Leitfaden für Wissensmanagement im Unternehmen

Zuletzt aktualisiert:
21.7.2021
27/10/2021
27/10/2021
Minuten Lesedauer
Leon Hauber
Mit Wissensmanagement sichern Sie sich ein wichtiges Asset im Unternehmen: Knowledge. Im Leitfaden finden Sie Methoden, Tools und Beispiele.
Inhalt

Benjamin Franklin wird nachgesagt, als einer der Ersten erkannt zu haben, wie wichtig Wissen in der Wirtschaft ist. “Eine Investition in Wissen bringt noch immer die besten Zinsen”, hat er bereits 1928 formuliert. Wissen ist in der Industrie 4.0 längst Kapital geworden. Statt Handarbeit ist heute Kopfarbeit gefordert, und diese wird von Wissensarbeiter*innen durchgeführt. Aber anders als Geld, Aktien und andere Assets könne Unternehmen Wissen nicht in den Tresor legen oder im Warenlager aufstapeln. Um dieses Kapital dennoch gewinnbringend anzulegen, gibt es das Wissensmanagement.

Was ist Wissensmanagement im Unternehmen?

Ihre Mitarbeiter*innen produzieren jeden Tag tolle Ideen, hervorragende Gedanken, interessante Vorschläge und innovative Ansätze, wie Sie Kosten sparen können. Nicht alle diese Ideen werden umgesetzt, und oft bleiben Sie in E-Mail-Threads verborgen.

Wissensmanagement (auf Englisch Knowledge Management) ist eine systematische Erfassung des in einem Unternehmen oder in einer Organisation vorhandenen Wissens. Es wird dabei von implizitem und explizitem Wissen gesprochen und dient der Analyse und Entscheidungsfindung sowie der Projektion zukünftiger Entwicklungen. Das Wissensmanagement ist Teil der ISO 9001:2015-Zertifizierung und eine wichtige Voraussetzung für Kollaboration und Innovation. Wissensmanagement wird über Datenbanken und Softwareprogramme durchgeführt.

Explizites Wissen

Das explizite Wissen sind Informationen, die in gedruckter oder digitaler Weise vorliegen und von allen Beschäftigen – zumindest theoretisch – abgerufen werden können. Es ist formuliertes Wissen, wie Regeln und Verordnungen. Handbücher gehören ebenfalls zum Bereich des expliziten Wissens in einer Wissensdatenbank. Aus diesen Informationen können Angestellte erfahren, wie Sie eine Maschine bedienen oder wie eine Software funktioniert.

Implizites Wissen

Das implizite Wissen bezieht sich auf Erfahrungen und Intuition. Selbst mit allen vorliegenden Informationen ist es manchmal schwer, eine Entscheidung zu treffen. Denken Sie nur an zwei Kandidat*innen, die beide eigentlich gleichermaßen qualifiziert sind und infrage kämen. Hier hilft Ihnen nur das Bauchgefühl weiter. Das Problem beim impliziten Wissen ist, dass es an den*die Mitarbeiter*innen gebunden ist. Sie können es schwerlich in eine Datenbank einfügen. Solches Wissen kann auch bei einem Weggang aus dem Unternehmen verloren gehen. Umso wichtiger ist es, möglichst viel implizites Wissen in explizites Wissen umzuwandeln, zum Beispiel mit Unternehmenswikis und anderen kollaborativen Werkzeugen des Wissensmanagements.

Was ist der Zweck von Wissensmanagement?

Wissensmanagement verfolgt mehrere Ziele in einem Unternehmen. Diese bestehen gleichzeitig und haben unterschiedliche Ansatzpunkte. Sie sollten deshalb beim Wissensmanagement keines dieser Ziele vernachlässigen.

1. Ziel: Wissen sammeln

Jeden Tag sammelt sich neues Wissen an, manchmal banale Dinge, zum Beispiel wie die neue Kaffeemaschine funktioniert und manchmal wichtige Informationen, wie das neue Intranet-System oder die Handhabung neuer Produktionsmaschinen. Oft genug wird diese Form von Wissen in E-Mails oder in Intranet-Ankündigungen kommuniziert. Das Wissensmanagement sammelt diese Daten an einer zentralen Stelle und macht sie auffindbar.

2. Ziel: Wissen teilen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit wechselnden Teams arbeiten, kennen Sie das Problem: Einige im Team kennen die Prozeduren schon, andere sind neu und wissen nicht, wie Aufgaben dort gelöst werden. Oder Sie wissen, dass ein bestimmtes Problem schon einmal bestand, können sich aber nicht mehr erinnern, wer das damals gelöst hat. Eine Wissensdatenbank sammelt alle diese Informationen und macht sie allen zugänglich. Wissenskapital wird mit dem Wissensmanagement intern geteilt und die Kollaboration zwischen Mitarbeiter*innen gefördert.

3. Ziel: Wissen vermitteln

Wenn es neue Produktionsverfahren der Lieferanten gibt, die Geschäftsführung einen neuen Prozess zum Kundenmanagement einführt oder eine neue Software installiert wird, hilft das Wissensmanagement, dieses externe Wissen schnell und einfach an alle Mitarbeiter*innen zu verteilen. Zu diesen Wissensquellen von außen gehören auch Fachzeitschriften und -artikel, Links zu interessanten unternehmensspezifischen Nachrichten und News aus der Branche, zum Beispiel externe Weiterbildungsmaßnahmen.

4. Ziel: Wissen nutzen

Mit einer Wissensdatenbank haben Sie das interne Know-how schnell zur Hand. So kann Innovation gefördert und beschleunigt werden, weil sie auf vorhandene Informationen aufbauen können. Sie müssen das Rad nicht mehr neu erfinden, sondern können auf Wissen in Ihrem Unternehmen zugreifen, wenn Sie unter anderem Prozesse optimieren wollen. In diesem Fall ist es hilfreich zu verstehen, warum dieser Prozess auf diese Weise eingeführt wurde. In der Wissensdatenbank sind diese Informationen schnell abrufbar.

Warum ist Wissensmanagement wichtig?

Wissen ist ein Kapital, ohne das Unternehmen heute nicht mehr existieren können. Wenn Sie heute nach Talenten suchen, dann ist für Sie als Recruiter*in entscheidend, welches Wissen diese mitbringen und wie Sie das Wissens-Kapital im Unternehmen vergrößern können. Wissen in diesem Zusammenhang bedeutet auch die Fähigkeit, neues Wissen, meist in Form von Ideen, zu produzieren.

Mit einem Wissensmanagement speichern Sie diese wertvollen Gedanken ebenso ab wie Dokumente, Anleitungen und wichtige Unternehmensentscheidungen. Früher gab es dafür ein Archiv mit Schränken voller Aktenordner und Karteikästen. Heute haben Sie eine Datenbank, über die Sie alle wichtigen Informationen abrufen können.

Schnellere Entscheidungen mit Wissensmanagement treffen

Wenn Sie im Privaten wissen wollen, wer der Schauspieler in dem Film ist den sie gerade sehen, dann werden Sie wahrscheinlich Google oder Wikipedia benutzen. In wenigen Sekunden ist die Information vorhanden. Das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen hat die gleichen Funktionen. Es kann in sekundenschnelle Daten produzieren, die für aktuelle und strategische Entscheidungen benötigt werden.

Beispiel 1: Ihre Verkäufer*innen sitzen in Verhandlungen mit einem*einer Kund*in. Diese*r hat sehr spezifische Fragen zu einem Produkt, zum Beispiel mit welcher Genauigkeit ein bestimmtes Werkzeug in einer Produktionsstraße arbeitet. Über das Wissensmanagement haben Ihre Mitarbeiter*innen Zugriff auf die Daten und können die Frage sofort beantworten.

Beispiel 2: In der Geschäftsführung werden neue Strategien besprochen. Jemand kommt mit einer Idee, von der Sie das Gefühl haben, sie schon einmal gehört zu haben. Ein Check im Wissensmanagement zeigt, dass ein*e Mitarbeiter*in tatsächlich einmal einen entsprechenden Vorschlag gemacht hat, dieser aber nicht weiter verfolgt wurde. Sie können den*die Mitarbeiter*in dann sofort in die Besprechung holen und sich die Details vortragen lassen.

Wissen im Unternehmen halten

Sie werden nicht immer verhindern können, dass Mitarbeiter*innen Ihr Unternehmen verlassen. Was Sie aber verhindern können, ist, dass diese alles Wissen mitnehmen. Und dabei geht es nicht um Dokumente die – verbotenerweise – auf einem USB-Speicher mitgenommen werden. Es geht um das dokumentierte Wissen, dass sich die Person während seiner*ihrer Zeit in Ihrem Unternehmen erarbeitet und zur Verfügung gestellt hat. Wenn Sie Prozesse haben, in denen kontinuierlich Wissen aus allen vorhandenen Quellen im Wissensmanagement gespeichert wird, ist ein Verlust einer Fachkraft zumindest etwas besser zu verschmerzen.

Wissen, dass in Datenbanken und in der Cloud gespeichert ist, hat übrigens noch einen anderen Vorteil: Es kann eben nicht so einfach wie ein Ordner auf der Festplatte auf einen Datenträger kopiert werden. So verhindern Sie, dass Wissen aus Ihrem Unternehmen zu Mitbewerber*innen gelangt.

Welche Methoden gibt es für Wissensmanagement?

Die einfachste, wenn auch wenig hilfreiche Methode ist, alle wichtigen Dokumente in einen Ordner auf einer zentralen Festplatte zu speichern. Doch dagegen gibt es einige Argumente:

  • Sie sind nicht durchsuchbar
  • Es gibt Probleme mit Leseberechtigungen
  • Sie können nicht vernetzt und verschlagwortet werden
  • Ein zentraler Ordner ist immer ein Sicherheitsproblem

Moderne Methoden des Wissensmanagements sind Datenbanken, die auf unterschiedliche Art und Weise mit Informationen gefüttert werden. Es gibt viele Methoden, Wissen zu generieren und dann ins Wissensmanagement zu überführen.

Wissen generieren

Um Wissen zu generieren, können Sie zwei Methoden anwenden. Bei der einen wird Wissen generiert, dass in Daten umgesetzt (kodifiziert) werden kann, bei der anderen wird Wissen direkt zwischen Mitarbeiter*innen ausgetauscht. Letztere Methode versucht, aus spontaner Wissensvermittlung am Kaffeeautomat oder beim gemeinsamen Weg zur Arbeit eine strukturierte Wissensvermittlung zu erreichen, deren Ergebnisse dann wiederum in Datenformat gebracht werden können.

Beim kodifizierbaren Wissen, also solches was in digitaler Form vorhanden ist, werden Dokumente in eine Datenbank eingetragen.

Aufgaben des Wissensmanagements bei dieser Methode ist es:

  • Regeln aufzustellen, wie Dokumente eingepflegt werden
  • Die Verschlagwortung zu organisieren
  • Die Wissensdatenbank zu pflegen und zu aktualisieren
  • Eine benutzerfreundliche Oberfläche zu schaffen

Beim personalisierten Wissen werden Informationen von einer Person zur anderen (oder zu vielen anderen) übertragen. Ein Beispiel dafür sind interne Vorträge oder Betriebsversammlungen, aber eben auch das Gespräch unter Kolleg*innen. Sie können solchen Wissenstransfer fördern, in dem Sie wissensorientierte Veranstaltungen anbieten:

  • Barcamps: Hier teilen Mitarbeiter*innen Ihr Wissen in Mini-Workshops und Vorträgen, die zum Teil parallel angeboten werden und idealerweise von der Belegschaft selbst organisiert werden.
  • Wissenszirkel: Ihre Angestellten setzen sich regelmäßig zusammen und teilen Wissen, dass sich in den vergangenen Wochen angesammelt hat.

Wissen sortieren

Ein der großen Herausforderungen des Wissensmanagements ist, die vorhandene Menge der Daten und Informationen zu sortieren. Denn nur wenn Mechanismen und Strukturen existieren, kann das Wissen auch von ihren Arbeitnehmer*innen genutzt werden. Dabei gibt es unterschiedliche Aufbereitungen von Wissen, die gleichzeitig und bedarfsgerecht genutzt werden können.

Wissenslandkarten

Eine Wissenslandkarte ist eine grafisch aufbereitete Form des Wissensmanagements. Sie ist untergliedert in bestimmte Bereiche, die etwa Themen, Abteilungen oder andere Sortierungsmöglichkeiten sein können. Der Vorteil einer Wissenslandkarte ist, dass man sich visuell schnell zurechtfindet. Ein Nachteil ist, dass Sie bei sehr komplexen Datenbanken schnell die Übersicht verlieren können. Sie können recht gut mit Mindmaps erstellt werden.

Themenorientiertes Wissen

Am häufigsten verbreitet ist ein auf Themen basierendes Wissensmanagement. Damit können Sie sehr praxisnah arbeiten. Das Wissen wird dabei nach bestimmten Themen sortiert, die in jedem Unternehmen unterschiedlich sind. Beispiele für oberste Themenebenen sind:

  • Neue Projekte
  • Rechtliches
  • Handbücher
  • Anweisungen der Geschäftsleitung
  • Berichte
  • Ideen/Innovation
  • Wichtige Informationen in Notfällen

Welche Wissensmanagement-Tools können Sie nutzen?

An Werkzeugen, um Wissen im Unternehmen effektiv zu speichern, fehlt es nicht. Welches Wissensmanagement-Tool sie nutzen, hängt von Ihren Ansprüchen und Zielen ab. Außerdem spielt eine Rolle, wie sehr Mitarbeiter*innen in die Pflege der Informationen eingebunden werden sollen.

Wikis als Wissensmanagement-Tools

Sie kennen sicherlich Wikipedia, das weltweite Lexikon. Es basiert auf einer freien Software, die in vielen Wissensdatenbanken genutzt wird. Sie können sich damit ein eigenes Wikipedia in ihrem Unternehmen aufbauen.

Vorteile:

  • Software ist kostenlos
  • Oberfläche ist von Wikipedia bekannt
  • Änderungen können einfach verfolgt werden

Nachteile:

  • Antiquierte Benutzeroberfläche
  • Einträge müssen Konventionen folgen
  • Pflege kann sehr aufwendig sein

Mindmaps

Wenn Sie Informationen und ihre Zusammenhänge optisch ansprechend darstellen wollen, können Sie Mindmaps verwenden. Diese gibt es sowohl als freie Software, die Sie sich auf Ihrem Server installieren können als auch als Cloud-Version, zum Beispiel von Mindmeister.

Mindmaps werden häufig bei Wissenslandkarten verwendet.

Vorteile:

  • Visuelle Darstellung ist einfach zu verstehen
  • Zusammenhänge zwischen Themen werden gut dargestellt

Nachteile

  • Sie kommen schnell an die Grenzen der Darstellbarkeit
  • Umständliche Suche nach mehreren Treffern

Atlassian Confluence

Diese Wissensmanagement-Software ist derzeit sehr verbreitet, weil Sie die Vorteile einen Wikis mit einer modernen und Cloud-basierten Oberfläche verbindet. Hinzu kommt, dass es viele Plugins gibt, mit denen Sie das Wissensmanagement noch besser an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie können eigene Bereiche einrichten, die nicht von allen Beschäftigten genutzt werden dürfen oder sich als Nutzer bestimmte Informationen, die Sie häufig verwenden, als Lesezeichen speichern. Atlassian Confluence zeigt Ihnen alle Dokumente, an denen Sie arbeiten, übersichtlich an. Die Suche erfolgt nach unterschiedlichen Kriterien, wie Labels, Bereiche, Dateityp und andere Spezifikationen.

Besonders praktisch: Wenn Sie eine Recruiting-Software wie Recruitee nutzen, können Sie automatisch aus Confluence wichtige Informationen ziehen, wenn zum Beispiel Kandidat*innen benachrichtigt werden sollen.

Beispiele, wie Wissensmanagement in Unternehmen eingesetzt wird

Bei Airbus wird mit vielen externen Dienstleistern und Zulieferern gearbeitet. Diese sollen und müssen ebenfalls in das Wissensmanagement eingebunden werden, ohne dass man aber alle Betriebsgeheimnisse offenlegt. Das Unternehmen rief ein Projekt namens ExTra ins Leben, bei dem auch sichergestellt werden sollte, das externes Wissen im Unternehmen gespeichert bleibt. Hierbei wurde gleich zu Beginn HR eingebunden, um jene Personen zu identifizieren, deren Wissen man auf jeden Fall behalten möchte und jene, die man mit Wissen versorgen will.

Die Stadtwerke Wismar suchten eine Möglichkeit den Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens zu verbessern. Als KMU ist das teilöffentliche Unternehmen nicht groß genug, um viele Ressourcen einzusetzen. Man entschied sich für ein Phasenmodell, bei den zunächst vorhandene und gewünschte Wissensbereiche abgefragt und dann unterschiedliche Lösungen verglichen wurden. Eingesetzt wurde hierfür Jive-n, eine Intranet-Lösung, die aber auf KI basierendes Wissensmanagement mit eingebaut hat.

Der Pflegebetrieb Kuhrcke aus Schleswig-Holstein hat viele Mitarbeiter*innen, die ständig unterwegs sind. Diese müssen vor Ort Entscheidung treffen und können nicht immer bei Kolleg*innen nachfragen. Mit einem cloudbasierten Wissensmanagement haben sie alle Informationen auf ihrem Smartphone. Dazu gehören medizinische Fachinformationen und wichtige Hinweise zu Kunden oder Pflegemaßnahmen. Außerdem half das Wissensmanagement mit Tutorials und Videos, neue Mitarbeiter*innen schnell einzuarbeiten.

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