Wussten Sie, dass der Fachkräftemangel in der Industrie nur die eine Seite der Medaille ist? Dass viele Industrieunternehmen immer größere Schwierigkeiten haben, qualifizierte Mitarbeitende zu finden, liegt nicht nur am leergefegten Arbeitsmarkt, sondern oft auch an den eigenen Prozessen. Denn: Während in der Produktion alles auf maximale Effizienz getrimmt ist, läuft das Recruiting vielerorts noch im manuellen Leerlauf. E-Mails werden ausgedruckt und in die Postmappe gelegt, Bewerbende gehen in endlosen Excel-Tabellen verloren und der Bewerbungsprozess zieht sich wie Kaugummi…
Das Problem: Aufgrund des Arbeitskräftemangels können sich Kandidat*innen den Arbeitgeber heute aussuchen und sind außerdem in Zeiten von WhatsApp & Co. an schnelle Kommunikation gewöhnt. Wenn ein*e Bewerber*in mehrere Wochen auf ein erstes Interview warten muss, hat er*sie inzwischen vermutlich längst bei einem Konkurrenzunternehmen angefangen. Die gute Nachricht: Diese Engpässe sind hausgemacht und deshalb auch lösbar. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Hebel Sie ansetzen müssen, um das Recruiting zu optimieren und den Einstellungsprozess effizienter, praxisnäher und skalierbarer zu gestalten.
Hebel Nr. 1: Prozesssicherheit – auch im Recruiting!
Laut dem Fachkräftereport 2024/2025 der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) können aktuell 43 % der Unternehmen ihre Stellen zumindest teilweise nicht besetzen. Die Personalengpässe sind zwar etwas zurückgegangen, Entwarnung gibt es jedoch nicht. Laut dem Report fordern Unternehmen weniger Bürokratie, um ihre Beschäftigten entlasten zu können.
Was oft übersehen wird: Das Recruiting selbst ist im Manufacturing häufig alles andere als effizient. Statt eines durchgängigen, klar definierten Einstellungsprozesses herrscht ein Durcheinander aus Excel-Listen, E-Mail-Pingpong und unklaren Zuständigkeiten. Die Folge: Der Recruiting-Prozess ist intransparent, holprig und für alle Beteiligten frustrierend. Kandidat*innen warten vergeblich auf Rückmeldungen, interne Abstimmungen dauern zu lange, und nicht selten gehen Bewerbungen im System verloren.
„Bewerber brechen den Einstellungsprozess aus vielfältigen Gründen ab. Eine fehlende oder verzögerte Rückmeldung signalisiert Desinteresse des Unternehmens.“
Jan Steffen, Managing Partner bei eTo Personalmarketing
Was es stattdessen braucht, ist Prozesssicherheit, genau wie in jeder gut getakteten Fertigung. Ein strukturierter, standardisierter Ablauf, idealerweise digital abgebildet, schafft die notwendigen Voraussetzungen. Er sollte u. a. folgende Fragen klären: Wer erhält Zugriff auf Bewerbungen? Welche Schritte folgen nach dem Eingang? Wer trifft welche Entscheidung und welche Fristen sollen dabei eingehalten werden?
Hebel Nr. 2: Kollaboratives Recruiting ermöglichen
In der Industrie ist das Recruiting oft schon durch die räumlichen Gegebenheiten erschwert. Personalabteilung, Fachabteilungen und Werke sitzen häufig an unterschiedlichen Standorten, manchmal sogar in verschiedenen Zeitzonen. Das macht die Kommunikation per se kompliziert. Auch das Teilen von Bewerbungsunterlagen oder Feedbacks verläuft oft unkoordiniert: per E-Mail, in verschiedenen Tools oder auch mal per Post-It. Ganz zu schweigen davon, dass oft nicht klar ist, wer welche Aufgabe im Recruiting-Prozess hat.
Kollaboratives Recruiting heißt hier das Zauberwort. In einem Bewerbermanagementsystem können sämtliche Bewerbungen zentral abgelegt werden, sodass alle Beteiligten darauf zugreifen können. Zugriffsrechte können je nach Rolle im Prozess individuell vergeben werden, sodass jede*r genau das sieht und bearbeitet, was relevant ist. Darüber hinaus lassen sich Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und Zuständigkeiten klar definieren. So ist jederzeit nachvollziehbar, bei wem die virtuelle Akte gerade liegt und wo es eventuell hakt.
Praxisbeispiel: Intersnack setzt auf kollaboratives Recruiting
Praxisbeispiel: Intersnack setzt auf kollaboratives Recruiting
Früher kosteten fehlende Automatisierung und aufwendige Abstimmungen mit den Fachabteilungen die Recruiter*innen bei Intersnack Deutschland SE viel Zeit. Heute können HR, Fachbereiche und Standorte einfach im Team zusammenarbeiten – dank klarer Zuständigkeiten, mobiler Feedbackfunktion und integrierter Terminplanung. Das beschleunigt den Prozess spürbar, sorgt für mehr Übersicht und weniger Reibungsverluste.
Hebel Nr. 3: Candidate Experience verbessern
Laut dem Recruiting-Report 2025 von Tellent Recruitee brechen 42 % der Bewerbenden im Industriebereich das Ausfüllen eines Bewerbungsformulars ab, ohne ihre Bewerbung abzuschicken. Das ist ein deutliches Signal: Die Formulare sind zu lang, zu kompliziert, zu wenig nutzerorientiert. Ähnlich sieht es beim Auswahlverfahren aus. Durchschnittlich müssen Kandidat*innen zu fünf Bewerbungsgesprächen antreten, bevor sie endlich ein Angebot erhalten. Das ist in Zeiten des Arbeitskräftemangels deutlich zu lang.
Die Lösung: Den Bewerbungsprozess aus Sicht der Kandidat*innen angehen und gezielt verbessern. Es gibt eine ganze Reihe konkreter Maßnahmen, die Sie umsetzen können:
- Schnellere Kommunikation dank Automatisierung
E-Mails lassen sich in einem Bewerbermanagementsystem an Prozessschritte koppeln und automatisiert verschicken. Die Bewerbenden erhalten dann z. B. gleich im Anschluss an ein Interview einen Überblick über die nächsten Schritte und fühlen sich abgeholt.
- Bewerberfreundliche Bewerbungsformulare
Bewerbungsformulare sollten auf das Wesentliche reduziert und auf die Zielgruppe zugeschnitten sein. Für Blue-Collar-Positionen sind nicht die gleichen Felder erforderlich wie für White-Collar-Rollen. Das senkt die Hürde zur Bewerbung.
- Mobil optimierter Bewerbungsprozess
Nach einer langen Schicht haben Kandidat*innen keine Lust, sich noch an den Laptop zu setzen. Bewerbungen müssen mobil funktionieren, idealerweise sogar via WhatsApp. Viele Bewerbermanagementsysteme unterstützen diese Funktion bereits.
- Karriereseite mit authentischen Einblicken
Unser Recruiting-Report zeigt: Je länger sich Kandidat*innen auf der Karriereseite aufhalten, desto höher ist die Chance, dass sie sich bewerben. Doch das gelingt nicht mit 08/15-Texten, sondern mit wirklich interessanten und authentischen Inhalten. Zum Beispiel: echte Mitarbeitende vorstellen, Einblicke in die Produktion geben oder Alltagsszenen aus dem Werk zeigen.
- Video-Content fürs Employer Branding
Der Begriff Employer Branding mag abgenutzt klingen, ist aber heute wichtiger denn je. Denn: Wer es schafft, die Aufmerksamkeit potenzieller Kandidat*innen zu gewinnen, vielleicht sogar bevor sie aktiv nach einem neuen Job suchen, verschafft sich einen echten Wettbewerbsvorteil. Besonders wirkungsvoll ist Video-Content, allerdings nur, wenn die Inhalte originell sind. Dass dafür kein großes Budget nötig ist, beweist die Glaserei Sterz, deren Video inzwischen viral gegangen ist.
Hebel Nr. 4: Skalierbares Recruiting dank Digitalisierung
Erfolgreiche Industrieunternehmen setzen längst auf digitale Unterstützung im Recruiting. Denn nur so lässt sich der Personalbedarf flexibel an Produktionsanforderungen anpassen. Wer Tools und Automatisierungen clever nutzt, verschafft sich einen Vorsprung – wer sie nicht nutzt, wird abgehängt.
Moderne Bewerbermanagementsysteme schaffen die Voraussetzungen, um mit dem Tempo auf dem heutigen Arbeitsmarkt Schritt zu halten. Sie helfen auch dabei, die zunehmende Komplexität im Recruiting beherrschbar zu machen, und zwar u. a. mit folgenden Funktionen:
- Automatisierte Terminvereinbarung: Bewerbende wählen selbst einen passenden Termin aus. Das spart unglaublich viel Zeit, besonders bei Gesprächen mit mehreren Beteiligten.
- Zentrale Prozessübersicht: Alle Stellen und Bewerbungen sind an einem Ort zu finden, inklusive Status, Fristen und Zuständigkeiten. So fällt nichts hinten runter.
- Automatisierte Vorauswahl: Mit Knock-out-Fragen (z. B. zur Arbeitserlaubnis) können ungeeignete Bewerbungen frühzeitig herausgefiltert werden.
- Datengestützte Entscheidungen: Mit einem Klick sehen Sie, wie viele Tage bis zur Einstellung vergehen, wo es klemmt und wo Sie nachjustieren können. So wird das Recruiting steuerbar wie ein Fertigungsprozess.
Praxisbeispiel: Wie Hela für Durchblick im Recruiting sorgte
Praxisbeispiel: Wie Hela für Durchblick im Recruiting sorgte
Früher wurden bei der Hela Gewürzwerk Hermann Laue GmbH Bewerbungsmappen durchs Haus getragen, und die Recruiter:innen verbrachten viel Zeit damit, ein Feedback von den Stakeholder:innen einzuholen. Heute erkennt das HR-Team dank klarer Aufgabenverteilung und Dashboard-Übersicht sofort, wenn es irgendwo hakt und kann direkt reagieren. Der schnellere Prozess kommt auch bei den Bewerbenden gut an.
Fazit: Nicht mehr Reichweite, sondern mehr Struktur
Fachkräftemangel ist längst kein reines Reichweitenproblem mehr. Es reicht nicht, mehr Anzeigen zu schalten oder Agenturen mit dem Sourcing zu beauftragen. Entscheidend sind die internen Abläufe: wie gut der Recruiting-Prozess strukturiert ist, wie reibungslos die Zusammenarbeit zwischen HR, Fachabteilungen und Standorten funktioniert und wie schnell Entscheidungen getroffen werden.
Wer es schafft, Automatisierungen intelligent zu nutzen und für eine reibungslose Kommunikation zu sorgen, sowohl intern als auch extern, der verschafft sich einen messbaren Vorsprung: kürzere Time-to-Hire, bessere Candidate Experience, geringere Abhängigkeit von Agenturen, Headhuntern oder Marketing-Dienstleistern – und nicht zuletzt mehr und besser qualifizierte Bewerbungen.
Effizientes Recruiting beginnt mit dem Prozess. Jetzt ist der richtige Moment, die Chancen und Möglichkeiten zu nutzen, die moderne Tools bieten.
Erfahren Sie, wie Recruitee Industrieunternehmen dabei unterstützt, Recruiting-Prozesse effizienter, kollaborativer und skalierbar zu gestalten – für eine kürzere Time-to-Hire, bessere Bewerbungen und weniger Abstimmungsaufwand.
