L'entretien virtuel a le vent en poupe ! Entre la démocratisation du télétravail, le développement de la technologie et l'impact du Covid-19 sur les activités du recrutement, les entreprises intègrent peu à peu ce mode d’entretien dans leurs processus d’embauche.
D'ailleurs, un sondage montre que 86 % des entreprises ont mené des entretiens virtuels durant la pandémie.
Alors, que vous soyez déjà familier ou non avec cette pratique, découvrez le guide complet de l'entretien virtuel pour les recruteurs.
Qu'est-ce qu'un entretien virtuel ?
L'entretien virtuel, parfois appelé entretien vidéo, est un échange à distance entre un candidat et un recruteur dans le cadre d'un processus de recrutement. Il est réalisé par l'intermédiaire d'un logiciel de vidéoconférence.
Il peut remplacer totalement ou partiellement l'entretien présentiel dont il conserve le style.
Avantages de l'entretien virtuel
1. La flexibilité
Le principal avantage de l'entretien virtuel, c'est qu'il permet aux recruteurs de rencontrer des candidats, où qu'ils se trouvent dans le monde. Ce mode d'échange est idéal pour les professionnels déjà en poste ou les étudiants qui peuvent difficilement se libérer pour se rendre dans les locaux d'une entreprise.
Ainsi, il devient possible de planifier un entretien durant une pause déjeuner ou en fin de journée, sans perturber l'emploi du temps de vos candidats.
2. La praticité
L'entretien virtuel réduit certaines activités comme le temps de transport et la réservation d'une salle de réunion par exemple.
Toutes les parties prenantes peuvent participer à l'entretien en quelques clics, qu'elles soient présentes dans les locaux de l'entreprise ou non.
3. Une opportunité pour la diversité
Proposer un entretien virtuel, c'est également donner l'opportunité à certaines personnes porteuses de handicap de démontrer leurs compétences et leur motivation. L'entreprise peut alors avoir accès à un plus large bassin de compétences tout en améliorant l’image de sa marque employeur et sa stratégie de diversité des talents.
4. L'usage de la technologie au service du recrutement
Ces dernières années, les outils digitaux de communication se sont multipliés. Parmi eux, on retrouve les logiciels de vidéoconférence SaaS. Il devient facile de se voir et de se parler en simultané. Certains outils proposent des fonctionnalités comme un chat interactif et le partage d’écran.
Voilà de quoi tirer le meilleur de l'entretien virtuel !
Les challenges de l'entretien virtuel
1. Les difficultés techniques
Il s'agit de la principale contrainte de l'entretien vidéo. La technologie et la connexion internet sont les fondements de ce type d'échange.
Au-delà de la nécessité d'avoir une connexion suffisamment puissante et rapide, il faut savoir que la visioconférence est consommatrice de bande passante. Si la connexion internet est partagée entre plusieurs utilisateurs qui regardent des vidéos en streaming ou participent eux-mêmes à des visioconférences, cela risque de perturber le bon déroulement de l'entretien virtuel.
Vient ensuite l'accès et la prise en main du logiciel de visioconférence qui peut être plus ou moins simple selon l'outil choisi.
2. Une capacité d'attention réduite
Si vous avez déjà participé à des réunions ou des entretiens virtuels, vous avez certainement remarqué qu'il est plus difficile de se concentrer à distance.
La "Zoom fatigue", autrement dit, la fatigue liée à l'utilisation du logiciel de visioconférence Zoom, fait d'ailleurs parler d'elle dans les médias. L’entretien de recrutement étant souvent un événement stressant pour les candidats, il faut en tenir compte lors de vos entretiens à distance.
3. Une lecture de la communication non verbale difficile
Selon des recherches du professeur en psychologie Albert Mehrabian dans les années 1960, nos communications sont majoritairement transmises par des éléments non verbaux comme l'intonation de la voix, les expressions du visage et le langage corporel.
Et cela s'applique parfaitement aux entretiens de recrutement. Imaginez que vous avez devant vous un candidat à l'expression du visage fermée, à l'intonation de voix monotone et à la démarche nonchalante. Même si son profil professionnel est intéressant, il est peu probable que ce candidat vous laisse une impression positive.
Durant un entretien virtuel, le recruteur ne voit que le visage et le haut du corps du candidat. S'il est tout de même possible de décrypter en partie le langage corporel, cela est rendu plus difficile par l'intermédiaire de l'écran.
La préparation de l'entretien virtuel
Comme tout autre entretien de recrutement, l'entretien virtuel nécessite une bonne anticipation. Regardons de plus près les différents éléments à prendre en compte pour favoriser sa réussite.
Les participants à l'entretien
Bien que l'entretien virtuel alloue une certaine flexibilité, prévenez vos candidats de la date et de l'heure de l'entretien aussi tôt que possible.
Voici les informations essentielles à communiquer à vos candidats :
- Le lien URL de la visioconférence et les instructions pour y accéder.
- Les attentes de l'entretien. Par exemple, s'agit-il d'un échange avec le recruteur seulement ou est-ce que d'autres personnes seront présentes ? Est-ce un entretien individuel ou une session de recrutement ? La réalisation de tests de personnalité ou d'aptitudes sera-t-elle demandée ?
- Le nom et la fonction des personnes présentes durant l'entretien, avec idéalement un lien vers leur profil LinkedIn.
- La durée estimée de l'entretien.
- Les coordonnées de la personne à contacter le jour J en cas de problème technique.
Il faudra ensuite faire de même pour les collaborateurs en interne qui participeront à l'entretien. Pensez à partager les informations essentielles du candidat, c'est-à-dire son CV, le compte-rendu d'un éventuel entretien téléphonique et tout autre information pertinente. Un ATS, comme celui de Recruitee, facilite les échanges de données et garantit la confidentialité.
Enfin, il est utile d'envoyer une invitation sur le calendrier de vos collaborateurs. Programmez un rappel 15 minutes à l'avance afin de les encourager à se connecter à la visioconférence en temps et en heure.
Les outils de l'entretien virtuel
Cela semble évident, mais une bonne connexion internet est indispensable pour la réussite d'un entretien virtuel. Si elle n'est pas assez puissante, elle risque de rendre l'échange peu fructueux, sans compter l'impact négatif laissé sur l'expérience candidat.
Ainsi, pensez à tester le débit de votre ligne ADSL ou fibre optique.
Assurez-vous que votre caméra et votre microphone fonctionnent bien ensemble. Si votre image est floue ou que le son n'est pas clair ou saccadé, il faudra peut-être ajuster les paramètres.
Concernant l'outil de visioconférence, nous vous conseillons d'opter pour une solution qui ne nécessite pas d'inscription pour le candidat, comme Zoom ou Whereby, par exemple. Ainsi, le candidat n'aura plus qu'à cliquer sur un lien pour accéder à l'entretien, sans créer un compte au préalable. C'est une bonne manière de réduire les risques de problèmes techniques le jour J.
Si vous utilisez l'outil de visioconférence pour la première fois, nous vous conseillons d'effectuer un essai avec l'un de vos collaborateurs. Vous aurez alors l'opportunité de découvrir ses différentes fonctionnalités en toute tranquillité.
Dans le cas où vous planifiez un partage de documents ou des tests d'évaluation des compétences, pensez à créer un accès à l'avance et à mettre ces outils à portée de main.
Le lieu
Que vous prévoyez de réaliser l'entretien dans un bureau, un espace de coworking ou à domicile, dans le cadre du télétravail, le choix de l’emplacement est essentiel.
Préférez un endroit bien éclairé et sans passage. Si possible, positionnez-vous près d'une fenêtre ou avec un mur vierge en arrière-plan. Dans tous les cas, essayez de vous isoler de la présence d'autres personnes car les bruits de fond comme une discussion ou une porte qui claque peuvent rapidement perturber l'entretien. L’utilisation d’écouteurs ou d’un casque audio peut améliorer la qualité du son tout en réduisant les bruits environnants.
Réussir l'entretien virtuel : quelques conseils pour le jour J
Le jour de l'entretien est finalement arrivé. Toujours dans l'objectif d'anticiper les problèmes techniques, connectez-vous au moins 5 minutes avant l'heure prévue afin de tester une nouvelle fois votre caméra et votre microphone. Une mauvaise manipulation est vite arrivée !
Lorsque le candidat se connecte à son tour à la visioconférence, présentez-vous et demandez lui s'il vous entend et vous voit correctement. Invitez-le à vous prévenir rapidement s'il rencontre des difficultés techniques car vous ne vous en apercevrez peut-être pas immédiatement. Il est également utile de rappeler la procédure à suivre en cas de coupure totale de la connexion.
Présentez le déroulement de l'entretien, les différentes parties et son objectif. Comme pour un entretien présentiel, rappelez le contenu du poste à pourvoir.
Si d'autres personnes participent à l'entretien, positionnez-vous en tant qu'animateur. Dans la mesure du possible, donnez la parole aux différents intervenants. En effet, les discussions à distance sont souvent moins fluides que les échanges en face-à-face. En orchestrant les dialogues, vous réduirez les interruptions.
Pour mettre le candidat à l'aise et éviter les incompréhensions, n'hésitez pas à décrire ce qu’il ne peut pas voir, comme par exemple, le fait que vous consultiez son CV. Sans cette information, il pourrait penser que vous êtes occupé à faire autre chose !
Comme nous l'avons vu un peu plus haut, il est difficile de rester concentré durant une visioconférence. Ainsi, faites en sorte que l'entretien ne soit trop long et surtout, qu'il ne dépasse pas la durée prévue initialement.
N'oubliez pas le suivi des candidatures
Bien que cette étape ne soit pas spécifique à l'entretien à distance, il est bon de la rappeler ! À la fin de l'entretien, vérifiez avec le candidat que tout est bien compris et remerciez-le pour le temps qu'il vous a consacré. Ensuite, indiquez dans quel délai il devrait recevoir de vos nouvelles. Le suivi des candidatures est un facteur essentiel d'une expérience candidat positive.
Dans une optique d'amélioration continue de votre processus de recrutement, il est intéressant de proposer un questionnaire anonyme pour recueillir l'avis de vos candidats sur l'entretien virtuel. Parmi les éléments qui peuvent vous être utiles, on retrouve :
- Le délai de la préparation de l'entretien
- La durée de la séance
- Les outils utilisés : accès, facilité de prise en main, etc.
- La communication
- Les tests d'évaluation proposés
Et surtout, donnez-leur l'opportunité de proposer des suggestions d'amélioration.
Vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour mettre en place des entretiens virtuels qui contribuent au succès de vos campagnes de recrutement.
Décrypter le langage corporel lors d'un entretien à distance
Le langage non verbal en dit long sur votre candidat ! Ainsi, il est important d'apprendre à le lire et à le décoder, même à distance.
Voici les principaux éléments sur lesquels vous devriez vous concentrer :
- La posture. Si l'écran limite l'apparence du candidat à son visage et au haut de son corps, il est souvent possible d'avoir une idée de la posture adoptée durant l'entretien. Si la personne est avachie sur sa chaise, il est probable qu'elle ne soit pas intéressée par la conversation. En revanche, une posture droite ou légèrement penchée vers l'avant peut montrer que le candidat est engagé dans la conversation. Un changement de posture soudain durant l'entretien peut donner des informations utiles au recruteur sur ce que ressent le candidat.
- Le positionnement de la tête. Votre candidat a la tête légèrement inclinée pendant que lui parlez ? C'est un signe positif ! Il vous écoute attentivement.
- La gestuelle. Elle n'est pas toujours facile à voir par l'intermédiaire de l'écran. Mais selon le positionnement de la caméra, il est parfois possible d'observer le mouvement des mains. Ainsi, prêtez attention au moindre geste. Si le candidat "parle avec les mains", cela peut signifier qu'il est engagé et passionné par ce qu'il raconte. S'il se touche fréquemment le visage ou la nuque, il est peut-être mal à l'aise.
- Les mouvements des yeux. Un candidat qui réalise fréquemment un contact visuel “numérique” est plus susceptible d'être intéressé et engagé dans le processus qu'un candidat qui ne le fait pas. Toutefois, il faut tenir compte du positionnement de la caméra, de l'éventuelle utilisation d'un double écran, etc.
- Les expressions du visage. Il s'agit probablement des éléments non verbaux les plus faciles à décoder. Un candidat au visage détendu et souriant illustre souvent un enthousiasme pour le poste. Au contraire, un visage fermé et les sourcils froncés peuvent indiquer un désaccord ou une incertitude.
Si le langage non verbal influence votre jugement envers le candidat, il faut penser à prendre en compte la barrière virtuelle, notamment si le candidat n'a pas l'habitude de ce genre d'exercice.
L'entretien virtuel est une opportunité pour les entreprises de gagner du temps sur leur processus de recrutement. Mais il permet aussi de proposer une meilleure expérience candidat grâce à sa flexibilité qu'il apporte.
Comme pour un entretien classique, une bonne préparation est la clé de sa réussite.
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