Was macht ein erfolgreiches Recruiting-Team aus?

Personalbeschaffung ist ein Mannschaftssport und sollte keine Einzelleistung sein.

Denn Fakt ist, dass durch mehr involvierte Personen im Einstellungsprozess, effektivere Entscheidungen getroffen werden können und das Ausmaß an unbewussten Vorurteilen minimiert werden kann.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was ein Recruiting-Team ist, wer in diesem Team vertreten sein sollte und warum kollaborative Einstellungsentscheidungen einfach die besseren sind.

Was ist ein Recruiting-Team?

Recruiting-Teams sind Gruppen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die mit der Besetzung einer vakanten Stelle in einem Unternehmen betraut sind. Sie sind für jede Phase des Einstellungsverfahrens verantwortlich, einschließlich

Suche nach Talenten;  
Screening von Bewerberinnen und Bewerbern; 
Führung von Interviews
Treffen von Einstellungsentscheidungen; und 
Onboarding

Recruiting-Teams können funktionsübergreifend sein, d.h. sie bestehen aus Personen aus verschiedenen Abteilungen und Dienstgraden. Sie sind in jeder Phase des Einstellungsverfahrens beteiligt und tragen dazu bei, eine wirklich kollaborative Entscheidung zu fällen.

Warum sind kollaborative Einstellungsentscheidungen besser?

Die Einstellung von Personal durch ein Team stellt sicher, dass keine einzelne Person den Einstellungsprozess kontrolliert, was zu Problemen mit Voreingenommenheit und eindimensionaler Entscheidungsfindung führen kann.

Stattdessen erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit unterschiedlichen Kenntnissen und Erfahrungen im Unternehmen die Möglichkeit, zu entscheiden, wer ihrer Meinung nach die beste Kandidatin oder der beste Kandidat für den Job wäre.

Es ist bekannt, dass die Einstellung durch Konsens viele Vorteile hat, zum Beispiel:

Sie gewährleistet ein abgerundetes und faires Einstellungsverfahren. 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird das Mitspracherecht bei kritischen Entscheidungen gegeben, was zu Wertschätzung und erhöhter Mitarbeiterbindung führt.
Es erleichtert den Einstieg und die Integration der Neueinstellung in das Teams.  
 Es erhöht die Verantwortlichkeit des Einzelnen im Einstellungsprozess. 
Es gewährleistet eine bessere kulturelle und teambezogene Anpassung.

Um diese Vorteile nutzen zu können, muss jedoch sichergestellt sein, dass das Recruiting-Team aus dem richtigen Querschnitt von Mitarbeiter*innen besteht.

Wer gehört in eine Recruiting-Team?

Jedes Recruiting-Team sollte je nach zu besetzender Rolle unterschiedlich zusammengesetzt sein. Das Ziel ist es, nur die Personen einzubeziehen, die dem Einstellungsprozess einen Mehrwert und Einblick geben.

Jedes Mitglied des Recruiting-Teams sollte eine klar definierte Rolle haben und Aufgaben festlegen, die im Einstellungsverfahren zu erledigen sind.

In der Regel besteht ein Recruiting-Team aus den folgenden Rollen:

Hiring Manager, oder auch Einstellungsmanager. Der Einstellungsmanager ist die Person, die die Besetzung einer Stelle beantragt. Sie oder er leitet das Recruitment-Team und koordiniert sich während des gesamten Prozesses mit der Personalabteilung. Sie haben im Allgemeinen die klarste Vorstellung davon, welche Art von Kandidatin oder Kandidat für die Position benötigt wird.
Recruiter. Der Recruiter ist für den gesamten Prozess der Talent Acquisition verantwortlich und fungiert als Vermittler zwischen dem Einstellungsmanager und den Bewerberinnen und Bewerbern.
Der Talent-Sourcer. Der Talent-Sourcer ist dafür zuständig, qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten zu finden, die den Stellenanforderungen für die jeweilige Rolle entsprechen. Sie oder er beaufsichtigt die Auswahl von Jobbörsen, geht auf die Talent-Pipeline, soziale Netzwerke und jede andere Taktik zur Gewinnung von Bewerberinnen und Bewerbern ein.
Interviewer. Die Interviewer setzen sich in der Regel aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammen, die direkt mit der ausgewählten Bewerberin oder dem ausgewählten Bewerber interagieren. Dabei kann es sich um zukünftige Teammitglieder, andere Manager innerhalb der Abteilung oder leitende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter handeln.
Administrative Assistenz. Die administrative Assistenz kümmert sich um die administrative Arbeit und behält den Überblick über die zu erledigenden und ausstehenden Aufgaben. Dies kann die Veröffentlichung von Stellenanzeigen, die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Versendung von Unterlagen usw. umfassen.

‍

Wie läuft die Personalbeschaffung in einem Recruiting-Team ab?

Unternehmen X sucht einen neuen Developer zur Verstärkung ihres Teams. In der Vergangenheit hatten sie Probleme mit der Mitarbeiterbindung, der kulturellen Eignung und den Kompetenzen, sodass sie sich entschieden haben, bei dieser Stellenanforderung einen kollaborativen Ansatz zu verfolgen.

Sandra, Head of Development bei Unternehmen X, wird als Hiring Manager für die neue Position fungieren. Hier sind die Schritte, die sie unternehmen wird, um ihr Recruiting-Team zusammenzustellen und einen kollaborativen Einstellungsprozess durchzuführen:

1. Teamfindung

Sandra sendet den Antrag auf Stellenbesetzung an die Personalabteilung. Damit wird der Einstellungsprozess formell eingeleitet.  

Sandra und HR stellen ein Recruiting-Team zusammen. Da es sich hierbei um eine technische Rolle handelt, müssen die technischen Kompetenzen sowie die kulturelle Eignung und Soft Skills überprüft werden. Daher muss das Recruiting-Team aus den folgenden Mitgliedern bestehen:

Eine zuständige Person aus HR, die den Einstellungsprozess beaufsichtigt.  
Zwei derzeitige Software-Developer, welche die Bewerber*innen auf Teamfähigkeit und technische Fähigkeiten hin befragen werden.  
Der Chief Technical Officer, der auf kulturelle Eignung prüft und sich eingehender mit dem technischen Know-how befasst.
Talent-Sourcer*innen, die für die Suche nach ungenutzten Quellen für Talente zuständig sind. 
Eine administrative Assistenz, welche die täglichen Aufgaben verwaltet und mit den Bewerberinnen und Bewerbern für die Terminplanung und die Benachrichtigung über Annahme/Ablehnung in Kontakt ist.

2. Vorbereitung

Das Recruiting-Team bereitet sich auf die aktive Rekrutierung vor, wofür ein kollaborativer Ansatz für die folgenden Schritte notwendig ist:  

Stellenanforderungen und Qualifikationen;  
Erstellung einer idealen Candidate Persona; 
Verfassen einer Stellenbeschreibung; 
Schreiben von Stellenanzeigen; und 
Festlegung klarer "must-haves" und "nice-to-haves".

3. Rekrutierung

Die Rekrutierung beginnt. Die Recruiterin und der Talent-Sourcer übernehmen den Großteil der Arbeit, ermutigen aber das Recruiting-Team, sich an ihr Netzwerk zu wenden, um Empfehlungen einzuholen.

Die CTO und Sandras Team sind in der Branche gut vernetzt, sodass sie eine aktive Rolle bei der Kontaktaufnahme mit potenziellen Kandidat*innen übernehmen.

 Das Recruiting-Team prüft und erstellt kollaborativ Auswahllisten. Nachdem das Bewerbermanagementsystem eine Analyse der Lebensläufe durchgeführt hat, prüft das Team aktiv die verbleibenden Kandidat*innen.

Sie kommentieren im System, welche Kandidat*innen ihnen besonders gut gefallen. Die Developer*innen suchen nach technischem Know-how, während sich der Rest des Teams auf potenzielle Eignung und relevante Branchenerfahrung konzentriert.

Die Kandidat*innen mit dem höchsten Potenzial werden identifiziert und zu Vorstellungsgesprächen eingeladen.  

4. Interviewphase

Die Interviewer*innen treffen sich mit jeder Kandidatin und jedem Kandidaten. Anhand eines stufenweisen Interviewplans, der mit einem Telefoninterview durch den*die Recruiter*in beginnt, trifft sich Sandra mit allen Kandidat*innen und dann mit den Developer*innen.

Wenn allen drei Parteien eine Kandidatin oder ein Kandidat zusagt, trifft sich diese bzw. dieser mit der CTO.  

Das Recruiting-Team überprüft die Ergebnisse der Interviews. Zu diesem Zeitpunkt sind drei Kandidatinnen und Kandidaten für die Position im Rennen.

Alle haben den Interviewprozess durchlaufen und zeigen großes Potenzial. Nun trifft sich das Team, um die Vor- und Nachteile der einzelnen Kandidat*innen durchzugehen, in der Hoffnung, eine einvernehmliche Auswahl zu treffen.

 Das Team trifft eine Entscheidung und das Onboarding kann beginnen. Nach sorgfältiger Überlegung hat sich das Recruiting-Team für Daniel entschieden. Daniel hat direkt ein gutes Verhältnis zu allen Mitgliedern des Teams aufgebaut und seine neuen Kolleg*innen freuen sich, einen neuen Kollegen im Team zu haben. Jetzt müssen die administrative Assistenz und Daniel nur noch den Papierkram erledigen und das Onboarding kann beginnen!

Was macht ein Recruiting-Team erfolgreich?

Im Allgemeinen sind drei Dinge wichtig, damit ein Recruiting-Team erfolgreich zusammenarbeiten kann:

1. Richtlinien

Die Erstellung von Richtlinien dafür, wie das Recruitment-Team kommuniziert, wer die leitende Person sein wird, welche Rolle jedes Mitglied spielen wird sind alles entscheidenden Faktoren für den Erfolg von kollaborativen Einstellungsentscheidungen. Wenn du den kollaborativen Ansatz auch in deinem Unternehmen etablieren möchtest, macht es Sinn, eine Reihe schriftlicher Richtlinien zu erstellen. Diese Richtlinien können immer wieder verwendet werden und gewährleisten dadurch einen einheitlichen Prozess.

2. Trainings

Auch die Schulung der Mitglieder des Recruting-Teams ist für den Erfolg von entscheidender Bedeutung. Dies gilt insbesondere für Teammitglieder, die in den Prozess eingebunden werden und die noch nie zuvor einen internen Einstellungsprozess erlebt haben. Sie brauchen eine Schulung über die besten Praktiken bei Vorstellungsgesprächen und über den Umgang mit Kandidatinnen und Kandidaten. Die Einrichtung eines Schulungsprogramms für potenzielle neue Teammitglieder ist eine gute Idee, um Konsistenz und Qualität der Arbeit zu gewährleisten.

3. Die richtigen Tools

Und schließlich benötigst du die richtigen Tools, damit das Recruitment-Team bestmöglich und organisierst zusammenarbeiten kann. Dazu gehört in der Regel ein Bewerbermanagementsystem. Spezifische Funktionen innerhalb des Systems können den kollaborativen Prozess unterstützen, wie z.B:

Video-Interviews  
Kandidatenprofile, die von jedem eingesehen werden können;  
Kommentarfunktion 
Kollaborative Bewertungsmöglichkeiten der Kandidatinnen und Kandidaten

Die Tage der Rekrutierung durch einzelne Personen neigt sich dem Ende zu. Recruitment-Teams werden immer beliebter und notwendiger, da sie Unternehmen helfen, die bestmögliche Person für den Job einstellen.