Recruiting-Kosten im Mittelstand: TCO-Überblick & Tipps

Wie viele Excel-Dateien schwirren bei Ihnen im Recruiting-Team herum? Wie viel Zeit verbringen Sie damit, diese Dateien zu aktualisieren? Und wie oft haben Sie sich schon gefragt, ob das in Zeiten der Digitalisierung nicht einfacher sein müsste?

In der heutigen digitalen Welt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Recruiting-Prozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Insbesondere im deutschen Mittelstand, der laut  Bundesnetzagentur in der Digitalisierung hinterherhinkt, ist es an der Zeit, innovative Lösungen zu implementieren. 

Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) kann hierbei eine entscheidende Rolle spielen. Doch wie überzeugen Sie Ihre Vorgesetzten von der Notwendigkeit eines solchen Tools? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Total Cost of Ownership (TCO) nutzen können, um die wahren Kosten Ihres aktuellen Recruitingprozesses zu analysieren und einen überzeugenden Business Case für die Einführung eines ATS zu erstellen. Wir zeigen Ihnen, was TCO bedeutet, wie Sie die Kennzahl berechnen und welche Vorteile Ihnen die Analyse bringt, um Ihre Führungskräfte von der Digitalisierung Ihrer Recruiting-Funktion zu überzeugen.

Was ist die Total Cost of Ownership (TCO)?

Total Cost of Ownership, kurz TCO steht auf Deutsch für Gesamtbetriebskosten. Dieser Begriff umfasst alle direkten und indirekten Kosten, die mit einer Investition und der anschließenden Nutzung bspw. einer Recruiting-Software verbunden sind. Diese Analyse ist entscheidend, um ein vollständiges Bild der Investitionen in Ihre Personalbeschaffung zu erhalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Welche Kosten sind in der Total Cost of Ownership eines ATS enthalten?

Die Gesamtkosten für die Anschaffung und Nutzung eines Bewerbermanagementsystems setzen sich zusammen aus den Kosten für:

• Abonnement und Lizenzen: Dies umfasst die regelmäßigen Kosten für die Nutzung des ATS. Abhängig vom Anbieter und Funktionsumfang können diese monatlich oder jährlich anfallen.

• Implementierung und Einrichtung: Hierzu gehören einmalige Ausgaben für die Installation und Anpassung des Systems an Ihre spezifischen Bedürfnisse. Dies kann die Integration mit bestehenden Systemen oder die Erstellung individueller Workflows beinhalten.

• Onboarding und Training: Diese Kosten entstehen für die Einarbeitung Ihres Teams in das neue System. Dazu gehören sowohl initiale Schulungen als auch mögliche fortlaufende Unterstützung und Updates.

Was kostet manuelles Recruiting ohne ein ATS?

Um nachzuweisen, dass sich die Digitalisierung im Recruiting in Ihrem Unternehmen rentiert, sollten Sie neben den TCO bei Verwendung eines ATS auch die Kosten manueller Recruiting-Prozesse berechnen. Unter diese Kosten fallen:

• Personalvermittlungsagenturen oder Headhunter*innen
  Hierbei handelt es sich um Gebühren, die an Externe beim Outsourcing der Suche und Vorauswahl von Kandidat*innen bezahlt werden. Diese können oft einen erheblichen Prozentsatz des Jahresgehalts der eingestellten Person betragen.
  
  
• Recruiting-Events
  Dies sind Kosten für die Teilnahme an oder Organisation von Jobmessen, Networking-Events oder Universitätsveranstaltungen. Dies umfasst unter anderem Standmieten, Reisekosten, Marketingmaterialien und Personalaufwand.
  
  
• Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen
  Ausgaben für die manuelle Veröffentlichung von Jobangeboten auf diversen Online-Jobportalen, in Fachzeitschriften oder in sozialen Medien. Die Kosten variieren je nach Plattform und Laufzeit der Anzeige.
  
  
• Gehalt für Entwickler*innen für die Erstellung einer Karrierewebsite
  Investitionen in die Entwicklung und Wartung einer attraktiven und funktionalen Karrierewebsite. Dies kann interne Personalkosten oder Ausgaben für externe Dienstleistende umfassen.
  
  
• Gehälter für HR-Mitarbeitende
  Personalkosten für HR-Mitarbeitende, die den Recruitingprozess manuell administrativ verwalten. Dies beinhaltet Zeit, die für die gesamte Prozessorganisation verwendet wird, wie die Koordination von Bewerbungen, aufwendige Kommunikation mit Kandidat*innen, Hiring Manager*innen und Fachabteilungen. Weiterhin wird Zeit verwendet für die manuelle Erstellung von Berichten über die Recruitingprozesse, wie Status der Pipeline für die Bewerbungen, Stand der Recruiting-Phasen, Erfolgsquoten usw.  

Allgemeine Kosten im Recruiting

Neben den Kosten mit und ohne ATS fallen im Recruiting auch allgemeine Kosten an, die Sie in jedem Szenario – mit oder ohne Tool – einkalkulieren müssen. Darunter fallen zum Beispiel:

• Vorstellungsgespräche
  Hier fallen Kosten für die Zeit der Interviewer*innen an, einschließlich der Zeit für Vor- und Nachbereitung. Bei persönlichen Gesprächen können auch Reisekosten für Kandidat*innen hinzukommen.
  
  
• Gehälter der Beteiligten
  Dies umfasst die anteiligen Gehaltskosten aller am Recruitingprozess beteiligten Mitarbeitenden, einschließlich Führungskräfte und Fachexpert*innen, die in Auswahlgespräche eingebunden sind. 

Obwohl diese Kosten mit und ohne ATS anfallen, können digitalisierte Prozesse einen signifikanten Einfluss auf diese Kostenpunkte haben. Wie viel Zeit lässt sich sparen, wenn Sie beispielsweise mithilfe eines Tools wie Recruitee Ihre Stellenausschreibungen per Mausklick auf mehreren Plattformen gleichzeitig posten? Oder wenn Ihnen solch ein Tool einen großen Teil der Organisation der stetigen Kommunikation mit allen Beteiligten intern und extern erleichtert? 

Welche versteckten Kosten fallen im Recruiting an?

Neben all diesen offensichtlichen Kosten fallen im Recruiting auch eine ganze Reihe versteckter Kosten an, die bei der Kalkulation der TOC eine Rolle spielen sollten. Zu diesen versteckten Kosten zählen zum Beispiel:

• Opportunitätskosten bei nicht besetzten Stellen

Diese schwer zu quantifizierenden Kosten entstehen durch entgangene Produktivität oder verpasste Geschäftschancen aufgrund von Personalengpässen. Können Sie sich einen Überblick verschaffen, welche Projekte nicht umgesetzt werden konnten aufgrund von fehlenden personellen Ressourcen? Wie stark beeinflusst die unbesetzte Stelle den Erfolg, den Fortschritt und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens? 

• Folgekosten einer Fehlbesetzung

Hierzu gehören nicht nur die direkten Kosten für eine erneute Rekrutierung (die wir bereits oben beschrieben haben), sondern auch indirekte Kosten wie verminderte Teamproduktivität oder mögliche Unzufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und Kundschaft, was zu deren Abwanderung führen kann.

• Zeitaufwand der Führungskräfte

Die Zeit, die Führungskräfte bzw. Hiring Manager*innen für die Überbrückung von Vakanzen oder die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden aufwenden müssen, stellt ebenfalls einen erheblichen Kostenfaktor dar. Bedenken Sie bei dieser Kostenstelle, wie viel Zeit einer hoch bezahlten Arbeitskraft so in taktische Aufgaben anstatt in strategische Führung einfließt. 

Diese Kosten im Recruiting-Prozess lassen sich zwar nicht sofort eindeutig in Zahlen fassen. Es rentiert sich allerdings, über Umwege und mit etwas Aufwand die Kosten darzustellen. Denn gerade hier lauern nicht selten starke Kostentreiber und damit überzeugende Argumente für die Digitalisierung im Recruiting.

Was bringt die Berechnung der TCO im Recruiting?

Wer die Total Cost of Ownership kennt, trifft fundiertere Entscheidungen. Denn Sie können so genau einschätzen, welche Recruitingmethoden am kosteneffizientesten sind.

Außerdem haben Sie damit ein wichtiges Tool für die Kostenkontrolle in den Händen. Sie können auf längere Sicht gezielter planen, teure Kostenstellen optimieren und eventuelle Risiken besser einschätzen.

Je transparenter Sie die Kosten darstellen, desto schneller werden Sie auch die Geschäftsführung davon überzeugen, dass die Digitalisierung im Recruiting-Bereich längst überfällig ist. Zeigen Sie Ihren Führungskräften anhand von konkreten Zahlen aus Ihrem eigenen Unternehmen, wie groß das Einsparungspotenzial ist und dass die Kosten, die für eine Software verwendet werden weit unter den Kosten liegen, die manuelle Arbeit mit sich bringt.

Beispiel: TCO-Berechnung für Recruiting im Mittelstand 

Schauen wir uns eine beispielhafte TCO-Rechnung an. Annahme: Sie arbeiten in einem mittelständischen Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden. Sie planen, 20 neue Stellen pro Jahr zu besetzen. Wir vergleichen die TCO für zwei Szenarien über einen Zeitraum von 3 Jahren: Szenario A ist manueller Recruitingprozess ohne Digitalisierung. Szenario B ist mit Einsatz eines Bewerbermanagementsystems (ATS).

Szenario A: Manueller Recruitingprozess

1. Direkte Kosten:

• Stellenanzeigen auf Jobportalen: 8.000 € / Jahr
• Teilnahme an Recruitingevents: 5.000 € / Jahr
• Personalvermittlungsagenturen (für 20% der Stellen): 16.000 € / Jahr

2. Personalkosten:

• 1 Vollzeit-Recruiter: 60.000 € / Jahr
• Anteilige Kosten für HR-Assistenz: 10.000 € / Jahr

3. Technologiekosten:

• Entwicklung und Wartung der Karrierewebsite: 3.000 € / Jahr

4. Prozesskosten:

• Zeitaufwand für Vorstellungsgespräche (Führungskräfte): 30.000 € / Jahr
• Administrativer Aufwand (Bewerbungsmanagement): 10.000 € / Jahr

5. Versteckte Kosten:

• Opportunitätskosten durch längere Besetzungszeiten: 20.000 € / Jahr
• Kosten für Fehlbesetzungen (5% der Einstellungen): 15.000 € / Jahr

Gesamtkosten pro Jahr: 177.000 €

TCO über 3 Jahre: 531.000 €

Szenario B: Einsatz eines Bewerbermanagementsystems (ATS)

1. Direkte Kosten:

• Stellenanzeigen auf Jobportalen: 6.000 € / Jahr (reduziert durch besseres Targeting)
• Teilnahme an Recruitingevents: 5.000 € / Jahr
• Personalvermittlungsagenturen (für 10% der Stellen): 8.000 € / Jahr

2. Personalkosten:

• 1 Vollzeit-Recruiter: 60.000 € / Jahr
• Anteilige Kosten für HR-Assistenz: 5.000 € / Jahr

3. Technologiekosten:

• ATS-Lizenzgebühren: 8.000 € / Jahr
• Einmalige Implementierungskosten: 7.000 € (im ersten Jahr)
• Jährliche Wartung und Support: 2.000 € / Jahr

4. Prozesskosten:

• Zeitaufwand für Vorstellungsgespräche (Führungskräfte): 24.000 € / Jahr (reduziert durch besseres Screening)
• Administrativer Aufwand (Bewerbungsmanagement): 4.000 € / Jahr

5. Schulungskosten:

• Initiale Schulung für ATS: 3.000 € (im ersten Jahr)
• Jährliche Auffrischungsschulungen: 500 € / Jahr

6. Versteckte Kosten:

• Opportunitätskosten durch kürzere Besetzungszeiten: 10.000 € / Jahr
• Kosten für Fehlbesetzungen (3% der Einstellungen): 9.000 € / Jahr

Gesamtkosten im ersten Jahr: 123.500 €

Gesamtkosten in Folgejahren: 101.500 € / Jahr

TCO über 3 Jahre: 326.500 €

Vergleich und Erkenntnisse:

• Die TCO über 3 Jahre ist beim Einsatz eines ATS um 204.500 € niedriger.
• Die jährlichen Einsparungen betragen durchschnittlich 68.167 €.
• Die Investition in das ATS amortisiert sich bereits im ersten Jahr durch Kosteneinsparungen in anderen Bereichen.
• Nicht-monetäre Vorteile wie verbesserte Candidate Experience, bessere Datenanalyse für fundierte Entscheidungen und potentiell höhere Qualität der Einstellungen sind in dieser Berechnung nicht berücksichtigt.
  

Diese TCO-Analyse zeigt, dass für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden und 20 Neueinstellungen pro Jahr die Implementierung eines ATS zu signifikanten Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen im Recruitingprozess führen kann. 

Und auch für kleinere mittelständische Unternehmen, die weniger Stellen besetzen möchten, lohnt sich die Digitalisierung. Zwar werden die absoluten Zahlen niedriger ausfallen, jedoch bleiben die Einsparungen relativ gesehen beachtlich.

Zusätzliche Vorteile, die in dieser rein finanziellen Betrachtung nicht berücksichtigt sind, umfassen:

• Verbesserte Candidate Experience
• Bessere Datenanalyse für fundierte Entscheidungen
• Potentiell höhere Qualität der Einstellungen
• Skalierbarkeit bei Unternehmenswachstum
• Verbesserte Compliance und Dokumentation

Diese Faktoren können besonders für wachsende kleinere Unternehmen von großer Bedeutung sein und sollten bei der Entscheidungsfindung ebenfalls berücksichtigt werden.

Business Case für die Geschäftsführung erstellen

Die Ergebnisse der TCO-Analyse bieten eine solide Grundlage, um einen überzeugenden Business Case für die Einführung eines Bewerbermanagementsystems (ATS) in Ihrem mittelständischen Unternehmen zu erstellen. Hier sind einige Schritte und Überlegungen, die Ihnen helfen, Ihre Argumentation gegenüber der Geschäftsführung zu formulieren:

1. Präsentation der TCO-Analyse

Beginnen Sie mit einer klaren und prägnanten Präsentation der TCO-Analyse. Stellen Sie die Gesamtkosten des manuellen Recruitingprozesses den Kosten des ATS gegenüber. Heben Sie die signifikanten Einsparungen hervor, die sich über einen Zeitraum von drei Jahren ergeben. Visualisieren Sie die Daten in Grafiken oder Tabellen, um die Unterschiede anschaulich darzustellen. Dies hilft, die finanziellen Vorteile auf einen Blick zu verdeutlichen.

2. Fokus auf Effizienz und Produktivität

Erklären Sie, wie die Implementierung eines ATS nicht nur Kosten spart, sondern auch die Effizienz des Recruitingprozesses erhöht. Betonen Sie, dass ein ATS die Zeit für die Kandidat*innensuche und -verwaltung erheblich reduzieren kann. Dies ermöglicht es dem Recruiting-Team, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, wie z. B. die Verbesserung der Candidate Experience und die Entwicklung von Talent-Pipelines.

3. Verbesserung der Qualität der Einstellungen

Argumentieren Sie, dass ein ATS dazu beiträgt, die Qualität der Einstellungen zu verbessern. Durch optimierte Screening- und Bewertungsprozesse können die besten Talente schneller identifiziert werden. Dies reduziert nicht nur die Kosten für Fehlbesetzungen, sondern steigert auch die Mitarbeitendenzufriedenheit und -bindung, was langfristig zu einem stabileren Team führt.

4. Risikominimierung

Heben Sie die Risiken hervor, die mit einem ineffizienten Recruitingprozess verbunden sind. Dazu gehören nicht nur die finanziellen Kosten, sondern auch die potenziellen negativen Auswirkungen auf die Unternehmenskultur und die Markenwahrnehmung. Ein ATS kann helfen, diese Risiken zu minimieren, indem es den Prozess standardisiert und die Compliance-Anforderungen unterstützt.

5. Langfristige strategische Planung

Erklären Sie, wie die Einführung eines ATS in die langfristige Personalstrategie des Unternehmens passt. Ein ATS ermöglicht eine datengestützte Entscheidungsfindung, die für die Planung zukünftiger Personalbedarfe unerlässlich ist. Mit den gesammelten Daten können Trends identifiziert und strategische Maßnahmen zur Talentgewinnung entwickelt werden.

6. Zusätzliche Vorteile

Neben den finanziellen Aspekten sollten auch die nicht-monetären Vorteile eines ATS betont werden. Dazu gehören:

• Verbesserte Candidate Experience: Ein benutzerfreundliches System sorgt dafür, dass sich Kandidat*innen wertgeschätzt fühlen und die Kommunikation transparent ist.
• Bessere Datenanalyse: Ein ATS ermöglicht es, wertvolle Einblicke in den Recruitingprozess zu gewinnen, die zur kontinuierlichen Verbesserung genutzt werden können.
• Skalierbarkeit: Ein ATS ist in der Lage, mit dem Wachstum des Unternehmens mitzuwachsen, was besonders wichtig ist, wenn sich die Personalbedarfe ändern.

7. Fazit und Call-to-Action

Schließen Sie Ihren Business Case mit einem klaren Fazit ab, das die Hauptargumente zusammenfasst. Fordern Sie die Geschäftsführung auf, die Entscheidung zur Anschaffung eines ATS zu treffen, um die Effizienz, Qualität und Kosteneffektivität des Recruitingprozesses zu verbessern. Stellen Sie sicher, dass Sie bereit sind, auf Fragen einzugehen und weitere Informationen bereitzustellen, um die Entscheidungsträger zu überzeugen.

Durch die strukturierte Präsentation der TCO-Analyse und die Betonung der strategischen Vorteile eines ATS können Sie einen überzeugenden Business Case erstellen, der die Geschäftsführung dazu ermutigt, in moderne Recruiting-Technologien zu investieren.

Fazit

Die Total Cost of Ownership (TCO) Analyse im Recruiting kann Ihnen und Ihren Führungskräften aufzeigen, dass die Implementierung eines Bewerbermanagementsystems (ATS) für mittelständische Unternehmen nicht nur eine technologische Aufwertung, sondern eine strategische Investition in die Zukunft darstellt. 

Wie unsere detaillierte Kostenaufstellung und der Vergleich zwischen manuellen und ATS-gestützten Recruitingprozessen zeigen, können mittelständische und auch kleinere Unternehmen erhebliche finanzielle Einsparungen und Effizienzsteigerungen erzielen, wenn sie Ihr Recruiting digitalisieren. Über die reinen Kosteneinsparungen hinaus bietet ein ATS zahlreiche Vorteile wie verbesserte Candidate Experience, datengestützte Entscheidungsfindung und erhöhte Qualität der Einstellungen. Mit dem vorgestellten Ansatz eines Business Cases sollten Sie gut dazu gewappnet sein, die Geschäftsführung von der Notwendigkeit und den Vorteilen eines ATS zu überzeugen. 

In einer Zeit, in der der Wettbewerb um Talente immer intensiver wird, kann die Investition in ein effizientes Recruitingsystem den entscheidenden Unterschied machen – nicht nur für die Kosteneffizienz, sondern auch für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit und das Wachstum des Unternehmens.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was Recruitee für Sie und Ihr Team tun kann, vereinbaren Sie gerne einen persönlichen Termin.