Recruter coûte cher, mais mal recruté encore plus ! Vous vous en doutez… Ou peut-être en avez-vous déjà fait l’amère expérience. Si l’idée d’investir dans un ATS (Applicant Tracking System) ou logiciel de gestion des candidatures en français, suscite encore des hésitations, ce n’est pas par manque d’intérêt, mais parce que chaque outil est aujourd’hui scruté sous l’angle du coût. Pourtant, un ATS ne sert pas à recruter “plus”, mais à recruter mieux, en réduisant le temps perdu et en rendant les décisions plus éclairées.
C’est précisément ce lien entre temps gagné et argent économisé grâce un ATS que nous vous proposons de décrypter dans cet article.
L’impact en termes de temps d’un recrutement peu structuré
Le poids réel des tâches administratives d’un recrutement
Quand le recrutement s’appuie sur des outils dispersés ou peu appropriés, une grande partie du travail consiste à exécuter des tâches manuelles et de coordination :
- trier les candidatures,
- caler les créneaux d’entretiens,
- centraliser des notes et évaluations,
- relancer les parties prenantes.
D’après une étude réalisée par la plateforme Totaljobs en 2025, les tâches administratives réalisées manuellement par les recruteurs pouvaient représenter en moyenne 17,7 heures par poste vacant, soit l’équivalent de deux jours ouvrables par embauche.
En d’autres termes, cela veut dire qu’avant même de parler de qualité de recrutement, il faut s’intéresser à la mécanique du processus de recrutement.
Des processus trop longs et trop flous qui font perdre du temps
Lorsque le déroulé du recrutement n’est pas clairement défini à l'avance et bien structuré le temps se perd entre les étapes :
- les candidats ne savent pas à quoi s’attendre,
- les managers recruteurs n’ont pas toujours de visibilité sur leur rôle,
- et les recruteurs passent une partie de leur énergie à clarifier le processus plutôt qu’à le faire avancer.
Autre conséquence, ce flou organisationnel crée des temps morts :
- les échanges se multiplient pour comprendre où en est le recrutement,
- les décisions se décalent faute d’alignement,
- et le suivi devient plus lourd.
À chaque étape mal cadrée, le recrutement ralentit sans raison opérationnelle.
Dans ces conditions, la durée d’un recrutement dépend moins de la difficulté à trouver des profils que de la capacité à structurer le processus.
Tant que les étapes ne sont pas explicites et partagées, le temps consacré à la coordination et aux relances continue de s’accumuler, au détriment des échanges et données utiles à la prise de décision.
L’absence d’ATS : une perte d’argent souvent sous-estimée
Le coût invisible du temps interne mobilisé
Sans ATS, le recrutement repose largement sur du temps humain non structuré. Chaque heure passée par les équipes RH et les managers à coordonner, relancer ou clarifier le processus représente un coût salarial réel. Ce temps n’est pas identifié comme une dépense de recrutement, mais il pèse directement sur les charges de l’entreprise.
À force de s’accumuler, ces heures deviennent un poste de coût implicite, rarement mesuré, mais bien présent dans le fonctionnement quotidien.
Des postes vacants qui retardent la création de valeur
Un recrutement qui s’étire dans le temps ne se contente pas de ralentir le processus RH. Il retarde aussi l’impact opérationnel du poste à pourvoir. La valeur attendue n’est pas produite, les équipes en place compensent, et la charge de travail se redistribue de manière déséquilibrée.
D’après une étude menée par l’APEC, le recrutement d’un cadre dure en moyenne douze semaines. Ce délai dépasse seize semaines pour près d’une entreprise sur cinq. Au-delà d’un simple délai RH, chaque semaine où le poste reste vacant prolonge cette perte de valeur et fragilise l’organisation.
Des dépenses évitables liées à un processus mal maîtrisé
Lorsque le recrutement manque de cadre, certaines décisions doivent être prises dans l’urgence.
Le recours à des prestataires externes augmente pour accélérer un processus qui s’enlise. Les annonces sont multipliées, parfois sans pilotage précis. Des recrutements sont relancés après avoir été abandonnés en cours de route.
Ces dépenses ne sont pas toujours reliées à l’absence d’outillage, mais elles en sont souvent la conséquence directe d’un manque de clarté.
Un risque financier accru en cas de mauvais recrutement
Enfin, un processus peu structuré augmente le risque d’erreur. Une décision prise dans l’urgence ou sur la base d’informations incomplètes peut conduire à un mauvais recrutement. Les coûts réels d’un recrutement dépassent alors largement le cadre initial, avec notamment :
- un onboarding mal préparé,
- un départ anticipé de la nouvelle recrue,
- une expérience candidat impactée négativement.
Dans ce contexte, l’absence d’ATS ne correspond pas à une économie. Elle expose l’entreprise à des pertes diffuses mais répétées, qui finissent par dépasser le simple coût d’un outil dédié.
Comment estimer le ROI (Retour sur Investissement) d’un ATS ?
#1 - Partir d’hypothèses raisonnables
Dans la pratique, peu d’entreprises disposent de chiffres précis sur le temps réellement consacré au recrutement. Malgré tout, cela ne doit pas vous empêcher d’évaluer quel serait l’impact de l’utilisation d’un ATS. L’objectif n’est pas de reconstituer chaque heure passée, mais de poser des hypothèses réalistes à partir de situations connues :
- quel est le volume annuel de recrutements ?
- comment communiquent les équipes ?
- quel est le niveau de coordination avec les managers ?
C’est sur cette base que le raisonnement économique devient possible. Il s’agit de comparer deux scénarios : le fonctionnement actuel, avec ses frictions, et un recrutement structuré autour d’un ATS.
#2 - Rendre visibles des gains souvent sous-estimés
Un ATS agit sur des leviers concrets :
- la réduction du temps passé sur l’administratif,
- l’automatisation d’une partie des tâches manuelles,
- la meilleure coordination entre recruteurs et managers.
Pris isolément, ces gains peuvent sembler diffus. Mis bout à bout, ils représentent des économies bien réelles.
C’est précisément ce que permet une simulation de ROI : traduire ces gains opérationnels en impact financier, sans demander d’audit complexe ni de données exhaustives.
#3 - Du calcul à la décision
Une fois ces hypothèses posées, il s’agit de confronter le coût réel du recrutement tel qu’il fonctionne aujourd’hui avec ce qu’un ATS permet de rationaliser.
C’est précisément pour cela que nous avons élaboré un calculateur de retour sur investissement d’un logiciel de recrutement.
En quelques clics, vous pourrez transformer des ordres de grandeur en estimation chiffrée :
- quel temps économiserez-vous avec un ATS ?
- quelles tâches peuvent être automatisées ?
- quel impact un ATS t sur l’organisation des équipes ?
Grâce à ce calculateur de ROI, vous disposez d’un point de repère concret pour arbitrer : faut-il continuer à absorber des coûts diffus et difficiles à piloter, ou s’appuyer sur un outil qui permet de les rendre visibles et maîtrisables ?
Exemples concrets de gains réalisés avec un ATS
Voici quelques exemples concrets du retour sur investissement d'un ATS pour différents types d'entreprises :
-
Cas d'une startup de 20 salariés, avec peu de recrutements à l'année mais pour des postes très stratégiques, les économies estimées avec ATS sont de 12 650 euros par an.
-
Cas d'une PME de 250 salariés, avec de nombreux recrutement par an, les économies estimées sont de 69 000 euros par an.
Grâce notre calculateur, découvrez combien un ATS peut vous faire économiser par an
Conclusion
Se doter d'un outil comme un ATS peu, à première vue, peut engendrer des coûts supplémentaires sur un budget de recrutement. Mais en réalité, ce type d'outil vient palier les dysfonctionnements, la perte de temps et in fine, les coûts cachés, d'un processus de recrutement mal structuré.
.jpg?width=1000&name=685528341c36219e082cd59e_Feature%20image%20-%20Mod%C3%A8le%20de%20scorecard%20de%20recrutement%20(1).jpg)
.jpg?width=1000&name=66a3a15787fc4d440c941d5c_Image%20illustr%C3%A9e%20dun%20funnel%20de%20recrutement%20(1).jpg)
