail en présentiel contrebalancent l'isolement parfois ressenti durant les périodes de télétravail.
Une réduction des coûts
Un autre avantage non négligeable, c'est la réduction des coûts qu'entraîne la mise en place d'un modèle de travail hybride.
Les entreprises peuvent souvent envisager des bureaux plus petits, ce qui a une influence importante sur le coût du loyer, sans compter les fournitures de bureau et les autres dépenses d’entreprise.
Selon l'organisation de travail choisie, il faudra prévoir des bureaux non attribués, des salles insonorisés dédiés aux réunions, ainsi que des espaces pour les échanges informels.
Une transformation du management
Le modèle de travail hybride est un formidable facteur de changement. Et cela ne concerne pas uniquement le lieu de travail physique. Le management doit également être repensé.
Lorsque les collaborateurs travaillent une partie de leur temps à distance, il ne faut plus considérer le "temps passé au bureau" comme un indicateur clé de la productivité. Concentrez-vous plutôt sur les résultats du travail de vos collaborateurs.
S’ils estiment que de meilleurs résultats sont possibles en travaillant à distance, laissez-les choisir leur lieu de travail, dans la mesure du possible.
Ce concept est au cœur du fonctionnement du modèle de travail hybride.
Les limites du travail hybride
Le risque d’épuisement professionnel
Sans mesures concrètes de la part du service RH, le modèle de travail hybride peut rapidement mener au surmenage chez certains salariés. Selon une enquête de l'Anact, 63 % des répondants travaillent plus en télétravail qu'en présentiel. De plus, seulement près de 2 répondants sur 10 peuvent aborder les difficultés qu'ils rencontrent avec leur manager.
Les télétravailleurs travaillent souvent plus longtemps et prennent des pauses plus courtes et moins fréquentes que leurs homologues au bureau. Le matériel de travail étant à portée de main, ils sont également nombreux à travailler le soir et le week-end.
Sur le moyen et long terme, cela génère du stress, pouvant parfois aller jusqu'au burn-out.
L'accentuation des inégalités
Lors des périodes de travail à distance, avoir à disposition un espace réservé à cette activité est indispensable. C'est ici que les inégalités entre salariés se révèlent.
En effet, tous vos collaborateurs n'ont pas nécessairement accès à un espace de travail dédié au sein de leur habitation ou à proximité.
Cela peut affecter la motivation et la productivité des salariés concernés, notamment si un accompagnement et un support ne sont pas prévus par l'entreprise.
Créer et mettre en place un lieu de travail hybride
Suivre de bonnes pratiques peut vous aider à assurer une transition harmonieuse vers le modèle de travail hybride. Il n'existe pas de processus standard applicable à toutes les organisations. Toutefois, il y a huit étapes clés à prendre en compte.
1. Élaborez une stratégie
La première chose à faire lors de la transition vers un lieu de travail hybride est de comprendre la façon dont vos collaborateurs travaillent.
Formez une équipe de planification du lieu de travail qui inclut des représentants de tous les services de l'organisation. Tirez profit de ce comité pour recueillir des informations sur la façon dont les équipes travaillent actuellement.
Puis, vous devez solliciter l'avis de tous les salariés de l'entreprise pour identifier leurs besoins. Demandez-leur comment et où ils travaillent le mieux, et quels types de lieux et de rythme de travail sont les plus attrayants pour eux.
Analysez les résultats de l'enquête et élaborez un plan pour passer à un lieu de travail hybride.
2. Anticipez les enjeux du lieu de travail hybride
Avant de mettre en place le travail hybride dans votre entreprise, vous devez prendre du recul pour identifier tous les défis et problèmes potentiels pouvant découler de ce modèle d'organisation du travail.
Voici une liste non exhaustive des sujets qui méritent votre attention :
L’accès et la transmission de l’information
Assurer une bonne circulation de l'information est une difficulté majeure des entreprises hybrides. Perte de données, malentendus, mauvaise prise de décision, ou encore, manque d'opportunités, une information mal organisée peut avoir des conséquences néfastes au quotidien.
Les salariés doivent avoir accès aux informations dont ils ont besoin, et pouvoir les partager pour travailler efficacement.
La communication
Difficile de communiquer en équipe lorsque les collaborateurs travaillent à distance !
Les interactions sont souvent moins spontanées, moins fréquentes et dans certains cas, intrusives. Il est essentiel d'organiser les échanges formels et informels dans une organisation de travail hybride.
En raison de la distance et des rythmes de travail parfois asynchrones, la communication écrite est essentielle.
Le management
La transition vers une organisation hybride n'est pas possible sans repenser le management. La confiance envers vos collaborateurs permettra de développer la culture du résultat qui valorise plus les résultats du travail que le temps consacré à la réalisation des tâches.
Il est également nécessaire pour les managers de donner un feedback constructif et régulier, au niveau collectif et individuel.
La sécurité informatique
Sans protection adaptée, les entreprises hybrides ont un risque élevé de faire face à une attaque informatique. Cela s'explique en partie par l'utilisation de solutions digitales non approuvées par le service informatique.
Ainsi, il est important de s'assurer que vos salariés disposent de tous les outils nécessaires pour travailler efficacement et de manière sécurisée, où ils se trouvent.
L'expérience collaborateur
S'il apporte de nombreux avantages, le travail hybride peut altérer l'expérience collaborateur. Et sans accompagnement approprié, la qualité de vie au travail diminue.
Outre la mise la mise en place de cette organisation si particulière, il faut penser à faire un suivi des collaborateurs tout au long de leur vie dans l'entreprise pour déceler les difficultés avant qu'ils ne deviennent problématiques.
Les relations humaines
La distance peut être négative pour la cohésion d'équipe. Selon une enquête de l'Anact, les relations de travail semblent significativement affectées pour 37 % des répondants.
De plus, ne pas voir ses collègues en face-à-face peut créer un sentiment d'isolement chez certains salariés. Si aucune mesure n'est mise en place par l'entreprise, cela peut entraîner une perte de cohésion d’équipe et de la frustration sur le long terme.
Vous avez alors tout intérêt à favoriser les interactions entre les collaborateurs et mettre en valeur une culture d'entreprise unifiée, pour tous.
3. Créez une politique de lieu de travail hybride
Une fois que vous avez pris connaissance de tous les enjeux de cette organisation du travail, et relevé les spécificités de votre entreprise, il est temps de créer une politique de travail hybride.
Assurez-vous qu'elle soit complète et qu'elle comprenne des directives, des procédures et des règles claires pour chaque modèle de travail hybride dans votre entreprise. Utilisez un langage clair qui explique les attentes et les politiques concernant :
- Les postes concernés par le travail à distance et ceux qui ne le sont pas.
- La fréquence et les lieux possibles de travail à distance.
- La fréquence et le lieu de travail au bureau.
- Les mesures de prévention en matière de santé et de sécurité.
- Les disponibilités et exigences de communication.
- Les impératifs de sécurité des données pour chaque lieu de travail.
- Les mesures de diversité et d'inclusion et de prévention du harcèlement pour chaque milieu de travail.
4. Mettez en place un plan de communication
La mise en place d'une organisation de travail hybride ne se réalise pas de manière isolée. Il est important de communiquer de manière proactive tout au long du processus. Vous devez vous assurer que les salariés sont tenus informés des décisions importantes qui auront une incidence sur leurs conditions de travail individuelles.
Envoyez des mises à jour régulières par e-mail concernant les étapes clés de la transition. Prenez l'initiative de solliciter leurs avis. Informez le personnel lorsque des jalons clés sont atteints.
Vous devez indiquer clairement comment vous communiquerez avec eux une fois que la transition sera terminée.
5. Choisissez les bons outils technologiques
Grâce à la technologie il est possible de travailler à distance efficacement. Mais encore faudrait-il choisir les bons outils. Votre infrastructure actuelle est-elle suffisante ? Utilisez-vous des logiciels SaaS ou On-Premise ?
Voici un aperçu des solutions informatiques dont vos collaborateurs auront besoin :
- Messagerie électronique et suites bureautiques
- Plateforme de communication vidéo
- Stockage en ligne
- Cybersécurité et cryptage de fichiers
- Chat ou messagerie instantanée
En rencontrant vos équipes, vous pourrez déterminer si vos outils existants sont suffisants pour évoluer vers le mode de travail hybride, ou si vous devrez en intégrer de nouveaux.
6. Adaptez l'espace de travail
Dans une organisation de travail hybride, vos bureaux ne seront pas continuellement occupés. Pouvez-vous réduire ou réaménager votre espace existant ?
Il faut également redéfinir leur fonction. Que feront vos collaborateurs lorsqu'ils travailleront au bureau ? Seront-ils en réunion ? Rencontreront-ils des clients ?
Ces informations vous aideront à décider de l'avenir de vos locaux.
7. Repensez l'expérience en entreprise
Comme nous l'avons vu un peu plus haut, la culture d'entreprise peut être fragilisée lors du passage à une organisation hybride.
Pour la protéger, il est important de réaffirmer son importance pour vos collaborateurs. Faites vivre vos valeurs et votre vision et veillez à ce qu'elles soient appliquées, même à distance.
Vous devez également prendre le temps de maintenir des liens sociaux entre les employés. Encouragez les rencontres virtuelles et physiques et menez une communication cohérente.
8. Mesurez la satisfaction des collaborateurs
Comme pour toute transition organisationnelle majeure, le passage à un lieu de travail hybride n'est pas un événement unique : c'est un processus permanent.
Pour garantir l'efficacité et la réussite sur le long terme, vous devez vous assurer que la voix de vos collaborateurs est entendue. Leurs retours vous permettront de décider des actions à conserver, à éliminer ou à mettre en place.
Plus qu'une simple tendance, le modèle de travail hybride représente le futur des entreprises. Il s'agit d'une opportunité d'allier objectifs commerciaux et satisfaction des salariés.
