Wie man einen hybriden Arbeitsplatz schafft

Das durch Covid-19 ausgelöste Experiment des mobilen Arbeitens hat Unternehmen auf der ganzen Welt vor Augen geführt, welche Vorteile und Herausforderungen durch das Arbeiten im Home Office entstehen. Für viele Unternehmen war es ein erfolgreiches Experiment und hat Mitarbeiter*innen die Möglichkeit eröffnet, dauerhaft von zu Hause aus zu arbeiten. Für andere hingegen ist es eine große Herausforderung, die nicht schnell genug vorbei sein könnte. Viele Unternehmen setzen auf ein hybrides Arbeitsplatzmodell und versuchen so den verschiedenen Wünschen gerecht zu werden, wo und wie die Mitarbeiter*innen arbeiten möchten.

In diesem Artikel werden wir das Konzept des hybriden Arbeitsplatzes näher beleuchten und Ihnen Ratschläge an die Hand geben, wie Sie Ihr Team so organisieren können, dass es sowohl im Büro als auch aus der Ferne arbeiten kann. 

Was ist ein hybrider Arbeitsplatz?

Das Konzept des hybriden Arbeitsplatzes ist seit Ausbruch der Pandemie in den Mittelpunkt des allgemeinen Interesses gerückt. Diese Entwicklung geht auch einher mit dem wachsenden Wunsch der Arbeitskräfte nach mehr Freiheit und Flexibilität im Arbeitsalltag. 

Hybride Arbeitskräfte sind Mitarbeiter*innen, die in Kombination entweder von Zuhause aus oder im Büro arbeiten. Es gibt viele verschiedene Modelle für eine hybride Workforce (zu denen werden wir später noch kommen werden), aber im Allgemeinen können im hybriden Arbeitsmodell, Angestellte entweder einige Zeit im Büro oder Zuhause verbringen. Dann gibt es noch einige Teams, die auf eigenen Wunsch vollständig von Zuhause  aus arbeiten, während andere nur im Büro arbeiten möchten.

Wie eine hybride Workforce aufgebaut ist, hängt stark von den folgenden Faktoren ab:

• Standort der Unternehmensniederlassungen
• Standort der Mitarbeiter*innen
• Flexibilität des Managements
• Bedürfnisse, Ziele und Wünsche der Angestellten
• Art der zu erledigenden Aufgaben
  

Auch wenn die Organisation vom hybriden Arbeitsmodell von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist, so ist das zugrunde liegende Prinzip ähnlich. Die Mitarbeiter*innen wollen da arbeiten können, wo und wann sie besonders produktiv sind. Durch entsprechende Anpassungen und die Berücksichtigung dieses Bedarfs sind Unternehmen in der Lage, nicht nur das Leben der Arbeitskräfte, sondern auch die von ihnen erzielten Ergebnisse zu verbessern.

Beispiele für hybride Arbeitsplatzmodelle

Wie bereits erwähnt, sind die Modelle für hybride Arbeitsplätze so vielfältig wie die Zahl der Unternehmen, die sie nutzen. Dennoch gibt es fünf Modelle für hybride Arbeitsplätze, die Sie in Betracht ziehen sollten, wenn Sie über eine Umstellung auf diese Arbeitsform nachdenken.

Diese sind:

1. Überwiegend Büroarbeit, teilweise von Zuhause aus arbeiten. Die Mehrheit der Mitarbeitenden arbeitet vor Ort in einem Büro, wobei einige Tage für Remote-Arbeit vorgesehen sind. Bei den zugewiesenen Tagen kann es sich um unternehmensinterne "Home-Office"-Tage handeln, oder sie können auf der Grundlage eines Stufenplans für verschiedene Teams und Abteilungen geplant werden. Alternativ kann das Unternehmen den Mitarbeiter*innen auch freie Wahl lassen, ob sie im Büro oder remote arbeiten wollen.
2. Größtenteils Home-Office, nur teilweise im Büro. Die Mehrheit der Mitarbeiter*innen arbeitet in diesem Modell von Zuhause, nur ein kleiner Teil der Belegschaft ist vor Ort. Dies ist wahrscheinlich ein vertrautes Modell für Unternehmen, die während der Pandemie das hybride Arbeitsmodell nutzen oder eingeführt haben. Bei diesem Modell sollte sich ein Unternehmen Gedanken darüber machen, welchen Zweck die Büroräume erfüllen sollen. Wie oben beschrieben, könnte das Unternehmen auch in Erwägung ziehen, der Belegschaft die Wahl zu lassen, ob sie im Büro oder Remote arbeiten wollen.
3. Vollständige Home-Office Arbeit mit Anmietung von Räumlichkeiten für persönliche Treffen. Alle Mitarbeiter*innen arbeiten zu 100 % von Zuhause, haben aber die Möglichkeit, sich bei Bedarf persönlich zu treffen. Das Unternehmen kann Besprechungsräume für die Angestellten in der Region bereithalten oder diese nach Bedarf anmieten.
4. Gestaffelte Anwesenheit im Büro. Die Belegschaft ist verpflichtet, im Büro zu sein. Die Anwesenheit wird in einem gestaffelten Zeitplan organisiert. Dieses Modell ähnelt Option 1 und es kann sein, dass dieses Modell  zunehmend verwendet wird, wenn Unternehmen, mit Abflauen der COVID-19 Pandemie wieder mehr in die Büros zurückkehren werden.
5. 3-2-2-Hybridmodell. Unter diesem Typ arbeiten die Mitarbeiter*innen drei Tage pro Woche von Zuhause, zwei Tage pro Woche im Büro und haben an den Wochenenden frei. Auch dieses Modell ähnelt der Option 2, bietet aber strengere Vorgaben, wann und wie oft die Mitarbeiter*innen im Büro sind.
   

Wie Sie sehen, ist die zentrale Frage bei der Wahl eines hybriden Arbeitsplatzmodells, ob Sie bestimmte Modelle vorschreiben oder den Mitarbeiter*innen die Möglichkeit geben wollen, ihren Zeitplan selbst zu bestimmen. Diese Entscheidung wird Ihnen dabei helfen, das ideale Modell für Ihr Unternehmen zu finden.

Was sind die Vorteile des hybriden Arbeitsplatzes?

Ein hybrider Arbeitsplatz bietet viele Vorteile, die alle in erster Linie auf die positiven Auswirkungen zurückzuführen sind, die sich ergeben, wenn Mitarbeiter*innen selbst entscheiden können, wo, wann und wie sie arbeiten. Dieser Vorteil hat sowohl Einfluss auf den*die Einzelne*n als auch für das Unternehmen, die zu einer Vielzahl von anderen positiven Auswirkungen führen können.

Dies sind: 

• Ermöglichung der Arbeit im Einklang mit dem Leben der Mitarbeiter*innen, nicht andersherum
• Förderung der Autonomie und Produktivität der Remote-Arbeit neben den sozialen Vorteilen der Arbeit im Büro
• Verringerung von Stress und der Kosten, die durch das Pendeln zum Arbeitsplatz an einem bestimmten Standort entstehen 
• Steigerung der Produktivität, da die Mitarbeiter*innen dann arbeiten können, wenn sie am effizientesten sind
• Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen, denn sie haben die volle Kontrolle über ihren eigenen Zeitplan
• Senkung der Fixkosten für das Unternehmen, durch die Verkleinerung des Standorts und Bürofläche, sowie Kosten für z.B. Energie  
• Manager*innen werden gezwungen, vom Zeitmanagement zum Output- und Ergebnismanagement überzugehen
  

Der letzte Punkt ist wichtig für Führungskräfte von Unternehmen, die vielleicht noch skeptisch sind, weil sie ihrer Belegschaft bei der Arbeit nicht über die Schulter schauen können. Wenn man aufhört, die "im Büro verbrachte Zeit" als Schlüsselindikator für die Produktivität zu betrachten, konzentriert man sich in den meisten Fällen auf die Art des Outputs und der Ergebnisse, die die Angestellten erzielen. Da die Ergebnisse das sind, was Ihr Unternehmen voranbringt - und nicht die im Büro verbrachte Zeit, erleichtert dies den natürlichen Übergang zu einer Betrachtung des Mitarbeiteroutputs als Schlüsselmaßstab für den Erfolg.

In den meisten Fällen sollte es keine Rolle spielen, wie lange Arbeitnehmer*innen für eine Aufgabe brauchen oder wo sie sie ausführen. Was zählt, ist das Ergebnis, das erzielt wird. Wenn Mitarbeitende also kommunizieren, dass das beste Ergebnis von dem Home Office aus erzielt werden kann, ist es für das Unternehmen vorteilhafter, wenn der Arbeitsort selbst gewählt werden kann.

Dieses Konzept ist der Kern dessen, was es bedeutet, einen hybriden Arbeitsplatz zu schaffen.

Wie man eine Strategie für hybride Arbeitsplätze entwickelt und umsetzt

Die Anwendung von bewährten Methoden für hybride Arbeitsplätze kann helfen, den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Es gibt keinen festen Prozess, der auf alle Unternehmen angewendet werden kann, aber im Allgemeinen gibt es acht wichtige Schritte, die Sie berücksichtigen sollten.

Dazu gehören:

1. Mit Ihren Mitarbeiter*innen sprechen und einen Plan erstellen
2. Bewältigung von Herausforderungen
3. Schaffung einer hybriden Arbeitsplatzpolitik
4. Einen guten Kommunikationsplan erstellen
5. Einarbeitung in neue Technologien
6. Über die Nutzung der Büroräume nachdenken
7. Aufrechterhaltung Ihrer Unternehmenskultur
8. Messung der Mitarbeiter*innen-Zufriedenheit
   

Im nächsten Schritt gehen wir auf jede dieser Strategien näher ein.

1. Mit Ihren Mitarbeiter*innen sprechen und einen Plan erstellen

Wie bei jeder größeren Veränderung in einem Unternehmen sollten Sie auch bei der Umstellung auf einen hybriden Arbeitsplatz als Erstes mit Ihren Angestellten sprechen. Ziel ist es, herauszufinden, welche Art von Arbeitsplatz sich die Mehrheit der Mitarbeiter*innen Ihres Unternehmens wünscht. Daraus ergibt sich, wie Sie Ihre Richtlinien und Anforderungen in Zukunft gestalten.

Bilden Sie zu diesem Zweck ein Planungsteam, dem Vertreter*innen aus allen Abteilungen des Unternehmens angehören. Nutzen Sie dieses Gremium, um erste Erkenntnisse darüber zu sammeln, wie Teams derzeit arbeiten und wie die Stimmung in den einzelnen Abteilungen ist.

Anschließend sollten Sie einzelne Beschäftigte des Unternehmens befragen, um herauszufinden, was sie an ihrem Arbeitsplatz am meisten schätzen. Fragen Sie sie, wie und wo sie am besten arbeiten und welche Art des hybriden Arbeitsplatzmodell ihnen am meisten zusagt.

Analysieren Sie die Umfrageergebnisse und erstellen Sie einen Plan für den Übergang zu einem hybriden Arbeitsplatz.‍

2. Bewältigung von Herausforderungen

Bevor Sie Ihren Plan in die Tat umsetzen, sollten Sie einen Moment innehalten, um alle potenziellen Herausforderungen und Probleme zu ermitteln, die sich aus dem von Ihnen gewählten Arbeitsplatzmodell ergeben können. Zu den wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten, gehören:

• Wie werden die Teams zusammenarbeiten?
• Wie werden Sie eine starke Unternehmenskultur aufrechterhalten?
• Wie können Sie Anforderungen an die Verfügbarkeit durchsetzen?
• Wo sind Mitarbeiter*innen rechtlich befugt, zu arbeiten?
  

Ermitteln Sie von Anfang an alle potenziellen Probleme und erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Planungsteam mögliche Lösungen. Dies wird Ihnen helfen, die folgenden Schritte des Prozesses zu planen.

3. Schaffung einer hybriden Arbeitsplatzpolitik

Jetzt sollten Sie in der Lage sein, mit der Erstellung einer neuen Arbeitsplatzpolitik zu beginnen, in der ein hybrides System eingegliedert ist. Achten Sie darauf, dass sie umfassend ist und klare Richtlinien, Verfahren und Regeln für jede mögliche Arbeitsumgebung enthält.

Fügen Sie klare Formulierungen ein, die die Erwartungen und Richtlinien erklären:

• Welche Stellen für Home-Office-Arbeit infrage kommen und welche nicht
• Wann und wo Home-Office-Arbeit stattfinden kann
• Wann und wo die Arbeit im Büro stattfindet
• Gesundheits- und Sicherheitsschutz für Mitarbeiter*innen im Büro und beim Remote-Arbeiten
• Anforderungen an Erreichbarkeit und Kommunikation
• Anforderungen an die Datensicherheit für jede Arbeitsumgebung
• Richtlinien zur Inklusion und Belästigung für jedes Arbeitsumfeld
  

Bei diesem Prozess müssen Sie an alle verschiedenen Szenarien denken, die sich für Büro- und Remote-Arbeitnehmer*innen ergeben können, und entsprechende Leitlinien aufstellen.

4. Einen guten Kommunikationsplan erstellen

Eine offene Kommunikation während dieses Übergangsprozesses ist äußerst wichtig. Sie müssen sicherstellen, dass die Mitarbeiter*innen über alle wichtigen Entscheidungen, die sich auf ihre persönliche Arbeitsorganisation auswirken, informiert werden.

Versenden Sie regelmäßig E-Mail-Updates zu wichtigen Meilensteinen während des Übergangs. Halten Sie Ihre Türen offen und bitten Sie um Feedback, wenn der Plan Gestalt annimmt. 

Sie sollten auch klarstellen, wie Sie mit der Belegschaft kommunizieren werden, sobald der Übergang zu einem hybriden Arbeitsplatz abgeschlossen ist. Dazu gehören Informationen darüber, wie die Führungskräfte mit den Teams kommunizieren werden und wie die Teams untereinander kommunizieren können.

5. Einarbeitung in neue Technologien

Bei der Umstellung auf einen hybriden Arbeitsplatz müssen Sie auch Ihre bestehende technische Infrastruktur berücksichtigen. Reicht diese aus, wenn Ihre Angestellten sowohl im Büro als auch aus der Ferne arbeiten? Müssen Sie neue Tools einführen oder bestehende aufrüsten? Ist Ihre Technologie hauptsächlich vor Ort installiert, oder verfügen Sie über Cloud-Funktionen?

Im Allgemeinen benötigen hybride Arbeitsplätze robuste und zuverlässige Lösungen für:

• E-Mail und Office-Suiten
• Video-Kommunikation
• Cloud-Speicher
• Cybersecurity und Datenverschlüsselung
• Chat
  

Wir empfehlen ein Treffen mit Ihrem IT-Team, um festzustellen, ob Ihre vorhandenen Tools für die Umstellung auf einen hybriden Arbeitsplatz ausreichend sind.

6. Über die Nutzung der Büroräume nachdenken

Wenn Ihr Ziel der Übergang zu einer hybriden Arbeitsplatzkultur ist, müssen Sie die Funktion Ihres Büros neu definieren. Wofür soll es genutzt werden? Benötigen Sie immer noch die gleiche Fläche? Können Sie Ihren bestehenden Raum verkleinern oder umgestalten?

Überlegen Sie, wofür Ihre Büroräume in Ihrem Unternehmen genutzt werden sollen, vor allem, wenn Ihr Team dezentral arbeitet. Planen Sie um, verkleinern Sie Ihre Büroräume oder schließen Sie sie ganz, wenn sie für Ihre Mitarbeiter*innen in Zukunft überflüssig oder unnötig erscheinen.

7. Aufrechterhaltung Ihrer Unternehmenskultur

Es ist wichtig, dass Sie Maßnahmen ergreifen, um Ihre bestehende Unternehmenskultur vor den Auswirkungen auf den hybriden Arbeitsplatz zu schützen. Oft entsteht eine Unternehmenskultur in Ihren Büroräumen durch Kontakte zwischen den Kolleginnen und Kollegen. Dies kann durch die Umstellung auf ein Hybridmodell gestört werden.

Um Ihre Unternehmenskultur zu schützen, ist es wichtig, ihre Bedeutung für Ihre Mitarbeiter zu bekräftigen. Halten Sie Ihre Werte und kulturellen Grundsätze schriftlich fest und betonen Sie, dass sie auch im Home Office für alle Mitarbeiter*innen gelten. Dies wird auch dazu beitragen, unbewusste Voreingenommenheit gegenüber dem Home Office zu beseitigen. 

Sie sollten sich auch Zeit nehmen, um soziale Bindungen zwischen den Angestellten zu pflegen. Fördern Sie virtuelle Treffen, physische Zusammenkünfte und Kommunikationsstrategien, die Ihre Kultur lebendig halten.‍

8. Messung der Mitarbeiterzufriedenheit

Wie bei jeder größeren organisatorischen Umstellung ist der Wechsel zu einem hybriden Arbeitsplatz kein Ereignis, sondern ein Prozess. Um den Erfolg sicherzustellen, müssen Sie im Auge behalten, wie Ihre Belegschaft sich fühlt und wie sie auf Umstellungen reagieren.

Ziehen Sie dazu regelmäßige Meinungsumfragen und einmal pro Quartal Umfragen zum Engagement in Betracht. Holen Sie aktiv quantitatives und qualitatives Feedback dazu ein, wie das neue hybride Arbeitsplatzmodell funktioniert.

Wenn Sie dieses Feedback bekommen haben, sollten Sie aktiv daran arbeiten, Bereiche mit Verbesserungsbedarf oder Problemen zu ermitteln und Ihren Ansatz bei Bedarf anzupassen.