Hoe Keolis de time-to-hire terugbracht naar 18 dagen

Met een brede doelgroep, regionale verschillen in de arbeidsmarkt en een team dat verspreid werkt over meerdere locaties, had het recruitmentteam van Keolis België behoefte aan een flexibel Applicant Tracking System (ATS). Met Tellent Recruitee trekt het team nu de juiste doelgroepen aan, is de samenwerking vereenvoudigd en is de snelheid in het proces flink toegenomen.

Over Keolis

Keolis is een internationale mobiliteitsspeler met een Belgische vloot van meer dan 2.500 voertuigen en 2.900 medewerkers. In België ligt de focus vooral op openbaar vervoer met bussen, aangevuld met taxidiensten. Het recruitmentteam richt zich voornamelijk op het werven van buschauffeurs en busmechaniciens.

Het recruitmentteam bestaat uit drie vaste recruiters en één deeltijdcollega. De recruiters zijn verantwoordelijk voor hun eigen regio binnen België. De collega’s werken verspreid over verschillende locaties.

Wij spraken met Evelien Vandersmissen, Recruitment Manager bij Keolis. Zij vertelt over de overstap naar Tellent Recruitee, die haar team twee jaar geleden maakte. Een goede beslissing, want sindsdien heeft het team veel meer grip op het recruitmentproces en werkt het een stuk efficiënter samen.

De uitdaging:  weinig inzicht, een diverse doelgroep en regionale verschillen

Voor de overstap naar Tellent Recruitee werkte Keolis met een ATS dat onvoldoende inzicht gaf in het recruitmentproces. Het team kon niet goed zien hoeveel kandidaten er binnenkwamen, waar zij zich in het proces bevonden of welke vacatures precies openstonden en gepubliceerd waren.

Daarnaast heeft Keolis te maken met een brede doelgroep, die steeds een andere aanpak vraagt: van buschauffeurs met rijbewijs D tot tot busmecaniciens waarvoor een technische achtergrond vereist is.

Ook de arbeidsmarkt zelf brengt de nodige uitdagingen met zich mee. In Vlaanderen is de arbeidsmarkt krap, waardoor snelheid en efficiëntie extra belangrijk zijn. In Wallonië ligt het aantal sollicitaties hoger, maar zit de uitdaging eerder in het selecteren van de juiste kandidaten.

Het oude ATS kon het team in al deze situaties niet goed ondersteunen. Daardoor ontbrak het aan overzicht en stonden er veel vacatures open. Dit zorgde voor onrust binnen het team. Voor Evelien en haar collega’s was het daarom duidelijk: het was tijd voor een nieuw, professioneel en overzichtelijk ATS.

De oplossing: een ATS dat data en collega’s samenbrengt

Evelien en haar team stelden een duidelijke wishlist en requirements-list op voor het nieuwe ATS. Analytics en samenwerking stonden daarbij bovenaan.

Na gesprekken met verschillende leveranciers kwam Tellent Recruitee het beste uit de bus. Niet alleen vanwege de functionaliteiten, maar ook vanwege de flexibiliteit van het systeem.

Voor Evelien voelde die flexibiliteit als een grote meerwaarde. Wel benadrukt ze dat een goede voorbereiding belangrijk is. Keolis bracht eerst het ideale recruitmentproces in kaart, liet dit intern valideren en bouwde het daarna helemaal naar wens op in Tellent Recruitee.

Hoe Keolis Tellent Recruitee nu dagelijks gebruikt

Als Recruitment Manager maakt Evelien zelf vooral veel gebruik van de KPI’s en analytics in het ATS. Ze gebruikt deze inzichten actief om het team aan te sturen en processen te verbeteren.

Voor recruiters zit de grootste waarde vooral in overzicht binnen het proces:

“Recruiters hebben volledige inzage en kunnen echt ownership nemen over de journey van hun kandidaat,” vertelt Evelien. “Ze zien wat er binnenkomt, hebben hun takenlijst en kunnen het hele proces - van gesprekken tot evaluaties - zelf opvolgen.”

Daardoor kunnen zij sneller handelen, worden kandidaten efficiënter opgevolgd en blijft het proces continu in beweging. Dat is ideaal voor de recruitment in Vlaanderen, waar de krappe arbeidsmarkt om snel schakelen vraagt.

Daarnaast helpen pre-screeningsvragen het team om sneller en gerichter te werken. In Wallonië, waar de instroom van kandidaten hoger ligt, zorgen deze vragen ervoor dat minder passende kandidaten sneller worden gefilterd.

Ook talentpools worden actief gebruikt. Bijvoorbeeld op beurzen, bij open sollicitaties of voor (management)profielen die later opnieuw interessant kunnen zijn. Zo blijven kandidaten in beeld zodra er een passende vacature ontstaat.

Betere samenwerking met hiring managers

De samenwerking met hiring managers is sinds de overstap veel transparanter geworden. Zij hebben nu zelf zicht op de funnel en kunnen eerder in het proces meekijken, cv’s beoordelen en feedback achterlaten.

Dat helpt vooral bij specialistische profielen, waarbij recruiters inhoudelijke input nodig hebben van hiring managers.

Om ervoor te zorgen dat iedereen goed met het systeem kon werken, heeft Keolis hiring managers actief meegenomen in de verandering. Tijdens roadshows werd uitgelegd waarom de overstap nodig was en hoe het nieuwe proces werkt.

Daardoor waren zij snel ingewerkt en zagen zij direct de voordelen. Het recruitmentteam neemt nu bovendien meer werk uit handen, zodat kandidaten goed voorbereid en soepel kunnen worden overgedragen voor onboarding.

Ook directeurs die meekijken in het systeem reageren positief. Vroeger kreeg het team nog weleens vragen als er weinig kandidaten werden voorgelegd aan de hiring manager. Nu is direct zichtbaar wat er gebeurt: hoeveel kandidaten worden bekeken, afgewezen of opgevolgd. Daardoor is het voor iedereen duidelijk dat er aan gewerkt wordt.

Een betere ervaring voor kandidaten

Ook kandidaten zijn tevreden. Zij worden snel opgevolgd en krijgen duidelijke informatie. Dankzij e-mailtemplates ontvangt iedereen tijdig een nette reactie op zijn of haar sollicitatie of gesprek.

“Ik kan met mijn hand op mijn hart zeggen dat wij iedereen van een antwoord voorzien en niemand onnodig laten hangen in het systeem,” vertelt Evelien.

Daarnaast krijgt het team regelmatig positieve feedback over de snelheid van het proces.

Daarnaast blijft solliciteren laagdrempelig, bijvoorbeeld via platforms zoals Indeed en LinkedIn. Dat wordt door kandidaten gewaardeerd en verlaagt de drempel om te reageren.

Het resultaat: recruitment onder controle en time-to-hire onder de 18 dagen

Sinds de overstap heeft Keolis veel meer grip op recruitment. Op een paar kleine uitdagingen na is de werving goed onder controle. De time-to-hire ligt inmiddels zelfs onder de 18 (!) dagen.

“Dat is fantastisch”, zegt Evelien. “Recruitee heeft ons echt geholpen om richting die KPI te werken.”

Kandidaten krijgen vaak binnen twee dagen een reactie en doorlopen zij het eerste deel van het proces meestal binnen een week.

Door de evaluatiescores in het systeem krijgen recruiters en hiring managers nu sneller een duidelijk en objectief beeld van kandidaten. Dat helpt het team om snellere en betere people decisions te maken.

Daarnaast kan Keolis dankzij de analytics veel beter zien welke kanalen waardevolle kandidaten opleveren. Het team stuurt nu actief op wat werkt en stopt met kanalen die weinig opleveren.

Ook draagt Tellent Recruitee bij aan de vindbaarheid van vacatures. Dankzij integraties met platforms zoals Indeed en VDAB kan het team vacatures eenvoudig op meerdere jobboards plaatsen. Zo bereiken ze sneller de juiste doelgroepen.

Vol vertrouwen de toekomst in

Keolis kijkt positief naar de toekomst met Tellent Recruitee. Het team kijkt uit naar de nieuwe ontwikkelingen die op de planning staan voor analytics. Daarnaast test het team inmiddels ook journeys voor de onboarding van nieuwe medewerkers en verkent het andere mogelijkheden binnen het platform.

Met Tellent Recruitee heeft Keolis niet alleen een nieuw ATS geïmplementeerd, maar ook een fundament gelegd voor een sneller, transparanter en beter onderbouwd recruitmentproces.

Daar profiteren alle betrokkenen van: het recruitmentteam, kandidaten, hiring managers én de directie.

Benieuwd hoe Tellent Recruitee jouw wervingsproces slimmer en efficiënter maakt? Boek een gratis demo van 30 minuten en ontdek wat er mogelijk is. We kijken samen naar jouw situatie en laten zien hoe je het proces optimaal kunt inrichten.